Nguyên nhân ra quyết định sai lầm
|
Một nghiên cứu cho thấy trung bình một ngày mỗi người sẽ đưa ra khoảng 2000 quyết định. Phần lớn chúng đều là những quyết định nhỏ nhặt theo bản năng và được tự động hóa, như việc mặc gì để đi làm vào mỗi buổi sáng hoặc có nên ăn trưa ngay lập tức hay không,… Nhưng nhiều quyết định trong một ngày của chúng ta cũng đáng để suy ngẫm và có khả năng dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Quyết đoán đưa ra những quyết định sáng suốt được khẳng định là một thói quen quan trọng
nhất mà mỗi cá nhân cần phát triển, đặc biệt là trong công việc của bản thân. Những lựa chọn sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe, sự an toàn, những mối quan hệ, cách sử dụng quỹ thời gian và tổng hòa niềm hạnh phúc. Mỗi khi đứng trước một quyết định, đây là 6 điều mà bạn nên cẩn trọng loại trừ: Show
Quyết định khi mệt mỏi Kể cả người năng động nhất cũng không có được nguồn năng lượng tinh thần vô tận. Khả năng xử lí nhiều công việc một lúc và đưa ra được quyết định thông
minh sẽ vô cùng mong manh nếu chúng ta phải liên tục cố gắng. Theo một trong những nghiên cứu nổi tiếng nhất về đề tài này, các tù nhân sẽ dễ được tạm tha hơn nếu được xét xử vào buổi sáng, thay vì đợi người đã thấm mệt vào những buổi chiều. Với số lượng lớn những quyết định cần được đưa ra, đặc biệt là một vài điều trong số đó có sức ảnh hưởng đến người khác, việc quyết định trong trạng thái mệt mỏi là điều không thể tránh khỏi của mỗi chúng ta. Để đối phó với điều này, bạn nên xác định quyết
định quan trọng nhất cần đưa ra, và thường xuyên nhất có thể, hãy ưu tiên lựa chọn những thời điểm mà mức năng lượng đạt cao nhất để để đưa ra những quyết định cho mình. Quyết định trong tình trạng mất tập trung kéo dài Cơn bão công nghệ của thập kỉ vừa qua đã mở ra một kỉ nguyên tiện nghi chưa từng có. Đồng thời, môi trường làm việc cũng tồn tại những luồng thông tin và truyền thông không giới hạn, dễ dàng khiến con người rơi vào tình trạng bị mất tập
trung. Theo kết quả ước tính từ những nhà nghiên cứu, thông tin được xử lí bởi bộ não của ta đã nhiều gấp 5 lần so với năm 1986. Số liệu này chứng tỏ chúng ta tiếp nhận ngày càng nhiều hơn và điều này dẫn đến việc xao nhãng, khó tập trung vào một mục tiêu nhất định. Để khắc phục, chúng ta có thể dành ra một khoảng thời gian trong ngày để không phụ thuộc vào các thiết bị di động, tạm dừng việc kiểm tra liên tục hòm thư điện tử hay hóng hớt tin tức tràn lan. Quyết định khi thiếu thông tin Kellogg School gần đây đã phát hiện trong một buổi họp thông thường, trung bình sẽ có ba người thực sự tham gia vào cuộc trò chuyện ấy. Họ là những người hiếm hoi đã tìm hiểu đủ nhiều, suy nghĩ đủ sâu để đưa ra được ý tưởng và quyết định triển khai. Vì vậy, nội dung cuộc họp nên được phổ biến trước 24 giờ để mọi người có đủ thời gian nghiền ngẫm. Những buổi chia sẻ ý tưởng sau các cuộc họp 24 giờ cũng vô cùng cần thiết để những quyết định được đưa ra sẽ khách quan,
toàn diện và đúng đắn. Quyết định khi ôm đồm nhiều việc một lúc Còn rất ít công việc không yêu cầu ở bạn khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Tuy nhiên, điều này theo nghiên cứu lại có thể làm giảm 40% hiệu suất, chỉ vì những quyết định không được tâm huyết đưa ra. Chính vì vậy, đơn tác vụ tức tập trung giải quyết từng việc một lần nên được ưu tiên áp dụng cho cách sắp xếp, giải quyết hàng loạt những vấn đề cùng lúc. Quyết định dựa trên cảm xúc nhất thời Nỗi thất vọng, sự phấn khích, cơn tức giận, niềm sướng vui,… ấy chính là hàng loạt cảm xúc trong ngày mà ta có thể cảm thấy. Bởi thế nên khi cảm xúc đã chiếm một phần quan trọng trong cuộc sống, bạn vẫn có thể nhận ra mà không cần đến những nghiên cứu rằng sẽ không có quyết định sáng suốt nào được đưa ra khi dựa vào cảm xúc, đặc biệt là trong những cơn nóng giận mất khôn. Tập kiểm soát cảm xúc cá nhân và để tâm đến trạng thái tâm lý bằng việc đặt điện
thoại xuống chính là những cách bạn có thể áp dụng để hạn chế những quyết định vội vàng. Quyết định khi chưa phân tích Thời đại công nghệ thông tin đã ban tặng con người nguồn thông tin, dữ liệu, số liệu khổng lồ và không giới hạn truy cập. Nhưng lượng thông tin càng lớn sẽ dẫn đến việc càng mất nhiều thời gian hơn để phân tích, loại bỏ nhiễu loạn và đưa ra quyết định cuối cùng. Lựa chọn sáng suốt nhất đó chính là đặt ra một thời hạn nhất định cho mỗi quyết định,
không tham thông tin để tiện cho việc phân tích của mình. Thực tế cuộc sống của bạn sẽ được định đoạt bởi những quyết định của bản thân. Chúng tác động lập tức vào cách chúng ta sử dụng quỹ thời gian và lựa chọn thông tin mà ta sẽ xử lí hoặc từ chối tiếp nhận. Con người vẫn sẽ không tránh khỏi việc đưa ra những quyết định sai mỗi ngày, nhưng tất cả sẽ được cải thiện nếu chúng ta nhận thức được 6 lí do này và tiến bộ dần trong việc giải quyết chúng. Ban giám đốc của doanh nghiệp đã quyết định chuyển văn phòng sang một địa điểm mới. Không cần tham khảo ý kiến của bất kỳ ai trong công ty. Họ tin rằng văn phòng mới sẽ phù hợp hơn với nhu cầu của công ty và quyết định ký hợp đồng thuê. Tuy nhiên, ngay sau khi nhận được thông báo chuyển địa điểm làm việc, nhiều nhân viên đã nộp đơn xin nghỉ. Bởi vì, hầu hết nhân viên có nhà hoặc thuê trọ đều ở gần công ty và đi làm rất thuận tiện. Khi chuyển sang địa điểm mới ở xa, các tuyến đường giao thông không thuận tiện, nhiều nhân viên đã quyết định nghỉ việc. Những người còn lại cũng khá hoang mang, tinh thần giảm sút, khiến cho công việc bị gián đoạn. Đây là một quyết định sai lầm, gây hậu quả lớn cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta xem xét 10 sai lầm phổ biến, giúp bạn cải thiện kỹ năng ra quyết định: Mục lục
Sai lầm 1: Thói quen trì hoãn, chần chừKhi bạn chần chừ trong việc ra quyết định và né tránh chuyển sang làm các việc khác dễ hơn; Hoặc bị các phiền toái chen ngang như được rủ đi cafe, liên hoan… có lẽ bạn đang trì hoãn. Nếu bạn không đưa ra quyết định, tình hình có thể trở nên trầm trọng hơn. Né tránh không khiến nó biến mất! Khi đối mặt với nhiều vấn đề, những người trì hoãn thường không biết bắt đầu từ đâu và cảm thấy áp lực. Do đó, không đưa ra được quyết định. Nếu mắc phải sai lầm này, hãy chia công việc thành các “khúc thời gian” và xử lý dứt điểm từng việc một. Điều này giúp bạn giảm áp lực “phải làm mọi thứ”. Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp dễ dàng sử dụng, giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ và đem lại hiệu quả cao hơn. Sai lầm 2: Thành công hoặc thất bạiHãy thử nghĩ lại về một quyết định quan trọng, khiến bạn cảm thấy mọi thứ đè nặng trên vai. Bạn nghĩ rằng: “Nếu lựa chọn sai lầm có thể dẫn tới thành công hoặc thất bại, một mất một còn?” Chúng ta hầu như đã từng trong tình huống này, cho dù là quyết định chuyển sang công việc mới, ra mắt một sản phẩm mới hay mua một ngôi nhà mới… Đây là các quyết định lớn!
Một số trường hợp, quyết định sai lầm có thể là một thảm họa thực sự. Bạn cần xác định rủi ro và hậu quả có thể xảy ra. Nhưng trong nhiều tình huống, hậu quả xấu nhất không thực sự tồi tệ như bạn nghĩ. Thậm chí, nhờ sai lầm đó mà bạn có được bài học quý giá cho bản thân, để đạt được thành quả lớn sau này. Khi cần đưa ra một quyết định quan trọng, ví dụ: Ra mắt một sản phẩm mới? hay sẽ tiếp tục cải thiện sản phẩm hiện tại? Lúc này, bạn ra quyết định theo kinh nghiệm (trực giác), hay bạn sẽ phân tích dữ liệu cho từng lựa chọn? Ra một quyết định lớn có thể căng thẳng và bị cảm xúc chi phối. Do đó, để khách quan, bạn cần một quy trình hợp lý và logic để xem xét tất cả các yếu tố quan trọng trước khi lựa chọn. Tham khảo: quy trình 7 bước ra quyết định của Hartnett Sai lầm 4: Không xem xét các quan điểm khác nhauNhiều người vội vã đưa ra các quyết định, đặc biệt là khi thời hạn đến gần hoặc khi phải chịu áp lực. Vội vã khiến bạn bị bỏ sót các góc nhìn khác nhau và cuối cùng, dẫn đến sai lầm. Thay vì đưa ra quyết định nhanh chóng, bạn cần xem xét và phân tích kỹ các quan điểm khác nhau. Hãy sử dụng checklist CATWOE để phân tích các yếu tố và các bên chịu ảnh hưởng. Bằng cách xem xét đầy đủ 6 yếu tố, bạn có các quan điểm khác nhau, từ đó đưa ra quyết định toàn diện hơn. Sai lầm 5: Không xem xét các bên liên quanKhi đưa ra quyết định có ảnh hưởng đến người khác, bạn cần sự tham gia của các bên liên quan chính. Bởi vì, họ có những hiểu biết và thông tin đầu vào hữu ích cho việc quyết định. Hơn nữa, có sự tham gia của họ, giúp quá trình thực thi quyết định (sau này) sẽ dễ dàng hơn. Hãy yêu cầu các bên liên quan đưa ra ý tưởng và khuyến khích họ suy nghĩ sáng tạo. Các công cụ như Quy trình Charette và Brainstorming vòng tròn là những cách tuyệt vời để tạo ra ý tưởng mới. Sai lầm 6: Tránh tư duy tập thể và Thiên kiến xác nhậnKhi xem xét ý kiến của các bên liên quan, bạn cần tránh tư duy tập thể. Đó là khi muốn đạt được sự đồng thuận, nhóm có xu hướng bỏ qua các lựa chọn thay thế và né tránh các quan điểm trái chiều. Tư duy tập thể không giúp bạn đưa ra quyết định hiệu quả, bởi vì, nhóm thường không xem xét tất cả các lựa chọn một cách kỹ lưỡng. Để tránh sai lầm này, bạn cần một quy trình nhằm kiểm tra các giả định cơ bản đằng sau quyết định của nhóm. Ví dụ: Nấc thang suy luận giúp bạn xác định quá trình tư duy để đưa ra quyết định nhóm, đảm bảo chúng hoàn toàn có cơ sở. Có nhiều ảnh hưởng tâm lý khiến chúng ta dễ bị ảnh hưởng khi ra quyết định. Bao gồm: khuynh hướng nhảy tới kết luận (neo), mong đợi các sự kiện trong quá khứ ảnh hưởng đến tương lai (lối ngụy biện của con bạc) và đổ lỗi cho người khác khi mọi thứ đi sai hướng, thay vì quan sát khách quan về tình huống. Sai lầm 7: Quá tự tinNhiều nhà lãnh đạo nghĩ rằng bản thân mình rất khách quan và công bằng. Tuy nhiên, thật dễ dàng đưa ra một quyết định tồi tệ, nếu bạn quá tự tin với kiến thức của mình. Đặc biệt là khi mọi người nghĩ bạn là một “chuyên gia” trong quyết định này. Sự chủ quan sẽ giết chết hiệu quả! Nhà lãnh đạo có danh tiếng chuyên môn và có phương pháp trong quá trình ra quyết định. Tuy nhiên, chính điều này sẽ ảnh hưởng khi trở nên quá tự tin, dựa ít hơn vào phân tích và nhiều hơn vào “cảm giác” – đó là nơi sai lầm xuất hiện. Nếu quá tin tưởng vào khả năng của mình, bạn có thể gặp phải tình trạng thiên vị vô thức. Đó là khi bạn tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho niềm tin hiện có của mình và từ chối các dữ liệu đi ngược lại với niềm tin đó. Điều này có thể dẫn bạn đến quyết định tồi tệ. Trong khi “tin vào bản thân” là đúng đắn, bạn vẫn cần đảm bảo quyết định phải dựa trên dữ liệu được thu thập một cách có hệ thống. Để cải thiện việc ra quyết định, hãy xem xét các nguồn thông tin bạn thường sử dụng và tích cực tìm kiếm những nguồn thông tin mới. Sai lầm 8: Không suy nghĩ tới hậu quảĐôi khi chúng ta khó đưa ra quyết định vì lo lắng tới hậu quả lâu dài. Tuy nhiên, một số người quên xem xét xem hậu quả trong tương lai và thay vào đó tập trung vào hiện tại. Một cách để xác định các kết quả có thể xảy ra là tạo cây quyết định. Tạo cây quyết định có nghĩa là bạn phân tích kỹ tác động tiềm ẩn của một quyết định. Từ đó, tính toán rủi ro và lợi ích của các lựa chọn thay thế. Bạn cũng có thể thực hiện phân tích kịch bản, để suy nghĩ về những thay đổi có thể có trong tương lai. Cho phép bạn đưa ra quyết định trong các bối cảnh tương lai khác nhau. Cũng như, xác định những điều có thể xảy ra hoặc ảnh hưởng lớn nhất tới quyết định. Bằng cách phân tích các tình huống có thể xảy ra, bạn sẽ tự tin hơn, ngay cả khi hoàn cảnh thay đổi. Sai lầm 9: Không truyền thông hiệu quảNghe thì có vẻ rõ ràng, nhưng khi quyết định của bạn ảnh hưởng đến người khác, bạn cần truyền thông tới họ. Một trong những sai lầm tồi tệ nhất mà nhà lãnh đạo phạm phải là không thông báo quyết định một cách kịp thời hoặc thích hợp. Điều này gây ra tin đồn thất thiệt lan truyền trong tổ chức.
Với những người không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi quyết định, nhưng họ quan tâm tới kết quả của nó. Bạn có thể đưa ra một bản tóm tắt về quyết định, có thể bằng email. Họ cần ít chi tiết hơn so với các bên liên quan chính, nhưng vẫn cần cung cấp một số thông tin cơ bản. Bài viết quản lý các bên liên quan giúp bạn suy nghĩ về điều này. Sai lầm 10: Thực thi bất chấpKhông ai thích việc thừa nhận mình đã sai lầm, đặc biệt là khi bạn đã nỗ lực chiến đấu để đạt được quyết định. Thật không may, một trong những cạm bẫy là cam kết thực thi bất chấp. Mặc dù, quyết định có thể là sai lầm. Bởi vì, nhà lãnh đạo bám vào cái nhìn quá lạc quan về tương lai, với hy vọng rằng quyết định đưa ra sẽ đúng. Sai lầm này có xu hướng xảy ra khi bạn đã đầu tư rất nhiều cảm xúc vào công việc. Và nếu “dừng lại” có nghĩa là bạn thừa nhận mình đã sai lầm và yếu kém. Khi cân nhắc xem có nên dừng quyết định này lại hay không? Bạn cần nhận ra rằng thời gian và tiền bạc bỏ ra cho dự án là “chi phí chìm”. Bạn cần khách quan, xem xét các dữ liệu và cố gắng loại bỏ cảm xúc khỏi nó. Những điểm chínhCó 10 sai lầm biến nhà lãnh đạo thường gặp phải khi đưa ra quyết định. Hãy sử dụng quy trình ra quyết định một cách hệ thống và xem xét các bên liên quan chính; Từ đó, bạn có thể xem xét các lựa chọn khác nhau, từ các quan điểm phân tích khác nhau. Nhớ lưu ý các vấn đề như tư duy tập thể, xem xét hậu quả lâu dài của quyết định và đảm bảo truyền thông tới những người bị ảnh hưởng. Cuối cùng, đừng ngại thừa nhận, nếu quyết định của bạn đã sai. |
