Báo cáo công việc không chỉ giúp ghi lại tiến độ và kết quả công việc mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về những thách thức, cơ hội và định hướng tương lai. Trong bài viết này, FAST sẽ giới thiệu đến bạn các mẫu báo cáo công việc chuẩn, dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
Mẫu báo cáo công việc là tài liệu ghi lại chi tiết kết quả công việc, cách thức làm việc, tiến độ dự án và các thông tin liên quan khác của một cá nhân, đội nhóm hoặc phòng ban trong doanh nghiệp. Mục đích của mẫu báo cáo này là cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất và tiến độ công việc, giúp nhà quản lý đánh giá một cách khách quan và chính xác.
Mẫu báo cáo công việc có thể được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp và vị trí công việc cụ thể. Nhân viên có thể báo cáo theo ngày, tuần hoặc tháng, tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp và tính chất công việc. Thông qua những báo cáo này, nhà quản lý sẽ có cơ sở để khen thưởng những nhân viên làm việc xuất sắc hoặc đưa ra những nhắc nhở, điều chỉnh cần thiết khi phát hiện các vấn đề hoặc hiệu suất làm việc chưa đạt yêu cầu. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất công việc mà còn thúc đẩy sự phát triển chuyên môn của nhân viên.
2. Mục đích của báo cáo công việc
Báo cáo công việc có nhiều mục đích quan trọng, bao gồm:
2.1. Theo dõi tiến độ công việc
Nhà quản lý cũng như các bên liên quan có thể nắm được tình hình thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của từng cá nhân, bộ phận, qua đó đề xuất những chính sách khen thưởng kịp thời với nhóm có thành tính tốt cũng như đưa ra biện pháp khắc phục với những nhân sự chưa hoàn thành nhiệm vụ.
2.2. Cải thiện hiệu quả công việc
Thông qua việc báo cáo công việc hàng tuần/ hàng tháng… người thực hiện sẽ biết mình đã làm những gì, hiệu quả ra sao, có gì sai sót để từ đó phát huy cũng như khắc phục, đảm bảo công việc ngày một tốt hơn.
Việc thực hiện báo cáo còn giúp nhân viên và quản lý phát hiện những rào cản trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có những đề xuất để làm việc trơn tru và hiệu quả hơn.
2.3. Tăng sự phối hợp giữa cá nhân và bộ phận
Qua báo cáo công việc, các cá nhân và đội nhóm trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội giao tiếp, phối hợp với nhau tốt hơn. Các bên sẽ hiểu rõ công việc của nhau, từ đó cùng nhau hợp tác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Thực tế, báo cáo công việc là trách nhiệm của tất cả thành viên trong công việc.
- Với nhân viên: Báo với cấp trên về tiến độ công việc, các kết quả đạt được và chưa đạt được.
- Với trưởng nhóm: Báo cáo tiến độ công việc mà đội nhóm mình đang thực hiện, những vấn đề gì còn tồn đọng, điều gì đang làm tốt…
- Với quản lý: Báo cáo công việc của phòng ban, giúp cấp trên đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc, tình hình làm việc của mỗi nhân sự, có giải pháp khắc phục vấn đề còn tồn đọng.
- Với ban giám đốc: Báo cáo về hiện trạng công ty cho hội đồng quản trị để có những bước tiếp theo trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
2.4. Lập kế hoạch và điều chỉnh
Báo cáo công việc chi tiết về tiến độ, kết quả, và các vấn đề phát sinh. Thông tin này giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu, xác định nguồn lực, và đặt mục tiêu cụ thể cho các dự án sắp tới. Bên cạnh đó, báo cáo cũng giúp nhận diện sớm các vấn đề, tìm ra giải pháp, và thay đổi chiến lược hoặc mục tiêu để phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động.
2.5. Tài liệu tham khảo
Báo cáo ghi lại chi tiết các nhiệm vụ, dự án, và kết quả đạt được, bao gồm các thành tựu và vấn đề đã gặp phải. Đồng thời, báo cáo cung cấp bài học kinh nghiệm và các mô hình hiệu quả từ dự án trước, tạo cơ sở dữ liệu tham khảo, giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động cho các dự án tương lai.
3. Nội dung cần có trong mẫu báo cáo kết quả công việc
Mẫu báo cáo công việc nên có những nội dung dưới đây để người xem có thể hiểu và nắm được thông tin nhanh chóng.
- Thông tin chung: Gồm tên công ty, họ tên người báo cáo, chức vụ, phòng ban.
- Thời gian báo cáo: Ghi rõ thời gian thực hiện báo cáo, giúp người xem biết được khoảng thời gian mà báo cáo đề cập đến.
- Nội dung báo cáo: Đây là phần chính của báo cáo nên cần ghi chi tiết, cụ thể những công việc đã hoàn thành, việc chưa thực hiện và kế hoạch cho thời gian tiếp theo. Bạn cần phải so sánh được kết quả với mục tiêu và trình bày những nguyên nhân khiến công việc chưa hoàn thành.
- Ý kiến đóng góp: Phần này, người làm báo cáo sẽ đưa ra những ý kiến đóng góp để thay đổi kế hoạch cũng như định hướng công việc phù hợp trong thời gian tới. Nội dung cần chi tiết, rõ ràng để người đánh giá được thuyết phục bởi những đề xuất đưa ra.
- Kết luận: Phần này sẽ tóm tắt lại toàn bộ kết quả công việc đã nêu ở trên, củng cố những điểm chính đã trình bày và nhấn mạnh các thông tin cần chú ý.
4. Tổng hợp các mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, tháng, năm
Dưới đây là danh sách tổng hợp gồm 7 mẫu báo cáo công việc phổ biến nhất hiện nay:
4.1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày thường dùng cho cá nhân, thể hiện công việc mà nhân viên đó đã làm trong một ngày. Báo cáo hàng ngày cần thể hiện chi tiết nội dung công việc đã làm, tiến độ thực hiện, ghi chú cùng những góp ý nếu có.
Tải mẫu báo cáo công việc hàng ngày tại đây.
4.2. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần
Báo cáo công việc hàng tuần là văn bản tổng hợp toàn bộ công việc và nhiệm vụ của một nhân viên hoặc một đội nhóm nào đó. Thông qua báo cáo tuần, nhà quản lý sẽ theo dõi được tiến độ làm việc của từng nhân viên hoặc từng đội nhóm, qua đó thấy được những điều họ đang làm tốt và những khó khăn còn gặp phải, từ đó đề xuất giải pháp để nhân viên thực hiện công việc tốt hơn.
Tải mẫu báo cáo công việc hàng tuần tại đây.
4.3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng
Đây là mẫu báo cáo công việc phổ biến và được dùng hầu hết trong các doanh nghiệp. Báo cáo công việc theo tháng sẽ có nhiều nội dung cần liệt kê hơn do thời gian khá dài, có thể thêm tỷ lệ hoàn thành công việc để dễ đánh giá hơn.
Tải mẫu báo cáo công việc theo tháng tại đây.
4.4. Mẫu báo cáo công việc theo năm
Một năm có rất nhiều sự kiện xảy ra nên việc làm báo cáo năm là không thể thiếu. Mẫu báo cáo này thường phù hợp với các vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng, cần báo cáo công việc của team cũng như phòng ban đó. Thông qua báo cáo, doanh nghiệp sẽ biết được những vấn đề đã làm tốt, điều gì còn tồn đọng để phát huy cũng như khắc phục trong năm mới.
Tải mẫu báo cáo công việc tổng kết theo năm cho cá nhân tại đây.
4.5. Mẫu báo cáo công việc cá nhân [dành cho nhân viên]
Với cấp độ nhân viên, có thể làm báo cáo công việc theo một mẫu đơn giản gồm thời gian thực hiện, tên công việc, mô tả nội dung công việc, kết quả, đánh giá và ghi chú.
Tải mẫu báo cáo công việc cá nhân dành cho cấp bậc nhân viên tại đây
4.6. Mẫu báo cáo công việc cho cấp lãnh đạo
Với quản lý cấp trung, báo cáo công việc không đơn giản chỉ là liệt kê các kết quả đã đạt được, mà còn cần đưa ra các đề xuất hữu ích để cải thiện hiệu suất hoặc khắc phục vấn đề tồn đọng. Mẫu báo cáo này thường bao gồm 4 phần: Tình hình chung của đội nhóm, Nội dung chi tiết công việc đã thực hiện của từng nhân viên, Báo cáo kết quả đạt được, Kiến nghị và đề xuất.
