Hệ thống kiểm soát càng giúp tổ chức ________, thì tổ chức đó càng được đánh giá là thành công.
Quản trị sự thay đổi (Change management) là quy trình hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị, lên kế hoạch và hỗ trợ các cá nhân áp dụng thành công sự thay đổi – nhằm mục tiêu thúc đẩy thành công và cải thiện kết quả kinh doanh. Mỗi giai đoạn và công ty có những đặc thù nhất định – tuy vậy, nhiều thập kỷ nghiên cứu đã cho thấy một số chiến lược doanh nghiệp có thể thực hiện để tác động đến quá trình chuyển đổi cá nhân nơi đội ngũ nhân viên. Show
Sự phát triển của lý thuyết quản trị sự thay đổiKhái niệm quản trị sự thay đổi xuất hiện lần đầu tiên vào khoảng giữa thế kỷ 20 – bắt đầu với Mô hình thay đổi 3 bước của Kurt Lewin vào thập niên 1940. Lý thuyết này sau đó được mở rộng hơn với ấn phẩm Diffusion of Innovations của Everett Rogers – xuất bản vào năm 1962, và Mô hình chuyển đổi của Bridges vào năm 1979. Tuy nhiên, phải đến những năm 1990, quản lý thay đổi mới trở thành đề tài nhận được đông đảo sự quan tâm trong môi trường kinh doanh. Có những lý do cụ thể giải thích cho sự phát triển nhanh chóng của ngành quản trị sự thay đổi. Nếu như trước đây, các sản phẩm, công nghệ, ý tưởng mới cần rất nhiều năm để thiết kế, phát triển, thử nghiệm và triển khai – thì hiện nay, toàn bộ quy trình này đã giảm xuống chỉ còn vài tháng, thậm chí vài tuần. Kỳ vọng ngày càng tăng của người tiêu dùng đối với các sản phẩm tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn cũng thúc đẩy nhu cầu tổ chức lại văn hóa làm việc tại doanh nghiệp. 3 cấp độ quản trị sự thay đổiQuản trị sự thay đổi bao gồm 3 cấp độ là Quản lý cá nhân, Quản lý thay đổi Tổ chức / Sáng kiến, và Quản lý thay đổi Doanh nghiệp. 1. Quản lý thay đổi Cá nhânChống lại thay đổi là phản ứng tâm sinh lý tự nhiên của con người. Thế nhưng, khi nhận được sự hỗ trợ hợp lý, mỗi chúng ta đều có thể học cách thích nghi và trở nên thành công hơn. Ở cấp độ cá nhân, quản trị sự thay đổi đòi hỏi cấp lãnh đạo – quản lý phải hiểu được quá trình chuyển đổi nơi từng thành viên diễn ra như thế nào – cũng như những “chất xúc tác” cần thiết cho quá trình này. Cụ thể hơn, lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định câu trả lời cho những vấn đề sau:
2. Quản lý thay đổi Tổ chức / Sáng kiếnQuản trị sự thay đổi trong tổ chức là yêu cầu quan trọng đối với quản lý dự án – bắt đầu bằng việc xác định các cá nhân/ đội nhóm nào cần thay đổi để đạt được kết quả kinh doanh, và cụ thể là như thế nào. Từ đó, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo các nhân viên đó phát triển được nhận thức, năng lực lãnh đạo, huấn luyện và đào tạo cần thiết. 3. Quản lý thay đổi Doanh nghiệpNăng lực Quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp là yêu cầu tối quan trọng đối với cấp lãnh đạo – nhằm mục tiêu mang lại lợi thế cạnh tranh và khả năng thích ứng với những biến động liên tục của thế giới. Quá trình này bao gồm việc hoàn thiện các vai trò, cấu trúc, quy trình, dự án và năng lực lãnh đạo của tổ chức. Mục đích cuối cùng là để các cá nhân nắm bắt sự thay đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn, doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường, nắm lấy các sáng kiến chiến lược và áp dụng công nghệ mới kịp thời. Mô hình năng lực lãnh đạo hoàn thiện của Procsi Đánh giá năng lực quản lý thay đổi của doanh nghiệp ngay! Mô hình quản trị sự thay đổiQuá trình phát triển lý thuyết quản lý sự thay đổi đã dẫn đến sự ra đời của nhiều mô hình – được phát triển dựa trên nghiên cứu và kinh nghiệm quản lý thực tiễn trong môi trường doanh nghiệp cũng như cuộc sống. Hầu hết các mô hình này đều cung cấp một quy trình hỗ trợ có thể áp dụng cho quá trìn phát triển của doanh nghiệp và cá nhân. Sau đây là tổng hợp các nguồn tài liệu quản trị sự thay đổi hữu ích để hình thành cái nhìn