Kinh nghiệm quản lý dự an xây dựng

9 Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả bạn nên tham khảo ngay

20.10.2019

Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc

Lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản, biểu đồ,… là một kỹ năng quản lý dự án cần thiết giúp công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc

Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch, cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất.

Do đó, mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, hãy ghi lại những bài học kinh nghiệm. Chúng sẽ là những tài liệu vô giá cho các dự án sau này của bạn đấy.

Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp

Làm sao để có thể quản lý, nắm bắt được toàn bộ thông tin cần thiết của dự án? Đó là một kỹ năng quản lý dự án mà không phải ai cũng làm tốt.

Không phải cứ họp hành nhiều là được, hãy quan tâm đến những cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp – những người đang ngày đêm cùng bạn chiến đấu để đưa dự án đi đến thành công.

Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm

Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không?

Bạn chỉ có thể nhận được câu trả lời là “Có” khi bạn được trang bị kỹ năng quản lý dự án tốt.

Luôn đảm bảo tiến độ công việc

Bên cạnh chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người quản lý cũng cần có cái nhìn toàn diện và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra.

Bình tĩnh để kiểm soát tình hình

Một người có kỹ năng quản lý dự án giỏi là người luôn giữ được bình tĩnh và kiểm soát tình hình trên cơ sở nắm bắt đầy đủ thông tin dự án.

Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, bạn phải biết phân công ai làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án dự phòng.

Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình. 

Thích ứng với những thay đổi

Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, một người quản lý giỏi cần phải thích ứng thật nhanh với sự thay đổi của dự án. Đưa ra biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình là kỹ năng quản lý dự án tối quan trọng, đảm bảo sự thành công cho dự án. Bởi nếu không phản ứng nhanh, mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát.

Óc phân tích tốt

Phân tích kết quả đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác.

Khả năng hoạch định

Đối với mỗi dự án, đặc biệt là những dự án lớn bắt buộc người đứng đầu phải có kỹ năng quản lý dự án thật tốt như: hoạch định phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…

Sẽ có hàng trăm, hàng nghìn khâu cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại.

Ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch thực hiện nghiêm túc, người quản lý còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào bế tắc.

Nguồn: Tham khảo.

Ban quản lý dự án là 1 trong những bộ phận quan trọng có nhiệm vụ được đại diện chủ đầu tư để tổ chức thực hiện toàn bộ dự án xây dự từ khi công trình bắt đầu và các khâu quan trọng khác như: thiết kế, khảo sát, quy hoạch, đền bù giải tỏa, thiết lập dự án, tổ chức đấu thầu, tư vấn giám sát thi công và nghiệm thu bàn giao công trình xây dựng để đưa vào sử dụng.

» Dịch vụ đăng tải thông tin về năng lực hoạt động xây dựng của doanh nghiệp lên website Bộ Xây Dựng
» Công việc của người làm kiến trúc sư là gì?
» Kiến thức và kinh nghiệm để trở thành người quản lý dự án giỏi
» Khóa học cấp chứng chỉ quản lý dự án trên toàn quốc

Chức năng ban quản lý dự án

Đơn vị quản lý dự án có chức năng điều phối, kiếm soát những tiến độ của những đơn vị kỹ thuật, thi công. Ngoài ra ban quản lý dự án còn đại chủ chủ đầu tư chính làm việc với các cơ quản quản lý nhà nước trong suốt quá trình công trình được triển khai. Công tác mà ban quản lý dự án cần có nhiều kinh nghiệm, sự khéo léo, khả năng thương lượng, hiểu biết về luật pháp, quy trình làm việc các ban ngành, đó là khâu đền bù và giải tỏa mặt bằng, trình duyệt các giấy phép xây dựng. Đây luôn là khâu khó kiểm soát được tiến độ nhất hiện nay.

Ban giám đốc quản lý dự án

Người làm việc trong ban giám đốc quản lý dự án thường là kỹ sự xây dựng, được sự hỗ trợ nhiều từ ban quản lý dự án, là những chuyên viên quản lý, thiết kế, kỹ sư, giám sát, điện nước, hạ tầng – kỹ thuật….. Kỹ năng quan trọng nhất của giám đốc quản lý dự án là kỹ năng quản trị PDCA: lập kế hoạch [Plan], thực hiện [Do], kiểm tra kiểm soát tiến độ [Check], và giải pháp, hành động sau khi kiểm tra [Action].

Kết luận

Trên đây là những kiến thức về vài trò và chức năng của ban quản lý dự án và ban giám đốc quản lý dự án, giúp cho các cán bộ có thêm thông tin cần thiết về vai trò của 2 ban quản lý này. Để có được thêm những kỹ năng làm việc tốt trong mội trường làm việc khắc nghiệt hiện nay, các cán bộ thường xuyên được các thủ trưởng cho đi học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý dự án. Vậy các cán bộ có nhu cầu tham gia khóa học quản lý dự án hãy liên lạc ngay với đơn vị chúng tôi – Viện Đào Tạo Và Bồi Dưỡng Cán Bộ Xây Dựng

Lập kế hoạch dự án [Project Planning] là nhiệm vụ quan trọng quyết định sự thành công của mọi dự án. 4 bước cụ thể dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh và hiệu quả.

Base Resources - Không có nhà quản trị nào bẩm sinh đã xuất chúng. Việc quản lý những dự án quy mô và phức tạp đòi hỏi mỗi người phải học hỏi từ những kiến thức cơ bản nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ mọi thứ về project planning và hướng dẫn các nhà quản lý cách xây dựng những bản kế hoạch dự án chất lượng.

Lập kế hoạch dự án [Project Planning] là gì?

Nhiều người nghĩ rằng kế hoạch dự án [project planning] giống như lên lịch trình dự án [project schedule]. Chính suy nghĩ sai lầm đó đã khiến phần đông mọi người tin rằng kế hoạch dự án bao gồm danh sách nhiệm vụ và những deadline đề ra. Đó chưa phải là tất cả, một kế hoạch dự án cần nhiều hơn thế nữa.

Lập kế hoạch dự án là việc sắp xếp các đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong việc phân loại thông tin và xử lý các tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ sau này. Một kế hoạch tốt phải đề ra tất cả các công tác đặt mục tiêu, xác định sản phẩm, chuẩn bị, triển khai, phối hợp và đồng thời đề ra các kế hoạch bổ sung. 

Tại sao kế hoạch quản lý dự án lại quan trọng?

Lên kế hoạch quản lý dự án hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định sau này. Kế hoạch cho dự án về cơ bản là bức tranh tổng quát giúp các bên liên quan trong dự án có định hướng chung, đồng thời ngăn chặn nhầm lẫn và có những kế hoạch giải quyết khủng hoảng dự án.

Dưới đây là những lợi ích từ việc lập kế hoạch dự án:

• Xác định các bên chịu trách nhiệm chính

• Đảm bảo dự án được liên kết với mục tiêu kinh doanh

• Thiết lập chi phí, lịch trình và các vấn đề liên quan

• Xác định các tài nguyên cần sử dụng

• Ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra

Kế hoạch quản lý thiết lập mục tiêu chung cho tất cả thành viên trong tổ chức

4 bước lập kế hoạch dự án mọi nhà quản lý cần ghi nhớ

Trước khi soạn thảo ra kế hoạch cụ thể, nhà quản lý cần biết những nhân tố quan trọng cần có trong một bản kế hoạch quản lý dự án. Hay nói cách khác, nhà quản lý cần biết mình phải quản lý những vấn đề gì. Có ba yếu tố chính cần quản lý trong tất cả các dự án, đó là ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc.

Hãy tưởng tượng quản lý dự án là mặt trên của một chiếc ghế và ba yếu tố ngân sách, thời gian và hiệu suất là ba chiếc chân có nhiệm vụ giữ cho chiếc ghế đứng vững. Khi một chiếc chân thay đổi kích thước, những chiếc chân còn lại cũng phải thay đổi thuận theo. Ví dụ: Nếu yêu cầu hiệu suất tăng, thời gian và ngân sách phải được tăng theo tỷ lệ thuận nhằm giữ cho dự án cân bằng. Như vậy, cốt lõi của việc lên kế hoạch quản lý dự án là quản lý ba nhân tố ngân sách, lịch trình và hiệu suất sao cho ba nhân tố này hoạt động hài hòa, đảm bảo hiệu quả công việc.

Từ góc độ tổng quan, việc lập kế hoạch quản lý dự án bao gồm 4 bước sau: 

1. Project Goal: Xác định mục tiêu của dự án

2. Project Deliverable: Xác định thời gian chuyển giao

3. Project Schedule: Xây dựng lộ trình dự án

4. Supporting Plans: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ

Bước 1: Project Goal - Xác định mục tiêu dự án

Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào việc dự án đó có làm thỏa mãn mong muốn của những bên liên quan [stakeholders] hay không. Tại bước đầu tiên này, điều quan trọng là các nhà quản lý cần xác định chính xác các bên liên quan là ai và từ đó tìm ra những nhu cầu của họ.

Các bên liên quan có thể là:

• Nhà tài trợ 

• Nhóm dự án tạo ra sản phẩm cuối cùng. Họ tham gia vào nhiều khía cạnh quan trọng như phát triển, thiết kế, v.v. nhưng  không phê duyệt dự án

• Các end-user

• Các nhà phân tích rủi ro, chuyên gia mua hàng, v.v.

Khi đã biết các bên liên quan là ai, nhà quản lý cần tìm hiểu nhu cầu của họ và từ đó thiết lập ra các mục tiêu. Các cách để có thể khai thác thông tin từ các bên liên quan có thể là tổ chức cuộc họp, gặp gỡ 1-1 hoặc thực hiện các cuộc khảo sát.

Một dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng hãy đảm bảo rằng các mục tiêu tuân theo quy chuẩn SMART [Specific - cụ thể; Measurable - có thể đo lường; Attainable - có thể đạt được; Realistic - thực tế; Timely - có thời gian cụ thể]. Sau khi hoàn thành thiết lập mục tiêu, điều cần làm tiếp theo là xác định thời gian chuyển giao..

Bước 2: Project deliverable - Xác định thời gian chuyển giao

Trong quản lý dự án, có những mốc thời gian ghi nhận sự giao nhận/ cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Những mốc thời gian này được gọi là Deliverable. Việc chuyển giao sản phẩm có thể được coi là những dự án nhỏ trong dự án lớn.

Sự giao nhận thường cụ thể và có thể đo lường. Đối tượng của sự giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án. Sản phẩm giao nhận cũng rất đa dạng. Đó có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch dự án.

Sản phẩm giao nhận có thể vô hình hoặc hữu hình

Để có thể quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng những lời khuyên sau:

• Xác định sản phẩm bàn giao và các yêu cầu của các bên liên quan 

• Đảm bảo các yêu cầu đáp ứng mô hình SMART

• Phân chia các sản phẩm bàn giao thành các giai đoạn để có thể theo dõi dễ dàng hơn

• Xác định các số liệu đo lường mức độ chấp nhận của mỗi lần bàn giao [VD: số lượng, chất lượng, tình chất sản phẩm,...]. Điều này sẽ giúp tránh những thay đổi trong việc cung cấp sau này

• Xác định rõ thời gian bàn giao và nên gắn thời gian bàn giao với các mốc quan trọng của dự án để đảm bảo theo dõi tốt hơn

• Sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Base Wework để theo dõi và quản lý việc phân phối dự án dễ dàng hơn.

Bước 3: Project Schedule - Xác định lộ trình dự án

Các mốc thời gian trong dự án nên có nhiều hơn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nhà quản lý cần lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển và thậm chí cả những giai đoạn nhỏ ở giữa. Lộ trình càng chi tiết, nhà quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm mình quản lý và đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung.

Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước: 

• Xác định nhiệm vụ cần làm

• Xác định độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ

• Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ

• Xác định thời gian hoàn thành

Sau khi có thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần liệt kê cụ thể những công việc cần làm để có thể hoàn thành thời gian chuyển giao đúng hạn. Tiếp theo, hãy xác định sự phụ thuộc giữa các công việc nhằm xác định xem công việc nào cần được thực hiện trước tiên. Bằng cách đó, nhà quản lý có thể hoàn thành trước các công việc quan trọng.

Đừng quên xem xét các mức phụ thuộc khác nhau giữa các công việc bởi chúng có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ và thậm chí còn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Những mức quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ có thể kể đến như: Finish-to-start - nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B bắt đầu - hoặc Start-to-start - nhiệm vụ A phải được bắt đầu trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.

Mối quan hệ phổ biến nhất là Finish to Start, ngược lại mối quan hệ ít phổ biến nhất là Start to Finish

Khi các đề mục công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý sẽ xác định những tài nguyên cần sử dụng. Điều này thật sự quan trọng vì rất có thể nhiều tài nguyên sẽ được sử dụng song song, gây nên sự xung đột lịch trình. Để giải quyết vấn đề này, hãy xem xét kỹ càng sự sẵn có của tài nguyên và sắp xếp lịch trình sử dụng theo mức độ ưu tiên.

Sau khi đã sắp xếp tài nguyên đối với từng nhiệm vụ, tiếp theo, hãy xác định xem mỗi nhiệm vụ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Thời gian hoàn thành nhiệm vụ có thể tính bằng giờ, ngày, tuần hoặc thậm chí vài tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Có một lỗi quản lý rất phổ biến đó là không tính đủ thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Khi trường hợp này xảy ra, tất cả các bên liên quan phải vội vã hoàn thành nhiệm vụ và điều này dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút.

Để có thể lên kế hoạch cho từng đầu việc hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo những dự án có đầu mục công việc mang đặc điểm tương tự. Bên cạnh đó, những vấn đề sau cũng cần được lưu ý khi lên kế hoạch thời gian cho từng nhiệm vụ:

• Lịch trình cá nhân

• Ngày nghỉ

• Mức độ hữu dụng của từng tài nguyên

• Sự chậm trễ do các vấn đề khác

Bước 4: Supporting plans - Kế hoạch hỗ trợ

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể thiếu các kế hoạch hỗ trợ cũng như các phương án quản lý rủi ro. Những kế hoạch hỗ trợ có thể là: Kế hoạch nhân sự, Kế hoạch thông báo và Kế hoạch quản trị rủi ro.

Kế hoạch nhân sự

Hãy xác định các cá nhân và tổ chức có vai trò quan trọng trong dự án. Đối với mỗi cá nhân và tổ chức đó, hãy mô tả vai trò và trách nhiệm của họ đối với toàn bộ dự án, sau đó chỉ định số lượng và những cá nhân cụ thể đối với từng nhiệm vụ.

Kế hoạch thông báo

Hãy soạn thảo một văn bản để phổ biến cho các bên liên quan nắm được ai sẽ liên tục được thông báo về tiến độ dự án và cách họ sẽ nhận được thông tin. Cách phổ biến nhất để cập nhật tình hình là tạo báo cáo hàng tuần, hàng tháng, mô tả cách thức thực hiện dự án hay các mốc công việc quan trọng đã đạt được,..

Kế hoạch quản trị rủi ro

Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý dự án, tuy nhiên, kế hoạch này thường bị bỏ qua. Càng dự đoán được nhiều rủi ro cho dự án, nhà quản lý càng có nhiều kế hoạch dự phòng và chuẩn bị tốt cách đối phó khi có tình huống xấu xảy ra.

Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro trong các dự án:

• Dự tính sai thời gian và chi phí

• Đánh giá của khách hàng và tốc độ phản hồi chậm

• Ngân sách bị cắt giảm đột ngột

• Không phân định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên

• Một trong các bên thay đổi yêu cầu khi dự án đã bắt đầu

• Một trong các bên phát sinh nhu cầu mới sau khi dự án đã bắt đầu

• Giao tiếp không hiệu quả giữa các bên

• Rủi ro liên quan đến tài nguyên

Nhà quản lý có thể theo dõi rủi ro qua các bản ghi chép. Các bản ghi sẽ liệt kê từng rủi ro và những hành động cụ thể cần làm trong trường hợp rủi ro phát sinh. Nhà quản lý nên thường xuyên xem bản ghi chép, thêm mới những rủi ro xảy ra trong vòng đời dự án và cách thức giải quyết. Hãy nhớ rằng rủi ro sẽ không thể biến mất nếu nhà quản lý không có bất kỳ hành động nhằm giải quyết và ngăn chặn. Kết quả là toàn bộ dự án sẽ bị chậm tiến độ hoặc thậm chí thất bại.

4 bước hoàn chỉnh cho project planning

Đừng quên rằng việc lập kế hoạch và triển khai, theo dõi tiến độ dự án đều có thực hiện dễ dàng bằng một phần mềm quản lý. Sáng suốt trong việc chọn lựa công cụ hỗ trợ chính là điểm mấu chốt giúp nhà quản lý tăng doanh thu, giảm chi phí và vận hành mọi thứ đơn giản hơn nhiều lần.

Dưới đây là giao diện Gantt chart của Base Wework, phần mềm quản lý công việc và dự án được cung cấp bởi Base.vn - với lượng khách hàng doanh nghiệp đã vượt mức 5000 vào năm 2020.

Lập kế hoạch và quản lý dự án dễ dàng hơn với phần mềm Base Wework

Kết luận

Lập kế hoạch dự án mặc dù không còn là khái niệm quá mới đối với các nhà quản lý, tuy nhiên, làm thế nào để có một bản kế hoạch hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Hãy rèn giũa khả năng lên kế hoạch với 4 bước kể trên và đồng thời rèn luyện sự cảm nhận của bản thân với thị trường. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu những công cụ quản lý công việc hiện đại như phần mềm quản lý công việc Wework là điều cần thiết để doanh nghiệp bạn không bị lạc hậu giữa thời đại 4.0.

Về phần mềm quản lý công việc & dự án toàn diện Base Wework

Base Wework là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án. Phần mềm làm việc nhóm này hoạt động trơn tru cả trên điện thoại di động, tablet và máy tính [laptop, PC], đem lại một trong những giải pháp quản lý dự án và công việc hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp của bạn trong kỷ nguyên số.

Thừa hưởng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới, Base Wework hỗ trợ người dùng tất cả công đoạn trong quy trình quản lý công việc và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Từ lập kế hoạch, giao việc, báo cáo kết quả, liên lạc trao đổi,... đều dễ dàng sử dụng trên điện thoại di động, giúp người dùng chủ động quản lý công việc.

Nếu bạn đang quan tâm tới phần mềm quản lý công việc và dự án, đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận tư vấn và demo trải nghiệm từ chúng tôi.

Base.vn - Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books...