Câu 2: Tại sao phải phân loại chứng từ kế toán? Ýù nghĩa của từng cách phân loại.
Sự cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán:
Do tính chất đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các NVKTPS dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh,công dụng, thời gian, địa điểm lập,.... Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loại chứng từ, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải phân loại chứng từ
Các cách phân loại chứng từ và ý nghĩa của từng cách phân loại:
• Phân loại chứng từ theo công dụng: 4 loại
+ Chứng từ mệnh lệnh: dùng để ra lệnh như lệnh chi tiền mặt [giấy đề nghị tạm ứng], lệnh xuất kho vật tư,...chứng từ loại này chưa dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ chấp hành: dùng để ghi nhận NVKTTCPS như phiếu thu, phiếu chi,.... Chứng từ loại này là căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ thủ tục kế toán: tiết kiệm chi phí như chứng từ ghi sổ như chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,...
+ Chứng từ liên hợp: kết hợp chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành như hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
* Ý nghĩa: Giúp nhà quản lý và kế toán hiểu được công dụng của từng loại chứng từ để đưa ra quyết định lựa chọn chứng từ sử dụng và ghi sổ phù hợp, hiệu quả với từng tình huống, từng loại nghiệp vụ, nhằm giảm bớt số lượng chứng từ, tiết kiệm chi phí và đúng theoquy định của chế độ kế toán.
• Phân loại chứng từ theo địa điểm lập: 2 loại
+ Chứng từ nội bộ: là chứng từ do đơn vị lập như phiếu xuất, phiếu nhập
+ Chứng từ bên ngoài: là chứng từ do bên ngoài lập chuyển vào đơn vị và lưu tại đơn vị như giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng, hóa đơn GTGT,...
* Ý nghĩa: - Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm của kiểm tra chứng từ [ thường chứng từ bên ngoài cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn]
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý tốt các NVKTTCPS
• Phân loại theo trình tự lập[ hay mức độ khái quát số liệu phản ánh trên chứng từ]
+ Chứng từ gốc: là chứng từ được lập ngay khi NVKTTCPS hoặc vừa hoàn thành như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi,..
+ Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại như chứng từ ghi sổ, bảng kê nộp séc, bảng tổng hợp nhập xuất NVL,...
* Ý nghĩa: đối với nhà quản lý:
- khi xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp, nhằm giảm bớt số lần ghi sổ, tiết kiệm chi phí.
- Hiểu được tầm quan trọng của từng loại chứng từ để từ đó có cách sử dụng và bảo quản thích hợp.
• Phân loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ảnh trên chứng từ:
+ Chứng từ lao động và tiền lương.
+ Chứng từ hàng tồn kho.
+ Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,..
+ Chứng từ tiền mặt : phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt,..
+ Chứng từ tài sản cố định.
* Ý nghĩa: Thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung, tổng hợp số liệu, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán.
• Phân loại theo hệ thống chứng từ kế toán quy định trong hệ thống chứng từ: theo Điều 2 chế độ chứng từ kế toán gồm 2 hệ thống:
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa vế quy cách mẫu biểu chứng từ, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lãnh vực, các thành phần kin tế như phiếu thu phiếu chi, hóa đơn GTGT,..
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chứng từ đặc trưng để cá ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể thêm bớt một số chứng từ đặc thù,hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính hợp lý cần thiết của chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền....Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù do các Bộ, Ngành quy định sau khi đã có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài Chính.
* Ý nghĩa: Giúp cho nhà quản trị tùy theo mối quan hệ, tùy theo từng nghiệp vụ để vận dụng chứng từ thích hợp.
• Phân loại theo hình thức biểu hiện của chứng từ:
+ Chứng từ bằng giấy: là chứng từ lập trên giấy
+ Chứng từ điện tử: NVKT được lập trên các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung theo quy định của luật kế toán, nhưng thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ và các loại thẻ thanh toán.
Home » Kế toán - Thuế » Chứng từ kế toán là gì? Quy định pháp luật về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là gì? Quy định pháp luật và các lưu ý cần phải biết về chứng từ kế toán. Tư vấn từ công ty luật và kế toán kinh nghiệm nhiều năm.
Chứng từ kế toán là gì
Theo Luật Kế toán 2015, Chứng từ kế toán [Chứng từ KT] là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.
Một số loại Chứng từ KT thông dụng có thể kể đến: Bảng chấm công; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng…
Xem thêm: Chứng từ điện tử là gì
Phân loại chứng từ kế toán
Phân loại chứng từ để xử lý hồ sơ sổ sách kế toán, lên báo cáo thuế. Cũng như để lưu trữ hồ sơ kế toán phục vụ cho việc kiêm tra, quyết toán thuế.
Căn cứ theo công dụng của chứng từ
– Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.
– Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành.
– Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu.
– Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên.
Căn cứ theo trình tự lập chứng từ
– Chứng từ ban đầu [chứng từ gốc]: Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành.
– Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ.
Căn cứ theo phương thức lập chứng từ
– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.
– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.
Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ
Theo cách phân loại này, đối với mỗi nội dung nghiệp vụ phát sinh [chỉ tiêu] sẽ ứng với một loại chứng từ liên quan:
– Chỉ tiêu lao động và tiền lương
– Chỉ tiêu hàng tồn kho
– Chỉ tiêu bán hàng
– Chỉ tiêu tiền tệ
– Chỉ tiêu tài sản cố định
Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ
– Chứng từ bình thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử
– Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…
Quy định pháp luật liên quan đến chứng từ kế toán
Luật Kế toán 2015 có các quy định liên quan đến Chứng từ KT như sau:
Quy định về nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ KT phải có đầy đủ các nội dung:
– Tên và số hiệu của chứng từ KT
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ KT
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ KT
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ KT
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ KT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ KT
Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ KT
– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ KT. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
– Chứng từ KT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ KT nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
– Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ KT không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ KT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
– Chứng từ KT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ KT cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.
– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ KT phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
– Chứng từ KT được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Quy định về việc ký chứng từ KT
– Chứng từ KT phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ KT phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ KT bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ KT của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ KT của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
– Chữ ký trên chứng từ KT phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ KT khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
– Chứng từ KT chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ KT dùng để chi tiền phải ký theo từng liên
– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy
Quy định về việc quản lý và sử dụng kế toán
– Thông tin, số liệu trên chứng từ KT là căn cứ để ghi sổ kế toán
– Chứng từ KT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật
– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ KT. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ KT thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán. Đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ KT bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu
– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ KT phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ KT bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ KT rất quan trọng. Với kinh nghiệm là nhà cung cấp dịch vụ kế toán hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi luôn chú trọng, hướng dẫn khách hàng về mức độ quan trọng và cách lưu trữ chứng từ.
Xem thêm: Xử phạt hành chính do hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán
Cá nhân, tổ chức nào vi phạm các quy định về chứng từ KT thì tùy từng hành vi, mức độ, hậu quả mà có thể bị hoặc bị xử lý hình sự.
Trên đây là nội dung về Chứng từ điện tử. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ với LawKey để được tư vấn miễn phí.