Bối cảnh hỗ trợ việc giao tiếp như thế nào
Quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy quá trình giao tiếp đang được thực hiện hàng ngày hỗ trợ hầu hết mọi công việc dưới nhiều hình thức nghe, nói, đọc, viết… Tuy nhiên, sự song hành của công nghệ trong những thập kỷ gần đây không chỉ mang lại lợi ích mà còn cả tác hại tiềm ẩn. Quá trình giao tiếp cũng vô tình làm chúng ta ngụp lặn trong khối lượng thông tin liên lạc khổng lồ từ nhiều phía. Đa số trong chúng ta chọn tua nhanh quá trình chỉ để nói và nghe rồi hồi đáp, hoặc gửi một tin nhắn đi và hồi đáp. Việc hiểu rõ bản chất của quá trình giao tiếp là gì gần như đã bị bỏ qua. Show
Nếu nắm vững bản chất của quá trình giao tiếp và rèn luyện được những kỹ năng cần thiết, chúng ta dễ dàng thể hiện thông điệp mình muốn truyền đạt một cách khéo léo và hiệu quả. Điều này áp dụng cho mọi tình huống và môi trường làm việc, giúp tránh những rắc rối không đáng có trong việc truyền đạt thông tin trong đội nhóm. Bản chất của giao tiếpCốt lõi của giao tiếp không chỉ đơn thuần bàn đến việc truyền tải và tiếp nhận thông tin. Điều này được thể hiện rõ ở nguồn gốc của từ “giao tiếp” trong tiếng Latin là “communis”, có nghĩa là “phổ biến”. Hiểu một cách đơn giản, giao tiếp là làm cho thông tin được phổ biến đến tất cả các bên, là tìm và thiết lập một tiếng nói chung giữa mọi người. Việc tìm tiếng nói chung ấy dựa trên những yếu tố trọng tâm nào? Một công thức khá đơn giản được nhắc đến trong buổi trò chuyện giữa tạp chí Forbes và Founder của trung tâm đào tạo giao tiếp Lighthouse Communications có thể áp dụng cho đa số dự án, bao gồm 3 chữ C:
Những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếpViệc giao tiếp sẽ rất lý tưởng nếu như những gì người truyền đạt đưa ra chính là những thông tin mà người tiếp nhận hiểu. Nhưng bạn sẽ thấy hiếm khi quá trình này diễn ra suôn sẻ mà không có yếu tố nhiễu (noise) nào tác động vào. Các loại yếu tố nhiễu chúng ta thường gặp là:
Các yếu tố tác động này làm nhiễu tiếng nói chung giữa các bên giao tiếp, dẫn đến các hình thức không hiệu quả phổ biến như:
Gợi ý 7 kỹ thuật cần thiết cho giao tiếp trong đội nhómChúng tôi gợi ý 7 kỹ thuật chính để triển khai công thức 3C đã đề cập để hạn chế các sai lầm phổ biến, bao gồm: 1. Thiết lập luồng thông tinBên cạnh việc thiết lập Luồng công việc (workflow) trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, người quản lý nên chú ý đến việc thấp lập Luồng thông tin (information flow) cho đội nhóm. Hình dung đơn giản đây là một sơ đồ xác định luồng thông tin, giúp việc giao tiếp và chia sẻ kiến thức được triển khai trên toàn đội nhóm nhất quán, đúng và đủ các giai đoạn cần thiết, tránh việc lãng phí tài nguyên khi không đồng bộ thông tin. Mỗi một loại thông tin như đơn xin cấp phép thiết bị, hay phản hồi kết quả công việc… trong doanh nghiệp sẽ được quy định cách thức di chuyển trong một Luồng thông tin chi tiết. Dưới đây là ví dụ cụ thể về cách di chuyển thông tin trong một doanh nghiệp kinh doanh lưu trú, có thể được hiểu như quy trình thực hiện một nghiệp vụ đặc thù “Xử lý đơn đặt phòng” của doanh nghiệp này: Người quản lý có thể bổ sung vào sơ đồ trên các thông tin để lập được một kế hoạch giao tiếp hoàn chỉnh trong dự án như:
