Sáng kiến kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ
Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ bằng công nghệ thông tin Show
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.08 MB, 18 trang ) I.PHẦN MỜ ĐẦU nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế , nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời , đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tư liệu lưu trữ . 1 Công việc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tư liệu có được cẩn thận, sắp xếp có khoa học hay không. Hồ sơ quản lý các văn bản, công văn đi, đến, các loại hồ sơ có liên quan đến thông tin cán bộ giáo viên và học sinh được lưu trữ qua nhiều năm, thông tin và số lượng hồ sơ tăng lên rất nhiều, với hình thức lưu trữ truyền thống là viết trên giấy. Hiện nay, các hồ sơ quản lý của nhà trường còn được tăng cường thêm cách lưu trữ khác đó là lưu thêm trên máy tính. Tuy cách lưu thêm hồ sơ trên máy tính góp phần quản lý hồ sơ cập nhật và xử lý thông tin nhanh chống, chính xác, kịp thời nhưng vẫn không đảm bảo dữ liệu sẽ không bị mất. Vì máy tính có thể bị virus, hỏng ổ cứng chứa dữ liệu… Vì vậy, với một cán bộ văn thư và lưu trữ dữ liệu, qua nhiều năm kinh nghiệm trong công tác văn thư và lưu trữ, tôi đã quyết định nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư và đó cũng là lý do chọn đề tài "Một số biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin". 3. Phạm vi và đối tượng của đề tài -Phạm vi: Đề tài nghiên cứu các biện pháp quản lý hồ hơ, công văn đi, đến, các văn bản nhà trường bằng ứng dụng công nghệ thông tin. đề tài này áp dụng được cho tất cả các trường học trong tỉnh về lĩnh vực quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ. -Đối tượng: Được nhà trường phân công nhiệm vụ văn thư, có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, cập nhật và xử lý các công văn đi, đến, các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan đến cán bộ giáo viên và học sinh. Lưu trữ và bảo quản qua nhiều năm. Việc nghiên cứu tìm biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin nhằm bảo quản tốt các loại hồ sơ lâu dài, an toàn và tiết kiệm thời gian, không sợ bị mất tư liệu, tài liệu, hồ sơ khi cần thiết. 4. Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm -Qua hai năm quản lý hồ sơ văn thư-lưu trữ tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT trong việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ nhằm bảo quản hồ sơ mang tính khoa học, dễ truy tìm, dễ phục hồi dữ liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài. 5. Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong kết quả nghiên cứu. 2 -Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, lưu trữ dữ liệu. Ngoài việc lưu trữ hồ sơ, dữ liệu trên giấy, còn lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính và đặc biệt là trên mạng internet với dung lượng lớn hàng chục Gh để rất tiện lợi cập nhật thông tin, xem hồ sơ lưu trữ văn thư của nhà trường mọi lúc, mọi nơi trên mạng internet thông qua trang website quản lý của nhà mạng. -Quản lý hồ sơ trên máy tính sắp xếp các Folder như thế nào mang tính khoa học và dễ tìm. -Trang website này cho phép chúng ta đưa dữ liệu lên bảo mật có User password và cho phép tải về máy một cách dễ dàng. 6. Khẳng định tính sáng tạo về khoa học thực tiễn của vấn đề. -Để viết sáng kiến kinh nghiệm này tôi đã tìm tòi nghiên cứu các tài liệu về quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ, cách lưu trữ trên các trang mạng xã hội. Qua kinh nghiệm hai năm lưu trữ hồ sơ văn thư vừa qua đã chứng minh tính hiệu quả trong cách bảo quản, bảo mật, khoa học, lâu dài, rút ngắn thời gian tìm kiếm, phục hồi các loại hồ sơ khi cần. II. Phần nội dung 1. Cơ sở lý luận của vấn đề. -Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. -Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư – lưu trữ nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nhà trường nên 3 trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp hữu hiệu nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý đơn vị. -Tài liệu văn thư quản lý lưu trữ đòi hỏi phải bảo mật, toàn vẹn, đảm bảo tính lâu dài, có thể phục hồi khi cần thiết. Trong quá trình lưu trữ trên giấy, trên máy vi tính có thể bị hỏng, mất với nhiều lý do. -Để thực hiện tốt công tác quản lý công văn đi-đến, các loại hồ sơ nhà trường quản lý về nhân sự, báo cáo cấp dưới, cấp trên, các loại hồ sơ khác…một cách khoa học, bảo mật, bảo quản lâu dài cần phải có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới trong quản lý đó là ứng dụng công nghệ thông tin. Vì thế tôi mạnh dạng tìm và ứng dụng internet thông qua trang mạng để lưu trữ dữ liệu. 2. Thực trạng của vấn đề -Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. -Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng như: quản lý công văn đi, quản lý công văn đến, đánh máy các loại văn bản, quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên và còn nhiều loại hồ sơ khác nên việc quản lý, lưu trữ trong những năm đầu mới đảm nhận còn rất lúng túng, thiếu tính khoa học và đặc biệt nhược điểm ở đây là chỉ quản lý trên giấy và trên máy tính nên còn gặp khó khăn về thời gian tìm kiếm dữ liệu, dữ liệu có thể bị mất bất cứ lúc nào, không thể phục hồi được với nhiều nguyên nhân như giấy lưu lâu ngày bị hỏng do chất liệu giấy, côn trùng cắn, mất do thất lạc. Còn dữ liệu lưu trên máy vi tính cũng không đảm bảo an toàn vì có thể bị virus, ổ cứng bị hỏng. -Từ thực trạng trên tôi mạnh dạng tìm tòi, nghiên cứu qua các tư liệu trên các 4 trang mạng xã hội và tìm ra được "Biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin", đảm bảo an toàn, bảo mật, tiện lợi trong cập nhật thông tin bất cứ lúc nào, mọi lúc, mọi nơi. Đó chính là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mà đặc biệt là ứng dụng trang website để lưu trữ. 3. Biện pháp tiến hành đề giải quyết vấn đề -Từ thực trang đã nêu, tôi đã nghiên cứu và tìm ra giải pháp áp dụng có hiệu quả, khoa học và đặc biệt là mang tính bảo quản lâu dài. Cụ thể: a) Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng sử dụng các thiết bị tin học là điều kiện cần và đủ đối với người quản lý hồ sơ lưu trữ. Ban giám hiệu nhà trường phải là người tiên phong, gương mẫu trong việc tự trau dồi vốn kiến thức tin học và kỹ năng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà trường đồng thời động viên, khuyến khích cán bộ văn thư tích cực tự học để trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản nhất về CNTT. b) Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu). Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến đều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản. Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi sử dụng phương pháp đơn giản: Tạo thư mục để chứa các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử). Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn bản đến 2013.xls) 5 - Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chức văn bản đã nhận. - Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốn tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào… - Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ văn bản đến 2013”, vào Edit, chọn (Find) -Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm được sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm. 6 Ngoài việc ứng dụng phần mềm Excel để quản lý và tìm kiếm dữ liệu, tôi còn thực hiện công tác quản lý hồ sơ trên máy tính theo hàng tháng bằng cách tạo hộp Folder đặt tên theo năm học, trong năm học đó tôi quản lý theo từng tháng, ví dụ: tháng 8 đầu năm học công việc là lập danh sách bố lớp, các công văn đi-đến, tất cả các dữ liệu thông tin có liên quan trong tháng 8 đều được lưu vào Folder tháng 8. Đến khi kết thúc tháng là khóa lại và tạo Folder tiếp tháng 9 tiếp theo. Vì trong ngành các hoạt động hàng năm học đều theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làm trên cho thấy khi cần dữ liệu lưu trữ ở tháng nào thì chỉ cần mở hộp Folder vào tháng đó của năm học đó sẽ tìm được ngay. Và đặc biệt là lấy tài liệu tham khảo từ năm trước trong tháng áp dụng cho năm sau cũng trong tháng đó, việc truy tìm tài liệu tham khảo rất nhanh. Với biện pháp ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ đã góp phần tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học trong công tác quản lý. c) Biện pháp quản lý hồ sơ-lưu trữ thông qua mạng trang Website. Ngoài việc quản lý hồ sơ trên giấy, tôi còn tìm hiểu, nghiên cứu trên mạng và tìm ra được một trang website cho phép chúng ta lưu trữ dữ liệu trực tiếp trên mạng với dụng lượng chứa dữ liệu tương đối lớn, đặc biệt là đảm bảo. tính bảo mật trong quá trình