Cách kiểm tra dung lượng file Excel

Đi tìm nguyên nhân và giải pháp làm giảm dung lượng file Excel nhanh nhất

Các file bảng tính Excel thường có dung lượng không phải là quá lớn tuy nhiên chúng ta phải lưu trữ với số lượng nhiều. Ngoài ra thì Email thường chỉ cho chúng ta gửi file với dung lượng giới hạn nên việc giảm dung lượng file Excel là việc cần thiết.

Excel là một công cụ hỗ trợ làm việc mà chúng ta thường xuyên sử dụng. Có một vấn đề là kích thước của file Excel đôi khi quá lớn so với dung lượng thật của nó. Bạn sẽ mất cả phút chỉ để chờ tệp load xong. Đây thực sự là một phiền toái lớn cho công việc của bạn. Vậy làm thế nào để giảm dung lượng file Excel và sửa lỗi không mở được file excel? Bài viết dưới đây 123Job.vn sẽ hướng dẫn tiếp bạn cách giảm dung lượng file Excel, bị đơ, không mở được file excel.

8 cách giảm dung lượng file Excel đơn giản nhất

Tác giả: Hồng Duyên - Ngày đăng: 18-11-2021

Bạn gặp khó khăn do các file Excel có kích thước quá lớn? Cùng ThuthuatOffice tìm hiểu cách giảm dung lượng file Excel.

Hiện nay Excel đang là một trong những phần mềm phổ biến đối với các dân văn phòng và những người sử dụng bộ Microsoft Office. Nhưng bạn lại đang gặp khó khăn bởi những file Excel có kích thước lớn và không biết làm như thế nào. Hãy cùng tham khảo bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel của ThuthuatOffice sau đây nhé.

Cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả

Thanh Hoàng 01/11/2021

Làm thế nào để kiểm tra kích thước của mỗi trang tính của sổ làm việc?

Giả sử bạn có một sổ làm việc lớn chứa nhiều trang tính và bây giờ, bạn muốn tìm kích thước của từng trang tính để xác định trang tính nào cần được giảm bớt. Có phương pháp nhanh nào để giải quyết công việc này không?

Kiểm tra kích thước của mỗi trang tính bằng mã VBA

Kiểm tra kích thước của từng trang tính với Kutools cho Excel

Tab Office Cho phép Chỉnh sửa và Duyệt theo Tab trong Office, và Giúp Công việc của Bạn Dễ dàng hơn Nhiều ...

Đọc thêm ... Tải xuống miễn phí...

Kutools cho Excel giải quyết hầu hết các vấn đề của bạn và tăng 80% năng suất của bạn

Tái sử dụng mọi thứ: Thêm các công thức, biểu đồ và bất kỳ thứ gì khác được sử dụng nhiều nhất hoặc phức tạp vào mục yêu thích của bạn và nhanh chóng sử dụng lại chúng trong tương lai.
Hơn 20 tính năng văn bản: Trích xuất số từ chuỗi văn bản; Trích xuất hoặc loại bỏ một phần nội dung; Chuyển đổi số và tiền tệ sang từ tiếng Anh.
Công cụ hợp nhất: Nhiều Workbook và Sheets thành một; Hợp nhất nhiều ô / hàng / cột mà không làm mất dữ liệu; Hợp nhất các hàng và tổng trùng lặp.
Công cụ tách: Chia Dữ liệu thành Nhiều Trang tính Dựa trên Giá trị; Một sổ làm việc cho nhiều tệp Excel, PDF hoặc CSV; Một cột đến nhiều cột.
Dán bỏ qua Hàng ẩn / được lọc; Đếm và tổng theo Màu nền; Gửi hàng loạt email được cá nhân hóa cho nhiều người nhận.
Bộ lọc siêu: Tạo lược đồ lọc nâng cao và áp dụng cho bất kỳ trang tính nào; Sắp xếp theo tuần, ngày, tần suất và hơn thế nữa; Lọc bằng cách in đậm, công thức, chú thích ...
Hơn 300 tính năng mạnh mẽ; Hoạt động với Office 2007-2019 và 365; Hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ; Dễ dàng triển khai trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

Đọc thêm ... Tải xuống miễn phí...

Kiểm tra kích thước của mỗi trang tính bằng mã VBA

Kinh ngạc! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Firefox và Safari!Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Với mã VBA sau, bạn có thể nhanh chóng nhận được kích thước của từng trang tính trong sổ làm việc của mình. Vui lòng làm như sau:

1. Giữ ALT + F11 chìa khóa và nó mở Cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nhấp chuột Chèn > Mô-đunvà dán mã sau vào Cửa sổ mô-đun.

