Ngày nay, hầu như doanh nghiệp, cửa hàng đều sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết hôm nay, Tino Group sẽ hướng dẫn các bạn cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định.
Tìm hiểu về hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các dữ liệu điện tử về quá trình mua, bán hàng hóa. Chúng được tạo, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Đây là một giải pháp thay thế hoàn toàn cho hóa đơn viết tay trên giấy nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo tính chính xác cho các giao dịch của doanh nghiệp.
Những loại hóa đơn điện tử phổ biến?
Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính gồm:
Những nội dung chính trên hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải đầy đủ những nội dung sau:
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử
Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử
Khi giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa phát sinh, các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử. Để thực hiện tác vụ này, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải phù hợp với những điều kiện sau:
Một số quy định cơ bản về xuất hóa đơn điện tử:
Cách xuất hóa đơn điện tử
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cơ bản
Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng để tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành
Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn và ký điện tử dựa trên giao dịch vừa phát sinh
Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn điện tử cho khách hàng
Bước 4: Xử lý lại hóa đơn này nếu xảy ra sai sót [xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn]
Bước 5: Trường hợp cần xuất hóa đơn ra giấy, bạn hãy chọn chức năng In chuyển đổi sau đó nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi. Cuối cùng là in hóa đơn bằng thiết bị chuyên dụng rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.
Bước 6: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.
TinoInvoice cam kết sẽ mang lại dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ chất lượng cho khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn an toàn và nhanh chóng nhất.
TinoInvoice là phần mềm dùng để phát hành hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty cổ phần tập đoàn Tino. TinoInvoice tuân thủ theo quy định thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Ngoài ra còn tuân thủ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử ra giấy?
Kế toán hoặc người bán hàng cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy trong một vài trường hợp như:
Bài viết trên đã gửi đến cho bạn một vài thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử. Khi có nhu cầu sử dụng loại hóa đơn này, hãy liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết nhé.
FAQs về hóa đơn điện tử
Có phải ngày ký hoá đơn sẽ trùng với ngày xuất hoá đơn không?
Khi bạn xuất hoá đơn điện tử đồng nghĩa với việc là bạn đã ban hành chúng, vì vậy ngày xuất và ký hoá đơn phải trùng nhau. Tuy nhiên, các văn bản pháp luật hiện hành vẫn chưa có quy định chính thức về vấn đề này. Vì vậy còn phải tùy vào từng nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải, máy tính của bạn cần phải cài đặt thêm các phần mềm như:
Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán thông qua hình thức nào?
Khi người bán sử dụng hóa đơn điện tử, người mua vẫn có thể thanh toán bằng các hình thức tương tự như khi sử dụng hóa đơn giấy:
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử hiểu đơn giản là một dạng thông tin có đi kèm với các dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video,nhằm mục đích xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó. Bạn cũng có thể hình dung chữ ký điện tử như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO