Khi soạn thảo văn bản, để tạo và trình bày một thời khóa biểu, lịch công việc, bảng thống kê…, chúng ta thường sử dụng công cụ tạo bảng [Table] có trong Word. Việc tạo bảng không khó nhưng các thao tác phát sinh khi làm việc trên bảng là rất nhiều, và khó thực hiện. Cách thao tác với bảng trong word thuộc các phiên bản nhìn chung là tương đối giống nhau, dưới đây Webmax xin được cung cấp một số thao tác để làm việc với bảng [Table] trong Word 1010.
Hướng dẫn tạo bảng [table] trong word
Để tạo bảng thực hiện các công việc liên quan đến nó trong word 2010, bạn có thể nhanh chóng thao tác theo 03 cách cơ bản như sau:
Cách 1: Di chuột chọn số lượng ô mong muốn
Cách thức này áp dụng khi bạn muốn tạo bảng với số lượng ô nhỏ [giới hạn 10 ô hàng ngang và 8 ô hàng dọc]. Bạn chỉ cần vào phần Insert sau đó chọn vào ô Table, sau đó di chuột để chọn số lượng ô trong bảng theo nhu cầu.
Cách 2: Cài đặt bảng [table] trong word theo số lượng mong muốn
Ở cách này, bạn cũng vào mục Insert trên thanh công cụ và lựa chọn mục Table. Tại cửa sổ hiện ra, bạn lựa chọn vào mục Insert Table. Khi đó, hộp thoại mới xuất hiện và bạn chỉ cần nhập vào số hàng số cột mong muốn và chọn Ok là xong. Với cách này, bạn có thể tùy chỉnh bảng với số lượng hàng và cột nhiều hơn cách trên.
Hộp thoại mới yêu cầu nhập số hàng số cột mong muốn
Cách 3: Tạo bảng [table] trong Word bằng cách vẽ
Người dùng có thể tùy chỉnh vẽ số lượng hàng và cột với chiều rộng và dài tùy ý ngay từ đầu khi tạo bảng. Việc bạn cần làm là lựa chọn Insert trên thanh công cụ, chọn tiếp Table, tại hộp thoại lựa chọn mục Draw Table. Lúc này, trên trang xuất hiện cây bút và bạn có thể thực hiện việc tạo bảng cho mình.
Thêm/xóa cột và dòng cho bảng [Table] trong Word
Sau khi đã tạo được cho mình một bảng với số ô và hàng theo yêu cầu, khi tiến hành các hoạt động khiến bạn cần thêm hoặc xóa bớt cột/dòng để phù hợp hơn thì bạn có thể làm theo cách sau:
Chèn/xóa cột ở bảng
Đầu tiên, khi bạn muốn thêm một cột ở vị chí nào thì chọn chuột vào cột gần vị chí đó, tiếp theo nhấp phải chuột. Khi các lựa chọn hiện lên, bạn click vào Insert khi đó bạn chỉ cần lựa chọn vị trí chèn cột mong muốn:
- Chọn Insert Columns to the Left: khi muốn chèn cột về phía bên trái cột hiện tại
- ChọnInsert Columns to the Right: khi muốn chèn cột về phía bên phải cột hiện tại
Còn khi bạn muốn xóa cột nào chỉ cần nhấp chuột vào cột đó, Click chuột phải và lựa chọn mục Delete Columns.
Chèn/xóa dòng trong bảng [table] trong Word
Bạn cũng làm tương tự với các thao tác trên, tuy nhiên thay vì đánh dấu 1 cột bạn thực hiện đánh dấu 1 hàng và chọn chuột phải. Tại các kết qủa lựa chọn mục Insert, lúc này chúng ta sẽ thực hiện các lựa chọn liên quan đến hàng như:
- Chọn Insert Rows Above: giúp thêm dòng lên trên
- Chọn Insert Rows Below: giúp thêm dòng xuống dưới
Để xóa hàng bạn cũng cần chọn hàng muốn xóa, nhấp chuột phải và lựa chọn mục Delete Rows.
Bạn cũng có thể tiến hành việc thêm/xóa cho hàng/cột trong bảng ở phần Layout trên thanh công cụ. Tại đó bạn có toàn bộ các thao tác được trình bày với các biểu tượng dễ hiểu, chỉ cần nhấp vào đó là xong.
Hướng dẫn chỉnh sửa bảng [Table] trong Word
Làm việc với các bảng trên word không chỉ là việc xây dựng nó và điền thông tin là xong, trong quá trình thao tác thường có một số yếu cầu đòi hỏi bạn phải chỉnh sửa nó sao cho phù hợp nhất. Dưới đây là một số thao tác chỉnh sửa bảng đơn giản nhất bạn có thể thực hiện trong mục Layout trên thanh công cụ như sau:
Cách gộp Ô
Sau khi lựa chọn các ô cần gộp, bạn vào mục Layout và chọn Merge Cells [biểu tượng các ô được hòa vào nhau] như vậy là bạn đã gộp được các ô mong muốn
Cách tách Ô
Bạn cũng lựa chọn một ô cần tách, vào Layout rồi chọn Split Cell [biểu tượng ô được chia nhỏ]. Khi đó, hộp thoại mới xuất hiện để cho bạn thiết lập số hàng số cột cần tách, chon OK là xong.
Cách tách bảng
Chọn vị trí cần phân tách trong bảng, vào phần Layout và chọn mục Split Table nó sẽ tự động phân cách bảng cho bạn.
Hướng dẫn thêm ghi chú vào bảng [Table] trong Word
Bảng biểu cần được trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, thuận mắt nhưng những thông tin bạn muốn cung cấp thì vô cùng lớn. Chính vì thế, cách tạo chú thích cho bảng biểu sẻ đem lại tiện ích cho người dùng. Các bước tiến hành cơ bản như sau:
- Bước 1: Bôi đen nơi cần tạo ghi chú trong bảng
- Bước 2: Chọn Review [trên thanh công cụ], chọn New comment
- Bước 3: Nhập các ghi chú cần thiết. Phần được ghi chú sẽ được phân biệt bằng một màu nền khác
Bạn có thể không cho các ghi chú này hiển thị khi muốn in nội dung bảng ra có thể thực hiện bằng cách: Chọn Review -> Chọn Show Markup -> Bỏ chọn Comment
Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong bảng [Table] trong Word
Việc đánh số thứ tự trong bảng giúp các thông tin trong đó được thể hiện theo một bố cục hoàn chỉnh hơn. Các thao tác cần thực hiện để đánh số thứ tự trong bảng:
Bôi đen các ô cần đánh số thứ tự -> Chọn thẻ Home -> Chọn mục Paragraph [biểu tượng các số thứ tự] -> Chọn Numbering [biểu tượng mũi tên trên mục đó] -> chọn Define New Number Format.
Trong hộp thoại mới hiện lên sau khi chọn Define New Number Format, cần xóa dấu chấm sau số 1 và chọn OK. Như vậy đã hoàn thành xong bước thiết lập đánh số thứ tự trong bảng, ở những làn sau bạn chỉ cần chọn vào biểu tượng mũi tên ở mục Numbering và không cần cài đặt lại việc bỏ dấu chấm.
Đối với những bảng dài ơ các trang khác nhau, cần phải cài đặt lại số bắt đầu ở trang mới để nó tiếp tục đánh số phù hợp. Chỉ cần chọn Numbering > Set Numbering Value -> Sart new list -> Nhập số thứ tự tiếp theo vào Set value.
Trên đây là một số hướng dẫn thao tác cơ bản trên băng [Table] trong Word. Hi vọng bạn có thể tiến hành tốt công việc của mình nhờ những thao tác đó.