Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp.
Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không? [Ảnh minh họa]
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử [file PDF] cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc.
Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua [nếu bên mua có mã số thuế].
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại [nếu có] và các nội dung khác liên quan [nếu có].
Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không phải đóng dấu.
Lưu ý: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.
In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?
Mặc dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy nhưng việc lưu giữ hóa đơn ở cả bản giấy mang lại khá nhiều tiện lợi khi hạch toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử ra giấy khá đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, các bước thực hiện sẽ có khác biệt nhất định nhưng về cơ bản thì sẽ gồm các bước dưới đây:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
- Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
- Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp/ tổ chức đang tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn truyền thống sang hình thức hóa đơn điện tử. Một trong những vấn đề nhiều doanh nghiệp còn thắc mắc chính là đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử. PTP-Invoice sẽ đưa ra những căn cứ pháp lý chính thống cũng như trình bày rõ ràng về mục con dấu và chữ ký này để doanh nghiệp nắm rõ hơn về hình thức hóa đơn hiện đại này.
Căn cứ theo Điểm B, Khoản 2, Điều 5 của Thông tư 119/TT-BTC quy định:
“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hoặc dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng; đáp ứng đủ điều kiện tự in hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính”
Theo Điểm E, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung, đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử quy định: Hóa đơn điện tử cần có những nội dung: chữ ký điện tử theo đúng quy định pháp luật của bên bán; ngày – tháng – năm khởi tạo và gửi hóa đơn. Trong trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán thì cần có chữ ký điện tử của bên mua trên hóa đơn. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.
Theo những quy định được nêu trong thông tư, những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:
- Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
- Hoặc bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như: + Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Biên bản giao nhận hàng hóa, + Biên nhận thanh toán, + Phiếu thu,…
Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử có cần dấu đỏ không đã được giải đáp và quy định rõ trong văn bản của Chính phủ và Bộ Tài Chính. Nếu tổ chức/doanh nghiệp có đủ điều kiện tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật, và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký cũng như con dấu, thì trên hóa đơn điện tử không cần con dấu của người bán và chữ ký của người mua. Bên mua không nhất định phải ký điện tử trên hóa đơn nếu nằm trong những trường hợp được nêu rõ ở trên.
Một số quy định cần biết về đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 đã quy địnhvề đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử , đã nêu ra một số trường hợp trên hóa đơn không bắt buộc có những nội dung bắt buộc như chữ ký hoặc con dấu, trừ trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán yêu cầu bên bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các mục đã quy định.