Chắc chắn ai cũng đã từng nghe qua cụm từ “dấu giáp lai” thấy rất quen thuộc phải không và đặc biệt thuật ngữ này rất hữu ích với người học luật, người công tác trong ngành luật. Nhưng liệu một trong số các bạn, chúng ta đã hiểu rõ dấu giáp lai là gì và chức năng, nhiệm vụ của nó? Khi đặt ra câu hỏi này, chúng tôi chỉ nhận được những câu trả lời rất hết sức mơ hồ và không rõ ràng. Vậy cùng chúng tôi đi tìm hiểu thêm dấu giáp lai là gì và đóng dấu giáp lai làm sao cho chuẩn nhất nhé.
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án. Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:
- Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
- -Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
Theo điều khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.
Đóng dấu chữ ký với dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Trong đó, Điều khoản 33 Nghị định 30/2020 quy định cách đóng dấu chữ ký như sau:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đóng dấu treo thì theo Điều 33 Nghị định 30/2020, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Với thời buổi hiện nay, quy định về những loại văn bản, tài liệu và giấy tờ cần đóng dấu giáp lai đã được quy định cụ thể, chi tiết, rõ ràng tại điểm b, khoản 3, Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định về văn bản cần đóng dấu giáp lai như sau: “Đối với bản sao có từ 02 [hai] trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”
Ngoài những nội dung nêu trên thì những văn bản, tài liệu được yêu cầu đóng dấu giáp lai cũng được quy định tại Điều 49 – Luật Công chứng năm 2014 như sau:
Những văn bản được công chứng, chứng thực mà có từ hai tờ trở lên thì phải đánh số thứ tự từng trang và phải được đóng dấu giáp lai giữa các trang và một số lưu ý về cách đóng dấu giáp lai đối với ảnh thẻ:
- Đóng dấu giáp lai vào ảnh thẻ hoặc văn bản, cách thức và tính chất đồng dấu giáp lai đều giống nhau.
- Thông thường, dấu giáp lai được đăng chín ảnh sẽ thường được áp dụng tại những ảnh ở chứng minh nhân dân, căn cước công dân, những tài liệu, bằng cấp khác yêu cầu dán ảnh.
- Cách đóng dấu chính xác là dấu được đóng lên vào khoảng giữa mép bên phải của văn bản hoặc ảnh, mỗi dấu giáp lai đóng tối đa khoảng 5 trang văn bản.
Tham khảo thêm:
Bên trên bài viết là những thông tin hữu ích về Dấu giáp lai là gì và đóng dấu giáp lai làm sao cho chuẩn nhất rất hữu ích cho bạn đọc. Còn gì thắc mắc hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để biết thêm thông tin nhé. Ngoài ra Xuyenvietmedia còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như: dịch vụ viết bài seo, dịch vụ quản trị web, dịch vụ thiết kế web, dịch vụ mua bán web, dịch vụ backlink, seo tổng thể…
Chúng ta thường nghe nhiều về đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo trong cuộc sống thường ngày. Trên thực tế, hai cách đóng dấu này đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục hành chính sự nghiệp, đặc biệt là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp vì con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định tính xác thực đối với các văn bản, giấy tờ của các tổ chức, doanh nghiệp và các chức danh nhà nước. Tuy nhiên, không phải nhiều người đều hiểu rõ về khái niệm, cách thức cũng như tính pháp lý của hai loại dấu này.
Sau đây, NHƯ Ý LAW FIRM xin nêu rõ tính pháp lý của dấu treo, dấu giáp lai để bạn đọc có cái nhìn rõ nét hơn về hai loại dấu nêu trên.
I/ CƠ SỞ PHÁP LÝ QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG DẤU:
Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư [sau đây gọi tắt là Nghị định 30, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV] quy định về cách đóng dấu như sau:
Điều 33. Sử dụng con dấu
1. Sử dụng con dấu
a] Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b] Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c] Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d] Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ] Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
1. Quy định về đóng dấu giáp lai
a] Dấu giáp lai là gì?
Điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30 quy định về dấu giáp lai như sau: "Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản" , đồng thời, Nghị định 30 cũng quy định "Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định" [điểm d khoản 1 Điều 33].
Từ quy định này có thể thấy, doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của người đại diện có thẩm quyền của các bên ở trang cuối của hợp đồng thì còn cần có dấu giáp lai của các bên ký kết [nếu tấc cả các bên ký kết đều là tổ chức có con dấu] để gia tăng tính đảm bảo và thống nhất cho nội dung đã giao kết.
b] Tính pháp lý, ý nghĩa của đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai nhằm mục đích để tất cả tờ trong Văn bản hoặc Phụ lục đều có thông tin của con dấu để xác thực thông tin, tính chân thực của văn bản nhằm ngăn ngừa thông tin giả mạo hay hành vi thay đổi, sửa đổi nội dung văn bản gốc về sau.
2. Quy định về đóng dấu treo
a] Dấu treo là gì?
Nghị định 30 quy định về dấu treo và trao quyền quy định con dấu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức [cụ thể điểm d khoản 1 Điều 33 có nêu: "Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định".
Cách thức đóng dấu được thể hiện như sau: "dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục" nếu có các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục [điểm c khoản 1 Điều 33 Nghị định 30].
Theo đó, đóng dấu treo là việc đóng dấu lên trang đầu của văn ban và con dấu phải trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên doanh nghiệp, tổ chức sẽ được viết phía bên trái, trên đầu của văn bản hay phụ lục đính kèm văn bản gốc nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía đầu trang bên trái của tờ đầu tiên, bao trùm lên tên doanh nghiệp, tổ chức. Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
b] Tính pháp lý, ý nghĩa của đóng dấu treo
Có thể thấy, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
II/ KẾT LUẬN:
Như vậy, tuy việc đóng dấu treo và dấu giáp lai đều sử dụng con dấu đóng vào văn bản ban hành nhưng chúng không có ý nghĩa trong việc khẳng định giá trị pháp lý tuyệt đối của văn bản mà chỉ góp phần đảm bảo tính thống nhất, tránh bị giả mạo nội dung văn bản và mang tính tự đảm bảo của doanh nghiệp, tổ chức đối với nội dung văn bản, tài liệu.
Trên đây là những quy định pháp luật hiện hành quy định về Cách thức sử dụng và Giá trị pháp lý của việc đóng dấu treo, dấu giáp lai. Rất mong bài viết sẽ hữu ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn bạn có thể liên hệ với Công ty tư vấn pháp lý Như Ý thông qua:
- Website: //www.hotrothutuc.com/
- FB: //www.facebook.com/nhuylawfirm/
- Hotline: [028] 2202.89.89 hoặc 0914.39.47.96
- Email:
- Tác giả bài viết: Thu Phương -