Logistics trong xuất nhập khẩu là gì

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về Logistics cũng như Xuất nhập khẩu, nhưng bạn không biết nó khác nhau như thế nào? Hay các bạn nghĩ Logistics chỉ là 1 bộ phận của Xuất nhập khẩu và cứ nhắc đến xuất nhập khẩu thì luôn có hoạt động logistics?

Vậy thì, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về bản chất và phân biệt 2 hoạt động này.

Thứ nhất, Logistics là một chuỗi các dịch vụ vận chuyển, hoạt động kho bãi và các dịch vụ đi kèm với mục tiêu là vận chuyển hàng hóa từ tay người bán đến tay người mua theo đúng yêu cầu của khách hàng. Vì chỉ là các dịch vụ nên Logistics sẽ không có các sản phẩm hữu hình. Thường thì các công ty Logistics sẽ cung cấp các dịch vụ như kho bãi, vận chuyển, khai báo thủ tục hải quan,... cho các công ty xuất nhập khẩu, hết hợp đồng thì công ty xuất nhập khẩu trả cho công ty Logistics 1 khoản phí gọi là phí dịch vụ

Thứ hai, về các công ty xuất nhập khẩu thường có các sản phẩm hữu hình – hàng hóa, xuất hoặc nhập sang các thị trường khác. Vì thế, khi làm việc trong ngành xuất nhập khẩu thì sẽ thường làm các việc như: xúc tiến thương mại xuất khẩu, bán hàng hóa đi nước ngoài, đám phán về giá, về các điều kiện giao và vận chuyển hàng (tức là lựa chọn các điều kiện Incoterms cho phù hợp với hàng hóa), lập hợp đồng và chốt hợp đồng. Cuối cùng, liên hệ với các công ty Logistics làm các thủ tục xuất hàng.

Dưới đây là 1 số lí do mà các bạn hay nhầm giữa công ty Logistics và công ty xuất nhập khẩu:

-       Ở xuất nhập khẩu thì có nghiệp vụ khai báo hải quan và nghiệp vụ này cũng là mắt xích nhỏ trong chuỗi hoạt động Logistics. Hầu hết các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, trước khi xuất khẩu/ nhập khẩu đều phải khai báo hải quan, công việc này doanh nghiệp có thể tự làm hoặc thuê công ty Logistics làm giúp mình. Khi công ty Logistics đi khai báo hải quan thì sẽ dựa trên các thông tin về doanh nghiệp, hàng hóa, các bộ chứng từ mà doanh nghiệp cung cấp. Nhưng người đứng tên nhập khẩu/ xuất khẩu trên tờ khai hải quan vẫn là công ty xuất nhập khẩu.

-       Ở các công ty XNK hay Logistics thì đều có phòng Xuất nhập khẩu tuy nhiên 2 phòng này sẽ có các chức năng khác nhau. Ở công ty Logistics, phòng XNK sẽ thực hiện các nghiệp vụ trong chuỗi các dịch vụ để giúp hàng hóa của doanh nghiệp có thể nhập khẩu/ xuất khẩu về Việt Nam. Còn ở các doanh nghiệp XNK, phòng XNK sẽ làm các nghiệp vụ như: giao dịch với ngân hàng, làm các hợp đồng mua bán hàng hóa, liên hệ với công ty dịch vụ Logistics để đưa hàng hóa xuất khẩu đi hay nhập khẩu về Việt Nam,..

Tóm lại, Logistics và Xuất nhập khẩu là 2 ngành độc lập nhưng tác động qua lại, thân thiết, hỗ trợ lẫn nhau, cùng tiến hoặc cùng lui. Sẽ không bao giờ xảy ra trường hợp các hoạt động mua bán quốc tế giảm mà ngành Logistics lại phát triển.

Logistics là gì? Vị trí công việc trong công ty logistics là thắc mắc của rất nhiều bạn học sinh, sinh viên và những bạn có nhu cầu học xuất nhập khẩu và logistics vì không phải ai cũng biết rõ logistics là gì. Những khái niệm về logistics và ngành logistics tại trường học còn mang nặng lý thuyết và mơ hồ. Do đó, bài viết này sẽ phân tích một cách đơn giản, thực tế về logistics và công việc logistics.

Hiểu một cách đơn giản nhất, logistics chính là dịch vụ hậu cần. Là một phần của quản trị chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát việc sắp xếp, đóng gói, vận chuyển, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa và dự trữ hiệu quả hàng hóa, dịch vụ giao – nhận hàng hóa theo yêu cầu,…

Hiện nay, nguồn nhân lực cho ngành logistics đang bị thiếu hụt trầm trọng. Tuy nhiên, số lượng học sinh, sinh viên theo học ngành này lại rất khan hiếm. Hoặc những bạn dù đang theo học ngành này lại khá mơ hồ khi nói về công việc cụ thể trong các công ty logistics.

