Số sánh các phương pháp hoạch định ngân sách

Xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông là một quyết định marketing khó khăn và chi phối đến sự thành công, hiệu quả của hoạt động truyền thông. Các ngành kinh doanh khác nhau có mức ngân sách dành cho truyền thông khác nhau. Xác định ngân sách truyền thông thường áp dụng các phương pháp sau:

a. Phương pháp xác định theo tỷ lệ % trên doanh số bán

Phương pháp này yêu cầu công ty ấn định ngân sách cho truyền thông bằng một mức tỷ lệ % so với doanh số bán dự kiến. Các công ty thường lấy doanh số bán của năm trước hoặc chu kỳ kinh doanh trước liền kề để ấn định tỷ lệ.

Ưu điểm: Ngân sách có thể thay đổi theo chừng mực, gắn liền với sự tăng giảm doanh số bán của công ty trong chu kỳ kinh doanh, kích thích nhà quản lý quyết định trong khuôn khổ của mối quan hệ giữa chi phí truyền thông với giá bán và lợi nhuận của mỗi đơn vị sản phẩm.

Nhược điểm: Khó khăn cho doanh nghiệp khi lập kế hoạch truyền thông dài hạn, coi kết quả doanh thu là nguyên nhân của mức độ hoạt động truyền thông.

b. Phương pháp cân bằng cạnh tranh

Phương pháp này yêu cầu công ty xác định ngân sách truyền thông bằng với mức ngân sách của các đối thủ cạnh tranh trong khu vực thị trường và trong chu kỳ kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế khó biết được mức chi cụ thể ngân sách này ở các công ty.

c. Phương pháp căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ phải hoàn thành

Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp phải hình thành ngân sách truyền thông của mình trên cơ sở mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể cần phải giải quyết.

Ưu điểm: Phương pháp có cơ sở khoa học vì các nhà quản lý phải trình bày rõ yêu cầu, nhiệm vụ của truyền thông phải thực hiện.

Nhược điểm: Ngân sách hoạt động truyền thông không vượt ra ngoài ngân sách marketing của công ty.

d. Phương pháp tùy khả năng

Phương pháp này là công ty có khả năng tới đâu thì quyết định mức ngân sách tới đó; không tính đến sự tác động của truyền thông đối với lượng hàng hóa tiêu thụ, tới  doanh số bán ra. Vì thế, ngân sách này không ổn định hàng năm và gây trở ngại cho việc hình thành chiến lược dài hạn về truyền thông của công ty.

Ngân sách là gì? Vì sao phải lập kế hoạch ngân sách? Đó là những câu hỏi luôn có lượng tìm kiếm lớn trên Google. Để giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này, BAC đã dành một bài viết để chia sẻ những vấn đề có liên quan.

Ngân sách là chủ đề được mọi doanh nghiệp đặc biệt quan tâm

Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu, nếu bạn quan tâm chủ đề này hãy tham khảo ngay khóa học dưới đây:

Tham khảo: Khóa học lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp

Ngân sách cũng được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:

• Ngân sách tổng thể [master budget]: Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.
• Ngân sách hoạt động [operating budget]: Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách dự báo dòng tiền [cash flow budget]: Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính [financial budget]: Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….
• Ngân sách cố định [static budget]: Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.

Công việc lập kế hoạch ngân sách có một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
• Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
• Dự đoán tương lai: Kế hoạch đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, để doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.
• Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.

Tùy vào công việc, dự án, cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có 2 loại ngân sách để tổng hợp:

Là ngân sách dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng,….

• Bước 1: Ước lượng doanh thu

Bạn có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.

• Bước 2: Tính toán nguồn vốn

Từ doanh thu dự đoán ở trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….

• Bước 3: Các chi phí dự kiến

Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.

• Bước 5: Dự đoán tình huống

Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp,….

Gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Trong đó, ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:

Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.

• Bước 2: Trừ các khoản chi

Dựa theo tình hình hoạt động mà ước lượng những khoản tiền phải chi tiêu, thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất,….

Bạn phải tính toán để đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.

• Bước 4: Tính cân đối cuối kỳ

Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước, bằng cách cộng vào khoản dư hoặc thiếu mà bạn sẽ có cân đối vào cuối kỳ.

Từ cân đối cuối kỳ mà nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là một số dương cho biết doanh nghiệp hiện đang đủ vốn, ngược lại, cân đối là một số âm cho thấy doanh nghiệp cần một kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.

Những bước trên đã được giản lược và sử dụng ngôn từ gần gũi để giúp các bạn hình dung một cách cụ thể về việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Mong rằng những kiến thức này sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem những bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

Muốn thưc hiện được hoạt động truyền thông Marketing, công ty cần phải cung cấp một ngân sách nhất định. Thông thường có 4 phương pháp xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông của công ty:

1. Phương pháp xác định ngân sách theo tỷ lệ % của doanh số bán

Theo phương pháp này, công ty xây dựng ngân sách truyền thông bằng một tỷ lệ phần trăm nào đó của doanh số bán dự kiến. Phương pháp này có những ưu điểm và khuyết điểm.

Về ưu điểm có thể kể ra các ưu điểm như sau:

•    Thứ nhất, phương pháp này dễ tính toán

•    Thứ hai, phương pháp này dễ được chấp nhận

Về nhược điểm có thể kể nhược điểm cơ bản như sau:

Phương pháp này không có căn cứ vững chắc, vì chính nhờ các chương trình truyền thông mà doanh nghiệp có thể tăng doanh số, chứ không phải doanh số là cái có trước để làm căn cứ tính ngân sách truyền thông.

2. Phương pháp cân bằng cạnh tranh

Theo phương pháp này, công ty xây dựng ngân sách truyền thông bằng ngân sách truyền thông của các đối thủ cạnh tranh trên cùng địa bàn và chu kỳ kinh doanh.

Phương pháp này có ưu điểm là sẽ tránh khả năng xảy ra chiến tranh về truyền thông giữa các công ty cạnh tranh. Khó khăn trong việc thực hiện phương pháp này là khó xác định được ngân sách truyền thông của các công ty cạnh tranh. Mặt khác, do mục tiêu truyền thông của các công ty khác nhau, cho nên căn cứ như trên cũng không hoàn toàn hợp lý.

3. Phương pháp căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ

Theo phương pháp này, các công ty xây dựng ngân sách truyền thông trên cơ sở những mục tiêu và nhiệm vụ cần phải giải quyết về phương diện truyền thông.

Phương pháp này được xem là có căn cứ khoa học. Điều quan trọng cần lưu ý là mục tiêu, nhiệm vụ truyền thông phải đặt trong mục tiêu và nhiệm vụ của chiến lược Marketing.

4. Phương pháp chi theo khả năng

Theo phương pháp này, công ty xây dựng ngân sách truyền thông theo khả năng tài chính của họ. Phương pháp này có nhược điểm là công ty không thể chủ động sử dụng các hoạt động truyền thông theo mức cần thiết để tác động tới thị trường. 

Nguồn: TS. Nguyễn Thượng Thái [Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa]