Bạn đã từng gặp phải các vấn đề về việc sắp xếp và lưu trữ những tệp/file tài liệu trên máy tính. Bạn đang còn lưu trữ quá nhiều file tài liệu trên máy tính, nhưng không biết sắp xếp và lưu trữ sao cho hợp lý. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết bên dưới để có được những cách lưu trữ hồ sơ, file tài liệu trên máy tính giúp mang lại nhiều tiện lợi và hiệu quả hơn trong công việc.
Sắp xếp và lưu trữ file theo tên
Đây là một trong những cách hữu hiệu nhất trong việc sắp xếp và lưu trữ. Giúp bạn dễ dàng tìm kiếm những file tài liệu trong lúc cần. Thông thường nên lựa chọn cách đặt tên file bằng tiếng Việt không dấu và nên lựa chọn những tên ngắn và dễ nhớ nhất.
Một cách khác mà được nhiều người lựa chọn là phân file tài liệu theo sơ đồ với nhiều cấp khác nhau: danh mục cha - danh mục con,... Cách thức này giúp bạn dễ dàng quản lý được hệ thống tài liệu, hồ sơ lớn trên máy tính.
Có thể lựa các cách đặt tên file dựa theo ngày tháng. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng quản lý được số lượng lớn những file và tài liệu, có thể sắp xếp và phân bổ hợp lý và đạt được hiệu quả nhất trong công việc.
Nếu số lượng file tài liệu của bạn nhiều, bạn có thể sử dụng cách nén tệp, theo chủ đề của file. Điều này sẽ giúp tiết kiệm được không gian lưu trữ mà và giảm số lượng file tài liệu tồn đọng. Những cung cụ giúp ích cho bạn là rar, zip. Ngoài ra, còn có một vài công cụ, phần mềm khác cho khả năng nén hiệu quả hơn.
Đối với các nén file hồ sơ, tài liệu thích hợp sử dụng cho những file mà bạn ít khi mở [lưu trữ dài hạn]. Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần giải nén ra là được.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Thông tin dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu cho bạn một vài dịch vụ lưu trữ dữ liệu online dành cho bạn.
Google Drive
Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây hoàn toàn miễn phí và được rất nhiều sử dụng phổ biến hiện nay. Chỉ cần tạo một tài khoản google là bạn có thể đăng nhập tải lên và lưu trữ dữ liệu trên đây.
Đối với tài khoản cá nhân, bạn có thể sử dụng lưu trữ với 15GB dung lượng. Nếu bạn sử dụng chỉ để lưu trữ những dữ liệu công việc cá nhân thì với dung lượng trên thì hoàn toàn đủ so với bạn. Tuy nhiên, nếu bạn là doanh nghiệp và cần lưu trữ với số lượng lớn các file, tài liệu thì bạn nên sử dụng gói nâng cấp lên đến 100GB - 1TB.
Về giao diện của Google Drive đơn giản, dễ sử dụng. Cho phép tải lên hầu hết những loại tệp/file hiện nay. Có thể phân chia theo từng mục - mục con. Dễ dàng quản lý và sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả.
Ngoài ra, google drive còn tích hợp thêm một số công cụ online đi kèm như: google tài liệu, google trang tính, google biểu mẫu, google trang trình chiếu và rất nhiều ứng dụng hỗ trợ khác. Sử dụng với những tính năng không kém gì các phần mềm văn phòng của Microsoft. Rất thích hợp cho đối tượng văn phòng.
Đặc biệt Google Drive có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại di động. Phần mềm trên điện thoại di động còn giúp lưu trữ hình ảnh, danh bạ và mọi dữ liệu của điện thoại một cách tự động.
Onedrive
Onedrive cũng là một công cụ lưu trữ dữ liệu online, được phát triển và quản lý bởi Microsoft. Cho phép lưu trữ hình ảnh, video, tài liệu và mọi thứ khác trên điện thoại di động hay máy tính.
Đối với Onedrive thì người dùng có thể sử dụng bằng tài khoản Microsoft, miễn phí với mức dung lượng là 5GB. Ngoài ra, nếu nhu cầu lưu trữ của bạn cao hơn thì có thể lựa chọn mua với các gói nâng cấp.
Với các chức năng chính cũng tương tự như Google Drive: Chia sẻ, phân chia, lưu trữ, sắp xếp,... Tiện ích trong việc kết nối trực tiếp với các phần mềm của Microsoft như: Word, PowerPoint, Excel,... Có thể sử dụng trên điện thoại di động, giúp lưu trữ những dữ liệu quan trọng của điện thoại. Chức năng tự đồng bộ hóa khi có dữ liệu mới. Và đặc biệt là khả năng bảo mật tương đối tốt, tránh bị đánh cắp dữ liệu.
Dropbox
Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây sử dụng thích hợp cho hệ điều hành Mac, PC và cho các thiết bị di động hiện nay. Bạn có thể tải ứng dụng về máy và sử dụng miễn phí với mức dung lượng là 2GB.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nâng cấp gói dung lượng sử dụng lên 1TB dung lượng, với mức giá là 9.99 đô/tháng.
Một số tính năng hữu ích của Dropbox:
- Dễ dàng chia sẻ thông tin, file tài liệu đến bất kỳ đâu.
- Có thể sử dụng để phân chia quyền làm việc.
- Lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.
- Chức năng tự động đồng bộ hóa từ máy tính [điện thoại] lên Dropbox.
- Giao diện dễ dàng sử dụng và thao tác.
iCloud
iCloud là một tính năng lưu trữ được Apple cung cấp. Thích hợp sử dụng cho Mac và IOS. Với dung lượng miễn phí là 5GB, bạn có thể nâng cấp thêm với gói lưu trữ cao hơn. Ứng dụng tích hợp sẵn một số tính năng lưu trữ, đồng bộ hóa tự động danh bạ, hình ảnh, tài liệu, video,... An tâm khi sử dụng, bởi Apple bảo mật rất tốt, tránh dữ liệu bị đánh cắp.
Một số chức năng rất hữu ích của icloud và có thể sao lưu và backup dữ liệu, chuyển dữ liệu qua các thiết bị. Đặc biệt với tính năng tìm iphone và bảo mật tài khoản cực kỳ tốt.
Bài viết trên chúng tôi đã chỉ ra một vài mẹo nhỏ giúp ích trong việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính. Mang lại hiệu quả hơn trong việc sao lưu và sắp xếp file tài liệu. Ngoài ra, chúng tôi cũng gợi ý cho bạn những dịch vụ/phần mềm/ứng dụng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong cuộc sống cũng như trong công việc.
Trong các cơ quan, tổ chức việc quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
1. Quản lý tài liệu giấy theo phương pháp truyền thống
Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu giấy thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.
Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, phần mềm quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu điện tử tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý công việc, tài liệu hiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.
2. Lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng theo hướng hiện đại.
Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng - phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Cloudoffice vào trong công việc. Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice được thiết kế đáp ứng cho mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, tài liệu có thể được lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp lưu trữ một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm trước đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được tối ưu ổn định mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm.
CloudOffice – Quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice cho phép chúng ta đính kèm các tài liệu văn bản dạng định dạng scan vào hệ thống do đó phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm. Giúp văn thư có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo tiêu chí yêu cầu nào đó.
Có thể nói, việc quản lý tài liệu bằng phần mềm CloudOffce là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính cũng như các doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.
Phần mềm văn phòng điện tử - CloudOffice có thể dễ dàng quản lý qua máy tính, smartphone, quản lý tài liệu trên iphone của bạn, giúp bạn có thể theo dõi và kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi thông qua một ứng dụng quản lý tài liệu trên smartphone.
Mọi thông tin về phần mềm văn phòng điện tử, quản lý tài liệu CloudOffice xin vui lòng liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,
Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice: 1900 1286
Website: //cloudoffice.com.vn