Phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo hủy hóa đơn còn tồn theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết hướng dẫn chi tiết các thủ tục hủy hóa đơn và phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo mẫu Tb03/ac.

Theo quy định mới tại Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành, có quy định về lộ trình thời gian áp dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn mới chính thức là ngày ngày 01 tháng 7 năm 2022. 

Đặc biệt, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022. Cụ thể việc triển khai quy định này như sau:

Bộ Tài chính đã quyết định triển khai Hóa đơn điện tử qua 2 giai đoạn: 

Tuy nhiên, hiện nay trên cả nước đang còn rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 32/2011/TT-BTC [Nghị định 51/2010/NĐ-CP]. Vậy khi thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78/2021/TT-BTC doanh nghiệp phải xử lý như thế nào với số hóa đơn đang còn tồn? 

1. Căn cứ pháp lý về việc bắt buộc hủy hóa đơn giấy và ngưng sử dụng hóa đơn điện tử [theo mẫu cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP] 

Căn cứ pháp lý theo quy định tại Khoản 3, Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

“ Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng [nếu có]. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này”.

? Do vậy, theo quy định nêu trên, kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mà được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiệp sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ [theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP] và phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn  nếu có.

Đặc biệt, ngày 29/10/2021, Cục thuế TP. Hà Nội có gửi thông báo đến các doanh nghiệp đang đóng trên địa bàn Hà Nội về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới từ tháng 11/2021. Trong thông báo, Cục thuế TP. Hà Nội đã hướng dẫn hai việc: cách thức thực hiện và phương pháp chuyển đổi hóa đơn điện tử cũ sang hóa đơn điện tử theo chuẩn mới; hủy hóa đơn giấy và ngưng sử dụng hóa đơn điện tử cũ.

[xem chi tiết tóm tắt và download nội dung chính của Thông báo do Cục thuế TP. Hà Nội phát hành tại đây]

>>> Xem thêm: Các điểm mới tại thông tư 78/2021/TT-BTC

2. Hướng dẫn hủy hóa đơn giấy còn tồn theo quy định tại thông tư 78

2.1. Thời hạn hủy hóa đơn giấy

Căn cứ thực hiện theo điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, quy định như sau:

1] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2.2. Các bước hủy hóa đơn giấy còn tồn

Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, việc tiêu hủy hóa đơn giấy theo mẫu cũ còn tồn lại của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

a] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

b] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

c] Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

2.3. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn giấy 

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn giấy bao gồm

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
• Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

>> TẢI BỘ HỒ SƠ TIÊU HỦY HÓA ĐƠN GIẤY TẠI ĐÂY

*Chú ý: 

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. 

Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

** Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế:

• Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
• Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.

>>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc có mã của cơ quan thuế hay không theo hướng dẫn mới nhất của Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020

3. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Đối với hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP đang sử dụng mà còn tồn thì doanh nghiệp thực hiện liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của mình để hỗ trợ thủ tục ngừng trên phần mềm hóa đơn điện tử. 

[Chú ý: Không được phát hành hóa đơn điện tử cũ sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC].

Về trách nhiệm của tổ chức dịch vụ truyền nhận, tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như sau:

• Các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử [Đơn vị hiện đang cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp] sẽ cập nhật, hoàn thiện phần mềm để đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/202 l/TT-BTC; các chuẩn kết nối truyền nhận, chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021. 
• Các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm hướng dẫn Doanh nghiệp nâng cấp và sử dụng phần mềm đạt chuẩn theo Quy định.
• Việc thay đổi sang mẫu hóa đơn điện tử mới theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78-2021/TT-BTC sẽ được các tổ chức dịch vụ truyền nhận, tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ, đảm bảo thuận lợi tối đa và tiết kiệm chi phí nhất cho doanh nghiệp.

4. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo mẫu TB03/AC

Khi các bạn thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, ngoài các thủ tục đã nêu trong bài, các bạn phải lập thông báo hủy hóa đơn [TB03/AC] gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 

Thủ tục này sẽ được thực hiện ví dụ minh họa trên phần mềm HTKK phát hành mới nhất của Tổng cục thuế ngày 15/11/2021 là phiên bản 4.6.2. 

Các bạn thực hiện tuần tự các bước như sau:

Bước 1: Tại màn hình đăng nhập phần mềm HTKK 4.6.2 các bạn điền MST của Đơn vị.

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, các bạn chọn mục Hóa đơn ? Tiếp tục chọn đến “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”.

Bước 3: Sau khi mở tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC lên các bạn thực hiện hủy hóa đơn còn tồn như sau:

     1] Điền đầy đủ thông tin như mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số … đến số….

     2] Ghi phương thức hủy hóa đơn:

– Hóa đơn giấy: “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”

thường hay sử dụng là: Cắt góc [cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị] vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc khi thanh kiểm tra thuế hơn là các phương pháp khác.

– Hóa đơn điện tử: “Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử”

[Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ hủy hóa đơn điện tử theo quy định]

Bước 4: Kết xuất file dưới dạng xml để nộp qua mạng internet

Qua bài viết MISA AMIS đã trình bày các quy định liên quan và hướng dẫn cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78-2021/TT-BTC. Hy vọng các bạn kế toán doanh nghiệp sẽ thực hiện nghiệp vụ này một cách thuận lợi và dễ dàng. 

Trong thời gian tới, các doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78/2021. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có kết nối hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS để thu được những lợi ích. Phần mềm AMIS Kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép:

• Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ mẫu sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại.
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán đăng ký sử dụng miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây.

Tác giả: Người yêu kế toán

 20,283