Mã VBA: Kiểm tra kích thước của từng trang tính trong sổ làm việc

Sub WorksheetSizes[] 'Update 20140526 Dim xWs As Worksheet Dim Rng As Range Dim xOutWs As Worksheet Dim xOutFile As String Dim xOutName As String xOutName = "KutoolsforExcel" xOutFile = ThisWorkbook.Path & "\TempWb.xls" On Error Resume Next Application.DisplayAlerts = False Err = 0 Set xOutWs = Application.Worksheets[xOutName] If Err = 0 Then xOutWs.Delete Err = 0 End If With Application.ActiveWorkbook.Worksheets.Add[Before:=Application.Worksheets[1]] .Name = xOutName .Range["A1"].Resize[1, 2].Value = Array["Worksheet Name", "Size"] End With Set xOutWs = Application.Worksheets[xOutName] Application.ScreenUpdating = False xIndex = 1 For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets If xWs.Name xOutName Then xWs.Copy Application.ActiveWorkbook.SaveAs xOutFile Application.ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False Set Rng = xOutWs.Range["A1"].Offset[xIndex, 0] Rng.Resize[1, 2].Value = Array[xWs.Name, VBA.FileLen[xOutFile]] Kill xOutFile xIndex = xIndex + 1 End If Next Application.ScreenUpdating = True Application.Application.DisplayAlerts = True End Sub

3. Sau đó nhấn F5 phím để thực thi mã này và một trang tính mới có tên KutoolsforExcel sẽ được chèn vào sổ làm việc hiện tại chứa mỗi tên trang tính và kích thước tệp, và đơn vị là Bit. Xem ảnh chụp màn hình:

Kiểm tra kích thước của từng trang tính với Kutools cho Excel

Nếu bạn có Kutools cho Excel, Với khả Chia sổ làm việc tiện ích, bạn có thể chia toàn bộ sổ làm việc thành các tệp riêng biệt, sau đó đi đến thư mục cụ thể để kiểm tra kích thước của từng tệp.

Kutools cho Excel bao gồm hơn 300 công cụ Excel tiện dụng. Dùng thử miễn phí không giới hạn trong 30 ngày. Lấy nó ngay.

Sau khi cài đặt Kutools cho Excel, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở sổ làm việc bạn muốn kiểm tra kích thước của từng trang tính và bấm Doanh nghiệp > Công cụ sổ làm việc > Chia sổ làm việc, xem ảnh chụp màn hình:

2. Trong Chia sổ làm việc hộp thoại, kiểm tra tất cả các trang tính và nhấp vào chẻ và sau đó chỉ định một thư mục để đặt các tệp sổ làm việc mới. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Và sau đó mỗi trang tính của sổ làm việc hiện tại của bạn sẽ được lưu dưới dạng tệp Excel riêng biệt, bạn có thể đi đến thư mục cụ thể của mình để kiểm tra kích thước của từng sổ làm việc.

Để biết thêm về tính năng Split Workbook này.

Các bài liên quan:

Làm cách nào để chia sổ làm việc để tách các tệp Excel trong Excel?

Làm cách nào để xuất và lưu trang tính và trang tính dưới dạng sổ làm việc mới trong Excel?

Các công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Excel giải quyết hầu hết các vấn đề của bạn và tăng 80% năng suất của bạn

