Nếu như trước đây, với hóa đơn giấy đặt in, tự in, việc lập biên bản điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh là bắt buộc thì hiện nay, có bắt buộc có biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không? Theo quan điểm của Tổng Cục thuế, việc này không bắt buộc và do thỏa thuận của 2 bên vì theo quy định tại điểm b1 khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

“b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Do đó, việc lập Biên bản điều chỉnh là do người mua và người bán tự thỏa thuận. Trường hợp người bán đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn thì không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

Tham khảo câu trả lời của Tổng Cục thuế

Xem thêm

Điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh

Trích công văn 34787/CTHN-TTHT

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , hóa đơn đã gửi cho người mua sau đó phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán thực hiện xử lý sai sót theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên.

Khách hàng có quyền yêu cầu doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Theo đó, biên bản này được lập khi hóa đơn đã gửi cho người mua, thủ tục giao và nhận hàng kết thúc nhưng xảy ra sai sót. Trong bài viết này, NewCA sẽ hướng dẫn bạn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết nhất.

Theo quy định tại Khoản 2 – Điều 19 (Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập trong các trường hợp sau.

• Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai sót thì đơn vị thực hiện thông báo với Chi cục thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
• Hóa đơn điện tử đã lập và được gửi cho khách hàng. Tuy nhiên, thông tin trên hóa đơn này có sai sót hoặc chưa kê khai mã số thuế và đơn vị chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Cuối cùng là trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB) trong thời gian sớm nhất

\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần lưu ý điều gì?

Khi tiến hành chỉnh sửa lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau.

• Thời gian trên Báo cáo điều chỉnh phải giống với ngày trên hóa đơn điện tử điều chỉnh
• Bên cạnh đó, phần nội dung trên Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải thể hiện rõ “Điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu? Lập biên bản vào thời gian nào ? Ký hiệu là gì?…. Xuất hóa đơn điều chỉnh số … Ký hiệu … Nội dung điều chỉnh như thế nào?”
• Nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và đã tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập cùng lúc cả Biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh
• Đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên và địa chỉ công ty nhưng ghi đúng thông tin mã số thuế của người mua thì doanh nghiệp chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh. Trường hợp này, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn điều chỉnh (nếu khách hàng không yêu cầu)

Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Đầu tiên, tại giao diện danh sách hóa đơn, bạn click chọn biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với sản phẩm/dịch vụ chứa hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó, đơn vị có thể chọn chức năng Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh định danh tùy thuộc vào mong muốn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp lưu ý, nút Điều chỉnh áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai đơn giá. Còn nút điều chỉnh định danh chỉ áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh (sai tên hàng hóa, đơn vị tính, màu sắc, phân loại hàng…) nhưng số tiền và thuế suất chính xác.

1. Hóa đơn điện tử sai đơn giá

• Nhấp chọn vào ô Điều chỉnh. Màn hình máy tính sẽ chuyển sang giao diện mới để doanh nghiệp thực hiện việc điền các thông tin cho biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử (số biên bản phụ thuộc vào nhu cầu của đơn vị)
• Kế tiếp, bạn điền đầy đủ số và ngày tháng biên bản. Tiếp theo, nhấn chọn Tạo mới để thực hiện việc tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Doanh nghiệp tiến hành điền các thông tin sau: “Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh, Hai bên nhất trí điều chỉnh lại như sau…” và Lưu biên bản
• Lúc này, màn hình trở về giao diện ban đầu. Doanh nghiệp thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền. Bạn nhớ chọn mức thuế suất cho phù hợp. Lưu ý, muốn điều chỉnh tăng ghi dấu “+”, điều chỉnh giảm ghi dấu “-”. Nhập dấu trước giá trị cần điều chỉnh giảm
• Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, click chọn Ký để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lên cơ quan Thuế ( doanh nghiệp không phải gửi kèm Thông báo Mẫu số 04/SS) Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai giá

2. Hóa đơn điện tử sai thông tin định danh

• Sau khi nhấn chọn chức năng Điều chỉnh định danh, màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo hóa đơn điều chỉnh định danh. Doanh nghiệp chọn loại Hóa đơn mẫu
• Tiếp theo, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng sẽ tự động hiển thị. Kế tiếp, đơn vị chọn loại hóa đơn gốc là hóa đơn cần điều chỉnh định danh. Các bước còn lại làm tương tự các bước của trường hợp 1 (Nhấn chọn điều chỉnh)
• Hoàn thành những bước trên, màn hình sẽ xuất hiện giao diện để điền thông điều chỉnh ở mục Ghi chú. Cuối cùng, doanh nghiệp click vào ô ký để gửi lên cơ quan Thuế

Lưu ý

Doanh nghiệp phải ghi đầy đủ nội dung cần điều chỉnh. Ví dụ: điều chỉnh tên hàng hóa hóa đơn B ngày C mẫu số 01 ký hiệu C22TTT. Hàng hóa MN điều chỉnh thành Hàng hóa MNO. Ngoài ra, khi gửi hóa đơn điều chỉnh định danh, doanh nghiệp không cần gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.

Tóm tắt bài viết

Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được chia thành những loại nào?

– Hóa đơn điện tử sai giá – Hóa đơn điện tử sai thông tin định danh

Trường hợp nào cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

– Doanh nghiệp phát hiện hóa dơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai sót – Hóa đơn điện tử đã lập và được gửi cho khách hàng. Tuy nhiên, thông tin trên hóa đơn này có sai sót hoặc chưa kê khai mã số thuế và đơn vị chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ – Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Tóm lại, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là vấn đề hai bên không mong muốn. Đối với doanh nghiệp và khách hàng, không những tốn thời gian mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm mua/bán hàng. Hy vọng những thông tin NewCA cung cấp ở trên sẽ giúp doanh nghiệp giải khắc phục sai sót tốt nhất. Mọi thắc mắc cần được giải đáp vui lòng để lại ý kiến phía dưới phần bình luận.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi nào?

Theo đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc lập mà chỉ lập khi bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.

Khi nào thì lập hóa đơn điều chỉnh?

Nội dung điều chỉnh. Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập BBĐC và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn?

Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử. Dù không bắt buộc nhưng doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.

Mẫu 04ss là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là: Là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2022. Giúp Cơ quan Thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn sai sót nào và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.