Vì yêu cầu công việc, nhiều người mỗi ngày đều phải gửi từ hàng chục tới hàng trăm email. Các công ty hàng ngày cũng nhận được hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn email và họ cũng không thể hồi đáp từng email một. Do đó, sử dụng các template email có sẵn để gửi hàng loạt phản hồi có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, đồng thời giúp công việc việc hiệu quả hơn. Các mẫu này có thể sử dụng như một phản hồi tự động nhanh chóng, cho các mục đích giới thiệu, ký tên v.v… Sau đây, Bizfly Cloud sẽ hướng dẫn tạo template email cho Gmail.
Tại sao cần sử dụng các mẫu Gmail template?
Tùy chỉnh từng mẫu email có thể được coi là một nhiệm vụ không hề nhỏ thậm chí là "ám ảnh" đối với các agency hoạt động trong ngành truyền thông quảng cáo khi họ phải gửi hàng nghìn, nếu không muốn nói là hàng triệu email cho người dùng, khách hàng thường xuyên. Do đó, biết cách tạo các template email cho Gmail với khả năng tùy biến chỉnh sửa trong vài giây có thể giúp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và tiền bạc.
Tạo template email trong Gmail
Nhấp vào biểu tượng "bánh răng" ở phần trên cùng bên phải.
Chuyển đến tab "Advanced" và kích hoạt "Templates".
Click vào "Save Changes" ở cuối menu.
Tiếp theo là các bước để bắt đầu soạn thảo template email:
Tới mục Inbox và nhấp vào nút "Compose".
Soạn thảo một mẫu email theo nhu cầu.
Khi bạn soạn email xong, hãy nhấp vào "more options" hoặc ba dấu chấm dọc ở dưới cùng bên phải của cửa sổ soạn thảo email.
Chọn "Templates" và chuyển đến tùy chọn "Save draft as template".
Nhấp vào "Save as new template" , nhập tên đặt cho template đó và nhấn "Save".
Sửa đổi/Xóa templates
Quá trình sửa đổi hoặc xóa template email trong Gmail cũng tương tự như quá trình tạo mới 1 template.
Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với template của mình chỉ bằng cách chọn template bạn muốn sửa lại. Sau khi chọn template, trình soạn thư sẽ tự động hiển thị thông tin bạn đã lưu trước đó trong template đã chọn. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thay mới nội dung với quy trình tương tự khi tạo 1 mẫu mới ở trên để ghi đè lên mẫu hiện có.
Để xóa một template, hãy chuyển sang mục "Delete template" trong tùy chọn "Templates" và chọn theo các gợi ý đề xuất.
Chèn Gmail template vào email
Sau khi đã soạn thảo và lưu các mẫu email của mình, tất cả những gì bạn cần làm là:
Nhấp vào nút soạn thư.
Nhấp vào "More options" ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ soạn email.
Chọn "Templates" và lấy bất kỳ mẫu template đã lưu nào có sẵn trong danh sách để tải lên.
Có thể thấy Email mang lại những lợi thế nhất định so với các phương tiện giao tiếp trên các kênh media khi hỗ trợ việc cung cấp các thông tin riêng tư, thông tin giao dịch và thông tin gửi đến người nhận mục tiêu . Email cũng cung cấp toàn quyền kiểm soát nội dung được gửi đi và là công cụ lý tưởng phục vụ cả mục đích cá nhân và nghề nghiệp. Sở hữu một kho các phản hồi, mẫu mail dạng có sẵn hay soạn trước sẽ giúp nâng cao năng suất và có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu cho các cá nhân cũng như tổ chức.
Nguồn: Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: 4 Lợi ích BizFly Business Email giúp doanh nghiệp tăng tốc kinh doanh
BizFly Cloud là nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây với chi phí thấp nhất, được vận hành bởi VCCorp.
BizFly Cloud là một trong 4 doanh nghiệp nòng cốt trong "Chiến dịch thúc đẩy chuyển đổi số bằng công nghệ điện toán đám mây Việt Nam" của Bộ TT&TT; đáp ứng đầy đủ toàn bộ tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật của nền tảng điện toán đám mây phục vụ Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử.
Với những người thường xuyên sử dụng Gmail thì việc có quá nhiều thư trong hộp thư đến có thể gây quá tải và ảnh hưởng đến việc nhận những email mới. Tuy nhiên người dùng lại không muốn xóa những email này đi thì chỉ còn cách lưu trữ hoặc ẩn mail. Để ẩn và mở thư đã lưu trữ trong Gmail, bạn có thể tham khảo các hướng dẫn chi tiết dưới đây.
Tại sao cần lưu trữ hay ẩn thư trong Gmail
Người dùng Gmail muốn dọn dẹp hộp thư đến trên Gmail nhưng không muốn xóa email thì có thể chọn cách lưu trữ hoặc ẩn thư. Email sau khi được lưu trữ hoặc ẩn đi sẽ được chuyển đến một nhãn mới với tên gọi là Tất cả thư. Trong đó, người dùng cần phân biệt giữa lưu trữ và ẩn email như sau:
- Lưu trữ email: Sau khi thư chuyển vào mục lưu trữ nhận được phản hồi thì email đó sẽ trở lại hộp thư đến Gmail của bạn.
- Ẩn email: Thư sau khi phản hồi sẽ không được đưa trở lại hộp thư đến. Nếu muốn tìm và mở lại những thư này bạn vào mục hộp thư thoại, bạn chỉ cần vào mục tìm lại hộp thư thoại.
>> XEM NGAY: Hướng dẫn cài đặt thư trả lời tự động trên Gmail
Cách lưu trữ thư trên Gmail đơn giản
1. Các lưu trữ thư trong Gmail qua máy tính
Bước 1: Người dùng truy cập và đăng nhập vào tài khoản Gmail cá nhân.
Bước 2: Nhấn chọn vào thư muốn lưu trữ và nhấn vào biểu tượng Lưu trữ [Archive] phía bên phải.
Trường hợp người dùng đã bật tính năng phím tắt trên Gmail thì bạn chỉ cần nhấn phím "e" để lưu trữ email nhanh chóng.
2. Các lưu trữ thư trong Gmail trên điện thoại
Để thực hiện lưu trữ email nhanh chóng trên điện thoại, người dùng smartphone cần cài đặt tính năng lưu trữ mặc định cho Gmail theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại rồi nhấn chọn mục Cài đặt >> Cài đặt chung.
Bước 2: Tại mục Hành động thông báo mặc định, bạn chọn mục Lưu trữ.
Bước 3: Tiếp đó, người dùng vuốt thư sang trái hoặc phải để thư được tự động lưu trữ.
Bạn cũng có thể nhấn giữ và chọn nhiều thư, sau đó chọn biểu tượng Lưu trữ tại góc trên màn hình để tiến hành lưu trữ nhiều thư cùng lúc.
Cách tìm và mở thư đã lưu trữ trong Gmail và di chuyển thư
1. Cách tìm thư đã lưu trong Gmail trên máy tính
Sau khi chuyển thư lưu trữ vào mục Tất cả thư [All mail]. Người dùng có thể tìm lại và mở thư đã lưu trữ trong Gmail bằng tại mục này cách nhấn vào biểu tượng Danh sách mở rộng >> Tất cả thư tại ngăn bên trái màn hình.
Tiếp đó, nếu bạn muốn di chuyển thư đã lưu trữ về lại mục Hộp thư đến thì hãy click chuột vào hộp đánh dấu bên trái của thư và chọn tiếp biểu tượng Chuyển vào hộp thư đến [Move to inbox] tại góc trên cùng.
2. Cách tìm thư đã lưu trong Gmail trên điện thoại
Tương tự như cách khôi phục thư đã lưu trữ trong Gmail trên máy tính, bạn chọn mục Menu > Tất cả thư để tìm lại và xem thư đã lưu trữ.
Để di chuyển thư lưu trữ về lại Hộp thư đến, bạn nhấn giữ thư đó và chọn biểu tượng Thêm > Chuyển vào hộp thư đến.
Cách ẩn hoặc bỏ thư qua email
1. Ẩn/bỏ email trên máy tính
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
Bước 2: Đánh dấu tích chọn hộp bên trái của email.
Bước 3: Chọn tiếp biểu tượng Thêm >> Ẩn [Mute] là xong.
2. Ẩn/bỏ email trên điện thoại
Bước 1: Mở ứng dụng và đăng nhập Gmail trên điện thoại của bạn.
Bước 2: Nhấn giữ chọn thư cần ẩn rồi, chọn biểu tượng Thêm > Tạm ẩn.
Như vậy trên đây là toàn bộ các hướng dẫn cách lưu trữ, ẩn và mở thư đã lưu trữ trong Gmail đơn giản và nhanh chóng. Bạn hãy tham khảo và thực hiện ngay để việc sử dụng email thêm hiệu quả nhé!