Viết mail trả lời yêu cầu của khách hàng bằng tiếng Anh

Trung bình một ngày, một nhân viên văn phòng phải xử lý tới 80 email. Vì vậy, viết email đúng chuẩn đã là một kỹ năng bắt buộc phải có với tất cả mọi người. Vậy viết email trả lời bằng tiếng Anh thế nào để luôn thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng với người nhận. Tất cả sẽ có trong bài viết này từ Impactus.

I. Cách viết email trả lời bằng tiếng Anh

Về cơ bản, trong kinh doanh, một email trả lời cũng sẽ tuân theo các nghi thức thông thường của việc viết email chuyên nghiệp. Khi học cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh, bạn nên nhớ bao gồm:

Dòng chủ đề:

Nó phải phục vụ hai mục đích: Cung cấp thông tin mà bạn đã nhận được email của họ và cho họ biết rằng yêu cầu của họ sẽ sớm được trả lời.

Phần mở đầu:

Bạn chỉ cần nghĩ đơn giản rằng dòng này là để chào người nhận của bạn. Tất nhiên, tùy vào mối quan hệ với người nhận, bạn sẽ sử dụng cách chào khác nhau:

Ví dụ:

• Hello Mr.Smith,
• Dear Mr.Potter,

[Bạn có thể dùng Hello với tình huống bạn bè, đồng nghiệp, cấp dưới, sếp thân thiết. Dùng Dear với các đối tượng: khách hàng, sếp, đồng nghiệp,…]

Phần thân:

Trong phần này, bạn sẽ truyền đạt rõ ràng lý do tại sao bạn gửi email này. Nội dung có thể là bất kỳ thứ gì tùy thuộc vào nội dung người nhận đã viết trong email cuối cùng.

Nếu họ đã hỏi/yêu cầu nhiều hơn một điều, hãy trả lời từng câu hỏi trong một đoạn văn riêng biệt để người nhận của bạn có thể dễ dàng nắm bắt được câu trả lời của bạn. Dưới đây là nhiều ví dụ để bạn tìm hiểu cách viết mail trả lời tiếng Anh.

Phần kết:

Đây là phần bạn sẽ cảm ơn người nhận. “Thank you” là điều bắt buộc trong hầu hết mọi mail trả lời tiếng Anh. Một số từ chẳng hạn như “Thanks for the email!” cũng đã đủ lịch sự.

Bạn cũng có thể viết một câu cảm ơn và một câu kết khác như Kind Regards, Best Regards, etc tùy vào người nhận. Để chọn được từ ngữ kết mail phù hợp với từng hoàn cảnh, hãy xem bài viết: viết email tiếng Anh chuẩn chỉnh trong doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo thêm: 6 mẹo viết mail bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh

II. Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho mọi tình huống

TH1:  Trả lời email bằng tiếng Anh về thông tin sản phẩm, dịch vụ

Mẫu 1:

Dear Mrs. Thatcher,

Thank you for your inquiry about Apple Stores. Find attached herewith some literature on our products including the products in the alpha development stage. I have also included a sample username and password for you to try out the products that catch your fancy.

Please, do not hesitate to call me if you have further questions. I will be glad to have you as a customer.

Sincerely,

Harry Potter.

Mẫu 2: 

Dear Ms. Abike,

Thank you for inquiring about the email software advertised on my blog. Each of the listed software functions uniquely on different platforms. Before I recommend a particular one, I would like to know a bit more about you and your needs:

1. What kind of business do you handle? Are you self-employed, a manager, or a business owner?
2. Will you be using the software on a mobile device or computer? Is your computer a Mac or PC?
3. What kind of emails do you send most often? Are they replies to customer questions, business-to-business information, or just emails for team members?

Once again, thank you for your interest in purchasing some of the email software advertised on my site. I hope you will find them suitable for your business needs.

Cordially,

Selena Cyrus.

TH2: Cách trả lời email bằng tiếng Anh khi yêu cầu về sản phẩm mẫu

Mẫu 3:

Dear Mr. Ahsan,

I have attached five samples of my original designs to this email. The sixth attachment is a list of designs where I collaborated with other designers including the location [URL] of the designs on the Internet.

Thank you for allowing me to send samples to you. I will be pleased to participate in the forthcoming competition and also introduce my services to your team.

Kindly notify me should you need any other information.

Regards,

TH3: Trả lời email bằng tiếng Anh để từ chối một cuộc họp

Mẫu 4:

Dear Mr. Mohammed,

I was flattered by your request to make me a minister in your church branch in Hanoi. Regrettably, I won’t be able to accept this position.

I wish you well in Hanoi.

Yours truly,

Alex.

TH4: Email trả lời tiếng Anh sau khi ứng viên gửi CV apply

Mẫu 5:

Dear Mr. Frank,

Thank you for applying for the opening in our company and sending your design samples. I have reviewed your style and thought about the issues you raised during our last discussion, especially your reluctance to create new design samples for our evaluation. Since then, I have received new design samples from more than ten candidates, lending credence to their works.

Eventually, I have concluded that your samples are not enough to help me reach a conclusion about you. So, we now have a new Chief Designer for our company. However, I would be happy to work with you on a contract basis if you agree to this.

Thanks again, Frank, for your interest in our company.

Cordially,

TH5: Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh khi trả lời kết quả nộp đơn xin việc của ứng viên

Mẫu 6:

Mr. Ngoc,

Thank you for your recent application to become a writer on abc.com. We are very much complimented that you would like to write for abc.com.

Your application details will be retained in our files. Currently, we do not have any vacant sections; and our writers are on top of their jobs. We shall, however, contact you as soon as we have an opening.

I would appreciate being notified if you wish to cancel your application for any reason.

Best regards,

TH6: Mail trả lời khách hàng về đơn hàng

Mẫu 7:

Dear Mr. Gate,

Thank you for your order of 25 DVDs. We will send them within the next 3 days.

Before we send them, however, we need to know the package you prefer. Kindly visit your order page and select your preference. If you have any questions, call us at +2348035290896. You will be promptly attended to by the customer service team.

Thanks again for your order. We look forward to your final instructions.

Sincerely,

James Noah.

TH7: Email trả lời thư mời phỏng vấn

Mẫu 8:

Dear Ms. Wade,

Thank you for considering me for the Social Media Manager role at XYZ Company. Per your request, I will call you tomorrow afternoon to arrange for an interview.

I look forward to speaking with you. Please let me know if I can provide any additional information.

Sincerely,

Jaime Jones

ĐỪNG BỎ LỠ: 5 bí kíp từ chuyên gia giúp bạn trả lời mail xác nhận phỏng vấn mới nhất 2022

TH8: Email bằng tiếng Anh phản hồi thư mời nhận việc

Mẫu 9:

Dear [Hiring Manager or Supervisor’s Name],

Please accept this email as my formal acceptance of the offered position as [position] with [company]. I thank you for the opportunity, and I look forward to applying my skills to the position.

As the offer letter displays and as we previously discussed on the phone, I accept the starting salary of [offered salary] with [benefits packaged offered].

I look forward to beginning work and meeting the team on [start date]. If you require any additional information from me before then, please let me know. You can reach me by phone at [your phone number] or by email at [your email address].

Thank you again for giving me the opportunity to demonstrate my value to the team.

Sincerely,

[Your Name]

XEM THÊM: Cách trả thư mời phỏng vấn vòng 2 bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

TH9: Cách viết email phản hồi khi khách hàng phàn nàn

Mẫu 9:

Dear [First name],

I’m so sorry your order hasn’t arrived. I know how frustrating this must be. 

I’ve tracked the package via [carrier], and it’s currently listed as “[status].” If you’d like to check on its progress, here’s the link you can use: [link]

Please contact me directly if your order hasn’t arrived within [time frame]. In the meantime, I will do everything I can to locate your package.

Once again, [First name], I sincerely apologize for the inconvenience.

Sincerely,

[Agent first name]

Impactus đã giúp bạn tìm hiểu cách viết mail trả lời tiếng Anh cho rất nhiều tình huống thông dụng nhất. Để có thể viết mail chuyên nghiệp và sử dụng tiếng Anh hiệu quả nơi làm việc, bạn có thể  tham khảo khóa học Business English của Impactus tại ĐÂY. Hẹn gặp lại bạn ở các bài viết khác!

NHẬN GIẢI PHÁP SỰ NGHIỆP MIỄN PHÍ