đưa dữ liệu lên, cách sử dụng giao diện và hình thức như một máy vi tính. chứa các file tài liệu. Đó là trang website http://www.4shared.com/ Trang website này cho phép chúng ta lưu trữ bất cứ file dữ liệu nào với dung lượng tải lên hàng trăm Mb đến 1 vài Gh. Cách lưu dữ liệu trên website : Bước 1: Tạo website bằng cách vào trang www.google.com.vn nhập địa chỉ: 4Shared.com danh mục trên trang website hiện ra ta Click chuột chọn mục: 4shared . com - free file sharing and storage 7 Trang web tiếp theo sẽ hiện ra và ta tiếp tục chọn mục đăng nhập và password bảo mật, điều này giúp bảo mật dữ liệu không để người khác vào xem, xóa dữ liệu của mình. Chú ý: Để vào được trang web này ta phải có mail yahoo.com.vn và đăng kí vào trang website 4shared.com để lưu dữ liệu. Sau khi nhập xong mail và mật khẩu ta được vào trang website để lưu dữ liệu lên trang web. 8 Giao diện sử dụng tương tự như trên máy vi tính cá nhân như tạo hộp folder chứa file dữ liệu, xóa file, hộp folder khi không cần thiết. Cho phép chúng ta tải dữ liệu lên và đưa dữ liệu về máy tính cá nhân dễ dàng. Bước 2: Ta sắp xếp dữ liệu trên máy vi tính cá nhân trình tự folder đặt tên theo từng tháng, trong mỗi tháng ta tạo các folder dữ liệu như folder chứa văn bản công văn đến, folder chứa công văn đi, folder chứa các dữ liệu cần xử lý và đã xử lý, các dữ liệu chuyên môn, quản lý nhân sự…Các folder hàng tháng phải tạo riêng biệt, mục đích để biết trong tháng văn thư đã làm những công việc gì, gồm những văn bản nào để dễ tìm kiếm, đồng thời dễ dàng đưa dữ liệu lên trang web để lưu. Bước 3: Ta mở trang web 4shared.com vào trang lưu dữ liệu và Click vào mục tải lên tập tin hoặc tải lên thư mục để đưa dữ liệu lên mạng để lưu. Trên website này ta tạo các folder quản lý file dữ liệu lưu theo từng năm, từng tháng sao cho khoa học, dễ tìm. 9 Bước 4: Tải dữ liệu đã đưa trên mạng xuống cũng dễ dàng. Vào Folder ta chọn file cần tải xuống VD muốn tải file mau cham skkn 2012-2013.rar của năm học 2012-2013 ta Click vào dấu chọn đối tượng cần tải xuống, sau đó nhấp lên mục Tải xuống một trang web khác hiện ra, ta tiếp tục click vào mục tải xuống 10 Tiếp tục một trang web khác hiện ra Ta click chuột vào mục Miễn phí miền phụ sẽ xuất hiện tại mục “ Miễn phí miền 11 phụ”một dòng chữ “ Tải xuống tập tin” và yêu cầu ta lưu vào máy tính cá nhân tại một địa chỉ nào đó. Trên đây là những biện pháp đang thực hiện tại trường trong công tác văn thư lưu trữ. 4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm -Từ thực tiễn công việc hàng ngày của công tác văn thư qua hai năm thực hiện, tôi vừa thực hiện hồ sơ lưu trữ trên giấy, vừa lưu trữ trên máy vi tính. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện xảy ra sự cố đó là máy vi tính bị virus làm mất dữ liệu, quản lý trên giấy bảo quản và tìm rất tốn thời gian, việc tham khảo và chỉnh sửa trên máy tính tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tuy nhiên nếu mất dữ liệu trên máy tính sẽ gây đau đầu cho người làm công tác văn thư. -Từ đó tôi đã nghĩ ra ý tưởng tìm tòi cách quản lý file dữ liệu hồ sơ lưu trữ sao cho an toàn. Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp cũng như các thông tin hướng dẫn trên internet. Cuối cùng tôi đã tìm được trang website nói trên quản lý dữ liệu tương đối an toàn. Qua 2 năm thực hiện, tôi thấy trang website trên không khó để sử dụng quản lý file dữ liệu, đồng thời giao diện gần gủi với môi trường Windows. Độ an toàn đảm bảo, dung lượng chứa dữ liệu tương đối lớn, mỗi lần đưa dữ liệu lên có thể đưa 1 file hay nhiều file, có thể đưa lên cả thư mục. Việc truy cập thông tin cần tìm rất nhanh. Các dữ liệu gửi trên mạng được tải về rất dễ dàng. Với cách quản lý như trên rất có hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả các trường trong và ngoài tỉnh. 5. Kết quả đạt được Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể, trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ. Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất 12 nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra cách lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn. Từ năm học 2012-2013 đến nay trong công tác văn thư tôi rất yên tâm về việc lưu trữ dữ liệu, không còn sợ mất hay hỏng dữ liệu, dữ liệu luôn được bảo mật và lưu trữ đảm bảo tính lâu dài. Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. 6. Đánh giá rút kinh nghiệm Trong suốt thời gian thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ văn thư tuy đã áp dụng có hiệu quả việc bảo quản, lưu trữ đảm bảo tính lâu dài, khoa học, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm nhưng cũng cần chú ý với trường hợp bất ngờ xảy ra làm mất một phần dữ liệu. Đó là lưu trên máy tính cá nhân mặc dù đã có nhưng máy tính cá nhân cũng có tuổi thọ về ổ cứng chứa dữ liệu cũng như trường hợp bị nhiễm virus hoặc cài lại windows sơ ý làm mất phần dữ liệu chưa lưu trên mạng. Vì thế chúng ta tạo thói quen sau khi làm xong file dữ liệu hoặc công văn đi-đến cần lưu thì nên mở trang web lưu dữ liệu để đưa chúng lên mạng gửi để tránh trường hợp đáng tiết xảy ra. C. KẾT LUẬN Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao. Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. 13 Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát. Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, đơn vị. Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đã đề ra. Việc theo dõi, đánh giá kết quả giáo dục học sinh của giáo viên và Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng; giải quyết kịp thời các yêu cầu của phụ huynh và giáo viên trong việc thực hiện hồ sơ học sinh. Giục Tượng, ngày 15 tháng 03 năm 2014 Người viết Hà Nam Hải 14 MỤC LỤC TT Nội dung Trang Phần mở đầu 1 1 Bối cảnh đề tài 1 2 Lý do chọn đề tài 1 3 Phạm vi và đối tượng của đề tài 2 4 Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm 2 5 Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong kết quả nghiên cứu. 2 6 Khẳng định tính sáng tạo về khoa học thực tiễn của vấn đề. 3 II Phần nội dung 1 Cơ sở lý luận của vấn đề. 3 2 Thực trạng của vấn đề 4 3 3. Biện pháp tiến hành đề giải quyết vấn đề 5 4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm 12 5 Kết quả đạt được 12 6 Đánh giá rút kinh nghiệm 13 C KẾT LUẬN 13 15 Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TRƯỜNG Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP HUYỆN 16 Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TỈNH 17 18 1. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong việc quản lý hành chínhTrong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ bằng công nghệ thông tinBạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.08 MB, 18 trang )
Bạn đang đọc: Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ bằng công – Tài liệu text I.PHẦN MỜ ĐẦU Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, gian ban kịp thời các của cấp trên và không có đầy đủ, thông tư liệu lưu trữ nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm là do công văn, giấy tờ tư liệu có được cẩn thận, sắp xếp có cứu tìm biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin nhằm bảo liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao năm đầu mới đảm nhận còn rất lúng túng, thiếu tính khoa học và đặc biệt nhược điểm
Xem thêm: TOP 10+ app, ứng dụng kiếm tiền online uy tín, tốt nhất 2021 | Money24h theo file văn bản. gian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học trong công tác quản lý. nào để dễ tìm kiếm, đồng thời dễ dàng đưa dữ liệu lên trang web để lưu. 9 quản lý file dữ liệu, đồng thời giao diện gần gủi với môi trường Windows. Độ an toàn trường hợp bị nhiễm virus hoặc cài lại windows sơ ý làm mất phần dữ liệu chưa lưu MỤC LỤC
Xem thêm: Ứng dụng công nghệ ADN tái tổ hợp Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP HUYỆN 16 Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TỈNH 17 18
Source: https://mindovermetal.org
5/5 - (1 vote) Sáng kiến kinh nghiệm văn thư trường mầm non Bột XuyênSau đây là một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non Bột Xuyên. Đề tài có ý nghĩa khoa học và thực tiễn phù hợp với tình hình thực tế của nhà trường trong việc tiếp nhận văn bản đến, quản lý văn bản đi và lưu trữ hồ sơ. Biện pháp đưa ra có sự triển khai hợp với tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường, đưa ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, tránh việc các văn bản bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ được ngăn nắp, khoa học. Xem trước 10 trang: Tải full tài liệu: Sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữDownload mẫu sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ ✓ SKKN văn thư lưu trữ ✓ Một số biện ph...View more
|