Tái sử dụng: Chèn nhanh công thức phức tạp, biểu đồvà bất cứ thứ gì bạn đã sử dụng trước đây; Mã hóa ô với mật khẩu; Tạo danh sách gửi thư và gửi email ...
Super Formula Bar [dễ dàng chỉnh sửa nhiều dòng văn bản và công thức]; Bố cục đọc [dễ dàng đọc và chỉnh sửa số lượng ô lớn]; Dán vào Dải ô đã Lọchữu ích. Cảm ơn !
Hợp nhất các ô / hàng / cột mà không làm mất dữ liệu; Nội dung phân chia ô; Kết hợp các hàng / cột trùng lặp... Ngăn chặn các ô trùng lặp; So sánh các dãyhữu ích. Cảm ơn !
Chọn trùng lặp hoặc duy nhất Hàng; Chọn hàng trống [tất cả các ô đều trống]; Tìm siêu và Tìm mờ trong Nhiều Sổ làm việc; Chọn ngẫu nhiên ...
Bản sao chính xác Nhiều ô mà không thay đổi tham chiếu công thức; Tự động tạo tài liệu tham khảo sang Nhiều Trang tính; Chèn Bullets, Hộp kiểm và hơn thế nữa ...
Trích xuất văn bản, Thêm Văn bản, Xóa theo Vị trí, Xóa không gian; Tạo và In Tổng số phân trang; Chuyển đổi giữa nội dung ô và nhận xéthữu ích. Cảm ơn !
Siêu lọc [lưu và áp dụng các lược đồ lọc cho các trang tính khác]; Sắp xếp nâng cao theo tháng / tuần / ngày, tần suất và hơn thế nữa; Bộ lọc đặc biệt bằng cách in đậm, in nghiêng ...
Kết hợp Workbook và WorkSheets; Hợp nhất các bảng dựa trên các cột chính; Chia dữ liệu thành nhiều trang tính; Chuyển đổi hàng loạt xls, xlsx và PDFhữu ích. Cảm ơn !
Hơn 300 tính năng mạnh mẽ. Hỗ trợ Office / Excel 2007-2019 và 365. Hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ. Dễ dàng triển khai trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Đầy đủ các tính năng dùng thử miễn phí 30 ngày. Đảm bảo hoàn tiền trong 60 ngày.

Đọc thêm ... Tải xuống miễn phí... Mua, tựa vào, bám vào...

Tab Office mang lại giao diện Tab cho Office và giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều

Cho phép chỉnh sửa và đọc theo thẻ trong Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio và Project.
Mở và tạo nhiều tài liệu trong các tab mới của cùng một cửa sổ, thay vì trong các cửa sổ mới.
Tăng 50% năng suất của bạn và giảm hàng trăm cú nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Đọc thêm ... Tải xuống miễn phí... Mua, tựa vào, bám vào...

File Excel nặng thường gây khó khăn trong việc xử lý và biên tập dữ liệu. Vậy làm cách nào để giảm dung lượng loại file này trên máy tính. Hãy cùng Điện máy XANH tìm hiểu cách làm dung lượng, tăng tốc xử lý file excel đơn giản và nhanh chóng nhất nhé!

1Nguyên nhân làm cho file Excel nặng, tốc độ xử lý kém

- File excel chứa hành ảnh có độ phân giải cao hoặc có nhiều công thức phức tạp đều là những nguyên nhân khiến file excel xử lý chậm.

- Việc áp dụng quá nhiều định dạng khác nhau cũng gây ra lỗi file excel.

- Các ô bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng gây ra lỗi file xử lý chậm.

2Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel

Giúp tăng tốc độ xử lý file Excel.
Chia sẻ những dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Không cần phải sử dụng những phần mềm giải nén liên quan khác.

3Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấpđúp chuột vào ứng dụng Exelmàu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nútFile, nhấp tiếp vào tùy chọnOpen... [mở] rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vàoFile.

Bước 3: ChọnSave As…[lưu dưới dạng…].

Bước 4: Tiếp tục, bạngõ tên tập tin mớivào hộp thoại.

Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục "File Format" [định dạng tập tin].

Bước 6:Chọn định dạngExcel Binary Workbook[tập tin nhị phân] nằm bên dưới hạng mục "Specialty Formats". Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi.xlstiêu chuẩn.

Bước 7:Cuối cùng, nhấp vào nútSave. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.

4Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống

Bước 1:Mở tập tin Microsoft Excellên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nútFile, nhấp tiếp vào tùy chọnOpen... rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Chọn tất cả hàng trống. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phímCtrl+⇧ Shift+↓[Windows] hay⌘+⇧ Shift+↓[MacBook].

Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 3:Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tabHome[Windows] hoặctab Edit[Mac] nằm trong thanh menu.

Bước 4:Nhấp vào nútClear[xóa].

Bước 5: Để hoàn tất, bạn chọnClear All[xóa hết] đối với hệ điều hành Windows hayFormat[định dạng] đối với hệ điều hành Mac. Thao tác này sẽxóa các định dạng không cần thiếtkhỏi những ô không dùng đến.

Bước 6:Chọn tất cả các cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phímCtrl+⇧ Shift+→[Windows] hoặc⌘+⇧ Shift+→[Mac].

Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 7: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vàotab Home[Windows] hoặctab Edit[Mac] nằm trong thanh menu.

