Bản chất cốt lõi của kỷ luật là gì
Tất cả những điều cần biết để thiết lập một hệ thống kỷ luật trong doanh nghiệp Show
“Kỷ luật” – một khái niệm khô khan nhưng lại là phẩm chất không thể thiếu để đảm bảo thành công cho bất cứ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào. Một cá nhân không thể thành công nếu từng ngày anh ta bỏ qua các mục tiêu phấn đấu trong cuộc sống, công việc và cô lập mình trong những mớ nhu cầu hỗn độn và tính khí lười nhác. Một tổ chức/ doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận nếu từng nhân viên không bám sát kế hoạch, chiến lược đặt ra, có trách nhiệm cam kết trong công việc và tuân thủ quy trình lao động. Bài biết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhất về kỷ luật, mục đích của kỷ luật là gì, các khía cạnh khác nhau của kỷ luật nhân viên và làm thế nào để thiết lập kỷ luật trong doanh nghiệp thông qua những con số sau đây:
Kỷ luật là gì?Kỷ luật là những hành động theo kế hoạch, mục tiêu đã đề ra trước đó, bất kể bạn đang ở trong hoàn cảnh nào, cảm xúc cá nhân ra sao. Kỷ luật sẽ khiến bạn hy sinh những khoái cảm và vui thú hiện tại để đạt được điều quan trọng hơn. Trong công việc, tính kỷ luật giúp nhân sự làm tốt công việc, nghiêm túc và có trách nhiệm hơn. Kỷ luật có thể do bản thân tự đề ra, hoặc do doanh nghiệp quy định trước đó nhằm thống nhất quy trình hoạt động chung. Kỷ luật trong doanh nghiệpLà hành vi có trật tự của các thành viên trong việc tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức vì họ mong muốn hợp tác hài hòa trong việc chuyển tiếp kết thúc mà nhóm có. Lý do cơ bản khi áp dụng các hình thức kỷ luật trong doanh nghiệp là để ngăn chặn hoặc sửa chữa những tình huống bất lợi cho công ty. Về cơ bản, kỷ luật là một hình thức đào tạo nhân sự. Mọi tổ chức đều muốn nhân viên của mình hành vi phù hợp với hệ thống đã quy định để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nếu không có kỷ luật, sẽ xảy ra sự hỗn loạn, sai sót, tham nhũng và phản kháng trong tổ chức. Nói tóm lại kỷ luật ngụ ý sự vâng lời, trật tự và duy trì sự phục tùng đúng đắn của con người trong một tổ chức. Có hai khái niệm về kỷ luật: khái niệm tích cực và khái niệm tiêu cực.
# 1. Kỷ luật tích cựcVề bản chất, kỷ luật tích cực nhấn mạnh khái niệm kỷ luật tự giác hoặc tự kiểm soát. Nó giúp doanh nghiệp sở hữu một bầu không khí tin tưởng lẫn nhau và tất cả nhân viên đều phấn đấu vì mục tiêu chung. Trong đó tất cả nhân viên hiểu các quy tắc của công ty cũng như các mục tiêu tổ chức và cố gắng đạt được chúng. Nghĩa là họ hiểu rõ và nắm được các chính sách của doanh nghiệp, những gì mình được mong đợi và cần phải làm. Kỷ luật tự giác khi được phát triển từ bên trong sẽ hình thành nên tinh thần làm việc và tinh thần đồng đội, trở thành một văn hóa tích cực của doanh