Hàng tháng sau khi tính lương, thanh toán lương cho nhân viên, các bạn cần thực hiện việc gửi tới cán bộ nhân viên Phiếu lương chi tiết hàng tháng của họ. Đối với công ty có nhiều nhân viên sẽ rất mất thời gian nếu chúng ta không biết sử dụng những ứng dụng sẵn có của Word, Excel,… vào công việc của mình. Sau đây Kế toán An Tâm sẽ hướng dẫn cách tạo phiếu lương cho từng nhân viên một cách nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Bạn đang xem: Hướng dẫn in hàng loạt phiếu lương trong excel
Các bước thực hiện:
– Chuẩn bị sẵn bảng lương excel– Tạo Phiếu lương mẫu word– Dùng Mail Merge trộn thư tạo thành hàng loạt phiếu lương
Bước 1: Chuẩn hóa bảng lương
Download Bảng lương tại đây: bangluong
Để lấy file excel trộn thư thì các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép/hợp dòng [merge] => Chèn thêm một dòng tiêu đề phụ trong bảng lương:
Sau đó xóa đi dòng tiêu đề ở trên => Lưu file lại
Lưu ý: Để xóa dòng mà không làm ảnh hưởng đến công thức tính toán ta bấm Ctrl A => Copy => Paste Value dưới dạng số => Ẩn đi những cột không cần thể hiện trên phiếu lương.
Bước 2: Tạo phiếu lương trên file word theo mẫu phù hợp
Download phiếu lương lương mẫu tại đây: phieuluongmau
Bước 3: Thực hiện trộn thư
Chọn thẻ Mailing => Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard
Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 [góc trái – phía cuối màn hình]
Next tới Step 2 of 6: chọn Use the current document [Nguồn tài liệu hiện tại]
Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn [Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1] => chọn Open để mở file nguồn
Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn [ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn] => OK.
Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:
Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6.Chèn trường dữ liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo:
Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.
Xem thêm: " Nhà Thờ Tiếng Anh Là Gì ? Nhà Thờ [Lớn] Tiếng Anh Là Gì
Hoặc bấm Insert Merge Field trên thanh công cụ:
Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương.
Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện:
Lưu ý: Tại bước này nếu để sót trường dữ liệu hoặc trường dữ liệu không khớp hoặc trường dữ liệu chèn không có dữ liệu gốc thì tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.
Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6: hoàn thiện việc trộn thư.
Bước 4: Muốn xem phiếu lương của từng người:
Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên để di chuyển tới/lùi đến số thứ tự nhân viên muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.
Bước 5: Chỉnh sửa định dạng sau khi Mail Merge
– Muốn in nghiêng, in đậm => Bôi đen trường muốn chọn rồi in nghiêng, in đậm– Định dạng lại số: Chọn trường muốn định dạng => Bấm chuột phải => MergeField => Field Codes
Định dạng lại số: Giữ nguyên tên trường #,###,###
Chỉnh sửa tương tự với các trường còn lại ta được kết quả như sau:
Download phiếu lương đã trộn và chỉnh sửa xong: phieuluongmailmerge
Bước 6: Xuất phiếu lương lưu trữ ở dạng file word:
Vào thẻ Finish & Merge => chọn Edit Individual Documents:
Chọn All nếu muốn xuất toàn bộChọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xemChọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.
Làm thế nào để In hàng loạt các phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, sổ sách,… trên Excel là công việc tửng chừng như rất phức tạp đòi hỏi phải biết các kiến thức về lập trình để can thiệp vào Excel. Tuy nhiên với tính năng In ấn của Add-In Atools với các thiết lập hết sức đơn giản sẽ biến một File Excel của các bạn trở thành một ứng dụng chuyên nghiệp rút ngắn hoàn toàn thời gian làm việc so với cách truyền thống.
Trong bài viết này Bluesofts sẽ hướng dẫn các bạn các bước chi tiết để có thể thiếp lập được tính năng in ấn tự động trên chính File Excel của các bạn:
1. Thiết lập vùng nhập liệu nâng cao để trỏ vào danh sách các chứng từ cần in tự động.
Bước 1: chọn vùng cần thiết lập in ấn /vào Menu Add-In Atools/ chọn Nhập liệu nâng cao thiết lập cho vùng nhập liệu nâng cao.
+ Vùng nhập liệu: phần mềm sẽ tự động nhận vùng nhập liệu mặc định vùng chọn ban đầu.
+ Dữ liệu nguồn: Tại đây bạn tích vào nút chọn vùng/ Bôi đen tới vùng danh sách chứng từ cần in ấn [Đối với các trường hợp bạn đang sử dụng các Name để quy định cho vùng dữ liệu cần in ấn tại dữ liệu nguồn bạn có thể tích chọn mũi tên trỏ xuống và chọn vào Name mà bạn muốn thiết lập in ấn]
+ Tích chọn dòng tiêu đề: để hiển thị tên cột tiêu đề trên vùng chọn nhập liệu nâng cao
+ Cột nhận/Kiểm tra giá trị: đối với trong ví dụ này chúng ta cần dựa vào cột số chứng từ để in ấn vì vậy chúng ta sẽ lấy tên cột tương ứng là SO_CT
Bước 2: Kiểm tra lại vùng thiết lập è chọn thêm để hoàn tất việc thiếp lập nhập liệu nâng cao cho vùng số chứng từ cần in ấn
2. Thực hiện các chức năng In ấn tự động bằng Add-In Atools.
Sau khi thiết lập xong vùng nhập liệu nâng cao cho số chứng từ trên các phiếu. Khi bạn chọn vào ô chứng từ cần in sẽ xuất hiện cho các bạn một bảng chọn để in hàng loạt các bạn sẽ làm theo các bước sau:
Bước 1: Click chột trái 2 lần vào ô chứng từ cần in [hoặc nhấn phím F2]/chọn các chứng từ các bạn cần in ấn hàng loạt.
Bước 2: Sau khi đã chọn được các các chứng từ cần in bạn click chuột phải/ chọn Prinpreview đển xem hàng loạt chứng từ trước khi in hoặc bạn chọn Print để in hàng loạt chứng từ.
Bước 3: Đối với trường hợp lần đầu thiết lập nếu bạn chọn In máy tính sẽ xuất hiện cảnh báo lỗi tại bước này các bạn chọn Cancel để thực hiện chức năng In ấn.
Lưu ý: Cảnh báo lỗi này các bạn sau khi thiết lập xong sẽ quay trở lại thiết lập lại tab mở rộng trong phần nhập liệu nâng cao trong Add-In A-Tools thiết lập lại Nếu lỗi: Các bạn chọn bỏ qua è Nhân lưu để hoàn tất thiết lập khi chọn chọn in ấn hàng loạt sẽ không xuất hiện các lỗi cảnh bảo