Căn lề trong Word là thủ thuật đơn giản nhưng vô cùng quan trọng với bất kì loại văn bản nào, vừa tạo sự chuyên nghiệp cho văn bản lại dễ đọc dễ theo dõi và dễ dàng in ấn.
Đối với các phiên bản Microsoft Word 2010 đến 2019 thì cách căn lề văn bản không khác là bao, nhưng đối với các phiên bản cũ hơn thì lại có đôi chút khác biệt bởi các thanh công cụ và cách sắp xếp tác vụ được thay đổi.
Vì vậy ở bài viết này Ben Computer sẽ hướng dẫn các bạn cách căn lề văn bản trong Word với các phiên bản khác nhau một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
1. Quy định căn lề văn bản
Có thể bạn chưa biết?
Văn bản ngày nay đòi hỏi rất nhiều quy chuẩn mà để thực hiện được các quy chuẩn đó trên văn bản của mình một cách đầy đủ và chính xác thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Trong đó căn lề văn bản là thứ đầu tiên mà chúng phải làm nếu muốn trình bày một văn bản chuẩn vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung hiển thị của toàn bộ văn bản đó.
Theo như mặc định, các phần bản lề của văn bản trong các phiên bản Word không phải là lề quy chuẩn của các loại văn bản như đơn từ, báo cáo, biên bản…. mà nhà nước ban hành, do nó nếu bạn soạn thảo văn bản và giữ nguyên phần lề thì thật là thảm họa, tuy nhiên nếu cứ mỗi lần soạn xong văn bản đều phải ngồi setting lại bản lề thì rất mất thời gian.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP được quy định tại khoản 3 Điều 5, quy định về căn lề văn bản hành chính chuẩn như sau:
- Lề trên cách mép trên từ 20 – 25 mm.
- Lề dưới cách mép dưới từ 20 – 25 mm.
- Lề trái cách mép trái từ 30 – 35 mm.
- Lề phải cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Đây là các thông số căn lề chuẩn A4.
2. Cách Căn lề trong Word 2013 – 2016 – 2019 chuẩn
Vì 3 phiên bản này có giao diện công cụ như nhau nên chúng ta có thể áp dụng cách căn lề văn bản cho cả 3 phiên bản như nhau.
Bước 1: Trước hết, bạn thay đổi số đơn vị đo trong Word sang centimet bằng các thao tác: File -> Options.
Bước 2: Sau đó các bạn vào mục Advace -> Display. Ở mục Show Measurements in units of bạn chọn đơn vị đo là Centimeters:
Bước 3: Tiếp theo bạn vào mục Layout -> Margins -> Custom Margins.
Bước 4: Nhập các thông số căn lề như bạn muốn vào các ô tương ứng. Sau đó chọn Ok.
Vậy là hoàn thành việc căn lề toàn bộ văn bản trong Word 2013 – 2016 – 2019.
3. Căn lề văn bản trong Word 2007 – 2010 đơn giản
Bước 1: Giao diện làm việc của Word 2007 và Word 2010 tương tự nhau, vì thế cách căn lề văn bản có thế áp dụng cho cả 2 phiên bản trên.
Đầu tiên ta thay đổi đơn vị căn lề thành Centimet theo cách: Chọn Office Button -> Word Options:
Bước 2: Bạn vào Advance -> Display. Ở mục Show measurements in unitsof bạn chọn đơn vị đo là Centimeters:
Bước 3: Sau đó vào mục Page Layout -> Margins -> Custom Margins.
Bước 4: Nhập các thông số để căn lề vào ô tương ứng.
4. Cách căn lề văn bản trong word 2003
Riêng bản word 2003 này là đời cũ nhất, nên giao diện làm việc của nó sẽ khác hẳn so với các phiên bản mới gần đây, vì vậy cách căn lề văn bản của phiên bản này cũng khác biệt.
Bước 1: Bạn thay đổi đơn vị đo trong Word sang Centimet bằng cách vào Tool > Options…
Bước 2: Bạn vào mục General -> Chọn đơn vị là Centimeters.
Bước 3: Tiếp theo, vào mục File -> Page Setup.
Bước 4: Một bảng làm việc sẽ hiện ra, bạn chọn tab Margins và điền các thông số căn lề văn bản vào ô tương ứng. Sau khi điền xong nhấn enter để word làm việc là xong.
Như bạn thấy, đối với các phiên bản Microsoft Word khác nhau thì cách căn lề trong Word cũng khác nhau.
Tuy nhiên những phiên bản Word với giao diện làm việc tương tự thì cách làm cũng sẽ giống nhau, bạn chỉ cần để ý một chút và áp dụng là được.
Chúc các bạn thành công!
Tham khảo thêm các bài viết liên quan:
- Cách viết số mũ trong Word
- Cách viết phân số trong Word
Hiện nay, cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ, ban hành ngày 05/3/2020.
Theo Nghị định 30, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Ngoài ra, văn bản được định lề trang văn bản theo quy định sau [cách căn lề chuẩn]:
- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
-
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm [3cm – 3.5cm].
-
Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5cm – 2cm].
Hướng dẫn thực hiện căn lề trong văn bản hành chính
Cách căn lề chuẩn đối với Word 2003
Bước 1: Bạn mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng trang in như sau:
Lúc này, giao diện bảng Page Setup hiện ra như sau:
Bước 2: Trong thẻ Margins, các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên [Top], Lề dưới [Bottom], Lề trái [Left], Lề phải [Right]. Để chọn các thông số này theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30, ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp. Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:Bước 3: Sau khi đã chỉnh xong các lề cần sửa, nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default. Chọn Yes để lưu lại và cuối cùng bấm OK.
Cách căn lề chuẩn đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019
Tương tự như Word 2003, để căn lề, bạn cần mở bảng Page Setup lên. Bạn cần vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page Layout cạnh chữ Page Setup:
Hoặc chọn biểu tượng Margins, chọn tiếp Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.:
Lúc này bảng Page Setup hiện ra, bạn cũng tùy chọn các thông số canh lề tương tự như Word 2003: chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Set As Default/OK để hoàn tất.
Trên đây là cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính theo quy định mới nhất. Nếu còn thắc mắc về các vấn đề pháp luật khác, hãy liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.
>> Cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30
>> Điểm mới về cách trình bày văn bản từ 05/3/2021