Sự khác nhau giữa quy trình và hướng dẫn
Sự khác biệt giữa Quy trình và Hướng dẫn Công việc
Show 1. Quá trình là gì?ISO 9000:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng) đã định nghĩa quá trình là “Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến.” Trong đó, “kết quả dự kiến” của một quá trình được gọi là đầu ra, sản phẩm hay dịch vụ. Đầu vào của một quá trình thường là đầu ra của các quá trình khác và đầu ra của một quá trình thường là đầu vào cho các quá trình khác. Do đó, ta có thể nói ngắn gọn “Quá trình là tập hợp các hành động chuyển đầu vào thành đầu ra” – mà phải là đầu ra mong muốn. Ví dụ: Nấu cơm thì đầu vào là gạo, nước, nồi cấu cơm… Đầu ra mong muốn là cơm. Còn nếu nấu cơm mà ra cháo là không đạt được “kết quả dự kiến” của quá trình rồi. Nói thêm một chút về quá trình, đầu vào của một quá trình cốt yếu tập trung vào 5Ms. Lại lấy ví dụ về quá trình nấu cơm. Nấu cơm thì ta cần có:
Cho nên nếu đầu ra mong muốn mà không đạt thì đa số cũng chỉ tập trung xoay quanh các yếu tố trên. 1. Quy trình là gì?Thuật ngữ “quy trình” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình. Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp. Ví dụ: Phòng hành chính nhân sự có quy trình tuyển dụng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ biết bản “Danh sách ứng viên dự tuyển” phải bao gồm những thông tin gì để cho Trưởng phòng hành chính nhân sự + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn. Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng TCKT sẽ giúp Nhân viên hành chính nhân sự biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán tốt hơn. Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện Ví dụ: Trưởng phòng hành chính nhân sự nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu đi làm, có chữ ký của những người liên quan sẽ biết Nhân viên hành chính nhân sự soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không? Thủ tục so với Hướng dẫn công việcSự khác biệt giữa Quy trình và Hướng dẫn công việc là hướng dẫn công việc bao gồm các hướng dẫn cần phải tuân theo khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong khi quy trình có nghĩa là các cách được chấp nhận để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Cả hai đều liên quan đến các chính sách và hướng dẫn của một hoạt động cụ thể. Bài viết này phân tích ngắn gọn hai khái niệm, quy trình và hướng dẫn công việc. Phân biệt Quy định, Quy trình, Hướng dẫn công việc
Trong hoạt động xây dựng, áp dụng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc đưa ra các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc vừa sát với thực tế sản xuất/kinh doanh của doanh nghiệp, vừa đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn là một việc không hề đơn giản. Công việc đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có các hiểu biết và phân biệt được các khái niệm nêu trên. Ở bài viết hôm nay, ISOQ sẽ cùng với bạn đọc phân biệt các khái niệm quy định, quy trình và hướng dẫn công việc để có cách hiểu đúng. 1. Quá trình và quy trình là gì?Khi tìm hiểu những tài liệu liên quan đến ISO, ta thường thấy xuất hiện thuật ngữ quá trình và quy trình. Sau đây là khái niệm của hai thuật ngữ trên:
Mục lục
Quy trình so với Hướng dẫn Công việcSự độc lạ giữa Quy trình và Hướng dẫn Công việc là hướng dẫn công việc gồm có những hướng dẫn cần phải tuân theo khi triển khai một trách nhiệm đơn cử trong khi thủ tục có nghĩa là những cách được đồng ý để triển khai một trách nhiệm đơn cử. Cả hai đều tương quan đến những chủ trương và hướng dẫn của một hoạt động giải trí đơn cử. Bài viết này nghiên cứu và phân tích ngắn gọn hai khái niệm, thủ tục và hướng dẫn công việc . |
