In và lưu hóa đơn điện tử xác thực
Hóa đơn điện tử là gì? Thông tin giới thiệu, báo giá hóa đơn điện tử có mã xác thực. Cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, thông báo phát hành, lập và tra cứu hóa đơn trên website. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử. Hoá đơn điện tử là hình thức hoá đơn hiện đại đang được thí điểm sử dụng ở nhiều tổ chức doanh nghiệp, đơn vị tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Trong tương lai không xa, đây sẽ là loại hoá đơn được sử dụng chính trong tất cả các giao dịch thương mại tại tất cả các công ty. Show
Hóa đơn điện tử xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực hay còn gọi là chuỗi ký tự được mã hóa, được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp. Đây là hình thức hóa đơn hiện đại với nhiều ưu điểm nổi bật và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng. 1. Hóa đơn điện tử là gì? Tính pháp lý của hóa đơn điện tử tại Việt Nam.Bộ Tài chính định nghĩa về hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử xác thực là một xu thế tất yếu, một sự thay đổi cần thiết giúp các doanh nghiệp có thể hội nhập toàn diện, sâu rộng trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Vậy hóa đơn điện tử xác thực là gì và các doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề nào của hóa đơn điện tử xác thực? 1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. - Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. - Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Tuy vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử. 2. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục ThuếHệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế là hệ thống bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết. 3. Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục ThuếMô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp. Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp. \>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử. 4. Các phần mềm lập hóa đơn xác thựcĐể có thể sử dụng được hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế: Các phần mềm của Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp:
Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm LHD): Với phần mềm hóa đơn riêng của doanh nghiêp, phần mềm phải có chức năng lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp. \>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. 5. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử xác thực là gì?Căn cứ vào các văn bản pháp quy của các cơ quan nhà nước về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử:
Và các Quyết định về việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực:
\>> Tham khảo: Quy định hủy hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế. 6. Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thựcViệc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
7. Điều kiện để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử xác thựcĐể có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
8. Các bước để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của cơ quan thuếSau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành. \>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử đính kèm Thông tư 68. 8. Quy trình tạo lập hóa đơn xác thực
9. Nghiệp vụ chính của hóa đơn điện tử xác thựcLập hóa đơn mới
Lập hóa đơn điều chỉnh
Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu
Lập hóa đơn thay thế
Lập hóa đơn xóa bỏ
Hủy hóa đơn
10. Các phương thức gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng
11. Cách thức tra cứu hóa đơn xác thựcBước 1: Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Bước 2: Khách hàng nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 kí tự đầu) và Mã kiểm tra (captcha màu xanh), sau đó ấn nút Tra cứu Bước 3: Sau khi ấn nút Tra cứu, hóa đơn sẽ được hiển thị ra, khách hàng có thể xem hóa đơn, kiểm tra hoặc in hóa đơn tùy theo nhu cầu sử dụng của mình. 12. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiệnLà một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác… Những ưu điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử E - Invoice có thể kể đến như:
|