Bước 8: Nhấp vào nútClear[xóa].

Bước 9:Cuối cùng, nhấp chuột vàoClear All[Windows] hayFormat[Mac]. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.

5Loại bỏ định dạng có điều kiện

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2:Nhấp vàotab Homenằm phía trên màn hình.

Bước 3:Bạn nhấp tiếp vào nútConditional Formatting[định dạng có điều kiện] nằm trong phần"Styles"[mẫu] trên bảng điều khiển.

Bước 4:Chọn tiếp tùy chọnClear Rules[xóa các quy tắc].

Bước 5:Cuối cùng, bạn nhấp chuột vàoClear Rules from Entire Sheet[xóa quy tắc trong tất cả sheet].

6Loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nútFile, nhấp tiếp vào tùy chọnOpen... rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Nhấp chuột vào tabEditnằm phía trên màn hình.

Bước 3: Chọn tùy chọnFind[tìm kiếm].

Bước 4: Nhấp tiếp vàoGo To….

Bước 5: Tiếp theo, nhấp chuột vàoSpecial….

Bước 6: Nhấp vào nút chọnBlanks.

Bước 7: Sau đó, bạnnhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.

Bước 8:Tiếp tục, nhấp chuột vào phầnEdittrong thanh menu.

Bước 9: Nhấp vào nútClear.

Bước 10: Cuối cùng,nhấp vào Formatđể hoàn thành.

7Nén dung lượng ảnh có trong bảng tính

Bước 1: Mở tập file Excel mà bạn muốn nén dung lượng hình ảnh.

Bước 2: Bấm vào hình mà bạn muốn giải nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.

Bước 3: Bỏ tích ở mụcApply only to this picture >Chọn Email [96 ppi]: minimize document size for sharing > Bấm OK.

8Xóa các Data Links

Bước 1: Mở Excel > Chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.

Bước 2: Chọn Break Link lại để xác nhận.

9Xóa Watch Window

Bước 1: Mở file excel mà bạn muốn thực hiện xóa Watch Window.

Bước 2: ChọnFormulas > Chọn Watch Window.

Bước 3: Chọn Delete Watch.

Sau khi thực hiện xong bước này là hoàn thành xóa Watch Window.

10Xóa các Named Range có trong file Excel

Bước 1: Mở file excel bạn muốn xóa Named Range.

Bước 2: Chọn Formulas > ChọnName Manager.

Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete.

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.

11Dùng trình duyệt Virus Macro

Chúng ta có thể dùng tình duyệt Virus Macro để giảm dung lượng file Excel. Khi bạn mở file excel sẽ đặt tên bảng tính mới cho bạn luôn như "yyy" hoặc "Book1" cùng với đó là những cảnh báo của Macro với những gợi ý giảm dung lượng của file Excel.

Cách khắc phục bạn cần thực hiện theo thứ tự sau:

Mở file Excel > Sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác > Mở file mới > Dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép > Chọn Save > Xóa file cũ.

Mời bạn tham khảo một số phần mềm Microsoft đang được kinh doanh tại Điện máy XANH:

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng tập tin file excel. Mong rằng bài viết dưới đây đưa ra hướng dẫn hữu ích để bạn dùng file excel hiệu quả hơn.

Xác định các file Excel bạn cần giảm dung lượng

Có rất nhiều nguyên nhân khiến file Excel của bạn có dung lượng lớn. Đó có thể là do các nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn,… và một hay nhiều chi tiết này đều có thể gây ảnh hưởng tới file. File Excel của bạn sẽ càng có dung lượng lớn khi bạn làm trong các lĩnh vực tài chính, đầu tư hay ngân hàng.

Trước khi giảm dung lượng của file Excel, bạn phải xác định các file nào đang quá lớn. Tạo bản copy của tệp Excel bất kỳ và làm theo cách bước sau:

Chuyển phần mở rộng của bản copy thành đuối .Zip
Sau đó mở thư mục đã được nén này và truy cập xl>worksheets
Sắp xếp chúng theo kích thước hiển thị.

Bạn có thể thấy các sheet nặng nhất ở trong danh sách. Ví dụ trang sheet26.xe chiếm tới gần một phần ba dung lượng. Nó thường tương ứng với bảng n + 1 trong file Excel nên bạn sẽ cắt bớt từ tờ thứ hai mươi bảy.

Chọn bất kỳ fileExcel lớnnàobạn muốn giảm dung lượng và làm theo các cách dưới đây: