Nguyên nhân thất thoát dữ liệu 2022

Không có hệ thống quản lý chặt chẽ là nguyên nhân chủ yếu gây nên thất thoát trong nhà hàng. Đa phần chủ kinh doanh đều nghĩ rằng nhà hàng đang có doanh thu và lợi nhuận ổn định nên thường bỏ qua những thất thoát nhỏ không đáng kể. Tuy nhiên, những thất thoát nhỏ này về lâu dài sẽ trở thành một khoản thiệt hại rất lớn và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng. 

Vậy, những thất thoát trong nhà hàng đến từ những lý do cụ thể nào? Chủ kinh doanh cần phải làm gì để hạn chế tình trạng này xảy ra? Hãy cùng iPOS.vn tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây. 

1. Những lý do gây thất thoát phổ biến trong nhà hàng 

Khi mở nhà hàng, chủ kinh doanh phải quản lý rất nhiều công việc từ xây dựng quy trình vận hành, làm việc với nhà cung cấp nguyên vật liệu, triển khai các hoạt động marketing,… nên không thể kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên. Chính sự lơ là và chủ quan trong công tác quản lý có thể khiến nhân viên trong nhà hàng có cơ hội thực hiện những “mánh khóe” gian lận của mình để lấy tiền bỏ túi riêng. Hãy cùng “lật tẩy” những chiêu trò của nhân viên gây ra tình trạng thất thoát trong nhà hàng: 

Thất thoát ở bộ phận phục vụ

Nhân viên phục vụ có thể gian lận bằng cách:  

• Bán thêm đồ uống do mình tự mang vào, giả vờ báo với khách là quên không đưa vào hóa đơn thanh toán và đề nghị khách trả tiền ngoài.
• Thông đồng với nhân viên bếp/bar bán đồ nhưng không cho vào hóa đơn, sau đó đề nghị khách thanh toán ngoài và xin lỗi vì lỗi kỹ thuật không in được hóa đơn.
• Thông đồng với nhân viên bếp/bar hoặc thu ngân để gạch xóa món ăn, đồ uống trên order nhằm thu thêm tiền và chia nhau bỏ túi riêng. 
• Bỏ thêm vỏ chai vào số vỏ chai đã sử dụng của khách để tính thêm tiền.
• Lấy bớt các món ăn, đồ uống của khách ra để cá nhân sử dụng. 

Thất thoát ở bộ phận bếp

Nhân viên bếp có thể gian lận bằng cách:  

• Thông đồng với nhân viên phục vụ để bán thêm món ăn ngoài, thu tiền nhưng không nhập dữ liệu vào doanh thu của nhà hàng.
• Ăn vụng món của khách trong quá trình chế biến.
• Sử dụng nguyên vật liệu của nhà hàng cho mục đích cá nhân như mang đi bán, mang về nhà,… 
• Thông báo trả bình gas khi bình gas chưa hết để bán lấy tiền chênh lệch bỏ túi riêng.
• Thông đồng với nhà cung cấp để kiểm duyệt nguyên vật liệu kém chất lượng cho vào nhà hàng và nhận phần trăm chiết khấu.
• Chủ quan, lơ là trong việc bảo quản khiến thực phẩm hư hỏng phải hủy bỏ, gây lãng phí nguyên vật liệu.

Thất thoát ở bộ phận bar

Nhân viên bar có thể gian lận bằng cách:  

• Thông đồng với nhân viên phục vụ để bán đồ trong bar nhưng không cho vào hóa đơn. 
• Tự ý ăn uống các loại nguyên vật liệu trong bar như đường, sữa, hoa quả,…
• Sử dụng nguyên vật liệu trong bar cho mục đích cá nhân như mang đi bán, mang về nhà,… 

Thất thoát ở bộ phận kế toán

Nhân viên kế toán có thể gian lận bằng cách:

• Thông đồng với nhà cung cấp khi mua hàng để hưởng phần trăm từ việc nâng giá chênh lệch nguyên vật liệu.
• Tự ý sửa chứng từ nhập hàng hoặc tạo chứng từ ảo.
• Gây khó khăn với nhà cung cấp để đòi quà tặng riêng. 
• Thông đồng với nhân viên bộ phận bếp/bar để kiểm kê không chính xác.
• Quản lý chứng từ hàng hóa không tốt, gây thất thoát và phải lập chứng từ tồn kho ảo. 

2. Giải pháp hạn chế tình trạng thất thoát trong nhà hàng

Để ngăn chặn các hành vi gian lận của nhân viên và hạn chế tình trạng thất thoát trong nhà hàng, chủ kinh doanh cần đưa ra quy trình kiểm soát chặt chẽ và nguyên tắc làm việc nhất quán:

Xây dựng nội quy cho nhân viên trong nhà hàng

Nhà hàng nào cũng nên có những quy định nghiêm khắc như ăn uống tập trung tại một chỗ cụ thể trong một khung giờ nhất định, nghiêm cấm hành vi mang đồ ăn, đồ uống ra vào nhà hàng. Nhân viên không được phép mang túi to vào nhà hàng và phải để đồ dùng cá nhân vào tủ đồ riêng trước khi vào làm việc. Bộ phận kế toán phải giám sát khi nhân viên thực hiện các công việc xuất – nhập hàng hóa và nguyên vật liệu. Chủ kinh doanh cũng nên dành thời gian để kiểm tra đột xuất định kỳ các quy trình làm việc của nhân viên.

Tuyển dụng nhân viên mới kỹ lưỡng và khắt khe

Nhà hàng phải có quy trình tuyển dụng bài bản để sở hữu được những nhân sự chất lượng nhất, tránh việc gian lận trong quá trình làm việc về sau. Mỗi vị trí đều cần một bản mô tả công việc chi tiết và cụ thể. Khi đánh giá ứng viên, nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng ngoài việc chú ý đến các khía cạnh như trình độ nghiệp vụ thì còn cần khai thác thông tin về phẩm chất cá nhân của từng người. Đặc biệt với các vị trí quan trọng có vai trò “then chốt” trong nhà hàng như bếp trưởng, quản lý kho, kế toán,… thì phải là những người có kinh nghiệm trong nghiệp vụ chuyên môn và lĩnh vực nhà hàng. Hãy liên hệ với những đơn vị làm việc cũ để kiểm tra về sự uy tín của nhân sự trước khi tuyển dụng chính thức. 

Đưa ra chính sách khen thưởng hiệu quả

Để tạo động lực làm việc cho nhân viên, nhà hàng nên có chính sách khen thưởng dựa trên doanh thu và số khách hàng được phục vụ. Số tiền thưởng này sẽ được chia tỷ lệ cho các bộ phận bếp – phục vụ – những bộ phận khác. Một chế độ lương thưởng tốt sẽ khiến nhân viên cảm thấy sự cố gắng của mình nhận được kết quả xứng đáng. Họ sẽ tập trung và trung thực trong công việc thay vì sử dụng chiêu trò để gian lận bỏ túi riêng.

Lắp đặt camera giám sát

Camera an ninh là phương pháp truyền thống nhưng vẫn phát huy được tính hiệu quả để quản lý nhân viên trong nhà hàng. Việc thấy camera xuất hiện khắp nơi cũng là một lời răn đe cho nhân viên nếu họ có ý định gian lận. Chủ kinh doanh cũng có thể theo dõi tình hình kinh doanh và chất lượng phục vụ của nhân viên qua camera. Nhà hàng nên lắp camera ở những nơi quan trọng như quầy thu ngân, khu vực bếp/bar, nhà kho,… để tránh thất thoát tốt nhất.

Nhắc nhở nhân viên kiểm tra hóa đơn thanh toán

Hãy quy định mọi giao dịch phải được thể hiện bằng hóa đơn và đặt bảng thông báo gắn ngay trên máy POS ở quầy thu ngân hoặc tại bàn ăn với nội dung “Miễn phí toàn bộ đơn hàng nếu nhân viên không xuất hóa đơn” kèm theo số điện thoại hotline và fanpage Facebook chính thức của nhà hàng. Lời nhắc nhở này sẽ giúp khách hàng nhận hóa đơn, kiểm tra kỹ càng thông tin khi thanh toán và báo cáo cho chủ kinh doanh ngay lập tức nếu nhân viên có hành vi gian lận bỏ túi riêng.

