Công việc của kế toán nhà hàng khách sạn Kế toán nhà hàng khách sạn nghe qua tưởng chừng như hạch toán rất dễ vì bạn nghĩ rằng nó là dịch vụ đơn thuần và đưa hết vào doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên trên thực tế khi làm kế toán tại nhà hàng khách sạn lại không hề đơn giản như bạn nghĩ. Vậy kế toán nhà hàng khách sạn phải làm thế nào mới đúng. 1.Đặc điểm chung trong doanh nghiệp dịch vụ nhà hàng khách sạn Trước hết bạn phải phân biệt rõ hai lĩnh vực đó là kế toán khách sạn, nhà nghỉ và kế toán tại nhà hàng. Không thể gộp chung hai lĩnh vực này vào là một được bởi vì – Kế toán tại khách sạn nhà nghỉ Khách sạn nhà nghỉ là một lĩnh vực không phức tạp như kế toán nhà hàng nhưng kế toán cũng cần chuận bị các kiến thức sau: + Hóa đơn bán ra nó đơn thuần là ghi nhận doanh thu dịch vụ + Hóa đơn mua vào nó đơn thuần là chi phí quản lý doanh nghiệp như: Chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, tiền điện thoại, tiền internet… + Với kế toán khách sạn nhà nghỉ thì việc theo dõi và phân bổ CCDC là rất quan trọng và cần sự cẩn thận bởi vì nhà hàng khách sạn khi mới thành lập có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ tính vào chi phí + Việc theo dõi và tính khấu hao TSCĐ cũng là một trong những công việc mà kế toán phải quan tâm Với lĩnh vực này chỉ cần theo dõi được những yếu tố trên là bạn đã lập được báo cáo chính xác. – Kế toán tại khách sạn Nhà hàng là một mô hình mà hiện nay các doanh nghiệp mở ra kinh doanh nhiều. Tuy nhiên làm kế toán nhà hàng không đơn giản như làm kế toán khách sạn, nhà nghỉ. Nếu bạn muốn làm tốt công việc kế toán ở nhà hàng cần lưu ý một số vấn đề như sau: + Xác định được nhà hàng đó chuyên cung cấp các món ăn gì? vì mỗi một nhà hàng kinh doanh một số món ăn riêng biệt của họ. Để từ đó kế toán mới xây dựng được định mức nguyên vật liệu chính của một số món ăn của nhà hàng đó. + Các chi phí chung như chi phí điện nước, Gas cần được phân bổ chung + Khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn vậy cần phải xây dựng được giá thành của các món ăn để khi xuất hóa đơn làm thế nào cho lợi nhuận phù hợp. + Xây dựng bảng lương theo ca vì thông thường tại nhà hàng nhân viên thường làm theo ca như vậy nó sẽ hợp lý hơn và thực tế hơn. + Từ việc tập hợp được chi phí trên tính và kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính Cách hạch toán chi phí trong kế toán khách sạn Ngành nghề kinh doanh khách sạn khá phổ biến và rất hay gặp trong thực tế, vì thế, kế toán khách sạn tưởng chừng đơn giản nhưng các bạn làm kế toán lại rất hay gặp và mỗi người sẽ có các cách hạch toán chi phí khác nhau tùy theo năng lực và kinh nghiệm mỗi người. Theo kinh nghiệm bản thân, có 2 luồng quan điểm về cách hạch toán chi phí trong khách sạn: 1/ Cách 1: có tính giá thành cho hoạt động khách sạn: Kế toán dùng TK 632 để theo dõi Hạch toán như sau: – CP NVL trực tiếp: là cp NVL trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…: Hạch toán vào TK 621 [theo QD15] hoặc TK 154 [ theo QD 48] CP NC trực tiếp : bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng: Hạch toán vào TK 622 [theo QD15] hoặc TK 154 [theo QD 48] – CP SX chung : bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, CP công cụ, khấu hao TSCĐ và các CP khác bằng tiền: Hạch toán vào TK 627 [theo QD15] hoặc TK 154 [ theo QD 48] Với hạch toán theo qd 15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyền: Nợ 154/ Có 621, 622, 627 Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ 632/ có 154 Bàn thêm về nước uống ngoài tiêu chuẩn, Thông thường thì các khách sạn sẽ setup cho mỗi phòng [trong mini bar] là 1 chai nước/khách/ngày, cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn [đã tính trong giá cho thuê phòng] Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn [khách dùng thêm] có thu thêm tiền thi phần thu này hạch toán: Nợ 1111/ Có 5111, Có 33311, và Nợ 632/ có 156 , 152 của giá gốc nước thu thêm 2/ Cách 2: không tính giá thành cho hoạt động khách sạn: Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ảnh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng [641 theo QD15, 6421 theo QD48] và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp [642 theo QD15, 6422 theo QD48]. Cả 2 cách thì kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh [lãi lỗ] đều như nhau vì hạch toán TK chi phí nào thì cũng đều là chi phí cả, “đi đâu thì cũng về La Mã”. Chính vì thế, cách hạch toán thứ 2 tuy không đúng, không đầy đủ theo nguyên tắc kế toán như cách 1 nhưng kết quả thuế là như nhau, và khi quyết toán thuế vẫn ok. Và cũng vì lẽ đó, trong thực tế các kế toán làm khách sạn nhỏ và vừa, để đơn giản thì thường sử dụng cách 2. ST
Kế toán dịch vụ nhà hàng phải thực hiện những công việc gì, cách hạch toán ra sao, có sự khác biệt gì so với kế toán ở đơn vị khác. Trong bài này, Kế toán Lê Ánh sẽ đề cập đến kế toán của nhà hàng tự chế biến kèm theo những ví dụ về cách tính giá thành sản phẩm để các bạn tiện theo dõi
Hoạt động nhà hàng vừa mang tính sản xuất, vừa mang tính dịch vụ. Kinh doanh nhà hàng được chia thành 2 loại: Hàng tự chế biến rồi bán ra như các đồ ăn, thức uống và hàng hóa như rượu, bia, thuốc là và cả các nguyên liệu tươi sống mua về bán trực tiếp cho khách hàng.
Giá bán các món ăn, thức uống trong nhà hàng được xác định trước [thể hiện trên menu] hoặc thỏa thuận theo đơn đặt hàng [ví dụ như tiệc cưới, sinh nhật], giá cả có thể phải thay đổi theo mùa vì đầu vào phụ thuộc vào giá cả trên thị trường. Do đó các nhà hàng đều phải xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo công thức chế biến do đầu bếp cung cấp và giá cả đầu vào của nguyên vật liệu, trên cơ sở đó xác định giá bán.
Tham khảo: Khóa học kế toán tổng hợp thực hành
Kế toán dịch vụ nhà hàng: Ở bộ phận nhà bếp [kho]:
Kiểm soát số lượng:
Nhà bếp [bếp trưởng] xây dựng định mức tiêu hao cho từng món ăn trên cơ sở công thức chế biến từng sản phẩm, căn cứ vào định mức tiêu hao từng món ăn và mức tiêu thụ dự tính hằng ngày [có tính đến những đơn đặt hàng mới], bộ phận nhà bếp lập “bảng kê đề nghị mua hàng” chuyển cho nhân viên thu mua.
Căn cứ vào “bảng kê đề nghị mua hàng”, bộ phận cung ứng mua hàng về, đảm bảo số lượng và chất lượng hàng mua về phù hợp với yêu cầu mua hàng.
Hàng mua về có hóa đơn đầy đủ, nếu hàng mua chợ của cá nhân thì lập bảng kê theo quy định.
Kế toán căn cứ vào chứng từ mua vào ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp [tương tự kế toán chi tiết hàng tồn kho]
Kiểm soát về giá cả:
Giá hàng mua về được kiểm soát bằng cách kiểm tra định kỳ và đối chiếu giữa giá hàng mua về và giá trên thị trường. Trong trường hợp hàng mua về có biến động mạnh về giá cần biết nguyên nhân ngày để xử lý kịp thời [có thể tăng giá bán, đổi nhà cung cấp hay dùng sản phẩm thay thế…]
Kế toán dịch vụ nhà hàng: Ở bộ phận chế biến
Bếp trưởng lập công thức chế biến sản phẩm, định lượng và giá gốc cho từng món ăn. Kết hợp chặt chẽ với bên thu mua để biết giá cả, trong trường hợp giá tăng đột biến thì báo cấp quản lý để kịp thời có phương án giải quyết.
Minh họa: Công thức món ăn và định mức chi phí nguyên vật liệu tại 1 nhà hàng được xây dựng như sau:
STT
Tên món ăn
Đơn vị tính
Đơn giá [đồng]
Giá định mức sản phẩm [đồng]
01
Lẩu Thái
Phần
274.000
- Xương heo
0,5 kg
60.000
30.000
- Tôm
0,4 kg
140.000
56.000
- Nghêu
0,5 kg
60.000
30.000
- Cá lóc
0,4 kg
80.000
32.000
- Thịt bò
0,4 kg
200.000
80.000
- Rau các loại
0,7 kg
30.000
21.000
- Bún
1 kg
10.000
10.000
- Gia vị
15.000
02
Cá chẽm hấp
2 kg
200.000
450.000
- Cá chẽm tươi
400.000
- Gia vị
50.000
...
Đối tượng tính giá thành
Thông thường với nhà hàng thực hiện theo đơn đặt hàng [nhà hàng tiệc cưới, tiệc sinh nhật…] thì kế toán tính giá thành theo đơn đặt hàng.
Đối với các nhà hàng đặc sản thì đối tượng tính giá thành có thể là từng món ăn… Các chi phí phát sinh tính vào giá thành bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là các nguyên liệu chính để chế biến các món ăn: Thịt, cá, tôm, cua, nghêu, sò, ốc, hến, rau, đậu, gạo, mì…; Hoặc để pha chế các loại nước uống như: Trái cây, đường, sữa … Các vật liệu phụ: mắm muối, bột ngọt, tương, ớt, và các gia vị khác.
Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của đầu bếp, phụ bếp
Chi phí sản xuất chung: Là các chi phí khác phát sinh tại nhà bếp ngoài 2 khoản mục trên và các chi phí phát sinh tại phòng đãi khách. Cụ thể:
Là toàn bộ các chi phí khác phát sinh tại nhà bếp bao gồm
- Chi phí nhân viên: Nhân viên phục vụ bàn, quản đốc nhà hàng, nhân viên vệ sinh…
- Chi phí nhiên liệu: Điện, gas, than, củi nấu bếp.
- Chi phí công cụ dụng cụ: Nồi niêu, chén đĩa, tủ, kệ… phục vụ nấu ăn.
- Khấu hao nhà bếp, TSCĐ sử dụng trong nhà bếp như: máy lạnh, tủ lạnh, lò nướng…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại…
- Các chi phí bằng tiền khác
Các chi phí phát sinh tại phòng đãi khách gồm: Khấu hao nhà hàng, chi phí bàn ghế và các công cụ, dụng cụ khác, tiền điện, nước, điện thoại…
Tất cả các chi phí trên kế toán ghi nhận vào chi phí sản xuất chung cho toàn nhà hàng, đến cuối kỳ phân bổ cho từng tiệc cưới.
Các chi phí phát sinh gắn liền với từng đơn đặt hàng như: Chi phí trang trí sân khấu, tiền thuế MC, hoa tươi… phát sinh tại phòng đãi khách đều tính vào chi phí sản xuất chung chi tiết từng đơn đặt hàng.
Đặc điểm kế toán nhà hàng tiệc cưới
Tại các nhà hàng chuyên phục vụ tiệc cưới, trong tháng có thể có rất nhiều đơn đặt hàng nhất là những mùa cao điểm. Để tính được giá thành thực tế của từng tiệc cưới, từng khoản mục chi phí sẽ thực hiện như sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Được mở chi phí cho từng đơn đặt hàng, từng tiệc cưới. Nguyên vật liệu trực tiếp của đơn đặt hàng nào, hạch toán trực tiếp vào đơn đặt hàng đó. Nếu trong cùng một thời điểm có nhiều đơn đặt hàng, kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung có chi phí phát sinh chung liên quan đến nhiều đơn đặt hàng để cuối kỳ phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức thích hợp [Ví dụ: Phân bổ theo chi phí trực tiếp hay theo doanh thu…]
Kế toán thực hiện tập hợp chi phí riêng, trực tiếp cho từng đơn đặt hàng:
Nợ 154 - CP SXKD dở dang [Chi tiết cho từng đơn đặt hàng]
Có 621 - CP nguyên vật liệu trực tiếp [từng đơn đặt hàng]
Có 622 - CP nhân công trực tiếp [từng đơn đặt hàng]
Có 627 - CPSXC [từng đơn đặt hàng]: chi phí nhân viên phục vụ, chi phí sân khấu, trang trí…
Các chi phí chung cho nhiều đơn đặt hàng phát sinh ở TK 622, 627 cuối kỳ phân bổ vào từng đơn đặt hàng để tính giá thành thực tế của từng đơn đặt hàng.