Sau cùng, người quản lý cần truyền đạt tất cả các thông số và kế hoạch cho toàn bộ đội nhóm và đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể truy cập kế hoạch giao tiếp này để có nguồn thông tin chính xác. 2. Linh hoạt phong cách giao tiếp tùy vào đối phươngTuy nhiên, bạn cũng cần chú ý linh hoạt áp dụng phong cách giao tiếp mà các thành viên trong dự án hướng tới chứ không chỉ thực hiện đúng theo quy trình và công cụ. Điều này giúp các bên giao tiếp tạo dựng niềm tin, và thúc đẩy làm việc hiệu quả hơn mà ít gây thất vọng hơn. Để nắm được các phong cách giao tiếp thường thấy, bạn cần nắm được các loại tính cách phổ biến ở bất kỳ đội ngũ nào. Khung đánh giá DISC là một mô hình phổ biến để phân loại hiệu quả: Khung đánh giá DISC (Dominance (Thống trị) – Influence (Ảnh hưởng) – Steadiness (Bền vững) – Compliance (tuân thủ).)Bốn nhóm tính cách chính thường thấy ở tất cả các đội nhóm bao gồm:
3. Thông điệp đơn giản, rõ ràng và súc tích, đặc biệt là các vấn đề phức tạpGiao tiếp dù ở hình thức nói hay viết cũng chủ yếu là về việc lựa chọn từ ngữ. Mà khi nói về lựa chọn, mấu chốt là càng ít càng tốt. Bạn cần phác thảo một cách cẩn thận và rõ ràng những gì muốn truyền đạt. Làm được điều này, bạn đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết sẽ được truyền đạt, đồng thời tránh những từ ngữ không cần thiết hoặc quá hoa mỹ, có thể làm mất sự tập trung vào thông điệp chính. Trong vài trường hợp, bạn có thể nhận thấy thông điệp trong câu chữ mình gửi đi chưa đủ sức thuyết phục và khó hiểu, bạn cần linh động dựa vào bối cảnh để lặp lại thông điệp, đảm bảo rằng đối phương sẽ tiếp nhận được thông điệp đó. Nhưng cũng cần có chủ đích và tiết kiệm vì lặp lại quá nhiều gây nhàm chán và khá tốn thời gian. Ngoài ra, một nghiên cứu của HBR còn chỉ ra mỗi nội dung giao tiếp nên tập trung vào một nhóm nhỏ chủ đề giúp bộ não chú ý sắp xếp thông tin cần nắm bắt. Để tối ưu hóa điều này và dễ đi sâu vào từng vấn đề, bạn cần làm cho mỗi thông điệp càng tập trung càng tốt. Ví dụ như thay vì nhồi nhét thông tin báo cáo trong một email dài bao gồm 3 chủ đề, cách làm hiệu quả hơn là gửi riêng biệt thành 3 bài báo cáo đến đối phương. 4. Chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữNgoài những gì cần được truyền đạt bằng lời nói hoặc câu chữ ra, khi giao tiếp trực tiếp, còn nhiều yếu tố phi ngôn ngữ khác ảnh hưởng vào quá trình này. Nguyên tắc 7-38-55 chỉ ra rằng chỉ 7% nội dung giao tiếp của chúng ta là bằng lời nói. 38% được truyền tải thông qua chất lượng giọng nói như âm sắc, âm lượng, tốc độ, cao độ… 55% thông qua tư thế, cử động, cử chỉ, nét mặt, hơi thở và sự thay đổi màu da. Như vậy, giọng nói, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể thường nói lên nhiều điều hơn là nội dung lời nói. Và trong quá trình giao tiếp thực tế, chúng ta có khả năng tập trung tin vào những yếu tố phi ngôn ngữ hơn là lời nói, nếu cả hai điều này không thống nhất từ một thành viên trong dự án. Cả người quản lý và các cá nhân khác trong dự án có thể dựa vào điểm mấu chốt này để thực hiện 2 động tác:
5. Lắng nghe tích cựcLắng nghe cũng quan trọng trong giao tiếp ở đội nhóm như giai đoạn truyền đạt nội dung. Khi lắng nghe tốt, bạn đang làm tốt việc tiếp nhận để chuẩn bị cho quá trình giải mã thông tin và thực hiện phản hồi. Đây cũng là cốt lõi của việc cộng tác trong đội nhóm: lắng nghe ý tưởng của người khác thay vì chỉ cố gắng đưa ra ý tưởng của riêng mình. Đó chính là sự khác biệt ở 2 kiểu nghe phổ biến:
Ngay cả khi đã thực hiện tốt việc lắng nghe để hiểu, và thỉnh thoảng bạn nghĩ rằng bạn biết chính xác những gì đối phương sắp nói, một xu hướng rất dễ xảy ra lúc này là ngắt lời đối phương. Sai lầm này đến từ việc nghĩ rằng chen vào giữa câu nói của ai đó để trình bày ý tưởng sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn. Nhưng sự thật là nó làm mất thời gian hơn. Để đối phương trình bày xong, sau đó thay phiên thảo luận hoặc phản biện giữa các bên là điều cần làm nhất để lắng nghe và thông hiểu hiệu quả. 6. Thúc đẩy phản hồi liên tụcDù giao tiếp với bất kỳ nhóm tính cách nào, bạn cũng cần đảm bảo quá trình này đang diễn ra 2 chiều. Nghĩa là khi tiếp nhận thông tin, bạn nên thúc đẩy việc phản hồi rõ ràng và liên tục. Nếu không, bạn có thể không bao giờ nhận được phản hồi vì đôi khi các thành viên trong đội nhóm không nghĩ rằng đó là vấn đề yêu cầu tính kịp thời hoặc cần thiết. Điều cần làm là không đợi đối phương xác nhận rằng họ đã hiểu thông điệp bạn truyền đạt hay chưa. Bạn có thể đưa ra các câu hỏi như “Bạn hiểu những gì tôi trình bày như thế nào?” hoặc “Những gì tôi đã trình bày có ý nghĩa hay tác động với bạn như thế nào?” để đẩy nhanh phản hồi. Đồng thời, điều này cũng đảm bảo đối phương nắm bắt tất cả những gì bạn truyền đạt, tránh mắc các sai lầm liên quan đến việc hiểu nhầm, tự mặc định thông tin là đúng (making assumption). Các biểu hiện như “Em tưởng”, “Tôi tưởng”… khi hoàn thành công việc được giao không hiệu quả không phải là điều ít thấy ở nhiều đội nhóm hiện nay. 7. Chịu trách nhiệm về quá trình giao tiếp của bản thânKhi quá trình giao tiếp gần như đã diễn ra xong, nhưng kết quả lại không tích cực vì thông tin truyền đạt của bạn không được hiểu như mong muốn, dẫn đến các xung đột trong dự án. Một cảm giác thường xuyên xuất hiện ở người truyền đạt lúc này là muốn đổ lỗi cho khả năng tiếp nhận của đối phương, và ít soi xét để đánh giá lại cách giao tiếp của bản thân. Sự bất đồng thông tin giữa các bên giao tiếp cần được thu hẹp từ nhiều bên, mà bản thân bạn là người cần cố gắng đầu tiên. Bên cạnh đó, bạn còn cần một chút đồng cảm nếu lỗi giao tiếp thực sự đến từ đối phương, với những yếu tố cá nhân như trạng thái cảm xúc, bối cảnh giao tiếp hoặc các tác động khó thay đổi trong tích tắc như khả năng ngôn ngữ. Bằng cách đó, những vấn đề hoặc hiểu lầm nhỏ không biến thành các xung đột lớn trong dự án. Kết Giao tiếp thành công trong đội nhóm không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin, nó liên quan đến việc học cách hiểu và sử dụng hiệu quả ngôn ngữ, lắng nghe để phản hồi tích cực và hạn chế xung đột xảy ra. Bằng cách này, thành viên dự án mới có thể giúp bản thân và đối phương giao tiếp có tiếng nói chung. Việc phát triển được các mối quan hệ tích cực và kết quả công việc trong đội nhóm sẽ được cải thiện khi bạn thực sự giao tiếp hiệu quả. Khi giao tiếp không tốt sẽ mang lại kết quả gì?Khi tâm lý suy giảm do tác động môi trường hay thường xuyên không giao tiếp sẽ kéo theo hành vi tiêu cực. Lâu dần làm cho sức khỏe suy giảm các căn bệnh tiềm ẩn phát triển nhanh chóng. Từ đó sức chịu đựng cơ thể bị quá tải và làm tuổi thọ giảm đáng kể. Làm thế nào để giao tiếp tốt với người khác?9 kỹ năng làm quen trong giao tiếp giúp dễ dàng bắt chuyện với người lạ. Gạt bỏ sự lo âu, sợ hãi.. Tạo ấn tượng tốt về lần đầu gặp mặt bằng lời chào.. Nhớ tên người đối diện.. Luôn thể hiện sự chân thành, cởi mở. Tìm ra điểm đồng điệu.. Tránh các chủ đề nhạy cảm hoặc mang tính riêng tư. Tránh bắt chuyện theo khuôn khổ. Giao tiếp giúp ích gì cho con người?– Giao tiếp giúp con người truyền đạt kinh nghiệm, thuyết phục, kích thích đối tượng giao tiếp hoạt động, giải quyết các vấn đề trong học tập, sản xuất kinh doanh, thỏa mãn những nhu cầu hứng thú, cảm xúc tạo ra. – Qua giao tiếp giúp con người hiểu biết lẫn nhau, liên hệ với nhau và làm việc cùng nhau. Người giỏi giao tiếp là người như thế nào?Một người có kỹ năng giao tiếp tốt thường có khả năng diễn đạt ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như lắng nghe, hiểu và tôn trọng quan điểm của đối phương. Từ đó có thể dễ dàng tạo dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với những người khác. |