tổng quan hơn về các mô hình, phương pháp luận và khuôn mẫu thay đổi hiệu quả. Bạn sẽ tìm thấy tại đây một số lý thuyết như: Khung quản lý thay đổi của McKinsey, Mô hình quản lý thay đổi của John Kotter, Mô hình ADKAR và Deming. Mô hình Kotter’s Chanfe Mô hình ADKAR Mô hình Deming Quy trình quản trị sự thay đổiỞ góc độ quy trình, quản lý thay đổi là tập hợp các bước mà một cá nhân trong nhóm cần thực hiện theo một dự án hoặc sáng kiến cụ thể – cụ thể là chiến lược và kế hoạch tập trung vào việc đưa đội nhóm vượt qua biến động. Quy trình này bao gồm 3 giai đoạn chính:
Năng lực quản trị sự thay đổiĐối với các vị trí lãnh đạo cấp cao, năng lực quản lý sự thay đổi bao gồm khả năng thúc đẩy và thể hiện cam kết đối với thay đổi – cả về phương diện cá nhân và tổ chức. Trong đó, nhà lãnh đạo đóng vai trò huấn luyện và hỗ trợ cấp dưới trong quá trình chuyển đổi của chính bản thân. Đây là tiền đề để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và thành công hơn – đặc biệt trong thế giới VUCA hiện nay. Quản lý thay đổi không chỉ đơn thuần là giao tiếp và đào tạo. Trọng tâm của công tác này là tuân theo một quy trình có cấu trúc, đồng thời sử dụng bộ công cụ toàn diện để thúc đẩy thay đổi thành công tổ chức và cá nhân. Đọc thêm: Quản lý nhân sự – Chìa khóa thành công của doanh nghiệp Tại sao cần quan tâm đến quản trị sự thay đổi?Trong bối cảnh thế giới biến động hiện nay, doanh nghiệp có rất nhiều lý do để đầu tư vào chiến lược quản lý thay đổi – cả ở cấp độ vi mô và vĩ mô. Sau đây là 3 nguyên nhân chính: 1. Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân mộtChúng ta rất dễ rơi vào “cạm bẫy” tư duy về sự thay đổi từ góc độ tổ chức. Chẳng hạn, đối với công tác sáp nhập (merrger) hoặc mua lại (acquisition), cấp lãnh đạo thường chỉ tập trung vào các vấn đề như: cấu trúc tài chính, tích hợp dữ liệu – hệ thống, vị trí văn phòng, v.v… Tuy nhiên, thay đổi tổ chức luôn bắt đầu từ từng cá nhân một.
Chính sự chuyển đổi của từng thành viên mới tạo thành nền móng thay đổi thành công cho tổ chức. Bằng không, nếu mỗi người không điều chỉnh lại công việc hàng ngày của họ, nỗ lực chuyển đổi doanh nghiệp sẽ chẳng mang lại kết quả gì. 2. Giảm bớt tình trạng tốn kém chi phíViệc bỏ qua khía cạnh con người trong quản trị sự thay đổi sẽ dẫn tới những hậu quả sau:
Điều may mắn là doanh nghiệp có thể giảm thiểu những hậu quả trên đây khi đưa ra phương pháp tiếp cận có cấu trúc – với trọng tâm là thay đổi con người. 3. Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệpDữ liệu thực tế đã cho thấy tác động ngày càng lớn của quản trị sự thay đổi hiệu quả đến khả năng thành công trong hoạt động kinh doanh. Nghiên cứu của Prosci cho thấy 93% cấp lãnh đạo thực hiện quản lý thay đổi xuất sắc đã đạt hoặc vượt mục tiêu, trong khi chỉ 15% người quản lý thay đổi kém có thể hoàn thành mục tiêu đề ra. Nói cách khác, chiến lược quản trị sự thay đổi tốt giúp doanh nghiệp gia tăng cơ hội thành công lên gấp 6 lần. Ví dụ về những tình huống cần đến quản trị sự thay đổiVới những biến động liên tục xảy ra trong môi trường kinh doanh hiện nay, quản lý sự thay đổi đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất – đặc biệt trong các trường hợp sau:
Vì sao doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản trị sự thay đổi?Trong những tình huống thông thường, việc thúc đẩy sự thay đổi ở nơi làm việc đã là một thách thức khá lớn. Ngày nay, quá trình này càng cần phải diễn ra với tốc độ nhanh hơn. Nghiên cứu của McKinsey với các giám đốc điều hành về nỗ lực chuyển đổi doanh nghiệp cho thấy tỷ lệ thất bại lên tới gần 70%. Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 như hiện nay, công tác thay đổi doanh nghiệp càng trở nên phức tạp và thách thức hơn. Sự phản kháng là một phần tự nhiên của quá trình thay đổi. Khi kỳ vọng cá nhân bị gián đoạn, chúng ta thường cảm thấy không thoải mái. Ngay cả những thay đổi tích cực như kết hôn/ sinh con cũng có thể gây khó chịu. Sâu đây là một số lý do tại sao nhân viên của bạn chống lại sự thay đổi – cũng như ảnh hưởng của phản ứng này đối với chiến lược quản lý thay đổi của doanh nghiệp:
Thái độ phản kháng không nhất thiết là dấu hiệu của sự không trung thành hoặc bất tài. Việc xây dựng và thực thi chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả sẽ khuyến khích mọi thành viên thảo luận về mối quan tâm của mình, ngăn ngừa tình trạng áp đặt quan điểm. Đọc thêm: 5 phương pháp quản lý nhân sự hậu Covid-19 10 bí quyết quản trị sự thay đổi hiệu quảSau đây là danh sách “Top 10” các nguyên tắc cần thiết – kèm ví dụ về quản trị sự thay đổi. Việc ứng dụng các bí quyết sau đây một cách toàn diện, có hệ thống sẽ giúp các giám đốc điều hành hiểu được kỳ vọng nhân viên, cách thúc đẩy quá trình chuyển đổi cá nhân và thống nhất toàn bộ tổ chức trong chiến lược này. 1. Giải quyết “khía cạnh con người” một cách có hệ thốngBất kỳ sự chuyển đổi quan trọng nào cũng dẫn đến các “vấn đề về con người”. Các nhà lãnh đạo mới sẽ được yêu cầu nắm quyền, công việc sẽ biến đổi, các kỹ năng mới phải được phát triển – hệ quả là nhân viên sẽ cảm thấy bất an và phản kháng. Việc phản ứng từng trường hợp cụ thể một cách bị động sẽ ảnh hưởng đến tốc độ, tinh thần và kết quả kinh doanh. Trong trường hợp này, một cách tiếp cận quản trị sự thay đổi chính thức – bắt đầu với nhóm lãnh đạo cấp cao, sau đó thu hút các bên liên quan và lãnh đạo chính – cần được phát triển từ sớm và thường xuyên điều chỉnh khi cần thiết. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục thu thập thông tin và phân tích, lập kế hoạch thiết kế lại chiến lược, hệ thống hoặc quy trình. 2. Bắt đầu từ cấp cao nhấtTrước viễn cảnh thay đổi, mọi sự chú ý sẽ đổ dồn về CEO và đội ngũ lãnh đạo để tìm kiếm sức mạnh, sự hỗ trợ và định hướng hành động. Bản thân cấp lãnh đạo trước hết phải đón nhận các phương pháp tiếp cận mới – vừa để thách thức, vừa tạo động lực cho nhân viên. Họ phải trở thành gương mẫu cho các hành vi doanh nghiệp mong muốn. Sự hợp tác sát sao giữa các nhóm điều hành là nền móng quan trọng cho thành công của doanh nghiệp.
Đọc thêm: 12 nguyên tắc “vàng” của cấp lãnh đạo thời nay 3. Đặt ra vai trò cho mọi cấp bậcKhi các chương trình chuyển đổi tiến triển từ bước xác định chiến lược và đặt mục tiêu sang thiết kế và thực hiện, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Nỗ lực quản trị sự thay đổi phải bao gồm kế hoạch cho mọi nhà lãnh đạo trong công ty, sau đó đưa trách nhiệm thiết kế và thực hiện xuống cấp dưới – tạo thành một “dòng chảy” thống nhất trong tổ chức. Ở mỗi tầng của doanh nghiệp, nhà lãnh đạo được xác định và đào tạo phải phù hợp với tầm nhìn của công ty, được trang bị chuyên môn và động lực để thực hiện thay đổi.
4. Chính thức hóa sự thay đổiCác nhân viên lý trí sẽ thắc mắc về việc cần thay đổi ở mức độ nào, liệu công ty có đi đúng hướng hay không, và liệu họ có muốn cam kết thực hiện thay đổi hay không. Việc cụ thể hóa sự thay đổi và phổ biến tuyên bố tầm nhìn bằng văn bản sẽ là cơ hội vô giá để thúc đẩy sự liên kết giữa lãnh đạo và đội nhóm. Quy trình này có thể thực hiện theo 3 bước sau:
5. Thiết lập quyền sở hữuQuá trình quản trị sự thay đổi đòi hỏi cấp lãnh đạo phải làm việc nhiều hơn nhằm thúc đẩy người lao động ủng hộ phương hướng mới. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải sẵn sàng nhận trách nhiệm để đảm bảo thay đổi xảy ra trong tất cả các lĩnh vực thuộc quyền kiểm soát của mình. Quyền sở hữu này có thể được tạo dựng bằng cách thể hiện tinh thần dân chủ, khuyến khích mọi người xác định vấn đề và đưa ra giải pháp – kèm theo phần thưởng hữu hình (ví dụ: tiền thưởng) hoặc vô hình (ví dụ: quan hệ đồng nghiệp thân thiết và ý thức về số phận chung của tập thể).
