Hướng dẫn sử dụng các hàm excel trong kế toán
Trong bài viết này Kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn tự học kế toán Excel với những kiến thức từ cơ bản nhất về Excel đến những kiến thức nâng cao về chuyên môn kế toán Excel.Mục đích: Dành cho các bạn đã đăng ký khóa học kế toán trên Excel, khóa học kế toán tổng hợptại Công ty kế toán Thiên Ưng nhưng phần tin học Excel chưa thực sự thành thạo. Show
Trước khi đi học các bạn cần học và thực hành trước những kiến thức cơ bản này để quá trình học chuyên sâu về kế toán Excel trên lớp như: học cách hạch toán, học lên sổ sách, lập BCTC... được thuận lợi hơn.
1. Giới thiệu qua về giao diện của Microsoffe Excel 2007
2. Các phím tắt trong excel- CTRL + A: chọn toàn bộ- CTRL + C: copy - CTRL+ V: dán ký tự vừa copy - CTRL+ X: cắt đoạn lý tự - CTRL+F: tìm kiếm dữ liệu - CTRL+P: in - CTRL+D: copy nội dung những dòng giống nhau - CTRL+H: Dùng để thay thế dữ liệu - CTRL+B: dùng để bôi đậm dữ liệu - CTRL +U: dùng để gạch chân văn bản - CTRL+I: phím tắt dùng để chọn chữ nghiêng - CTRL+Z: quay lại thao tác vừa thực hiện - CTRL+0:Phím tắt dùng để ẩn cột hoặc nhóm cột được chọn - CTRL+9:Phím tắt dùng để ẩn dòng hoặc nhóm dòng được chọn - ALT+ Enter: ngắt dòng - Enter: chuyển xuống ô dưới - ESC: hủy bỏ dữ liệu vừa thao tác trong ô - F4 hoặc CTRL + Y: lặp lại thao tác - ALT+ Enter: thêm dòng trong ô - Backspace: Xóa dòng ký tự từ bên phải - Home về đầu dòng - Tab: chuyển sang ô bên phải - F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô - F3: Dán một tên đã đặt trong công thức - F12: Tùy chọn lưu - CTRL+D: Chép dữ liệu từ ô phía trên xuống ô phía dưới - Shift + Enter: chuyển lên ô phía trên - Shift + Tab: chuyển sang ô bên trái 3.Xử lý các ký hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính Excel:Khi nhập dữ liệu dạng công thức hoặc sao chép dữ liệu được tạo ra từ công thức sang các vùng khác đôi khí thấy xuất hiện các ký hiệu lạ như:####: Là do cột không đủ lớn để chứa dữ liệu, nên mơ rộng cột lớn đủ chứa dữ liệu. #FEE: Một giá trong công thức không hợp lệ do dữ liệu bị xóa hoặc bị dán đè dữ liệu khác lên. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. #NAME: Tên hàm hoặc biểu thức trong công thức bị sai và excel không hiểu công thức đó. Cần thay đổi lại tên hàm hoặc các phép tính cho đúng. #NUM: Một trong các giá trị không nằm trong vùng dữ liệu quy định của hàm. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. #VALUE: Một trong các giá trị của công thức không phải là kiểu dữ liệu số, nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. 4. Địa chỉ trong Microsoft ExcelKhi xử lý dữ liệu trong bảng tính cần sử dụng đến các địa chỉ ô, trong Microsoft Excel cho phép dùng các loại địa chỉ: địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp.4.1.Địa chỉ ô Địa chỉ tương đối: Địa chỉ tương đối gồm địa chỉ cột và địa chỉ hàng. Địa chỉ tương đối sẽ thay đổi số thứ tự của cột, hàng khi sao chép công thức tới vị trí khác. Dạng tổng quát: < Địa chỉ cột><địa chỉ hàng> Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ có chứa các ký hiệu$ trước địa chỉ cột và địa chỉ hàng. Khi sao chép công thức tới vùng khác địa chỉ tuyệt đối sẽ bị thay đổi. Dạng tổng quát: $<địa chị cột>$<địa chỉ hàng> Chú ý: Địa chỉ tuyệt đối dược sử dụng khi cần nhân chia. Cộng trừ một dãy số với cùng một vị trí chứa giá trị hoặc khi tìm kiếm hoặc so sánh trong vùng địa chỉ cố định.