Tải mẫu báo cáo công việc dành cho cấp lãnh đạo tại đây.
4.7. Mẫu báo cáo thử việc
Báo cáo kết quả làm việc trong thời gian thử việc là căn cứ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự trong thời gian thử việc, và ra quyết định có ký hợp đồng chính thức hay không.
Tải mẫu báo cáo kết quả thử việc tại đây.
5. Hướng dẫn cách viết mẫu báo cáo công việc chuẩn nhất
Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng nhận báo cáo
Trước khi làm báo cáo công việc, chúng ta cần xác định mục đích của báo cáo là gì? Báo cáo tiến độ công việc, kết quả công việc hay tổng kết công việc.
Sau đó hãy xác định đối tượng đọc báo cáo là ai. Đó có thể là trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc, chủ tịch… Khi xác định được đối tượng nhận báo cáo, người lập sẽ dự kiến đưa ra được những nội dung chính xác, đồng thời sử dụng ngôn ngữ phù hợp.
Bước 2: Lựa chọn thông tin sử dụng trong báo cáo
Sau khi xác định được đối tượng nhận báo cáo, cần xác định mục đích của báo cáo là gì, từ đó chuẩn bị nội dung báo cáo phù hợp. Theo đó, người lập cần liệt kê công việc cần làm trong thời gian báo cáo yêu cầu, mức độ hoàn thành của mỗi nhiệm vụ. Khi đã liệt kê ra, hãy chọn những thông tin quan trọng nhất, nổi bật nhất để truyền tải đến người nhận báo cáo.
Bước 3: Lập dàn ý cho báo cáo
Khi thực hiện báo cáo công việc, cần phân tích và trình bày theo 3 phần như sau:
Phần đầu: Giới thiệu tổng quan về báo cáo, mục đích, mục tiêu thực hiện và những nội dung chính của báo cáo.
Phần giữa: Nói về những công việc đã thực hiện, kết quả so với mục tiêu như thế nào, có vấn đề gì phát sinh và giải pháp đề xuất để làm tốt hơn hoặc giải pháp khắc phục.
Phần kết luận: Tóm tắt lại kết quả công việc và đánh giá hiệu quả thực hiện, rút ra bài học, những ý kiến đóng góp để đạt được hiệu quả công việc tốt hơn.
Bước 4: Tiến hành làm báo cáo
Dựa theo những thông tin của bước 3, báo cáo được viết ra cần đảm bảo đầy đủ nội dung và hình thức dễ hình, dễ đọc. Bên cạnh đó, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nhận báo cáo cũng là điều không thể bỏ qua.
Ví dụ, thay vì viết: “Đây là phần báo cáo của team Marketing, rất mong nhận được góp ý từ mọi người ạ”, thì phong cách viết nên là: “Trên đây là toàn bộ kết quả công việc của team Marketing cho chiến dịch Nâng cao tỷ lệ khách hàng cũ quay lại mua hàng. Rất mong nhận được sự phản hồi và đóng góp từ Anh Nguyễn Văn A – Phó Giám đốc chi nhánh cùng các phòng ban liên quan để team có những cải tiến, thay đổi phù hợp.”
Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa
Để đảm bảo sự chuyên nghiệp, hạn chế sai sót, mỗi báo cáo đều cần được rà soát kỹ lưỡng trước khi gửi đi, nhằm đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp và trình bày. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể tham khảo ý kiến của cấp trên hoặc đồng nghiệp để báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Việc sử dụng các mẫu báo cáo công việc chuẩn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên. Để tối ưu hóa quy trình báo cáo và quản lý công việc, doanh nghiệp có thể tận dụng phần mềm ERP Fast Business Online. Với các tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, FAST hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa quy trình, lưu trữ và phân tích dữ liệu, từ đó giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Liên hệ ngay để được tư vấn!