Cách sử dụng email chuyên nghiệp

Email là công cụ quản lý công việc hữu ích trong thời hiện đại. Tuy nhiên, bạn đã biết cách quản lý email hiệu quả?

Base Resources - Tình trạng email quá tải và lẫn quá nhiều email rác là điều thường xuyên xảy ra. Nếu không phân loại và có cách quản lý hợp lý, bạn sẽ rơi vào tình trạng thường xuyên phải ngụp lặn trong hàng nghìn email. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc, khiến bạn tiêu tốn quá nhiều thời gian xử lý email và không thể tập trung vào những công việc quan trọng khác. Liệu có giải pháp nào cho xử lý tình trạng này?

Nhằm giúp những cá nhân thường xuyên làm việc với email có thể quản lý email một cách hiệu quả, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 8 phương pháp quản lý email được áp dụng rộng rãi, phù hợp với mọi ứng dụng email như Gmail hay Microsoft Outlook.

Sử dụng Email thế nào để đạt hiệu quả cao?

Mục đích sử dụng Email

Mặc dù được sử dụng rộng rãi nhưng email không phải phương tiện giao tiếp toàn năng. Bạn không nên quá lạm dụng email mà chỉ nên sử dụng trong những trường hợp:

• Cần lưu lại các nội dung liên lạc

• Đối tượng liên lạc không thể gặp mặt hoặc trao đổi qua điện thoại

• Nội dung trao đổi không yêu cầu được trả lời tức thì

• Gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

• Nội dung trao đổi không đòi hỏi tính liên tục

Bạn cũng không nên sử dụng email quá nhiều để quản lý công việc bởi bản chất email là phục vụ mục đích giao tiếp. Những trường hợp giao việc trên email có thể dẫn đến hậu quả nhân viên không theo dõi công việc kịp thời hay tiến độ công việc không được kiểm soát hiệu quả.

Email đã lỗi thời để quản lý công việc thời 4.0

Thời gian hợp lý dành cho email

Công ty phần mềm Adobe ở Mỹ đã làm khảo sát với 1000 nhân viên về thời gian họ sử dụng email trong ngày. Kết quả cho thấy rằng các nhân viên dành trung bình 209 phút để kiểm tra email công việc và 143 phút dành cho email cá nhân. Tổng cộng mỗi ngày, một nhân viên dành 352 phút [khoảng 5 giờ 52 phút] để làm việc với email.

Sử dụng quá nhiều thời gian cho email sẽ khiến bạn không có đủ thời gian cho những việc quan trọng. Để tối đa hóa thời gian, bạn có thể chia thời gian check mail thành 3 lần trong ngày. Lần thứ nhất là 10 giờ sáng, lần thứ 2 là 1 giờ chiều và lần thứ 3 là 4 giờ chiều. Mỗi lần check mail, bạn tập trung tối đa và nên chỉ dành cho công việc này khoảng thời gian 15 phút. Hoặc bạn cũng có thể chỉ cần dành 30 phút mỗi sáng để check mail nhưng với điều kiện bạn phải rất tập trung và dừng việc check mail ngay sau 30 phút.

Cách viết email hiệu quả

Kỹ năng viết cũng như phản hồi email là rất cần thiết. Giả sử nếu bạn muốn gửi thông báo họp mặt cho đối tác nhưng tiêu đề của bạn lại gây hiểu lầm và nội dung không rõ ràng khiến bạn và đối tác phải mất thời gian trao đổi lại nhiều lần. Trường hợp này rất thường xuyên xảy ra. Dưới đây là những lời khuyên giúp bạn có thể soạn thảo một email hiệu quả.

• Luôn nhớ ghi Tiêu đề mail: Tiêu đề email cần ngắn gọn và tập trung và nội dung chính của email

• Mỗi email chỉ nên truyền tải một thông điệp: Không nên viết quá nhiều thông điệp trong một email. Tuy nhiên, nếu nội dung đề cập đều liên quan đến một dự án thì bạn có thể đánh số thứ tự để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt.

• Xác định câu trả lời bạn muốn nghe: Ghi lại hành động bạn muốn người nhận phải thực hiện như gọi điện hay phản hồi mail này. Ngoài ra, bạn cũng nên để lại thông tin liên lạc bao gồm tên, số điện thoại cá nhân.

• Luôn nhớ lời chúc và chữ ký khi kết thúc mail: Điều này giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và hình ảnh của bạn cũng trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt họ.

8 phương pháp quản lý Email hiệu quả

Xóa các email không quan trọng

Khi mở hòm mail, việc đầu tiên bạn cần làm là rà soát một lượt hộp thư đến, sau đó, hãy xác định những email không quan trọng bằng cách nhìn vào tiêu đề mail và tên người gửi. Đánh dấu tất cả những mail đó và xóa ngay lập tức. Việc xóa các mail không quan trọng trước khi bắt tay vào quy trình làm việc sẽ giúp giao diện trông gọn gàng. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy các email còn lại và xác định những email quan trọng cho công việc.

Đừng để hòm thư lúc nào cũng đầy ắp những mail spam

Sử dụng nhiều hơn một email

2 là số lượng email tối thiểu mỗi người nên sở hữu. Chắc chắn rằng bạn sử dụng email không phải chỉ riêng phục vụ công việc mà còn phục vụ các mục đích khác như đăng ký các kênh mạng xã hội, nhận thông báo từ một trang web thời trang hay đơn giản là để trao đổi với bạn bè. Nếu bạn chỉ sử dụng một email cho tất cả các mục đích đó, hòm mail của bạn sẽ trở nên “tạp nham” và bạn sẽ phải thường xuyên tiêu tốn nhiều thời gian cho việc dọn dẹp hộp thư đến.

Vậy nên, hãy lập cho mình nhiều hơn 1 email. Một địa chỉ mail chỉ chuyên dùng cho công việc, những địa chỉ còn lại sẽ dùng cho các mục đích cá nhân.

Tạo email Template / Canned responses

Nếu bạn phải thường xuyên gửi mail tới nhiều đối tượng, nhiều lần với nội dung giống nhau, hãy cân nhắc việc sử dụng một tính năng trong Google Lab có tên “Canned responses”. Tính năng này cho phép bạn tạo một mẫu email có thể tái sử dụng. Giờ đây, bạn không cần phải viết lại từ đầu nội dung hay thực hiện thao tác sao chép rồi dán mỗi khi trả lời email.

Microsoft Outlook cũng hỗ trợ tính năng tạo mẫu email với chức năng có tên Email Template. 

Bỏ nhận email từ những kênh bạn không còn quan tâm

Khi bạn sử dụng địa chỉ mail để đăng ký dịch vụ, những ngày sau đó, hòm mail của bạn sẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo về dịch vụ và chương trình khuyến mãi. Lúc này, bạn sẽ lại mất thời gian tìm những thư rác và xóa chúng. 

Thay vì cảm thấy bực bội và mất thời gian mỗi ngày xóa các mail quảng cáo, bạn nên hủy đăng ký [Unsubscribe] các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail đó. 

Gắn tab, label và tạo folder

Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm email, bạn có thể phân loại chúng bằng cách gắn tab, label hoặc tạo các folder mail theo từng loại.

Phân biệt Tab, Label và Folder

Với cách phân loại như vậy, bạn không cần phải tìm kiếm một email bằng cách rà soát lại hàng ngàn email. Chỉ cần tìm kiếm theo tên nhãn, tab hoặc click vào folder, bạn sẽ thu nhỏ phạm vi tìm kiếm và nhanh chóng tìm được email mình cần.

Thiết lập chế độ lọc mail gửi đến

Với chế độ lọc, những mail gửi đến sẽ tự động sắp xếp vào các thư mục do bạn tạo ra. Những mail đến sẽ được phân loại dựa trên tiêu đề thư, người gửi,.. những tính chất phân loại do người dùng tự thiết lập. Sử dụng chế độ lọc sẽ giúp bạn không còn phân loại mail thủ công. Công dụng này đặc biệt hữu dụng đối với những người làm quản lý dự án khi phải nhận mail từ nhiều bên và quản lý nhiều hạng mục.

Quá trình lọc mail đến

Thống nhất các tài khoản email công việc vào một

Nếu bạn phải làm việc với nhiều địa chỉ email, sẽ rất mất thời gian khi bạn cứ phải sign out rồi sign in vào địa chỉ khác. Bạn có thể tạo một hộp thư duy nhất, thống nhất để nhận email từ tất cả các địa chỉ. Mỗi khi trả lời mail, bạn chỉ cần lựa chọn địa chỉ mail sender trong danh sách email của bạn.

Việc thống nhất các tài khoản email mang đến những lợi ích sau:

• Chỉ cần đăng một tài khoản, bạn có thể đồng thời nhận được tất cả các thư

• Không cần nhớ quá nhiều mật khẩu tài khoản mail

• Khi muốn gửi thư từ tài khoản mail khác, bạn không cần phải đăng xuất mail hiện tại mà có thể lựa chọn địa chỉ người gửi trong hộp thoại soạn thư.

• Bạn có thể theo dõi mail nào được gửi đến địa chỉ nào nhờ chức năng lọc tự động theo địa chỉ mail nhận

Lên lịch tự động gửi mail

Nếu bạn thường là người xuyên làm việc với các đối tác ở những quốc gia khác múi giờ hoặc phải gửi hàng loạt email tại một thời điểm nhất định, thiết lập chế độ lên lịch tự động gửi mail sẽ giúp bạn giảm thiểu những rắc rối trong công việc. Bạn sẽ không cần phải thức dậy vào những khung giờ bất tiện chỉ để gửi một email, hay phải gửi thu công hàng trăm email chỉ với một nội dung tương tự. Giờ đây, bạn chỉ cần soạn thảo trước nội dung thư rồi hẹn giờ gửi, sau đó, hệ thống sẽ lo những phần còn lại.

Bạn hoàn toàn có thể quản lý các mail đã được hẹn gửi đi trong mục “Scheduled” trên giao diện Gmail. Bên cạnh đó, Gmail cũng cho phép bạn hẹn lịch gửi cũng như thu hồi lại email đã gửi đi.

Kết luận

Email là công cụ làm việc được phần lớn doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp cũng như cá nhân biết cách quản lý email hiệu quả lại không nhiều. Hy vọng những phương pháp quản lý email trên sẽ giúp bạn không còn phải đau đầu bởi những email rác; giúp công việc tìm kiếm cũng như nhận và gửi mail của bạn trở nên dễ dàng hơn. 

Để quản lý công việc, dự án dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY cuốn ebook "Giải pháp thay thế Excel và Email trong công việc" đang được đón đọc rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp 4.0.

Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Email được dùng để liên lạc giữa các chi nhánh trên toàn thế giới, giữa các chi nhánh nhận quyền và nhượng quyền, giữa các phòng ban, thậm chí là giữa các cá nhân trong cùng một phòng ban. Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.

Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau

1. Sử dụng email đúng dịp

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụngemail trong những trường hợp sau:

• Nội dung liên lạc cần được lưu lại

• Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

• Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

• Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

• Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

• Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè

• Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.

• Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma

• Không dùng chức năng tô đậm [bold] và viết chữ in [ABC] cho toàn bức thư.

• Luôn cài đặt phần chữ ký [signature] với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn

• Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

3. Quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

• Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề

• Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.

• Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu

• Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”

• Cách hàng giữa các ý

• Sử dụng nhiều gạch đầu dòng[bullets point] hoặc số [numbering] nếu có thể

• Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận

• Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi [rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email]

4. Viết Subject có ý nghĩa

Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không

Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:

- Subject tồi:

• Quick question [câu hỏi nhanh]

• Important, read now [quan trọng, đọc ngay]

- Subject tốt:

• Royal 2009 schedule announcement [Thông báo lịch học Royal 2009]

• Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8

Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau [yahoo, gmail, hotmail], hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được

5. Trình bày rõ ràng

Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn

• Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”

• Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi

• Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình

• Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”

• Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

6. Tránh gửi attachment

Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung emailđể người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.

Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.

7. Vai trò của bạn?

Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác

• To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn

• Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email

• Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

8. Trả lời nhanh

Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là :

«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»

9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối

Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy emailcho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn

Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ

10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng

Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.

Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.

Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp

• Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn

• Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc

• Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ

• Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp

• Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.

Nguồn Internet [//www.marketingsay.com/10-nguyen-tac-su-dung-email-chuyen-nghiep/]

Số lần xem trang : :6207Nhập ngày : 24-02-2011

Điều chỉnh lần cuối :24-02-2011