Dạng tổng quát:$<địa chỉ cột><địa chỉ hàng> <địa chỉ cột>$<địa chỉ hàng> 4.2.Địa chỉ vùng: Trong quá trình làm việc với dữ liệu trong bảng tính một số lệnh, hàm yêu cầu tính toán, xử lý một nhóm các ô nằm kề nhau, khi đó có thể sử dụng địa chỉ vùng hoặc đặt tên cho vùng dữ liệu để các thao tác thực hiện được nhanh chóng dễ dàng hơn. Địa chỉ vùng dữ liệu: địa chỉ vùng được xác định bằng địa chỉ ô đầu tiên bên trái và địa chỉ ô cuối cùng bên phải của vùng cần xác định. Dạng tổng quát: <địa chỉ ô trên cùng bên trái><địa chỉ ô cuối cùng bên phải> 5. Cách mở USB
6. Các hàm thường dùng trong excel6.1. Hàm SUMCông dụng dùng để tính tổng trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số nào đó.Cú pháp = SUM (vùng cần cộng). Bài tập thực hành: Cộng tổng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng tại Sheet bảng lương. (Tải về ở cuối bài) 6.2. Hàm SubtotalCông dụng dùng để cộng tổng có điều kiện, khác với hàm sum là hàm cộng tổng tránh trùng, tránh lặp.Cú pháp = Subtotal(9,vùng cần cộng) Mỗi đối số có một ý nghĩa khác nhau, đối số 9 thay cho hàm sum. Bài tập thực hành: Cộng tổng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng tại Sheet bảng lương. (Tải về ở cuối bài) 6.3. Hàm MaxCông dụng tìm giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số nào đó.Cú pháp= max(vùng dữ liệu cần tìm giá trị lớn nhất) Bài tập thực hành: Sử dụng hàm max để lấy số dư cuối kỳ cho bảng tổng hợp 131 và 331 (Tải về ở cuối bài) 6.4. Hàm VLOOKUPCông dụng: hàm tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện và trả lại kết quả là giá trị tương ứng được tìm thấy trong bảng phụ. Bảng phụ được tạo theo dạng cột dọcCú pháp = VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng dữ liệu tìm kiếm, thứ tự cột trả về giá trị tìm kiếm, kiểu tìm kiếm) →F4 :3lần →F4:1 lần
Trong đó:
- F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng). (Tải về ở cuối bài) 6.5. Hàm SUMIFCông dụng: Hàm tính tổng các giá trị trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số theo một điều kiện nào đó.=SUMIF( Vùng giá trị tìm kiếm, giá trị tìm kiếm, vùng giá trị cần cộng) →F4 :3lần →F4:1 lần - Giá trị tìm kiếm: Phải có tên trong vùng giá trị tìm kiếm (Giá trị tìm kiếm chỉ là một ô). - Vùng giá trị cần cộng: là vùng chứa giá trị cần cộng Lưu ý: Vùng giá trị tìm kiếm và cùng giá trị cần cộng phải tương ứng với nhau, tức là điểm đầu và điểm cuối phải tương ứng với nhau. - F4: 1 lần để có giá trị tuyệt đối ( tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng) Ví dụ: $E$10: được hiểu là cố định cột E và cố định dòng 10 - F4: 2 lần để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng (được hiểu là cố định dòng và thay đổi cột) Ví dụ: E$10thay đổicột Ecố địnhdòng 10
- F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng) (Tải về ở cuối bài) 6.6. Hàm IFCông dụng: hàm sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả lại một trong hai giá trị được chỉ ra trong công thức, Nếu điều kiện kiểm tra đúng thì trả lại giá trị 1, ngược lại thì trả lại giá trị 2.Cú pháp =If(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) 7. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập 7.1. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập - Chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi kiểu dữ liệu - Chọn Home/chọn nút mở rộng Alignment: chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi dữ liệu - Hoặc chọn home/chọn nút format painter 7.2. Xóa vùng dữ liệu Khi cần xóa vùng dữ liệu cần thưc hiện các thao tác sau: - Chọn vùng dữ liệu cần xoá - Vào home/chọn nút Clear mở rộng - Clear All: xóa tất cả dữ liệu - Clear formats: xóa định dạng(phông, cỡ, mầu chữ, căn lề) - Clear Contents:Xóa nội dung giữ nguyên định dạng - Clear Comments: Xóa chú thích 7.3. Khôi phục dữ liệu Muốn khôi phục lại vùng dữ liệu vừa thực hiên thao tác thay đổi CTRL+Z hoặc CTRL +Y 7.4. Lọc dữ liệu Muốn lọc dữ liệu phải bôi đen từ dòng muốn lọc tới hết cùng lọc, sau đó vào Data/chọn filter. Xuất hiện các mũi tên nhỏ màu trắng trên tiêu đề các cột trong vùng dữ liệu. Muốn lọc dữ liệu cột nào nhấn chuột tại mũi tên của cột đó. - Sort A to Z: sắp xếp dữ liệu tăng dần - Sort Z to A: sắp xếp dữ liệu giảm dần - Sort by color: sắp xếp dữ liệu theo màu sắc - Text Filter: cho phép chọn theo điều kiện cần lọc - Equals: so sánh bằng - Does not Equals: So sánh không bằng - Begin With: bắt đầu với - Does not begin with: không bắt đầu với - End with: kết thúc với - Content: bao gồm - Muốn hủy lọc: vào data/chọn Filter. - Muốn nhả lọc để lọc điều kiện khác vào Select All hoặc Clear Filter From. 7.5. Thao tác trên hàng trên cột a. Chèn hàng, cột: Chọn home/chọn Inser - Chọn Insert Cells: để thêm ô - Chọn Insert Sheet Rows: thêm hàng - Chọn Insert Sheet Cloumns: thêm cột - Chọn Insert Sheet: thêm bảng tính b. Xóa ô, hàng, cột - Chọn vùng dữ liệu cần xóa - Chọn home/Chọn Delete - Delete Cell: Xóa ô - Delete sheet Rows: xóa dòng - Delete sheet cloumns: xóa cột - Delete sheet: xóa toàn bộ bảng tính c. Thay đổi độ rộng của cột: đưa con chuột tới đường viền phải của cột hoặc đường viền dưới của hàng cần thay đổi. d. Ẩn hiện hàng, cột, bảng tính Ẩn - Chọn Home/format/chọn hide hoặc unhide - Hide cloumns: ẩn cột - Hide Rows: hàng - Hide Sheet: ẩn bảng tính Hiện - Chọn home/chọn format/Chọn hide hoặc unhide - Unhide cloumns: hiện cột - Unhide Rows:hiện hàng - Unhide Sheet: hiệnbảng tính e. Định dạng ô: Chọn thay đổi phông chữ - Chọn vùng dữ liệu cần thay đổi phông chữ - Chọn home/chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Màu chữ trực tiếp trên thanh menu nút lệnh. - Hoặc chọn home chọn font mở hộp thoại Format Cells. - Hộp thoại format Cells, thẻ fonts gồm: - Font: chọn các phông chữ - Font style: chọn kiểu chữ(nghiêng :Italic. Đậm Bold, gạch chân:Under line) - Size: chọn cỡ chữ - Color:màu chữ - OK .Tạo đường viền Chọn home/chọn thẻ Border Hoặc hộp thoại FormatCells, thẻ Border gồm: - Line Style: chọn kiểu đường viền ( nét đơn, đôi, đứt) - Color: chọn màu đường viền - None: xóa các đường viền trong vùng dữ liệu - Outline: tạo đường viền ngoài vùng dữ liệu - Inside: tạo đường viền trong vùng dữ liệu - Border: thêm, bỏ hoặc thay đổi các đường viền trên, dưới, trái, phải, chéo trái, chéo phải bằng các nút tương ứng. g. Hợp ô tách ô Chọn home/Chọn merge - Merge & Center: hợp các ô được chọ thành một ô duy nhất và định dạng dữ liệu vào giữa ô. - Merge Across: Hợp các ô theo dòng - Unmerge Cells: tách ô đã đượ hợp h. Đổi hướng chữ, căn lề dữ liệu trong ô Chọn Home/chọn các nút căn lề theo mong muốn trên thẻ Alignment/chọn thẻ Alignment Hộp thoại format Cells, thẻ Alignment gồm: Horizontal: căn lề theo chiều ngang General: giữ nguyên như khi nhập dữ liệu Left: căn lề theo mép trái Center: căn lề giữa Right: căn lề mép phải Fill: căn toàn ô bằng các ký tự trong ô đó Justifly: căn lề đều hai bên mép lề Center across selection: căn lề giữa qua một dãy ô - Vertical: căn lề theo chiều dọc (top;căn lề phía trên, Center căn giữa, Bottom: căn lề xuống phía dưới) - Wrap text; khi tích dấu check dữ liệu nhập vào nếu dài hơn độ rộng ô sẽ tự độn dàn thành nhiều dòng. - Merge Cells:trộn nhiều ô thành một ô duy nhất. - Orientation: chọn hướng xoay dữ liệu trong ô bằng cách dùng chuột kéo nút đỏ tới các góc mong muốn. I. Chèn các ký tự đặc biệt - Chọn insert/chọn Symbol. Xuất hiện hộp thoại Symbol. - Hộp thoaị Symbol gồm các mục chức năng - Chọn phông chữ trong mục Font, trong mỗi bảng ký tự đặc biệt có nhiều ký tự khác nhau. Chọn ký tự cần dùng - Nếu cần chèn thêm nhiều ký tự khác nhau lần lượt thực hiện các thao tác: chọn ký tự cần sử dụng. Chọn nút insert cho đến khi chèn đủ các ký tự cần. Chọn nút Close đóng hộp thoại Symbol. 7.6. Các thao tác với bảng tính. a. Chèn thêm bảng tính Nhấn chuột phải tại thanh Sheet Bar trên thẻ ghi tên bảng tính Chọn Insert/chọn Worksheet/chọn Ok b. Xóa bảng tính Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần xóa Chọn lệnh Delete/Chọn OK, bảng tính sẽ bị xóa khỏi tệp dữ liệu c. Đổi Tên Bảng Tính Nhấn chuột phải vào thẻ ghi tên bảng tính, chọn lênh rename/ghi tên mới cho bảng tính. d. Di chuyển sao chép bảng tính - Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần sao chép hoạc di chuyển/chọn lệnh Move or Copy - To Book: chọn tệp dữ liệu đích sẽ chứa kết quả sau khi di chuyển hoặc sao chép bảng tính. - Before sheet: chọn vị trí mới cho bảng tính trong tệp hiện thời đang làm việc Create a copy: nếu chọn là sao chép bảng tính, ngược lại là di chuyển bảng tính - Chọn Ok e. Đổi màu tên bảng tính - Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính/chọn Tab color/chọn màu sắc. Tên bảng tính sẽ được đổi màu như mong muốn. g. Ẩn hiện bảng tính Ẩn bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần ẩn/chọn Hide Hiện bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính bất kỳ/chon Unhide/chọn tên bảng tính muốn hiện 8. Cách In 8.1. Cách in: Khi in dữ liệu trong bảng tính gồm nhiều trang khác nhau, muốn các trang dữ liệu này có các tiêu đề đầu và tiêu đề cuối như nhau cần thực hiện các thao tác sau:
- Chọn page setup/chọn thẻ Margins
Chọn Page layout/page setup/chọn thẻ Page
- Chọn Page Layout/chọn Print Titles - Print titles: nhập đại chỉ vùng cần in. Sử dụng khi cần in một vùng trong dữ liệu bảng tính - Print titles: Đối với các bảng dữ liệu lớn khi in trên nhiều trang, từ trang thứ hai trở đi dữ liệu được in sẽ không có tiêu đề bảng làm việc quản lý dữ liệu gặp khó khăn. Muôn tiêu đề lặp trên các trang in - Rows to repeat at top: chọn hàng cần lặp trên các trang - Columns to repeat at left: chọn cột cần lặp trên các trang Gridlines: cho phép in các đường lưới trong bảng
- Nhấn CTRL+F2 mở hộp thoại Print Preview - Chọn Office Button/ chọn Print/chọn Print Preview - Print: thực hiện lệnh in - Page Setup: thiết lập trang in - Zoom: chức năng phong to bảng dữ liệu ở kích cỡ bình thường hoặc thu nhỏ bange dữ liệu vừa độ rộng cửa sổ. - Next page: chuyển xem trang tiếp theo - Show Margins: điều chỉnh độ rộng lề giấy - Page Break Preview: cho phép đặt dấu ngắt trang, Định trỏ tại vị trí ngắt trang, nhấn chuột tại nút Page Dreak Preview. Dấu ngắt trang được thiết lập - Close Print Preview: đóng chế độ xem và trở về màn hình làm việc thông thường - Help:trợ giúp sử dụng chức năng tương ứng để thay đổi định dạng trang in theo mong muốn. - Chọn nút Close Print Preview hoặc tổ hợp phím CTRL+F2 để đóng chế độ xem trước khi in 8.6. Đặt và hủy dấu ngắt trang - Chọn Page layout, chọn nút Breaks - Chọn insert page Break nếu muốn đặt dấu ngắt trang - CHọn Remove page Break nếu muốn hủy dấu ngắt trang - Chọn Reset All Page Breaks nếu muốn hủy tất cả các dấu ngắt trang đã đặt 8.7. In dữ liệu Chọn nút OFFICE BUTTON/Chọn Print để mở hộp thoại Print Khung Printer: name chọn máy in cần sử dụng in Khung Print range: chọn miền dữ liệu cần in All: in tất cả các trang Page from ….to …. Chọn in số trang theo mong muốn. Ghi trang bắt đầu I tại mục from và trang kết thúc to Khung Print what: điều khiển in
Lưu ý: để in giấy A4 cần định dạng giấy như sau
9. Bảo mật bảng tính Chọn Review trên thanh Ribbon/ chọn Protect sheet.
- Chọn Protect Structure anh Windows.xuất hiện hộp thoại protect Structure anh Windows. - Ghi mật khẩu tại mục: Passwor(optional): chọn OK - Nhập lại mật khẩu tại mục Reenter Password to procced.chọn OK Khi cần hủy bỏ:
Các bạn tải các file bài tập về để thực hành TẠI ĐÂY Để phục vụ cho việc học tập trên lớp thì các bạn cần tải các file Excel mẫu về TẠI ĐÂY Về lịch học và lịch khai giảng các bạn vui lòng liên hệ:
CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊNƯNG
Email: -Web: ketoanthienung.vn
Công ty kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn học viên học tốt |