BÀI 16. ĐỊNH DẠNG VĂN VẢN
Định dạng văn bản là trình bày các phần văn bản theo những thuộc tính của văn bản nhằm mục đích cho văn bản đợc rõ ràng và đẹp, nhấn mạnh những phần quan trọng, giúp nguời đọc nắm bắt dễ hơn các nội dung chủ yếu của văn bản.
1. Định dạng kí tự
- Các thuộc tính định dạng kí tự:
- Phông chữ [Font]
- Cỡ chữ [Size]
- Kiểu chữ [Style]
- Màu chữ [Color]
- ... và nhiều các thuộc tính khác.
- Để cài đặt các thuộc tính định dạng ta thực hiện các bước sau:
Cách 1: Sử dụng hộp thoại font
- Lựa chọn văn bản
- Sử dụng lệnh Format →Font… => Hiển thị hộp thoại font
Cách 2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng
- Lựa chọn văn bản
- Sử dụng nút lệnh trên thanh công cụ định dạng
2. Định dạng đoạn văn bản
- Các thuộc tính định dạng đoạn văn:
- Căn lề
- Định dạng dòng đầu tiên
- Khoảng cách lề đoạn văn so với lề trang
- Khoảng cách giữa các dòng
- Khoảng cách giữa các đoạn văn
- Các bước định dạng đoạn văn bản:
- Lựa chọn văn bản [đặt con trỏ vào trong đoạn văn bản hoặc chọn một phần đoạn văn bản hoặc chọn toàn bộ văn bản].
- Sau xác định đoạn văn bản cần định dạng, thực hiện một trong các tiết sau:
- Cách 1: Sử dụng lệnh Format → Paragraph…
- Cách 2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng
3. Định dạng trang
- Các thuộc tính cơ bản:
- Kích thước các lề của trang
- Hướng giấy
- Khổ giấy
- Các bước định dạng trang
Có thể nhận thấy rằng hiện nay tin học có vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống và công việc của con người. Tuy nhiên, có nhiều khái niệm trong lĩnh vực tin học không phải ai cũng nắm rõ, một trong số đó là khái niệm định dạng văn bản. Vậy Định dạng văn bản là gì?
Để lý giải được những thắc mắc của mình về vấn đề này, mời Qúy bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi về vấn đề Định dạng văn bản là gì?
Ngày nay việc soạn thảo văn bản đã dần trở thành một phần công việc không thể thiếu của nhiều người. Việc soạn thảo này đòi hỏi những kĩ năng để văn bản được đẹp và đúng về mặt hình thức, gây chú ý và thiện cảm đối với người đọc. Và đây cũng chính là mục đích của việc định dạng văn bản.
Định dạng văn bản là việc chỉnh sửa lại văn bản sao cho dễ nhìn, dễ đọc, các phần được sắp xếp một cách khoa học để có thể xác định được mục lớn và mục bé. Người đọc nhìn vào văn bản cảm tình, dễ đọc hiểu nội dung và ấn tượng hơn với vấn đề được đề cập. Đối với một số văn bản theo yêu cầu của nhiều công việc cũng như nơi mà văn bản được gửi thì văn bản phải đảm bảo được định dạng theo quy chuẩn.
Căn lề và kích thước cho văn bản
Để căn lề văn bản thì trước hết phải chọn khổ giấy A4 cho trang văn bản và cần chuyển đổi kích thước sang cm
Thông thường căn lề chuẩn là:
+ Lề trên [Top] được căn ở khoảng từ 2 cho đến 2,5 cm.
+ Lề dưới [Bottom] được căn lề từ 2 đến 2,5 cm.
+ Với lề trái [Left] cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm.
+ Lề phải [Right] có độ căn lề từ 1,5 đến 2 cm.
Để thực hiện có thể tiến hành các bước như sau:
Bấm chọn mục layout sau đó chọn Margins nằm bên phải màn hình sau đó chọn Custom Margins ở cuối cùng, sau đó hộp thoại hiện ra và tiến hành điều chỉnh khoảng cách lề theo ý muốn, nhấn Ok để hoàn thành.
Cách thụt đầu dòng đoạn văn bản: Bạn ấn chọn Home sau đó chọn mục Paragraph, hộp thoại hiện ra chọn Special, trong đó sẽ có những tùy chọn:
First line: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By
Hanging: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng thứ 2 về sau trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By
None: Khi không cần thì bạn nhấn mục này để hủy bỏ chế độ thụt dòng trong đoạn
Sau khi hoàn tất cần nhấn OK để hoàn tất việc thiết lập.
Định dạng Font chữ
Định dạng font chữ sẽ có nhiều tùy chọn khác như như đổi kiểu chữ, font chữ, cỡ chữ, màu chữ, chữ in nghiêng, in đậm.
Trong tab Home nhìn xuống nhóm Font rồi nhấn vào biểu tượng mũi tên. Hiển thị giao diện để chỉnh font chữ trong tài liệu. Tại đây sẽ có các mục để thay đổi định dạng cho nội dung. Và sau đó thực hiện các định dạng font chữ theo mong muốn.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong văn bản
Để thực hiện cần mở giao diện mục Font rồi chọn vào tab Character Spacing để thiết lập. Trong mục Spacing sẽ có 3 tùy chọn điều chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản.
Normal: Chỉnh khoảng cách bình thường.
Expanded: Chỉnh khoảng cách rộng hơn bình thường;
Condensed: Thu hẹp khoảng cách các chữ lại.
By: Nhập các giá trị theo mong muốn để chỉnh khoảng cách phù hợp.
Các phím tắt thông dụng
Có một số phím tắt được sử dụng vô cùng phổ biến trong word, cụ thể như sau:
Ctrl+A: chọn toàn bộ văn bản.
Ctrl+B: in đậm toàn bộ văn bản
Ctrl+D: Để mở ra hộp thoại định dạng font chữ
Ctrl+I: in nghiêng văn bản
Ctrl+U: gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản
Ctrl + Shift + >: để tăng kích cỡ văn bản
Ctrl + Shift + : Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để tăng kích thước văn bản.