Trên thực tế, ngành logistics sẽ bao gồm các vị trí công việc như sau:

1. Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu và Logistics

• Bản thân tên gọi đã nói lên nhiệm vụ chính của bộ phận này: Đây chính là “bộ phận bán hàng” và sản phẩm được mang ra bán là “dịch vụ vận chuyển”.
• Bộ phận Sales hay các nhân viên Sales có đặc thù là luôn tiếp xúc với khách hàng, luôn phải biết cách làm thể nào để tiếp cận và thúc đẩy hành vi mua hàng nhiều nhất. Bộ phận Sales không chỉ tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp mà còn cả uy tín cũng như thương hiệu trong mắt khách hàng.

Công việc cụ thể:

• Tìm kiếm khách hàng trong lĩnh vực: OCE, Air, vận tải nội địa, xuất nhập khẩu.
• Tiếp cận và tư vấn trực tiếp cho khách hàng: Chào giá, lên dự thảo hợp đồng, lập thủ tục ký kết hợp đồng.
• Phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác…
• Trực tiếp giới thiệu các dịch vụ của Công ty với khách hàng.
• Chăm sóc khách hàng hiện tại, tìm kiếm và phát triển khách hàng mới.
• Giao dịch với khách hàng theo phân công, trả lời các câu hỏi hàng ngày của khách hàng thông qua email, điện thoại.

Kiến thức, kỹ năng cần có:

• Kiến thức cơ bản về bán hàng (sales), hàng hải…
• Kỹ năng: xử lý tình huống, giao tiếp tốt, kiên nhẫn và tinh tế.

2. Nhân viên chứng từ

• Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu là một lựa chọn phù hợp với hầu hết các bạn muốn tham gia vào Logistics vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như trình độ chuyên môn.
• Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được chở trên tàu. Bộ phận này có trách nhiệm là phải đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục pháp lý.

Công việc cụ thể:

• Soạn thảo, đàm phán các điều kiện, điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu.
• Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu trước khi thanh toán.
• Theo dõi, cập nhật hành trình các lô hàng nhập khẩu (ngày đi, ngày về, lưu cont, lưu bãi).
• Chuẩn bị bộ hồ sơ thông quan nhập khẩu, lên tờ khai thông quan nhập khẩu hàng hóa về nội địa.
• Kiểm tra tính chính xác của bộ hồ sơ nhập khẩu đối với các hàng hóa được đưa về kho ngoại quan, phối hợp với kho ngoại quan đưa hàng về kho.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng, dỡ hàng tại Cảng, cửa khẩu.
• Chuẩn bị bộ chứng từ xuất hàng theo yêu cầu.
• Tìm hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa khi được yêu cầu.
• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
• Các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

Kiến thức, kỹ năng cần có:

• Kiến thức chuyên môn liên quan đến thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh

Kỹ năng: ngoại ngữ tốt, thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt, tỉ mỉ và có trách nhiệm

3. Nhân viên thu mua

• Nghề thu mua là một nghề có tính học hỏi rất cao và bạn phải cập nhập giá cả cũng như thông tin về các nguyên vật liệu mới liên tục.
• Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

Công việc cụ thể:

• Liên hệ với hãng tàu đặt booking vận chuyển hàng về cảng.
• Thực hiện việc thanh toán quốc tế (mở LC, chuyển tiền TT…) cho người thụ hưởng nước ngoài.
• Chuẩn bị, kiểm tra hồ sơ thông quan hàng hóa nhập khẩu invoice, packing list, CO, CQ…) / hồ sơ tham vấn và đi tham vấn trực tiếp với Hải quan.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng từ lúc giao dịch đến lúc nhận hàng.
• Tiếp nhận, phản hồi những thông tin khiếu nại về sản phẩm đối với nhà cung cấp
• Cập nhật báo cáo tồn kho hàng ngày cho Ban Giám đốc, phòng Kinh doanh và khách hàng

4. Nhân viên thanh toán quốc tế

• Nhiệm vụ của vị trí này là hỗ trợ khách hàng thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: mở L/C, chuyển T/T, D/P, kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ,…. Tất nhiên vị trí này bạn phải hiểu biết về mảng xuất nhập khẩu, logistics để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu làm việc tốt hơn.
• Vị trí nhân viên thanh toán quốc tế đòi hỏi bạn phải giỏi tiếng Anh, hiểu biết các tiêu chuẩn như UCP 600, các nguyên tắc quốc tế khác. Nhìn chung làm việc với chứng từ nhiều và đòi hỏi sự kỹ tính.

Công việc cụ thể:

• Lập báo cáo công nợ gửi khách hàng.
• Kiểm tra và theo dõi chi tiết công nợ.
• Làm hồ sơ thanh toán với khách hàng
• Đối chiếu, soát xét dữ liệu, chứng từ về chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
• Lập báo cáo công nợ gửi khách hàng trong nước và nước ngoài.
• Kiểm tra và theo dõi chi tiết công nợ.
• Làm hồ sơ thanh toán quốc tế.
• Đối chiếu, soát xét dữ liệu, chứng từ về doanh thu và chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
• Kiểm tra, theo dõi hóa đơn đầu vào, kê khai Thuế GTGT
• Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan vào phần mềm kế toán.

Kiến thức, kỹ năng cần có:

• Chuyên môn về các ngành liên quan như tài chính, ngân hàng, kế toán, kinh tế, nghiệp vụ ngoại thương…
• Kỹ năng: thành thạo ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh), chịu được áp lực cao, có trách nhiệm, kỷ luật, thành thạo tin học văn phòng…

5. Nhân viên hiện trường

• Nhân viên hiện trường là một lựa chọn thích hợp cho những bạn sinh viên mới tốt nghiệp vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như trình độ chuyên môn.
• Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm các thủ tục thông quan và nhận hàng từ các công ty vận tải. Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công ty Forwarder và các công ty dịch vụ khai báo Hải quan. Vì là vị trí thường xuyên ra ngoài nên thích hợp nam giới hơn là nữ.

Các công việc cụ thể:

• Làm thủ tục thông quan, kiểm hóa hang hóa tại các Chi cục hải quan
• Làm việc tại các cảng, bãi: chọn vỏ container…
• Phối hợp giữa hoạt động của các nhân viên tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu và hải quan cửa khẩu.
• Giao dịch với khách hàng trong suốt quá trình cung ứng dịch vụ
• Hiểu về hàng hóa và chứng từ trước khi đi ra cửa khẩu
• Tuân thủ hướng dẫn nghiệp vụ của công ty.
• Thực hiện giao nhận hàng hóa xuất-nhập khẩu.
• Chi tiết công việc sẽ được trao đổi tại buổi phỏng vấn.

Kiến thức, kỹ năng cần có:

• Kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh, có kinh nghiệm trong việc thông quan hàng hóa
• Kỹ năng: giao tiếp tiếng Anh tốt, khả năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt, làm việc nhóm cũng như độc lập tốt, biết cách quản lý thời gian, công việc khoa học…

6. Nhân viên giao/nhận vận tải (Forwarder)

• Nhân viên giao nhận là người chịu trách nhiệm tất cả các khâu trong việc chuyển thư từ, kiện hàng hay hàng hóa.

• Nhân viên giao nhận là người tổ chức các chuyến hàng tùy theo kế hoạch đề ra bởi cấp trên, đảm bảo việc bốc hàng lên phương tiện và lựa chọn lộ trình phù hợp nhất nhằm tuân thủ thời hạn giao hàng.

Các công việc cụ thể:

• Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu, các công ty Logistics.
• Sau khi nhân viên khai báo hải quan truyền tờ khai thành công sẽ tiếp nhận hồ sơ để tiếp tục hoàn thành thủ tục đăng ký/khai báo ở Cảng/sân bay/ICD.
• Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định, kiểm tra chất lượng, y tế tùy theo yêu cầu của từng lô hàng.
• Làm các thủ tục giao nhận hàng hóa/container với nhà vận chuyển tại cảng. Theo dõi việc thực hiện của các nhà vận chuyển với lô hàng đã giao.
• Các công việc khác khi có yêu cầu.

7. Nhân viên kho bãi, cung ứng

• Quản lý kho hàng là một trong những khâu không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
• Sản phẩm được lấy ra từ đâu, lấy bao nhiêu, kho hàng xa trung tâm thì phân phối như thế nào, vận chuyển hàng hóa ra sao…Tất cả không thể diễn ra một cách tự phát mà cần có một nhân viên vận hành kho với những kỹ năng, kiến thức và sự phân tích sắc bén để thực hiện công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

8. Nhân viên cảng

• Nhân viên cảng sẽ là người chịu trách nhiệm điều phối các container lên tàu hoặc từ tàu xuống cảng.

9. Nhân viên chăm sóc khách hàng

• Chăm sóc khách hàng đã trở thành một trong những yếu tố sống còn của các công ty và đòi hỏi rất nhiều đầu tư về công sức cũng như tiền bạc.
• Đặc biệt hơn những ngành khác, nhân viên dịch vụ khách hàng trong ngành Logistics không chỉ đơn thuần là người tư vấn, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng mà nó còn đòi hỏi bạn phải liên tục nắm bắt thông tin về tình trạng hàng hóa trong thời gian vận chuyển để cập nhập liên tục cho khách hàng.

10. Nhân viên hải quan

Được biết đến như một nghề có thu nhập “hot” nhất mọi thời đại, nhân viên hải quan luôn là công việc thu hút sự chú ý của rất nhiều bạn trẻ.

Năng lực chuyên môn của người nhân viên hải quan đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa xuất, nhập khẩu và sự luân chuyển hàng hóa giúp cảng không bị ùn ứ.

Các bạn có thể thấy, công việc của công ty logistics không hề đơn giản và dễ dàng và đòi hỏi độ chính xác cực kì cao. Tuy vậy, đây cũng là công việc đầy thử thách và thú vị.