Làm gương để nhân viên học tập theo

Người chủ kinh doanh hay người quản lý nhà hàng phải là người trung thực, không lừa dối khách hàng và đối xử công bằng với tất cả các nhân viên. Nếu ngay cả người đứng đầu không làm gương sẽ tạo ra một môi trường làm việc không hiệu quả, mọi người không tin tưởng lẫn nhau và cùng hùa theo các hành vi gian lận vì lợi ích cá nhân.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ kiểm soát nhân viên 

Với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ hiện đại, chủ kinh doanh sẽ thực hiện quản lý hành động gian lận của nhân viên nhà hàng dễ dàng hơn rất nhiều. Các mức giá được thiết lập sẵn cho từng món đồ uống hay món ăn kèm trong menu để nhân viên chỉ thực hiện order món cho khách hàng mà không được phép chỉnh sửa giá. Bên cạnh đó, giá của từng món cũng nên được thể hiện rõ ràng trên menu giấy hoặc bảng menu điện tử để khách hàng tiện theo dõi.

Phần mềm sẽ phân quyền rõ ràng cho từng vị trí để tránh trường hợp nhân viên thao tác hủy, sửa hóa đơn trên phần mềm nhằm gian lận và bỏ túi riêng. Các bộ phận thu ngân, phục vụ,… bị giới hạn tính năng, chỉ người quản lý mới có toàn quyền kiểm soát và thực hiện các thao tác. Phần mềm quản lý bán hàng cũng có chức năng lưu trữ lịch sử giao dịch và sửa/hủy hóa đơn để chủ kinh doanh theo dõi, rà soát tất cả hóa đơn trong ngày, phát hiện sớm những bất thường và yêu cầu giải trình từ phía nhân viên. 

Xây dựng định mức nguyên vật liệu và kiểm kê kho chặt chẽ

Để hạn chế thất thoát trong nhà hàng, chủ kinh doanh cần xây dựng công thức định mức nguyên liệu chi tiết, rõ ràng cho từng món ăn, đồ uống, chẳng hạn như một bát phở thì cần sử dụng bao nhiêu gram thịt bò, bao nhiêu ml nước phở, bao nhiêu gram bánh phở,… để vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm, vừa tránh lãng phí trong nhà hàng. Nếu sử phần mềm quản lý kho, khi đã thiết lập định mức, với mỗi một món được bán ra, hệ thống sẽ tự động trừ vào kho nguyên vật liệu. Như vậy, chủ quán có thể theo dõi được số nguyên vật liệu đã sử dụng là bao nhiêu và số còn lại là bao nhiêu. 

Ngoài ra, nhà hàng cũng phải có quy trình kiểm kho chặt chẽ để nhanh chóng phát hiện sự chênh lệch giữa phần mềm và số liệu thực tế, từ đó xác định được mức hao phí trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu kịp thời để điều chỉnh và xử lý hoặc sớm nhận thấy sự gian lận của nhân viên gây thất thoát. 

Chủ động theo dõi biến động số liệu tài chính của nhà hàng

Trong quá trình vận hành nhà hàng, chủ kinh doanh cần nắm bắt kịp thời các chỉ số trong báo cáo tài chính. Có như vậy, những thất thoát xảy ra trong nhà hàng mới được phát hiện kịp thời để xử lý và giải quyết. Thực tế này đòi hỏi bộ phận kế toán trong nhà hàng có quy trình làm việc có hệ thống. Bộ phận kế toán cần cung cấp đầy đủ báo cáo chính xác về doanh thu, lãi lỗ, tồn kho, kết quả kinh doanh và dòng tiền cho chủ nhà hàng. Công việc theo dõi và cập nhật tình hình hoạt động cần được xử lý một cách bài bản theo đúng nghiệp vụ kế toán. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể nắm bắt đủ số liệu để điều hành bộ máy vận hành trôi chảy và đưa ra quyết định kiểm soát nội bộ hiệu quả, hạn chế xảy ra tình trạng thất thoát. 

Hy vọng bài viết này đã giúp các chủ kinh doanh hiểu rõ hơn về những nguyên nhân gây thất thoát trong nhà hàng. Nếu nhà hàng của bạn không có bộ phận kế toán để kiểm soát tình trạng này, hãy tham khảo chi tiết thêm gói Dịch vụ kế toán nhập liệu và Dịch vụ kế toán kiểm soát hiện tại Công ty iPOS.vn đang cung cấp. Click TẠI ĐÂY để đăng ký tư vấn miễn phí 24/7.

Cùng tham khảo một số phần mềm sau để vận hành, quản lý nhà hàng tốt hơn nhé!

Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?

Top 6 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay