Cách viết email gửi thầy có bằng tiếng Anh
Trong thời đại toàn cầu hóa và công nghệ phát triển, email đã dần trở thành một trong những phương tiện liên lạc và làm việc chính thống trong nước và ngoài nước. Do đó, soạn thảo một email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, đây không phải là việc đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và mẫu viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho bạn tham khảo. Một email tiếng Anh bao gồm 3 phần chính: 3. Closing (Kết thúc thư) Tùy theo từng mục đích mà trong các phần sẽ có nội dung cụ thể hơn. Greetings
*Lưu ý:Nếu gửi email bằng CC, hãy viết theo hướng chào toàn bộ người được gửi. Hoặc, thêm tất cả tên của người nhận (Cả 2 cách) Nếu gửi email bằng BCC, nên viết theo cách 2. Opening comment *Lưu ý: Lời thăm hỏi chỉ nên được sử dụng khi hai phía đã quen biết nhau trước đó, hoặc bạn đang hồi đáp lại email của bên kia. Một bức thư hồi đáp nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
Không có công thức thông thường nào để viết phần này. Nó sẽ thay đổi tùy theo nội dung email. *Lưu ý: Bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về bản thân và viết tiếp bằng:
#1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
#2: Offering Help/Asking information (Gửi thông báo)
#3: Making for request/Asking for infomation (Khi muốn yêu cầu)
#4: Complain (Than phiền)
#5: Đề cập đến tài liệu đính kèm (nếu có)
Một vài cách phổ biến để kết thúc email thể hiện sự lịch sự:
Hãy cùng áp dụng những gì ta vừa học vào thực hành nhé. Nhiều nước phương Tây có văn hóa riêng trong việc viết và trả lời email. Do đó, dù trong lĩnh vực học tập hay công việc, khi gửi mail cho thầy/cô người nước ngoài hay đối tác nước ngoài, bạn cần rất khéo léo trong việc này. Đừng “nghĩ gì viết đó”. Hãy lưu ý những quy tắc sau để tránh mắc phải những sai lầm, khiến bạn “mất điểm” với người nhận ngay từ lúc gửi email nhé. Tiêu đề mail là phần thông tin đầu tiên mà người nhận email nhìn thấy, và nếu nó được viết sai hoặc không rõ ràng, nó có thể bị xóa trước khi được mở! Một email trang trọng bắt buộc phải có tiêu đề mail tương ứng. Thông thường, nhiều nơi sẽ có format (mẫu) cho subject line sẵn cho bạn như: [Your name]_Application for HR Position (email xin việc vị trí tuyển dụng) Tuy nhiên nếu không yêu cầu, bạn chỉ cần chú ý viết một tiêu đề rõ ràng và chính xác, ngay từ đầu, chỉ ra nội dung hoặc lý do để viết bằng 2-3 từ. Nếu gửi qua hệ thống Gmail (email của Google), bạn cần chú ý đến CC và BCC. Khi bạn muốn gửi email cho nhiều người cùng lúc, CC và BCC là tính năng đắc lực trợ giúp cho bạn. Cả CC và BCC đều được hiểu là các bản sao của email chính, dùng để gửi đến nhiều người. Tuy nhiên hai tính năng này lại khác nhau ở danh sách người nhận. Đối với CC, những người trong danh sách nhận có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. (ví dụ: khi sếp bạn muốn biết bạn làm việc với đối tác như thế nào). Còn với BCC thì ngược lại, không ai trong danh sách người nhận biết được email này được gửi đến những ai. Đảm bảo đặt email của bạn kết thúc với tất cả thông tin quan trọng về bạn, bao gồm:
Hãy diễn đạt ngắn gọn! Chọn những câu ngắn và cấu trúc đơn giản. Đảm bảo bạn chia văn bản thành hai hoặc ba đoạn – điều này cho phép người nhận mail nhanh chóng nhìn thấy các điểm chính. Courtesy formula (Công thức lịch sự) Đừng bao giờ gửi email bằng tiếng Anh mà không soát lại. Một email còn lỗi ngữ pháp hoặc lỗi đánh máy thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của người viết. Khi dùng tiếng Anh – một ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ, bạn càng dễ mắc những lỗi này. Do đó, hãy kiểm tra thật kĩ. Bạn có thể cài thêm phần mềm check Ngữ pháp tiếng Anh để đảm bảo một email chỉn chu nhất. Trên đây là 50 mẫu câu thông dụng giúp bạn biết cách viết email bằng tiếng Anh cho nhiều mục đích. Các bạn hãy luyện tập và trau dồi thêm bằng cách luyện tập nhé. |