Giá NTXT được Fast Accounting tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất. Giá xuất NTXT chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là Fast Accounting chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.
Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”.
Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong Fast Accounting được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:
- Ngày của các phiếu xuất
- Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển
- Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác
Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:
- Số thứ tự ưu tiên của các kho
- Số chứng từ của các phiếu xuất
- Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập
- Số chứng từ của các phiếu nhập.
Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:
Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong Fast Accounting phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong Fast Accounting phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1.
Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.
Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do Fast Accounting quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí. Ngoài ra, các phiếu nhập chi phí phải cùng tháng với phiếu nhập mua.
Đúng theo ngày: giá NTXT chỉ được tính khi đã tồn tại các phiếu nhập có Ngày nhập = Số lượng xuất.
- Đúng theo tháng: giá NTXT vẫn được tính chỉ với điều kiện tồn tại các phiếu nhập có Tháng nhập = Số lượng xuất trong tháng [tức tại thời điểm xuất có thể chưa có phiếu nhập nhưng xét trong phạm vi cả tháng thì vẫn phải đảm bảo đủ lượng nhập để tham gia tính và áp giá NTXT cho lượng xuất].
2. Tính giá nhập trước xuất trước
Chức năng
- Dùng để tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Hướng dẫn thực hiện
- Vào phân hệ Tồn kho/ Tính giá nhập trước xuất trước
- Giải thích một số trường thông tin:
- * Từ kỳ/Đến kỳ/Năm: nhập vào kỳ cần tính giá.
- Mã vật tư/Loại vật tư/Nhóm vật tư: cho phép lọc các đối tượng cần tính giá [nếu cần].
- Kiểu cập nhật: chọn Tính giá rồi cập nhật vào thẻ kho, sổ cái.
- Nhấn Nhận.
- Kiểm tra kết quả tính giá:
- * Các chứng từ xuất kho.
- Tồn kho/ Báo cáo hàng tồn/ Thẻ kho [Sổ chi tiết vật tư].
- Tồn kho/ Báo cáo hàng tồn/ Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập.
- Các báo cáo liên quan khác.
- Lưu ý:
- Kiểm tra khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho cho các mã hàng hoá, vật tư tại Danh mục hàng hoá, vật tư trước khi tính giá.
- Trường hợp có phát sinh xuất theo giá đích danh [tích vào ô Giá đích danh và chỉ định giá xuất theo giá của phiếu nhập khi nhập liệu] thì khi tính giá nhập trước xuất trước, hệ thống sẽ không áp giá cho các phiếu xuất đích danh này và phần số lượng, giá trị đích danh của các phiếu nhập này sẽ không tham gia tính giá NTXT.
- Các phiếu nhập chi phí mua hàng phát sinh trong cùng kỳ với các chứng từ nhập mua vẫn sẽ được tham gia tính giá NTXT. Trường hợp chi phí về sau và khác kỳ thì sẽ không tự động tham gia tính giá NTXT được, người dùng tự theo dõi và hạch toán vào chi phí bằng Phiếu xuất kho mã giao dịch = 7 – Điều chỉnh.
- Khi tính giá, phải chọn lần lượt từng kỳ để thực hiện, không được chạy khuyết kỳ [dù kỳ tính có phát sinh hay không phát sinh xuất kho]. Ngoài ra, không được chọn đồng thời nhiều kỳ vì khi đó hệ thống sẽ lưu trữ các phiếu nhập còn tồn chưa tham gia tính giá NTXT vào kỳ cuối cùng chứ không lưu trữ chi tiết theo từng kỳ [tuỳ chọn này chỉ áp dụng cho một số trường hợp, nghiệp vụ đặc thù [nếu có]].
- Trường hợp trong kỳ tính giá NTXT, vật tư có điều chuyển lòng vòng giữa các kho, trong một số trường hợp, nếu tồn phiếu nhập điều chuyển không được áp giá thì cần phải khai báo thứ tư ưu tiên tính giá cho các kho tại chức năng Tồn kho/ Khai báo…/ Khai báo về kho để tính giá NTXT [tức thứ tự điều chuyển lòng vòng giữa các kho].
- Trường hợp trong cùng một ngày, tồn tại nhiều chứng từ nhập/xuất khác nhau, nếu muốn xét thứ tự ưu tiên tham gia tính/áp giá NTXT cho các chứng từ nhập/xuất này thì cần khai báo tại chức năng Tồn kho/ Khai báo…/ Khai báo về chứng từ để tính giá NTXT. Trường hợp không khai báo, hệ thống sẽ tự động xét ưu tiên theo mã chứng từ. Để kiểm tra các phiếu xuất không áp được giá sau khi tính giá NTXT [do Số lượng nhập < Số lượng xuất trong kỳ tính giá] thì vào chức năng Tồn kho/ Báo cáo hàng tồn/ Báo cáo vật tư NTXT xuất âm kho để kiểm tra.