Mẫu công văn thay đổi địa chỉ trên hóa đơn
Khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở sẽ làm ảnh hưởng đến nội dung trên mẫu hóa đơn. Bài viết sau của Quốc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty và cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi không có nhu cầu sử dụng. Show
Nội dung chính: Căn cứ pháp lý
Trong quá trình phát triển, nhiều công ty có nhu cầu thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở để phù hợp với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc thay đổi này sẽ kéo theo việc doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác, trong đó có thủ tục xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty. Cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công tyCó 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi tên/địa chỉ công ty:
3 Cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty:
Làm thông báo hủy hóa đơn điện tử nếu không sử dụng nữaNếu sau khi thay đổi tên công ty hoăc địa chỉ đăng ký kinh doanh, nếu doanh nghiệp không muốn hủy các số hóa đơn còn lại, không sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau: Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bước 3 : Tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn Biên bản hủy hóa đơn phải ghi rõ những thông tin của hóa đơn hủy như:
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn tại nội bộ công ty. Hồ sơ hủy hóa đơn điện tửThay đổi tên, địa chỉ công ty nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lýNếu doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau: Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn Để điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin khác trên mẫu hóa đơn (website, email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng…), doanh nghiệp làm theo các bước như sau:
Cách 2: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau đó thực hiện phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này. Ví dụ: Quốc Việt mua gói 1000 hóa đơn điện tử, đã xuất 290 số hóa đơn, còn lại 710 số hóa đơn chưa sử dụng. Nếu muốn tiếp tục sử dụng 710 số hóa đơn này sau khi đổi tên hoặc địa chỉ công ty, Quốc Việt thực hiện hủy 710 số hóa đơn chưa sử dụng đi và thực hiện phát hành lại 710 số hóa đơn này. Quy trình thực hiện như sau:
Thay đổi tên, địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lýĐối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm như sau:
Trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, đối với những số hóa đơn đã phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi. Mức xử phạt vi phạm hành chính về phát hành hóa đơnTheo quy định tại Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm quy định về phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính như sau: 1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định. Trên đây, Quốc Việt đã hướng dẫn cho doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty. Nếu cần giải đáp thêm thông tin hoặc cần hỗ trợ về dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ Quốc Việt ngay theo số 0977.119.222 (Hà Nội) hoặc 090.119.4567 (TP. HCM) để được hỗ trợ. Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi thông tin trên hóa đơnCó 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty:
Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Khi đó, tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan thuế doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn theo 3 cách sau:
Trường thay đổi địa chỉ công ty khác quận sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý do đó, nếu không muốn sử dụng mẫu hóa đơn cũ thì doanh nghiệp làm thông báo hủy hóa đơn. Còn nếu muốn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp phải làm như sau:
➤➤ Tham khảo chi tiết: Để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp làm theo 4 bước sau:
➤➤ Tham khảo chi tiết: Thời hạn nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn là 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. |