Bên cạnh thư mục Danh bạ mặc định, Outlook cho phép tạo nhiều thư mục danh bạ. Nếu bạn có nhiều kết nối trong Outlook, bạn nên sắp xếp chúng đúng cách bằng cách tạo nhiều thư mục liên hệ và bật chúng trong sổ địa chỉ của bạn.
Điều này rất có ý nghĩa nếu bạn muốn tách các liên hệ công việc hoặc nhóm làm việc của mình khỏi các liên hệ cá nhân như bạn bè hoặc thành viên gia đình. Một ý tưởng khác là tạo một thư mục riêng cho các địa chỉ liên hệ mà bạn không liên lạc thường xuyên và để những người mà bạn thường xuyên trò chuyện trong thư mục chính Contacts folder.
Trong Outlook, Address book sẽ bao gồm thư mục Danh bạ chính và bất kỳ thư mục nào khác mà bạn có thể thêm. Các liên hệ từ nó đang được tự động tìm nạp khi bạn nhấp vào To và bắt đầu nhập một nút.
Trong điều kiện bình thường, khi bạn tạo một thư mục danh bạ mới bên trong Contacts Pane, thư mục mới sẽ tự động được thêm vào sổ địa chỉ. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Đôi khi, bạn sẽ thấy rằng một số thư mục liên hệ được hiển thị trong Navigation Pane sẽ không hiển thị bên trong sổ Địa chỉ. Để giúp bạn giải quyết vấn đề này, chúng tôi đã tạo một hướng dẫn về cách bật thư mục liên hệ làm sổ địa chỉ.
Nếu bạn đang tìm cách tạo một số thứ tự trong danh sách liên hệ của mình, hãy tiếp tục đọc phần bên dưới. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết về cách tạo thư mục liên hệ mới trong Outlook và kích hoạt nó dưới dạng Sổ địa chỉ. Hãy bắt đầu nào.
Lưu ý: Các bước dưới đây tương thích với mọi phiên bản Outlook từ Outlook 2007 đến Outlook 2016.
Cách tạo thư mục Danh bạ mới trong Outlook
- Ở phía bên trái của Outlook, hãy nhấp vào Contacts icon để mang lại Contacts Pane.
- Nhấp chuột phải vào Contacts và chọn New Folder.
- Chèn tên của thư mục liên hệ của bạn dưới Name trường, sau đó nhấn vào menu thả xuống bên dưới Folder contains và chọn Contacts items.
- Bây giờ, hãy nhấp vào Contacts để chỉ định nơi bạn muốn đặt thư mục và nhấp vào OK.Note: Hãy nhớ rằng bạn có thể đã đặt thư mục trong bất kỳ thư mục mẹ nào khác, không chỉ Danh bạ. Nếu bạn muốn đặt thư mục trong đường dẫn gốc, hãy chọn địa chỉ email của bạn ở đầu danh sách.
Đó là nó. Thư mục liên hệ của bạn hiện đã được tạo.
Cách bật thư mục làm sổ địa chỉ trong Outlook
Bây giờ bạn đã tạo thư mục liên hệ mới, nó sẽ tự động được nhận dạng là Sổ địa chỉ nếu bạn nhấp vào nút TO khi bạn đang nhập một tin nhắn mới. Nhưng nếu không, bạn sẽ cần thực hiện thêm một số bước. Đây là những gì bạn cần làm:
- Nhấn vào Contacts ở góc dưới bên trái của Outlook.
- Nhấp chuột phải vào thư mục không được nhận dạng là sổ địa chỉ và chọn Properties.
- Khi bạn đã vào trong New Contacts Properties, nhấn vào Outlook Address Book và đảm bảo rằng hộp bên cạnh Show this folder as an email Address Book được kích hoạt.
- Chèn tên cho Sổ địa chỉ của bạn và nhấn Apply để bật thư mục này dưới dạng Sổ Địa chỉ Outlook.