Phương pháp hủy hóa đơn điện tử MISA

Trang chủ > Kế toán > 3 Hướng dẫn nghiệp vụ > Quản lý và phát hành hoá đơn > Huỷ hoá đơn

1. Các trường hợp huỷ hoá đơn

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười [10] ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nhu cầu hủy hóa đơn, thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần huỷ.
2. Thành lập hội đồng hủy hóa đơn gồm Giám đốc và Kế toán bán hàng.
3. Kế toán bán hàng lập hồ sơ hủy hóa đơn sau đó chuyển Giám đốc ký duyệt.
4. Căn cứ vào hồ sơ hủy hóa đơn được phê duyệt, kế toán bán hàng thực hiện hủy hóa đơn.
5. Kế toán bán hàng nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

3. Ví dụ

Ngày 20/01/2017, kế toán bán hàng phát hiện hóa đơn GTGT - Mẫu đặt in [Mẫu số hóa đơn 01GTKT3/001, ký hiệu hóa đơn AB/15T] bị in trùng từ số 0000001 đến số 0000005. Doanh nghiệp thành lập hội đồng hủy hóa đơn để lập hồ sơ hủy hóa đơn GTGT - Mẫu đặt in.

4. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây [Xem hướng dẫn tải phim]

5. Hướng dẫn trên phần mềm

1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn Huỷ hoá đơn [hoặc vào tab Hủy hóa đơn, nhấn Thêm].

2. Khai báo các thông tin về thông báo huỷ hoá đơn:

• Thông báo kết quả huỷ hoá đơn: khai báo các thông tin về thông báo huỷ hoá đơn được lập để gửi cơ quan thuế gồm: Ngày, Số, Cơ quan thuế, Lý do huỷ, Phương pháp huỷ [một số phương pháp hủy hóa đơn như: đốt, hủy bằng máy hủy, hủy trên phần mềm...].
• Quyết định huỷ hoá đơn: khai báo thông tin về ngày và số quyết định huỷ hoá đơn đã được đơn vị  lập để gửi kèm thông báo huỷ hoá đơn.
• Biên bản huỷ hoá đơn: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản huỷ hoá đơn đã được đơn vị lập để gửi kèm thông báo huỷ hoá đơn.
• Bảng kê hoá đơn cần huỷ: khai báo các loại hoá đơn và số hoá đơn cần huỷ để gửi cho cơ quan thuế.

3. Nhấn Cất.
4. Nhấn In để in thông báo kết quả hủy hóa đơn nộp cho cơ quan thuế.
Lưu ý:

• Chi nhánh nào lập thông báo phát hành hóa đơn, thì sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn của chi nhánh đó.
• Nếu chi nhánh không lập thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn do tổng công ty thông báo phát hành, thì tổng công ty sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn cho các chi nhánh.
• Nếu Biên bản hủy hóa đơn có tình trạng Đã nộp cho cơ quan thuế thì chương trình sẽ không cấp số hóa đơn cho những số đã bị hủy nữa.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán còn thắc mắc: khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Bài viết này  ACC sẽ Hướng dẫn Cách xóa, hủy bỏ hóa đơn điện tử Misa & lập hóa đơn thay thế

Cách xóa, hủy bỏ hóa đơn điện tử Misa & lập hóa đơn thay thế

Cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn giấy đã xuất cho người mua có xảy ra sai sót thì có thể lập được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành [đã ký điện tử], nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn [nếu hóa đơn cần xóa bỏ đã được lập biên bản hủy hóa đơn thì không cần thực hiện bước này].

1. Vào mục Xử lý hóa đơn, chọn Xóa bỏ hóa đơn.

2. Nhấn Lập biên bản hủy hóa đơn.

3. Chọn hóa đơn cần lập biên bản.

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản hủy.
• Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy trên danh sách, nhấn Đồng ý.

4. Khai báo thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.

• Khai báo lý do hủy hóa đơn.
• Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đơn theo hình thức ký số đã thiết lập.
• Nhấn Lưu và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng.
• Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này [nếu cần].
• Để gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên hóa đơn, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
• Nhấn Gửi.

Lưu ý: Có thể chỉnh sửa lại biên hủy hóa đơn nếu cần. Xem hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Xóa bỏ hóa đơn sai sót

1. Nhấn Xóa bỏ hóa đơn.

2. Chọn hóa đơn cần xóa bỏ.

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.
• Chọn hóa đơn cần xóa bỏ trên danh sách, nhấn Đồng ý.

3. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

Lưu ý: Có thể đính kèm biên bản hủy hóa đơn để tiện tra cứu khi cần bằng cách nhấn Chọn tệp.

4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ, tích chọn Gửi thông báo xóa bỏ hóa đơn cho khách hàng.

• Tên người nhận và Email: Tự động lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này [nếu cần].
• Trường hợp muốn gửi SMS thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng nhấn Thiết lập dịch vụ SMS ngay. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

5. Nhấn Xóa bỏ HĐ.

Lưu ý:

• • • Sau khi xóa bỏ trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ xóa bỏ trên danh sách Hóa đơn điện tử.

• • • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ.

• • • Để gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng [trong trường hợp đã xóa hóa đơn nhưng chưa gửi cho khách hàng hoặc gửi lại khi có yêu cầu], nhấn biểu tượng

• • • Có thể xóa hàng loạt các hóa đơn chưa phát hành hoặc phát hành lỗi. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 3: lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

Lưu ý: Việc lập và phát hành hóa đơn thay thế không áp dụng với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ và Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

1. Sau khi xóa bỏ hóa đơn chương trình xuất hiện cảnh báo, nhấn Có.

2. Hoặc có thể vào mục Hóa đơn, chọn hóa đơn đã bị xóa bỏ muốn lập hóa đơn thay thế.
3. Nhấn biểu tượng

, chọn Lập HĐ thay thế. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.

4. Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Lưu và phát hành hoặc nhấn Lưu nếu chưa muốn phát hành ngay hóa đơn.

Lưu ý: Có thể gửi trước hóa đơn thay thế cho khách hàng kiểm tra và xác nhận thông tin rồi mới phát hành bằng cách nhấn Gửi hóa đơn nháp.

6. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

• • • Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử.

• • • Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….

1. Vào mục Hóa đơn.

2. Chọn hóa đơn muốn xóa, nhấn biểu tượng

, chọn Xóa bỏ hóa đơn.

3. Nếu hóa đơn được chọn chưa lập biên bản hủy, nhấn Có để lập biên bản hủy hóa đơn.

4. Khai báo các thông tin trên biên bản hủy hóa đơn và thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cách 1.