Thủ tục xử lý hóa đơn bị mất với thuế

Trình tự xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế mới nhất 2023 thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại tiểu mục 7 Mục II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022 hướng dẫn trình tự xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế do Cục Thuế quản lý; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, do Chi cục Thuế quản lý (doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh sau đây được gọi chung là người nộp thuế).

Trường hợp 1: Người nộp thuế phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập:

Bước 1: Lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Bước 3: Cơ quan Thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Trường hợp 2: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập:

Bước 1: Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào;

Bước 2: Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bản sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Bước 3: Cơ quan Thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Trường hợp 3: Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba: Căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Hướng dẫn xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế mới nhất 2023 như thế nào?

Người nộp thuế phải gửi giấy tờ nào khi mất, cháy, hỏng hoá đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế?

Căn cứ tại tiểu mục 7 Mục II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022, người nộp thuế phải gửi giấy tờ sau đây khi mất, cháy, hỏng hoá đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế:

- Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Tải mẫu Mẫu số BC21/HĐG tại đây: tải

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ tại Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định như sau:

Hành vi

Mức phạt

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Cảnh cáo

- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế

từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng

- Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ các trường hợp trên)

5 triệu đồng đến 10 triệu đồng

Lưu ý, mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức vi phạm. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức

Mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên là trường hợp hi hữu, tuy nhiên khi xảy ra doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý kịp thời theo quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Vậy mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên xử lý như thế nào? Cùng Hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Nội dung bài viết

1. Căn cứ pháp lý xử lý mất hóa đơn chứng từ

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn VAT là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp, đơn vị thực hiện kê khai và nộp thuế. Làm mất hóa đơn đầu đầu ra vi phạm quy định về việc bảo quản hóa đơn chứng từ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc kê khai thuế mà trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp rất có thể bị hóa

Trước thời điểm 1/7/2022 mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên được xử lý theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/2/2014. Tuy nhiên, sau ngày 30/6/2022 khi Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực (theo quy định tại Thông tư 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020) thì xử lý hóa đơn được thực hiện căn cứ theo Điều 28, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Bên cạnh đó, việc xử lý mất hóa đơn còn tuân thủ theo các văn bản pháp luật đặc thù liên quan khác nếu có.

\>>>> Tìm hiểu ngay Hướng Dẫn Đăng Ký Tài Khoản Giao Dịch Thuế Điện Tử Cá Nhân \>>>> Tìm hiểu thuế GTGT đầu ra

2. Cách xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến mất hóa đơn đầu ra bằng giấy như xảy ra cháy, lũ lụt, bị hỏng do các yếu tố khác tác động. Khi phát hiện mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên thì cần phải có các biện pháp xử lý theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể doanh nghiệp xử lý như sau.

2.1. Xử lý mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên đối với hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế chưa giao cho người mua

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 28, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 doanh nghiệp xử lý như sau:

+ Lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này

+ Thời gian lập thông báo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2.2. Xử lý mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên đối với hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế đã giao cho người mua

Căn cứ theo Khoản 1, Khoản 2, Điều 28, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP trường hợp mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên mà người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất doanh nghiệp xử lý như sau:

+ Cả người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn cả 3 liên.

Biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn phải ghi rõ các yêu cầu sau: Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2; Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai nộp thuế vào thời gian nào; Ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả 2 bên bán và mua; biên bản phải có dấu xác thực.

+ Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

+ Bên bán lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

+ Thời gian lập thông báo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Lưu ý: Áp dụng cách xử lý nêu trên khi bên bán và bên mua làm mất hóa đơn cùng ngày hoặc cùng phát hiện ra mất hóa đơn cả 3 liên.

Mẫu số BC21/HĐG kèm theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, đối với việc mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên là hóa đơn thì doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để không bị phạt hành chính thì việc làm mất hóa đơn cần đảm bảo thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

\>>>>> Tìm hiểu thêm Hóa Đơn Điện Tử Có Được Xuất Gộp Không

3. Mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên bị xử phạt bao nhiêu?

Mức phạt mất hóa đơn đầu ra sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thể như hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành hay chưa, hóa đơn đã giao cho người mua hoặc chưa giao cho người mua.

3.1. Trường hợp làm mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập

Đối với trường hợp làm mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập căn cứ theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng với các hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá hạn từ 1-5 ngày tính từ thời hạn khai báo cuối cùng và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1 đến 4 triệu đồng: Hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1-5 ngày tính từ thời điểm hết hạn nộp thông báo trừ trường hợp tại khoản 1 của Điều này.
• Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng: Khai báo mất hóa đơn đầu ra quá hạn từ 6 ngày trở lên, kể từ ngày hết hạn khai báo theo quy định.

3.2. Mức phạt mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên đã thông báo phát hành

Đối với trường hợp làm mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên đã thông báo phát hành thì mức phạt căn cứ theo Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức xử phạt đối với hành vi mất hóa đơn đầu ra bao gồm:

Phạt cảnh cáo

Phạt cảnh cáo đối với hành vi làm mất hóa đơn quy định tại Khoản 1, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể gồm:

• Làm mất, cháy, hỏng liên 1, liên 3 trong quá trình sử dụng và đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng minh việc mua bán và có tình tiết giảm nhẹ.
• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Phạt tiền

• Phạt 3 – 5 triệu đồng: Hành vi làm mất, cháy hỏng liên 2 hóa đơn trong quá trình kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ để minh chứng cho việc mua bán hàng và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt từ 4 – 8 triệu đồng: Hành vi làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế đã phát hành nhưng chưa lập. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 giao cho khách hàng, trong quá trình sử dụng và kê khai, nộp thuế, có hồ chứng minh việc mua bán hàng hóa và biên bản ghi nhận lại sự việc.
• Phạt từ 5 – 10 triệu đồng: Áp dụng hành vi làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hóa đơn hoặc trong quá trình lưu trữ hóa đơn trừ các trường hợp quy định tại khoản 1,2,3 của điều này.

Lưu ý: Trường hợp mất hóa đơn đầu ra do lỗi của bên thứ 3. Nếu bên thứ 3 giao dịch với bên bán thì đối tượng bị xử phạt là bên bán. Nếu bên thứ 3 giao dịch với bên mua thì đối tượng bị xử phạt là bên mua.

Trên đây Hóa đơn điện tử Easyinvoice đã cung cấp thông tin về mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên xử lý như thế nào? Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

\==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD. Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA