Trong quá trình làm việc trên Google Sheets [hay Google trang tính] có một ưu điểm là chúng ta có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa trên trang tính đó. Dựa trên nội dung này chúng ta có thể yên tâm khi chẳng may bị xóa mất dữ liệu cũng có thể khôi phục lại được. Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính [google sheets] cũng như cách xóa lịch sử google drive
Mở chế độ xem lịch sử chỉnh sửa trang
Trong giao diện của google trang tính, chúng ta chọn thẻ File và chọn Version History. Trong mục này chọn tiếp See Version history [phím tắt là Ctrl + Alt + Shift + H]
Khi chọn xong, google Sheets sẽ chuyển sang giao diện xem lại lịch sử. Phía bên phải màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Version history như hình sau:
Trong cửa sổ này ghi rõ thời gian sửa, phiên bản, tên người sửa. Khi bấm vào từng mục thời gian thì chúng ta sẽ xem lại được nội dung và giao diện cửa sổ google sheets tại thời điểm đó.
Nếu có sự thay đổi về tên của phiên bản google trang tính thì chúng ta có thể chọn mục Only show named version [chỉ hiện tên phiên bản] và chọn để xem các phiên bản trước khi đổi tên.
Khôi phục lại trang tính tại thời điểm trước đó trong lịch sử
Khi chọn 1 thời điểm trong cửa sổ lịch sử để xem nội dung tại thời điểm đó, chúng ta sẽ thấy tại thanh phía trên bên trái màn hình xuất hiện mục
Mục này cho phép khi bấm vào ô Restore this version thì có thể quay trờ lại thời điểm đó trong lịch sử. Như vậy khi chúng ta vô tình xóa 1 nội dung nào đó [hoặc 1 tài khoản khác xóa nội dung trong file] thì chúng ta hoàn toàn có thể khôi phục lại thời điểm trước khi xóa với tính năng này.
Xem thêm:
Những thứ mà Google Trang Tính làm được mà Excel chưa thể làm được
Excel trực tuyến và Google trang tính: Lựa chọn nào phù hợp cho bạn
Nếu bạn đang phân vân chưa biết lựa chọn công cụ gì cho việc sử lý dữ liệu, làm việc theo nhóm, nhiều người cùng làm việc và cùng hoàn thành 1 tài liệu bảng tính thì khoá học này cũng dành cho bạn. Những kiến thức cơ bản nhất từ 1 phần mềm bảng tính được trình bày với phong cách ngắn gọn, xúc tích, lại dễ hiểu bởi giảng viên dày dặn kinh nghiệm Nguyễn Đức Thanh sẽ giúp bạn chinh phục bất kì thử thách nào trong việc sử dụng và ứng dụng Google Sheet vào trong công việc. Chi tiết khóa học xem tại:
//hocexcel.online/course/preview/google-trang-tinh-su-bo-sung-tuyet-voi-cho-excel
Bạn có hay làm việc trực tuyến với các công cụ như Google Docs, Google Sheets.. không?
Một trong những ưu điểm của Google Docs so với Word đó chính là khả năng sử dụng linh hoạt và được áp dụng các công nghệ mới một cách nhanh chóng hơn.
Bạn có thể sử dụng nó ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào có kết nối Internet chỉ với 1 tài khoản Google. Không những thế, Google Doc còn lưu trữ lại lịch sử chỉnh sửa của công việc đang làm, để bạn có thể tìm lại và sử dụng khi cần.
Và ở trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ cho các bạn một số thủ thuật nhỏ với tính năng Lịch sử chỉnh sửa để làm việc hiệu quả hơn với Google Docs nhé !
NOTE: Bạn có thể áp dụng hoàn toàn tương tự cho Google Sheets, Google Google Slides… nhé
Vâng, tất cả công cụ văn phòng trực tuyến của Google [trong đó có Google Docs] đều có tính năng tự động lưu lại nội dung đang làm việc, điều này sẽ làm giảm nguy cơ mất dữ liệu khi trình duyệt hoặc máy tính đột ngột bị tắt.
Chu đáo hơn, Google còn tạo một danh sách chứa tất cả những bản lưu theo thời gian của tài liệu đó. Ngoài tính năng tự động lưu của Google Docs ra thì bạn cũng có thể tự tạo ra bản lưu bằng cách bấm CTRL + S khi cảm thấy cần lưu lại ngay.
Và khi bạn có lỡ xóa nhầm nội dung mà bạn không nhớ để ghi lại chúng thì hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Lịch sử chỉnh sửa để khôi phục lại những nội dung đó.
Thực ra thì tính năng này trên Google Docs cũng hoàn toàn tương tự như tính năng khôi phục lại nội dung file Word khi chưa lưu trên Microsoft Word vậy.
Thực hiện:
+ Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở tài liệu mà bạn muốn kiểm tra ra.
Tiếp theo, bạn bấm vào Tệp [hoặc File] trên thanh điều hướng => và chọn vào Lịch sử phiên bản => bấm vào dòng Xem lịch sử phiên bản hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím CTRL + ALT + SHIFT + H cho nhanh 😀
=> Lúc này nó sẽ mở ra danh sách các phiên bản đã lưu lại trước đó của văn bản.
+ Bước 2: Bạn click lên tên các bản lưu để xem nội dung của chúng. Vì đây là các bạn lưu tự động nên tên các bản lưu sẽ lưu theo định dạng giờ + ngày, bạn có thể đặt lại tên cho dễ phần biệt với các bản lưu khác.
Ngoài thì bạn bạn có thể sử dụng tính năng Chỉ hiển thị các phiên bản có tên để lọc bản có tên ra những bản lưu còn lại, bằng cách gạt công tắc sang bên phải.
+ Bước 3: Khi bạn xem lại nội dung của một bản lưu, nó sẽ hiển thị cả những điểm khác biệt của bản lưu này so với bản lưu hiện tại bằng cách tô màu nền khác nhau.
Nếu bạn thấy hài lòng và muốn khôi phục lại một bản lưu nào đó, ở giao diện như thế này, bấm vào nút Khôi phục phiên bản này là xong. Cần lưu ý là trước khi khôi phục thì hãy lưu phiên bản hiện tại lại đã nhé, kẻo khôi phục nhầm là toi hết dữ liệu mới đấy ^^!
Hơn thế nữa, chúng ta có thể tạo ra một bản sao của một bản lưu bất kỳ, lưu nó vào tài khoản Google Drive cá nhân và bạn có thể chia sẻ cho mọi người nữa.
Cách làm là bạn hãy click vào dấu 3 chấm như trong hình => chọn Tạo bản sao => Nhập tên rồi chọn thư mục lưu, tích vào dòng Chia sẻ với một nhóm người nếu bạn có ý định chia sẻ nó với mọi người => và bấm nút OK để hoàn thành.
Lời kết
Việc có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa trên Google Docs hay các ứng dụng văn phòng trực tuyến khác như Google Trang Tính, Google Trình bày… sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc. Vì thế bạn hãy lưu ý đến tính năng này nhé.
Hy vọng là bài viết này sẽ giúp bạn biết cách để làm việc hiệu quả hơn với Google Docs. Cũng cần cẩn thận khi bạn sử dụng tính năng này nhé, bởi nếu bạn khôi phục nhầm phiên bản cũ mà chưa lưu lại bản mới hiện tại thì sẽ mất hết dữ liệu luôn đó nha.
Chỗ này quan trọng nên mình phải nhắc lại 2 lần 🙂 Chúc các bạn làm việc hiệu quả hơn với Google Docs !
Đọc thêm:
CTV: Nguyễn Thanh Tùng – Blogchiasekienthuc.com
Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !