Các nhà quản lý đều cảm thấy không hài lòng về các vấn đề căng thẳng giữa nhân viên cũng như những mâu thuẫn chưa được giải quyết. Hãy đối mặt với vấn đề này: Thường thì bạn đã có quá nhiều việc cần giải quyết mà không liên quan tới cảm giác khó chịu, tức giận cũng như lo lắng khiến bạn cảm thấy mình như là một trọng tài hơn là người giám sát. Tuy nhiên, do nhu cầu giữ chân những nhân viên giỏi, nhà quản lý phải tìm cách giúp những người có mâu thuẫn hòa hợp trở lại, nếu không họ sẽ phải đối mặt với tình trạng nhân viên bỏ việc thường xuyên. Dù vậy, thực tế là các thành
viên trong nhóm của bạn thường lựa chọn cách thức ít đối đầu với nhau nhất − tránh nhau ra − hơn là trực tiếp giải quyết vấn đề gây mâu thuẫn.
Với vai trò nhà quản lý, bạn phải can thiệp như một người hòa giải để đảm bảo hạn chế va chạm giữa những nhân viên có mâu thuẫn với nhau, để không dẫn đến tình trạng sụt giảm hiệu quả công việc hay bỏ việc. Coi như mâu thuẫn đó không tồn tại hay để nhân viên tự giải quyết mâu thuẫn có thể là một biện pháp an toàn khi khúc mắc giữa các cá nhân nảy sinh lần đầu; tuy nhiên, bạn phải can thiệp khi vấn đề thường xuyên xảy ra.
Giải pháp
Khi hai thành viên trong nhóm mâu thuẫn với nhau, bạn hãy gặp riêng từng người và giải thích bạn định xử lý vấn đề như thế nào:
Tuấn, tôi muốn gặp riêng anh và tôi cũng sẽ làm thế với Trang sau khi nói chuyện xong với anh. Tôi muốn anh hiểu cách thức chúng ta cùng giải quyết vấn đề căng thẳng giữa anh với Trang. Đầu tiên, tôi muốn nghe ý kiến của anh, và sau đó tôi sẽ chia sẻ lại với Trang. Tôi cũng sẽ nghe ý kiến của Trang và nói với anh trước khi cả ba chúng ta cùng gặp gỡ. Bằng cách này, mọi người sẽ hiểu được vấn đề của người khác, nguyên nhân gây ra mâu thuẫn, từ đó bàn bạc và đề xuất cách giải quyết. Nói ngắn gọn, chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này trong ba cuộc gặp: Thứ nhất là cuộc gặp này giữa chúng ta. Tiếp theo tôi sẽ gặp Trang, và gặp lại anh để trao đổi về ý kiến phản hồi của cô ấy. Cuối cùng là cuộc nói chuyện giữa ba chúng ta vào chiều nay. Mọi người đều sẽ biết rõ vấn đề, và chúng ta sẽ giải quyết mâu thuẫn này như những người trưởng thành, tôn trọng lẫn nhau. Anh đã rõ ý định của tôi chưa?
Trong cuộc nói chuyện với Tuấn, hãy hỏi anh ta lý do khiến Trang có suy nghĩ tiêu cực. Hãy hỏi Tuấn về điều anh ta muốn cải thiện trong mối quan hệ với Trang, cũng như điều mà anh ta sẵn lòng thay đổi trong cách ứng xử để có được thái độ tốt hơn từ phía đồng nghiệp trong tương lai. Tương tự, sau khi gặp Trang, hãy tìm hiểu ý kiến của cô ấy và chia sẻ cảm nhận đó với Tuấn. Cuộc gặp thứ ba là thời điểm quan trọng để tìm ra giải pháp. Bạn cần hiểu nhân viên sẽ cảm thấy lo lắng rằng quan hệ giữa họ có thể trở nên căng thẳng hơn, vì vậy hãy đặt ra những quy định cơ bản sau:
Tuấn và Trang, tôi có hai quy định cơ bản mà tất cả chúng ta đều phải tuân thủ trước khi bắt đầu trao đổi. Quy tắc thứ nhất là hai bạn không nên giữ lại bất cứ suy nghĩ nào. Đây là cơ hội để các bạn nói rõ tất cả mọi chuyện, và nếu giữ lại điều gì đó, cả hai sẽ bỏ lỡ cơ hội vàng để chia sẻ suy nghĩ của mình. Hai bạn sẽ không còn cơ hội nào khác để giải quyết những vấn đề dồn nén
cũng như nỗi thất vọng. Sau buổi gặp hôm nay, tôi vui mừng chào đón cả hai đến công ty như thể đó là ngày làm việc đầu tiên. Từ thời điểm này, tôi yêu cầu hai bạn phải có trách nhiệm cải
thiện mối quan hệ công việc giữa hai người. Cả hai đã hiểu chưa?[Vâng].