Đọc thêm: Lãnh đạo chuyển đổi – Phong cách quản lý của thời đại 6. Truyền tải thông điệp rõ ràngTrong phần lớn trường hợp, các nhà lãnh đạo thường mắc sai lầm – khi tin rằng mọi thành viên khác đều hiểu rõ vấn đề, cảm thấy cần phải thay đổi và nhìn thấy hướng đi mới rõ ràng như chính họ. Chiến lược quản trị sự thay đổi hiệu quả đòi hỏi bạn phải củng cố thông điệp cốt lõi – thông qua những buổi trao đổi thường xuyên, kịp thời. Quá trình thông tin liên lạc giữa cấp trên và dưới cần diễn ra liên tục theo hai chiều – nhằm mục tiêu cung cấp thông tin cho nhân viên, thu thập kiến đóng góp và phản hồi của họ.
7. Đánh giá tổng quan về văn hóaChiến lược quản trị sự thay đổi đòi hỏi nhà lãnh đạo phải tính đến khía cạnh văn hóa và hành vi ở mỗi cấp độ của tổ chức. Đánh giá văn hóa có thể giúp xác định mức độ sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp, phát hiện những bất cập cần xử lý, các xung đột nội bộ và những yếu tố ảnh hưởng quan trọng khác. Quá trình này sẽ góp phần xác định hệ thống giá trị cốt lõi, niềm tin, hành vi và nhận thức cần thiết để thực hiện thay đổi thành công. 8. Xây dựng văn hóa cách minh bạchVăn hóa là thành phần tối quan trọng trong mọi chương trình quản trị sự thay đổi. Việc xác định rõ ràng văn hóa và các hành vi cơ bản sẽ là nền tảng hỗ trợ tốt nhất cho cách thức kinh doanh mới – cũng như làm cơ sở nêu gương và khen thưởng những hành vi đó.
Đọc thêm: Văn hóa coaching – Bí quyết phát triển doanh nghiệp bền vững 9. Chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống bất ngờKhông có chiến lược chuyển đổi nào luôn diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch. Quản trị sự thay đổi đòi hỏi cấp lãnh đạo phải liên tục đánh giá lại hiệu quả, cũng như mức độ sẵn sàng và khả năng thích ứng của doanh nghiệp với làn sóng chuyển đổi tiếp theo.
Đọc thêm: Lãnh đạo theo tình huống (Situational Leadership) – Nghệ thuật quản lý linh hoạt 10. Trao đổi với cá nhânThay đổi là một quá trình diễn ra vừa ở cấp độ thể chế, vừa ở cấp độ cá nhân. Mỗi chúng ta dành nhiều giờ mỗi tuần tại nơi làm việc – nhiều người thậm chí coi đồng nghiệp như gia đình thứ hai. Mọi cá nhân trong công ty cần được biết công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào, họ có thể mong đợi điều gì trong và sau chương trình thay đổi, vai trò của họ sẽ được đo lường như thế nào, và thành công hay thất bại sẽ có ý nghĩa như thế nào đối với họ và những người xung quanh. Vì lý do này, quản lý bộ phận nên trung thực và rõ ràng nhất có thể. Mọi nhân viên sẽ phản ứng với những gì nhìn thấy và nghe thấy xung quanh họ, và bản thân họ cần phải được tham gia vào quá trình thay đổi này. Cần có cơ chế khen thưởng – xử phạt rõ ràng (ví dụ: thăng chức, công nhận, hoa hồng…) để tạo động lực nắm bắt thay đổi. Phong cách lãnh đạo nào là tốt nhất trong quản trị sự thay đổi?Nhìn chung, cấp quản lý phải xác thực và lãnh đạo theo cách phù hợp với bạn. Bạn cũng có thể linh hoạt điều chỉnh hướng tiếp cận tùy theo thách thức cụ thể mà doanh nghiệp đang phải đối mặt – cũng như những hành vi mà bạn đang cố gắng thay đổi. Sau đây là một số đặc điểm chung của các nhà lãnh đạo quản lý thay đổi thành công:
Đọc thêm: 8 phong cách lãnh đạo phổ biến nhất hiện nay Tham khảoWhat is Change Management? https://www.prosci.com/resources/articles/what-is-change-management. Truy cập ngày 24/02/2021. 10 principles of change management. https://www.strategy-business.com/article/rr00006?gko=dab72. Truy cập ngày 24/02/2021. 8 Steps for an Effective Change Management Process. https://www.smartsheet.com/8-elements-effective-change-management-process. Truy cập ngày 24/02/2021. What is change management? A guide to organizational transformation. https://www.cio.com/article/2439314/change-management-change-management-definition-and-solutions.html. Truy cập ngày 24/02/2021.
|