nghiệp. Đó cũng là điều mong muốn của các nhà lãnh đạo để điều hành một tổ chức thành công. Một vài gợi ý để thiết lập môi trường kỷ luật tích cực:
# 2. Kỷ luật tiêu cựcNói chung, kỷ luật tiêu cực được hiểu là một loại kiểm soát hoặc hạn chế quyền tự do của một nhân viên. Mục tiêu là sử dụng kỷ luật trừng phạt hoặc cưỡng chế là để đảm bảo rằng nhân viên không vi phạm các quy tắc và quy định được hình thành bởi tổ chức. Nếu nhân viên không tuân thủ các quy tắc, các hình thức kỷ luật sẽ được đưa ra. Nỗi sợ bị trừng phạt sẽ khiến nhân viên trở lại đúng hướng và cố gắng không tái phạm nữa. Điều đáng nói ở đây là kỷ luật tiêu cực không thể loại bỏ hành vi vi phạm của nhân viên mà chỉ có thể đàn áp nó. Kỷ luật tiêu cực đòi hỏi sự giám sát thường xuyên nên gây lãng phí thời gian. Mặt khác, các hình phạt của kỷ luật tiêu cực cũng thường gây ra cảm xúc phẫn nộ và thù địch của nhân viên nếu như họ cảm nhận được việc áp dụng kỷ luật chỉ mang lại ý nghĩa duy nhất là kiểm soát và trừng phạt
Kỷ luật là điều cần thiết cho sự vận hành trơn tru của một tổ chức để duy trì. Không có kỷ luật, doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển. Sự thành công của bất kỳ quy tắc kỷ luật nào đều phụ thuộc vào mức độ hợp tác giữa người sử dụng lao động và người lao động; dựa trên niềm tin vào động cơ của người khác; về việc thực hiện nghĩa vụ, về thái độ giác ngộ của nhà quản lý đối với nhân viên của mình và hiệu quả vượt trội của nó đối với các tổ chức. Chúng ta dễ dàng nhận thấy ngay cả trong một gia đình hoặc một tổ chức nhỏ cũng đều phải có những quy tắc hay nguyên tắc nhất định để có thể hòa hợp và tồn tại ổn định, vậy thì chắc chắn một doanh nghiệp sở hữu nhiều cá nhân cũng không thể hoạt động trơn tru nếu như không có kỷ luật. Tầm quan trọng của kỷ luật được thể hiện ở 3 khía cạnh: cá nhân, đội nhóm và toàn tổ chức: 1. Từ quan điểm của một cá nhân:
2. Từ quan điểm của một nhóm làm việc:
3. Từ quan điểm của một tổ chức:
Chính doanh nghiệp gây ra sự vô kỷ luật trong nhân viên của mình:
Yếu tố cá nhânĐặc trưng của một tổ chức là sở hữu nhiều nhân sự, chính vì thế việc khó tồn tại mặt bằng chung trong chấp hành kỷ luật giữa các nhân viên là điều hết sức bình thường. Sự khác biệt cá nhân thường do phương pháp giáo dục, kinh nghiệm, giá trị, thái độ, niềm tin, trí thông minh, tính cách,v.v... Điều này khiến các nhân viên có cách cư xử khác nhau trong một tổ chức. Một số đặc điểm cá nhân dẫn đến hành vi vô kỷ luật:
Yếu tố môi trườngTổ chức là một phần nhỏ của xã hội. Chính vì thế, môi trường xã hội là một yếu tố quan trọng hình thành tính kỷ luật cho các tổ chức. Sự vô kỷ luật xuất hiện trong gia đình, trong đơn vị giáo dục, hệ thống chính trị, các tổ chức tôn giáo,.. vô hình trung tạo ra một cái bóng khó chấp nhận trong các tổ chức.
Suy cho cùng, mục đích của kỷ luật là mong muốn nhân viên thay đổi hiệu suất làm việc, cống hiến và hành vi hiện tại. Điều này yêu cầu nhân viên phải nhận thức được hiệu suất, sự cống hiến và các chuẩn mực hành vi hiện tại của mình đang như thế nào so với mong muốn của tổ chức. Kỷ luật nhẹ1. Khiển trách bằng miệng:Người giám sát hoặc quản lý khi thấy hành vi vi phạm có mức nghiêm trọng nhẹ thì có thể đưa ra lời cảnh cáo bằng cách bày tỏ sự không tán thành của bản thân trong hành vi của nhân viên. Ví dụ bắt gặp nhân viên ngủ trong giờ làm việc hoặc hút thuốc tại nơi làm việc. Cảnh báo bằng lời nói phải luôn luôn được thực hiện một cách bình tĩnh, khách quan và riêng tư. Nên có một quản lý hoặc một người khác chứng kiến buổi tường trình và cảnh cáo. Buổi nói chuyện nên được ghi lại bằng một văn bản chính thức hoặc ghi chú trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. 2. Khiển trách bằng văn bản:Bước này thường đi sau một cảnh báo bằng lời nói. Người quản lý gửi một văn bản cảnh cáo đến nhân viên vi phạm và yêu cầu nhân viên giải thích về hành động của mình (trực tiếp bằng lời hoặc văn bản trả lời). Một bản sao tường trình sẽ được gửi đến phòng nhân sự. Đây là quy trình phổ biến ở nhiều tổ chức. Cảnh cáo bằng văn bản thường yêu cầu nhân viên ký tên và thừa nhận việc đã nhận được cảnh cáo, bất kể họ có đồng ý với nội dung cảnh báo hay không. Nếu nhân viên từ chối ký, người quản lý hoặc giám sát viên khác nên được gọi làm nhân chứng để quan sát rằng nhân viên đã được đưa ra cảnh báo và từ chối ký tên và nhân chứng đó nên ký vào cảnh cáo. Một văn bản cảnh cáo đầy đủ phải bao gồm tối thiểu các yếu tố sau:
Một kế hoạch kỷ luật chính thức có thể bao gồm các yếu tố bổ sung sau đây, cụ thể là:
3. Kỷ luật bằng cách đình chỉ:Được áp dụng với các hành vi vi phạm nhẹ. Việc đình chỉ có thể kéo dài một vài ngày. Nhân viên vẫn được trợ cấp sinh hoạt phí trong thời gian đình chỉ và hầu hết lương cũng sẽ không được trả. Trong một vài trường hợp đặc biệt, người quản lý có thể yêu cầu nhân viên một ngày nghỉ việc mà vẫn được trả lương - như một cách khuyến khích nhân viên nghĩ về việc làm của bản thân và tự đưa ra cam kết với bản thân. Tuy nhiên, việc này có thể bị hiểu lầm thành một phần thưởng trực tiếp cho hành vi kém chuẩn mực, và có thể gây tác dụng ngược. Vì lý do này, hầu hết các nhà tuyển dụng thường áp dụng biện pháp đình chỉ mà không trả lương. Một số nhà lãnh đạo sẽ áp dụng đình chỉ ngay từ đầu tiên vi phạm và sa thải nhân viên ở lần vi phạm tiếp theo, trong khi những người khác sẽ cho nhân viên cơ hội cải thiện hiệu suất và hành vi với nhiều lần đình chỉ, lần sau lại lâu hơn và cuối cùng mới là sa thải. 4. Mất đặc quyềnMột số đặc quyền như ưu tiên phân công công việc, nghỉ phép, giờ giấc linh hoạt, lựa chọn thiết bị làm việc,... có thể bị thu hồi trong một khoảng thời gian nhất định. 5. Phạt tiềnMột khoản khấu trừ được áp dụng cho một số hành vi vi phạm gây ra thiệt hại hàng hóa, máy móc, hay một số tài sản của công ty hay đền bù số tiền bị mất do hạch toán sai. 6. Chuyển đơn vị công tácMột nhân viên cũng có thể được thuyên chuyển đến một nơi xa hơn hoặc một bộ phận khác do hành vi của mình. Việc này chắc chắn đã được trao đổi bởi các đơn vị hoạt động với nhau trong một mạng lưới các chi nhánh. Các tổ chức phi chính phủ rất hay áp dụng hình thức kỷ luật này. Kỷ luật nghiêm trọng1. Cắt giảm lươngViệc cắt giảm lương của nhân viên áp dụng đối với các hành vi vi phạm liên quan đến thiệt hại hoặc mất mát tài sản. Các khoản lỗ được thu hồi từ tiền lương của nhân viên. 2. Giáng chứcKhi nhân viên chứng tỏ mình không phù hợp với công việc hiện tại mình đang nắm giữ, họ bị hạ cấp xuống một công việc thấp hơn với mức lương và trách nhiệm thấp hơn. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng về tinh thần và động lực của nhân viên. 3. Đình chỉ tạm thời chờ kết luận từ điều traNó được áp dụng cho hành vi nghiêm trọng. Tiền lương thường xuyên bị giữ lại trong suốt thời gian điều tra. Việc đình chỉ thậm chí có thể kéo dài hơn vài tháng cho đến khi hoàn thành cuộc điều tra. Nhân viên chỉ được trợ cấp sinh hoạt phí trong thời gian đình chỉ. 4. Sa thảiDành cho hành vi vi phạm nghiêm trọng liên quan đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp,.. Việc sa thải cũng đi liền với việc danh tiếng bị ảnh hưởng, họ có thể sẽ gặp khó khăn khi xin việc ở nơi khác. Trước khi quyết định sa thải một nhân viên, quản lý cần xem lại hồ sơ nhân sự và tất cả các tài liệu liên quan để xác định việc sa thải có thực sự cần thiết không. Ngoài ra cần đảm bảo rằng các nhân viên có vị trí tương tự cũng được áp dụng khung kỷ luật tương tự trong quá khứ. Một số hành vi nghiêm trọng cho phép các doanh nghiệp sa thải nhân viên:
Bước 1: Nắm được những gì pháp luật quy định về kỷ luật doanh nghiệpKỷ luật có thể được tạo dựng dưới nhiều hình thức, tùy thuộc vào vấn đề và mức độ thường xuyên xảy ra. Những điều này được thống nhất bởi lãnh đạo cấp cao và có hiệu lực trong phạm vi riêng doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, có những quy định được pháp luật bao quát rộng rãi về quyền hạn và lợi ích của cả hai phía - doanh nghiệp và nhân viên. Ví dụ như Bộ Luật Lao Động được Quốc hội thông qua năm 2012 bao gồm 242 điều luật áp dụng cho mọi đối tượng là người lao động Việt Nam; người học nghề, tập nghề và người lao động khác; người sử dụng lao động; người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động. Nắm rõ các điều luật này giúp bạn chủ động tránh được mọi rắc rối liên quan tới vấn đề pháp lý, có thể phát sinh trong một số trường hợp như: - Nhân viên muốn huỷ hợp đồng trước thời hạn - Nhân viên yêu cầu được tăng lương, giảm giờ làm - Nhân viên muốn khởi kiện vì cho rằng bị bóc lột sức lao động - Nhân viên đòi quyền lợi khi ốm đau, sinh đẻ - Nhân viên còn yếu kém, không phù hợp với văn hoá công ty,... Bước 2: Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhân viênCó một vài quy tắc tại nơi làm việc phổ biến nên đưa vào sổ tay nhân viên:
Mọi quy định trong doanh nghiệp cần được ban hành trực tiếp tới nhân viên dưới dạng văn bản có giá trị pháp lý Bước 3: Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhà quản lý cấp trungLà người nắm quyền cao nhất trong doanh nghiệp, nhà lãnh đạo còn cần quan tâm tới việc thực thi kỷ luật của các nhà quản lý cấp trung - là cấp dưới của bạn. Trên thực tế, các nhà quản lý có phong cách lãnh đạo khác nhau: một người có thể nghiêm khắc tuyệt đối, và người khác thì khoan dung, mềm mỏng hơn. Điều đó dẫn tới tình huống 2 nhân viên khác phòng ban nhận 2 hình thức kỷ luật khác nhau, cho dù có chung lỗi vi phạm. Có một vài tin đồn tiêu cực lan truyền trong nhân viên bởi sự chênh lệch này. Đó là lý do vì sao tất cả nhà quản lý phải nhất quán trong việc thực thi kỷ luật doanh nghiệp và bình đẳng trong việc xử phạt các cá nhân vi phạm. Một vài gợi ý để truyền đạt tinh thần này tới các cấp quản lý:
Trong trường hợp xấu nhất, hãy nghiêm túc thi hành kỷ luật người quản lý nếu họ cố tình vi phạm các chính sách chung của công ty. Bước 4: Quyết định hình thức kỷ luật bạn sẽ áp dụngTham khảo các hình thức kỷ luật trên để có thể áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi nhà lãnh đạo đều có phong cách riêng, việc sử dụng cách trừng phạt nghiêm khắc hoặc tạo thêm cho nhân viên cơ hội sửa chữa lỗi lầm là lựa chọn tùy thuộc vào mỗi người, những gì khiến họ hài lòng, và cả những gì họ nghĩ là tốt nhất cho doanh nghiệp. Bước 5: Lưu trữ tài liệu liên quan tới kỷ luật nhân viênNếu việc kỷ luật nhân viên dẫn đến sa thải hoặc có liên quan tới pháp lý, doanh nghiệp cần thiết phải có các tài liệu làm bằng chứng để tránh những rắc rối nảy sinh. Tài liệu liên quan tới kỷ luật nhân viên bao gồm 2 loại:
Để đảm bảo sự công bằng trong kỷ luật doanh nghiệp, nhà quản lý cần xem xét đến các yếu tố sau: 1. Sự nghiêm trọng của vấn đề: Người quản lý phải đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự vô kỷ luật. Ví dụ, quấy rối tình dục thể hiện tính nghiêm trọng hơn nhiều so với việc đi làm muộn. 2. Tần suất của vấn đề: Vấn đề đã xảy ra chưa, xảy ra bao nhiêu lần và cách bao lâu lại giữa những lần xảy ra sự vi phạm là những điều cần xét đến, Những vi phạm lần đầu có thể được đánh giá ít nghiêm trọng hơn việc lặp lại vi phạm đến lần thứ 2, thứ 3. 3. Ảnh hưởng bởi nguyên nhân khách quan: Đôi khi một vấn đề vi phạm có thể phát sinh ngoài ý muốn của nhân viên. Ví dụ, một nhân viên có thể không xuất hiện trong một cuộc họp quan trọng hay trong buổi đánh giá hiệu suất do gặp tai nạn. 4. Minh bạch: Các tổ chức sở hữu bộ nguyên tắc chính thức bằng văn bản sẽ luôn có sự hợp lý hơn trong việc thì hành kỷ luật so với các tổ chức mà các quy tắc ứng xử không chính thức hoặc mơ hồ. 5. Thực hành kỷ luật: Phải thiết lập một quy trình trong việc đánh giá các vấn đề kỷ luật. Nên xem xét lại các hình thức áp dụng trước đây đối với các loại vi phạm tương tự để đảm bảo sự công bằng. Kỷ luật trong doanh nghiệp không đồng nghĩa với một chế tài xử phạt hay phong cách lãnh đạo chuyên chế (authority-culture). Nó đề cập tới việc làm thế nào để xây dựng được một môi trường làm việc an toàn và thoải mái cho cả nhân viên và nhà quản lý. Kỷ luật doanh nghiệp hoạt động tốt nhất khi đã có sẵn niềm tin giữa nhà quản lý và nhân viên. Nền tảng này khởi nguồn từ những cuộc giao tiếp rõ ràng và được trau dồi xuyên suốt quá trình làm việc chung trong doanh nghiệp. Để duy trì trật tự và sự tôn trọng lẫn nhau tại nơi làm việc, một doanh nghiệp cần thiết phải tạo dựng một kỷ luật doanh nghiệp đầy đủ, rõ ràng, hữu ích, chính thống và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đừng bao giờ coi kỷ luật doanh nghiệp sinh ra để phục vụ việc trừng phạt nhân viên. Hãy minh bạch và rõ ràng mọi quy trình tạo dựng ra nó; và một khi mọi văn bản quy định đã được ban hành, hãy cùng các quản lý cấp dưới và nhân viên của bạn nghiêm túc tuân thủ. Bộ giải pháp quản trị & phát triển toàn diện nhân sự Base HRM+ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện các nguyên tắc & chính sách làm việc dễ dàng với một bộ khung hệ thống chính sách được thiết kế khoa học, giúp nhân viên hiểu và chấp hành hiệu quả. Bên cạnh đó Base HRM+ cũng giúp các doanh nghiệp xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học; thiết lập vai trò - nhiệm vụ rõ ràng và triển khai các chính sách hiệu quả với 20 ứng dụng chuyên sâu giải quyết các bài toán nhân sự đau đầu. Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để được tư vấn và nhận trải nghiệm demo ứng dụng. |