Thứ hai, mọi điều cần chia sẻ phải được nói sau khi cân nhắc lợi ích của nhau với tinh thần phê phán mang tính xây dựng. Không được công kích nhau cũng như không cần thiết phải tự vệ trong buổi gặp này; đây thực sự là một buổi nói chuyện nhạy cảm mà cả hai bạn cần phải đặt mình vào hoàn cảnh của mỗi người và lắng nghe suy nghĩ của nhau. Cả hai bạn có đồng ý với những quy định cơ bản này không?
[Vâng].
Một buổi gặp gỡ với các quy định như vậy sẽ giảm bớt cảm giác lo lắng cũng như tức giận cho những người tham dự. Nó cũng cho bạn cơ hội tiến hành một phương pháp nhẹ nhàng khi giải quyết những vấn đề về quan hệ giữa các cá nhân.
Ghi chú đặc biệt
Trong buổi họp nhóm, đôi lúc bạn sẽ thấy từng nhân viên trực tiếp chia sẻ những điều lo lắng của họ với bạn − người trung gian, như thể người còn lại không ở đó. Cuộc nói chuyện ở ngôi thứ ba “anh ta ‐ cô ta” cần phải được chuyển thành cuộc nói chuyện “tôi ‐ anh/chị”.Để làm được điều này, bạn hãy dừng cuộc nói chuyện ngay khi một trong số những người tham dự bắt đầu nói về người kia theo cách này. Bạn hãy yêu cầu người đó nói trực tiếp với người còn lại như thể bạn không có mặt ở đó. Lúc đầu, điều này có vẻ khó khăn với những người tham dự, đặc biệt khi họ cảm thấy quá bức xúc, nhưng nói chuyện trực tiếp sẽ hiệu quả nhất. Cuối cùng, bạn hãy giúp họ giải quyết vấn đề giữa họ. Ngoài ra, bạn nên khuyến khích nhân viên sử dụng những cụm từ như “cảm nhận của tôi là” hay “anh/chị có hiểu tại sao tôi lại có cảm giác như vậy không?” Cảm giác không có đúng sai, chỉ là cảm giác mà thôi. Vì cảm nhận vẫn là sự thật cho đến khi nó được chứng minh, mỗi nhân viên đều phải có trách nhiệm thay đổi cách suy nghĩ về nhau bất chấp sự tồn tại của những suy nghĩ đã hình thành từ trước đó.
Bạn nên biết rằng cảm giác có lỗi sẽ khiến họ nhận một phần trách nhiệm trong rắc rối nào đó, đồng thời có trách nhiệm đóng vai trò là hạt giống thiện chí góp phần chữa lành những vết thương dai dẳng. Ví dụ, nếu Trang cảm thấy tồi tệ về mối quan hệ với Tuấn, cô ấy chia sẻ với Tuấn lý do gây nên cảm giác như vậy, thừa nhận cả hai đều có trách nhiệm trong đó, và Tuấn cũng phản ứng tích trước thiện chí của Trang.
Giành được trái tim của đối thủ, nghĩa là bạn đã chiến thắng. Bạn sẽ biết mình đã làm được điều đó chưa khi hai nhân viên nói chuyện với nhau, nhất trí rằng mối quan hệ của họ có vấn đề, và sẵn lòng giải quyết. Cách can thiệp về quản lý như vậy thông thường không phải là những cuộc điều tra sự thật mà là những khóa đào tạo về tính nhạy cảm, trong đó thẳng thắn và thiện chí sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh. Hãy kết thúc cuộc gặp theo cách sau:
Trang và Tuấn, cả hai bạn đều đã lắng nghe những suy nghĩ của nhau. Tôi không yêu cầu cả hai phải trở thành bạn tốt của nhau, nhưng tôi đòi hỏi các bạn từ giờ phải thẳng thắn và tôn trọng nhau trong công việc. Tôi sẽ kết thúc cuộc gặp này bằng hai câu hỏi. Thứ nhất, các bạn có cam kết với tôi từ giờ sẽ đối xử với nhau bằng thiện chí theo hướng tích cực không? Thứ hai, cả hai phải hiểu nếu không cải thiện tình trạng này và gây ảnh hưởng tới hoạt động của công ty, tôi sẽ có những hình thức kỷ luật nặng hơn thay vì gặp gỡ như thế này không?
Bạn đã trao cho cả hai nhân viên cơ hội được bày tỏ và chia sẻ cảm nhận của mình. Bạn sẽ kết thúc cuộc gặp bằng một thông điệp mang tính xây dựng khi cả hai đồng ý thay đổi cách cư xử. Đồng thời, bạn cũng tạo ra suy nghĩ tích cực khi giúp cả hai ý thức được rằng nếu vấn đề này xảy ra một lần nữa, họ sẽ phải chịu hình thức kỷ luật nặng hơn − cảnh cáo bằng văn bản. Chúc mừng bạn! Bạn đã xử lý mâu thuẫn giữa các bên như những người trưởng thành và buộc họ có trách nhiệm giải quyết vấn đề về mối quan hệ giữa họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng dù quan tâm đến mức nào, bạn cũng không thể kiểm soát được sự khác biệt giữa họ mà chỉ họ mới có thể làm được điều đó. Bạn cũng có thể tạo ra một diễn đàn giúp giải quyết những mâu thuẫn giữa nhân viên với nhau, và là nơi nhân viên thảo luận về những điểm tốt của nhau. Thiết lập một nền văn hóa cởi mở đồng nghĩa với giải quyết các vấn đề về quan hệ trong một môi trường an toàn cũng như tôn trọng nhân phẩm của nhau. Nó góp phần tăng cường vai trò lãnh đạo của bạn và tạo cho bạn danh tiếng với tư cách một nhà quản lý công bằng. Không có công thức nào giữ chân nhân viên tốt hơn là thể hiện sự tôn trọng và ân
cần lắng nghe họ.
Để đảm bảo hiệu quả công việc, luôn cần kết hợp khen thưởng và góp ý đối với nhân viên hợp lý, đúng thời điểm và đúng cách. Ghi nhận và khen thưởng nhân viên rất đơn giản, đặc biệt là với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, ngược lại góp ý nhân viên luôn là một kỹ năng khó nắm bắt đối với người quản lý. Góp ý như thế nào để nhân viên không cảm thấy nặng nề, đủ nghiêm túc nhưng vẫn truyền được động lực và cảm hứng cho nhân viên tiếp tục làm việc? 9 tình huống thực tế mà bạn sẽ phải đối mặt và cách góp ý nhân viên hiệu quả.
1. Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn
Khi nhân viên của bạn không thể hoàn thành công việc đúng hạn, quả thật là tình huống đáng thất vọng tuy nhiên bạn cũng không thể thay đổi nhiều sự thật này. Nổi nóng và tức giận với nhân viên không thể giải quyết được vấn đề, tuy nhiên bạn lại có thể tìm giải pháp để ngăn chặn điều này không xảy ra lần thứ hai.
Gợi ý nội dung góp ý:
Công việc không hoàn thành đúng hạn, em có thể lý giải tại sao không? Em cũng biết là chúng ta đang cố gắng hoàn thiện mọi thứ để có thể ra mắt sản phẩm mới, vì vậy nếu em không hoàn thành công việc của mình đúng hạn thì cả nhóm sẽ bị trễ tiến độ theo em.
Hãy đảm bảo em dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn để hoàn thành công việc đúng hạn và đừng trễ vào lần sau. Tiếp tục làm việc đi, có thể em sẽ cần sắp xếp lại công việc và dành nhiều thời gian hơn cho mỗi việc để đảm bảo không bị quá tải và không làm kịp vào phút chót.
Dù nguyên nhân khiến nhân viên của bạn trễ hạn là gì đi nữa, bạn đều có thể tìm ra các nguyên nhân cá nhân giúp nhân viên của bạn có thể khắc phục chuyện đó. Giúp nhân viên của bạn lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn phát hiện được các vấn đề có thể xảy ra sớm hơn mà không khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát gắt gao hay quản lý vi mô.
2. Nhân viên đặt ra mục tiêu thiếu thực tế
Nếu nhân viên của bạn thường thất vọng về bản thân vì không thể đạt được mục tiêu vậy bạn cũng không cần khiến họ nhụt chí hơn nữa. Điều cần làm là tập trung vào việc giúp họ đặt ra mục tiêu tốt hơn trong tương lai, tạo cơ hội để họ có thể thành công.
Gợi ý nội dung góp ý:
Thực ra, anh/chị thấy em đã làm khá tốt dựa trên mục tiêu của quý này. Em đã đặt ra nhiều mục tiêu và đôi khi thì không phải tất cả mục tiêu đều có thể đạt được. Anh/chị thấy việc không đạt được hết các mục tiêu đề ra đang khiến em nản chí.
Theo anh/chị thấy, có thể mục tiêu của em có hơi quá sức. Có thể em nên thử đặt ra ít mục tiêu lớn hơn và nhiều các mục tiêu nhỏ hoặc giới hạn mục tiêu xuống vừa sức và dễ theo dõi hơn.
Trong tình huống này, vấn đề không chỉ là việc nhân viên của bạn đặt ra các mục tiêu thiếu thực tế hay liệu việc họ có làm tất cả mọi thứ cần thiết để đạt được mục tiêu hay không mà quan trọng là họ cần học hỏi được kinh nghiệm để lên kế hoạch trong tương lai tốt hơn.
3. Nếu nhân viên của bạn có biểu hiện thiếu gắn kết
Có nhiều lý do khiến nhân viên của bạn thiếu gắn kết, chính vì vậy việc quan trọng nhất là bạn cần tìm được nguyên nhân khiến họ thiếu gắn kết là gì. Từ đó, bạn có thể tìm ra giải pháp để truyền động lực và cảm hứng làm việc cho họ.
Gợi ý nội dung góp ý:
Gần đây dường như em thiếu tập trung và ít động lực làm việc hơn bình thường và nó ảnh hưởng đến kết quả công việc của em.
Em có muốn phát triển kỹ năng nào khác hay tham gia dự án nào mới hay không? Lên lịch để anh/chị có thể thảo luận về vai trò và trách nhiệm của em để đảm bảo rằng em thấy ý nghĩa và phát triển khi làm việc ở đây.
Phát triển chuyên môn và cảm nhận được ý nghĩa, giá trị trong công việc là những yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc gắn kết nhân viên. Cho nhân viên của bạn thấy được bạn thực sự quan tâm, muốn tạo điều kiện để họ phát triển và thử những điều mới là một biện pháp hiệu quả để gia tăng sự gắn kết của nhân sự.
4. Nhân viên không tham gia các dự án mới
Khi nhân viên không hào hứng hay từ chối tham gia các dự án mới, có thể đó là kết quả của việc thiếu gắn kết, tuy nhiên cũng không loại trừ khả năng do nhân viên của bạn thiếu tự tin hoặc thiếu sự trao quyền. Hướng giải quyết lúc này là giúp nhân viên của bạn cảm thấy an toàn, dám đón nhận các thử thách mới và đương đầu với thất bại.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị nhận thấy em không tham gia vào các dự án mới của công ty. Anh/chị luôn mong muốn nhân viên của mình có thể đạt được vị trí quản lý trong tương lai và các dự án mới là cơ hội tuyệt vời để em học hỏi và tích lũy kinh nghiệm.
Nếu em có bất cứ ý tưởng hay hướng tiếp cận nào mới, thoải mái đề xuất, anh/chị sẽ tìm cách hỗ trợ em nhiều nhất có thể. Thậm chí, nếu mọi thứ không thuận lợi, chúng ta luôn có thể rút ra bài học cho các dự án tiếp theo.
Có thể, nhân viên của bạn chỉ cần thêm sự động viên hay đảm bảo từ phía bạn. Khẳng định lòng tin của bạn dành cho họ sẽ giúp họ có nhiều tự tin và động lực để chinh phục các thử thách mới hơn.
5. Nhân viên phạm sai lầm
Khi nhân viên của bạn phạm sai lầm, họ cũng chính là người đầu tiên nhận thức được hậu quả mà họ gây ra. Thay vì khiến họ cảm thấy nặng nề hơn, hãy giúp nhân viên của bạn rút ra được bài học để tránh lặp lại sai lầm trong tương lai.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị biết em cũng cảm thấy tệ về sai lầm vừa qua, tuy nhiên chuyện cũng đã xảy ra, nếu được làm lại lần nữa em thấy mình có thể thay đổi những gì để tránh sai lầm đó?
Cố gắng rút ra được bài học từ lần này và đảm bảo em chuẩn bị tốt để tránh lặp lại sai lầm tương tự trong tương lai. Chúng ta có thể sắp xếp thời gian để xem xét toàn bộ quá trình và tìm ra cách khắc phục nếu em cần.
Đôi khi, nếu nhân viên của bạn đã được đào tạo kỹ lưỡng thì sai lầm vẫn có thể xảy ra vì chủ quan. Cho họ cơ hội để nhận được thêm chỉ dẫn nếu cần thiết mà không khiến họ cảm thấy bị đánh giá thấp. Nuôi dưỡng môi trường để nhân viên của bạn dám thử thách, chấp nhận rủi ro và vượt qua sai lầm để mang đến nhiều ý tưởng lớn, sáng tạo hơn.
6. Nhân viên có thái độ tiêu cực với đồng nghiệp
Thật lý tưởng nếu tất cả mọi người đều phối hợp suôn sẻ và gắn bó với nhau. Căng thẳng giữa các đông nghiệp là điều bình thường có thể xảy ra với bất cứ đội nhóm nào và thỉnh thoảng bạn phải ra mặt để giải quyết xung đột. Nếu một trong các nhân viên của bạn có thái độ tiêu cực với người khác, bạn cần ngay lập tức xác nhận và cân bằng tình huống.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị có nghe từ Thảo là gần đây em có lời nói tiêu cực với cô ấy. Liệu em có thể chia sẻ thêm về chuyện đã xảy ra, anh/chị muốn nghe toàn bộ câu chuyện từ cả hai phía.
Có thể cả hai bạn đang hiểu lầm lẫn nhau nên căng thẳng, anh/chị mong hai bạn có thể giải quyết vấn đề để có thể làm việc tốt với nhau. Anh/chị gợi ý hai bạn nên đi ăn trưa và nói chuyện thật rõ ràng, anh/chị có thể tham gia nếu hai bạn thấy cần thiết.
Tùy theo mức độ nghiêm trọng của tình huống, tốt nhất là bạn để cho họ tự giải quyết căng thẳng với nhau. Khuyến khích bầu không khí trò chuyện cởi mở sẽ giúp nhân viên của bạn xử lý các vấn đề nhỏ ngay lập tức trước khi nó trở nên quá lớn.
Khi nhân viên không thể hòa đồng thì tình huống sẽ hơi phức tạo để giải quyết vì nguyên nhân của nó thường xuất phát từ hành vi chứ không phải con người. Bạn sẽ cần phải tìm ra chính xác tại sao nhân viên viên của bạn lại khiến các đồng nghiệp khác cảm thấy khó chịu hoặc xa cách.
Gợi ý nội dung góp ý:
Có một vài thành viên trong nhóm phản ánh với anh/chị rằng em thường lớn tiếng khi bị mọi người góp ý hoặc nhắc nhở. Anh/chị muốn nói chuyện với em để xem em có cần hỗ trợ gì không. Mọi người có thể thông cảm cho em và hiểu rằng em cũng chịu nhiều áp lực, nhưng việc lớn tiếng khiến nhiều người cảm thấy khó chịu.
Nếu em có thể thay đổi cách thể hiện cảm xúc của mình khi làm việc thì sẽ tốt hơn cho cả em và tất cả mọi người. Em có muốn chia sẻ về các vấn đề em đang cảm thấy khó khăn không? Anh/chị rất sẵn lòng để giúp đỡ em tìm cách giải quyết.
Trường hợp này khá phức tạp vì nhân viên dễ cảm thấy họ bị bắt nạt tập thể và có thể phản ứng tiêu cực hay chống đối lại cả nhóm. Tuy nhiên đôi khi, đây cũng có thể chỉ là một thói quen hoặc bản năng mà ngay cả bản thân họ cũng không nhận thức được, chỉ ra vấn đề cho nhân viên của bạn và giúp họ cải thiện hành vi sẽ nhanh chóng giải quyết vấn đề.
8. Nhân viên quản lý thời gian kém
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng khó cho bất cứ ai và nó cần nhiều sự điều chỉnh hay tối ưu hóa. Khi bạn nói với nhân viên của mình về kỹ năng này, thẳng thắn thừa nhận rằng việc quản lý thời gian sẽ khá khó khăn trong các môi trường có nhịp độ làm việc nhanh đồng thời khuyến khích nhân viên của bạn tìm ra một chiến lược làm việc hợp lý cho bản thân mình.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị nhận thấy em đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian với 3 nhiệm vụ vừa qua. Điều này ảnh hướng đến tiến độ chung vì mọi người sẽ cần phải đợi một số công việc mà em hoan thành để có thể tiếp tục. Chúng ta có thể cùng thảo luận cách để em có thể điều chỉnh thời gian tốt hơn.
Thay vì chỉ lên kế hoạch cho công việc cần làm trong tuần, có lẽ em cần lên kế hoạch chi tiết cho từng ngày. Anh/chị sẽ tạo buổi họp nhanh 15 phút mỗi ngày để giúp em xem lại các công việc đã hoàn thành trong ngày hôm trước và sắp xếp công việc trong ngày.
Việc kiểm tra tiến độ công việc hằng ngày có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đặc biệt là khi bạn cũng đang thực hiện dự án chung với nhân viên.
9. Hiệu suất công việc của nhân viên giảm sút
Có nhiều lý do khiến hiệu suất công việc của nhân viên giảm sút và tốt hơn hết là đừng vội vàng đưa ra kết luận nguyên nhân. Mục tiêu chính là tìm ra nguyên nhân ẩn bên trong khiến nhân viên của bạn làm việc không hiệu quả và giúp họ cải thiện.
Gợi ý nội dung góp ý:
Anh/chị nhận thấy kết quả công việc của em gần đây có sự giảm sút. Anh/chị biết em là người năng động và chú trọng kết quả công việc nên anh/chị muốn tìm hiểu liệu em có đang gặp khó khăn gì hay không? Anh/chị luôn sẵn sàng nghe những chia sẻ của em và cùng em giải quyết vấn đề để có thể cải thiện tình trạng hiện nay.
Bày tỏ sự đồng cảm và niềm tin của bạn dành cho nhân viên giúp họ cảm thấy được ủng hộ cũng như nhanh chóng lấy lại phong độ làm việc.
Trong sách Đắc nhân tâm của Dale Carnegie có viết rằng: “Con người vốn có bản chất kiêu hãnh tự nhiên, việc nói thẳng ra rằng người nào đó sai lầm chính là một sai lầm lớn nhất.” Bất cứ ai cũng đều không muốn bị góp ý trước mặt mọi người, sắp xếp những buổi gặp mặt riêng, góp ý khéo léo và đưa ra giải pháp kèm theo sẽ giúp nhân viên của bạn nhìn nhận sai lầm tốt hơn mà không cảm thấy khó chịu hay chống đối. Góp ý cho nhân viên là một nghệ thuật cần được rèn luyện và điều chỉnh thường xuyên để có thể phát huy đúng giá trị, hiệu quả.