Xét về nguyên tắc, kế toán có thể tính được giá thành thực tế của từng tiệc cưới, từng đơn đặt hàng như đã trình bày ở trên
Tuy nhiên trên thực tế có nhiều nhà hàng tổ chức cả trăm tiệc cưới trong một tháng. Việc phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho từng tiệc cưới mất nhiều công sức nhưng không đem lại hiệu quả cao vì trong giá thành dịch vụ ăn uống thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn, còn chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng nhỏ. Do đó để đơn giản các nhà hàng chỉ theo dõi chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, còn các chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đơn đặt hàng [thường là định phí] thì để đến cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 154 và tính giá thành chung cho toàn nhà hàng.
Kế toán nhà hàng bán lẻ [nhà hàng đặc sản]
Đối với nhà hàng bán lẻ việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng món ăn đơn lẻ là rất phức tạp, mặc dù ở mỗi nhà hàng chỉ kinh doanh một số loại sản phẩm. Do đó để đơn giản kế toán có thể áp dụng phương pháp tính giá thành theo định mức.
Đối tượng tính giá thành là những món ăn, thức uống đã kết thúc giai đoạn chế biến, sẵn sàng phục vụ khách.
Ví dụ minh họa cho các bạn dễ hiểu:
Tại 1 nhà hàng chuyên phục vụ 2 món: Lẩu cá kèo và cá kèo nướng, giá thành định mức của 1 phần lẩu cá kèo là 120.000 đồng, của 1 phần cá kèo nướng là 100.000 đồng.
Các chi phí thực tế phát sinh trong tháng như sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 407.400.000 đồng, trong đó:
- Cá kèo: 383.000.000 đồng
- Rau, gia vị: 24.000.000 đồng
Chi phí nhân công trực tiếp: 30.600.000 đồng
Chi phí sản xuất chung: 35.000.000 đồng
Trong tháng phục vụ 2.000 phần lẩu cá kèo và 1.800 phần cá kèo nướng.
Yêu cầu:
Tính giá thành thực tế của từng món ăn tại nhà hàng trên. Cho biết nhà hàng tính giá thành theo định mức [giá thành định mức: 120.000 đồng/phần lẩu cá kèo và 100.000 đồng/ phần cá kèo nướng]
Hướng dẫn
Tổng giá thành thực tế: 470.400.000 + 30.600.000 + 45.000.000 = 420.000.000 đồng
Hệ số phân bổ = Tổng giá thành thực tế/ Tổng giá thành định mức
\= 483.000.000/420.000.000 = 1,15
Giá thành thực tế của món lẩu cá kèo = 12.000 x 3.000 x 1,15 = 296.000.000 đồng
Giá thành đơn vị 1 lẩu cá kèo = 296.000/ 2.000 = 148.000 đồng
Giá thành thực tế của món cá kèo nướng = 100.000 x 1.800 x 1,15 = 207.000.000 đồng
Giá thành thực tế 1 phần cá nướng = 207.000/1.800 = 115.000 đồng
Lưu ý: Trong các nhà hàng đặc sản, nhân viên có thể vừa phục vụ khách hàng ăn uống tại chỗ, vừa giao hàng tận nơi cho khách, để đơn giản chi phí phục vụ khách hàng có thể không tính vào giá thành mà ghi nhận vào chi phí bán hàng
Trên đây kế toán Lê Ánh đã chia sẻ một số vấn đề về kế toán dịch vụ nhà hàng. Để hiểu hơn về cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán trong các nhà hàng bạn đọc có thể tham khảo các bài viết trên ketoanleanh.edu.vn hoặc đăng ký các lớp học kế toán thực tế tại kế toán Lê Ánh.