Bạn đã biết hàm SUBTOTAL có chức năng gì hay chưa? Công thức của hàm SUBTOTAL như thế nào? Ví dụ cho hàm SUBTOTAL ra sao? Ứng dụng của hàm SUBTOTAL trong cuộc sống như thế nào? Để trả lời 4 câu hỏi trên, sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong học Excel này cụ thể như sau.
1. Chức năng của hàm SUBTOTAL là gì?
Hàm SUBTOTAL của Excel trả về kết quả tổng hợp cho các giá trị được cung cấp. SUBTOTAL có thể trả về SUM, AVERAGE, COUNT, MAX và các thứ khác [xem bảng bên dưới] và hàm SUBTOTAL có thể bao gồm hoặc loại trừ các giá trị trong các hàng ẩn.
Mục đích của hàm SUBTOTAL là nhận một tổng số phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu
2. Công thức tính của hàm SUBTOTAL
Công thức tiếng Anh của hàm SUBTOTAL như sau:
=SUBTOTAL [function_num, ref1, [ref2], …]
Đơn giản hơn: =SUBTOTAL[a,b,c,..]
Trong đó:
- Function_num: Một số chỉ định hàm nào sẽ sử dụng để tính tổng phụ trong danh sách. Xem bảng dưới đây để biết danh sách đầy đủ.
- a,b,c: là các giá trị đi kèm với SUBTOTAL ví dụ như các giá trị có trong bảng sau:
Công thức sử dụng hàm subtotal trong Excel
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm IFS trong Excel
3. Cách sử dụng hàm SUBTOTAL
Sử dụng hàm SUBTOTAL để lấy tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. SUBTOTAL có khả năng sử dụng nhiều chức năng khác nhau khi tổng phụ, bao gồm AVERAGE, COUNT, MAX và các chức năng khác [xem bảng bên trên để biết danh sách đầy đủ]. Theo mặc định, SUBTOTAL loại trừ các giá trị trong các hàng được ẩn bởi bộ lọc, như được giải thích bên dưới. Điều này làm cho SUBTOTAL rất hữu ích trong Bảng Excel.
Để tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel, bạn đọc có thể tham khảo nội dung Video dưới đây ở 02 phút 45 giây nhé.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel
4. Ví dụ về cách sử dụng hàm SUBTOTAL
Dưới đây là một vài ví dụ về SUBTOTAL được định cấu hình thành SUM, COUNT và AVERAGE các giá trị trong một phạm vi. Lưu ý sự khác biệt duy nhất là giá trị được sử dụng cho đối số function_num:
= SUBTOTAL [109, phạm vi] // SUM
= SUBTOTAL [103, phạm vi] // COUNT
= SUBTOTAL [101, phạm vi] // AVERAGE
Giá trị ẩn thủ công:
Lưu ý các giá trị được sử dụng cho đối số function_num là "được ghép nối" [ví dụ: 1-101, 2-102, 3-103, ...].
Điều này có liên quan đến cách SUBTOTAL xử lý các hàng ẩn thủ công. Khi function_num nằm trong khoảng 1-11, SUBTOTAL bao gồm các ô đã được ẩn thủ công. Khi function_num nằm trong khoảng 101-111, SUBTOTAL bỏ qua các giá trị trong các hàng được ẩn thủ công.
Ví dụ cách sử dụng hàm subtotal trong Execl
SUBTOTAL luôn bỏ qua các giá trị trong các ô được ẩn bằng bộ lọc. Các giá trị trong các hàng "được lọc ra" không được bao gồm, bất kể function_num.
Ghi chú:
- Khi function_num nằm trong khoảng 1-11, SUBTOTAL bao gồm các giá trị bị ẩn
- Khi function_num nằm trong khoảng 101-111, SUBTOTAL loại trừ các giá trị bị ẩn
- Trong danh sách được lọc, SUBTOTAL luôn bỏ qua các giá trị trong các hàng ẩn, bất kể function_num.
SUBTOTAL bỏ qua các tổng phụ khác tồn tại trong tài liệu tham khảo được bỏ qua để ngăn chặn tính hai lần
SUBTOTAL được thiết kế để làm việc với các giá trị dữ liệu dọc được sắp xếp theo chiều dọc. Trong phạm vi Ngang, giá trị trong các cột ẩn luôn được bao gồm.
Ví dụ: đây là cách bạn có thể tạo công thức Tổng phụ 9 để tổng hợp các giá trị trong các ô từ C2 đến C8:
Mô tả cách sử dụng hàm subtotal trong Excel. Hình 3
Để thêm số hàm vào công thức, bấm đúp vào nó, sau đó nhập dấu phẩy, chỉ định một phạm vi, nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter. Công thức hoàn thành sẽ như thế này:
= SUBTOTAL [9, C2: C8]
Tính tổng vùng được lọc
Ví dụ: Quan sát bảng sau, yêu cầu lọc ra KPI cho đội A.
- Bước 1: Dùng chuột bôi đen bảng Excel chứa dữ liệu. Trên thanh công cụ, chọn Home -> Sort and Filter -> Filter.
Tính tổng vùng được lọc - Hình 1
- Bước 2: Trong cột C, bạn nhấn vào biểu tượng tam giác lộn ngược rồi tích chọn A và nhấn OK.
Tính tổng vùng được lọc - Hình 2
- Bước 3: Nhập công thức =SUBTOTAL[9,D2:D11] tại ô bạn cần lấy kết quả.
Kết quả sau khi hoàn thành như sau:
Tính tổng vùng được lọc - Hình 3
Đếm các ô được lọc không trống
Ví dụ: Quan sát bảng dữ liệu, yêu cầu đếm số lượng sinh viên nhóm C đã có link bài tập để thống kê.
- Bước 1: Lọc ra các sinh viên nhóm C như các thao tác lọc đã hướng dẫn phía trên.
- Bước 2: Nhập công thức =SUBTOTAL[3,D4:D14] vào ô muốn lấy kết quả.
Trong đó:
- function_num = 3: Gía trị đối số tương ứng với hàm cần sử dụng, trong ví dụ này chúng ta chọn hàm COUNTA - tương ứng với số 3.
- ref1 = D4:D14: là phạm vi cần tính tổng.
Kết quả sau khi hoàn thành như sau:
Kết quả sau khi hoàn thành
Đánh số thứ tự nhanh
Cách thực hiện vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nhập công thức =SUBTOTAL[3,$B$2:B2] vào ô A2.
Trong đó:
- Funcation_num là 3: Ứng với hàm COUNTA - đếm ô không trống.
- ref1 là $B$2:B2: Đếm ký tự phát sinh trong khoảng $B$2:B2, trong đó ô B2 được cố định bằng dấu"$" ở trước địa chỉ hàng và ô.
Kết quả sau khi hoàn thành như sau:
Kết quả sau khi hoàn thành
5. Cách fix lỗi #VALUE! hàm SUBTOTAL
- Lỗi #VALUE xảy ra khi số xác định chức năng funcation_num không nằm trong khoảng 1-11 hoặc101-111. Hoặc tham chiếu ref tham chiếu đến các ô trong một trang tính.
Ví dụ: bạn đang dùng SUBTOTAL ở sheet STT2 nhưng tham chiếu đến một ô, một dãy nào đó ở sheet STT1.
Fix lỗi#VALUE! trong hàm SUBTOTAL
- Cách fix lỗi như sau:
+ Nếu sai số xác định chức năng, điều đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra lại xem mình đã dùng đúng số chức năng chưa hoặc trong quá trình nhập có dư ký tự nào không.
+ Nếu nguyên nhân là do lỗi tham chiếu, bạn hãy xóa phần tham chiếu sai đi, thay thế lại bằng dãy ô đúng được đặt trong cùng một trang tính mà bạn muốn thực hiện với hàm SUBTOTAL.
Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo cách sử dụng các hàm trong Excel từ cơ bản đến nâng cao qua khóa học Chinh phục Excel công sở, giúp bạn xây dựng kiến thức cơ bản để học Kế toán online và nắm trọn hệ thống hàm Excel thông dụng và quan trọng nhất, từ đó thành công xử lý, lưu trữ và thống kê số liệu một cách nhanh chóng, chính xác nhất chỉ với 60 bài giảng cùng giảng viên hàng đầu.
Khóa học "Chinh phục Excel công sở"
Hoàn thành 34 bài giảng online, bạn sẽ tự tin mình không còn sợ hãi mỗi khi làm việc với Excel, hiểu được các lệnh, hàm để nhanh chóng xử lý, phân tích, thông kê dữ liệu. Hơn nữa, điểm cộng cho khóa học này nữa đó chính là sự đơn giản trong lối giảng dạy của giảng viên, lý thuyết kết hợp với thực hành giúp học viên hình dùng được dễ dàng.
XEM NGAY: Chinh phục Excel công sở
Như vậy là mình đã giới thiệu cho các bạn về cách sử dụng hàm SUBTOTAL, mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn. Ngoài ra, còn có rất nhiều khoá học tin học văn phòng khác đang được rất nhiều quan tâm như học Powerpoint, học word... mời bạn đọc cùng theo dõi.
Chúc các bạn có một buổi học Excel online văn phòng thú vị.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm Sumif trong Excel
Tags: Excel Kiến thức