Mẫu sổ đăng ký công văn đi

Khi chuyển công văn đi cần phải theo dõi công văn. Để thuận tiện thì hiện nay mẫu sổ theo dõi công văn đi rất được ưa chuộng. Hiểu được điều đó bài viết sau đây ACC xin được chia sẻ về mẫu sổ theo dõi công văn đi.

Trước hết cần tìm hiểu về khái niệm của công văn đi. Theo đó công văn là một dạng của văn bản. Do đó hiện nay khái niệm văn bản đi được hiểu như sau:

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017 Quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải, văn bản đi được quy định như sau:

– Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do Bộ Giao thông vận tải ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài.

Đây cũng được xem là khái niệm của công văn đi dưới góc độ pháp lý.

Khi chuyển công văn đi chắc chắn cần theo dõi tiến độ lộ trình. Do đó mẫu sổ theo dõi công văn đi rất có ích trong những trường hợp này, giúp việc theo dõi công văn đi trở nên thuận tiện hơn nhiều.

2. Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất 2022

PHÒNG GD&ĐT………

     Trường: ……….

SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN GỬI ĐI

Năm học:……

——¶——

Hy vọng qua mẫu quản lý công văn đi trên quý vị sẽ có thể theo dõi sắp xếp công văn đến hiệu quả.

3. Dịch vụ cung cấp mẫu sổ theo dõi công văn đi của ACC

ACC là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong viết công văn nói chung và mẫu sổ theo dõi công văn đi nói riêng. Điều chúng tôi luôn tự hào đó là lợi ích có thể đem lại cho khách hàng.

ACC xin cam kết khách hàng sẽ nhận được những lợi ích sau khi đến với ACC:

• Khách hàng không cần lo lắng khi lựa chọn dịch vụ tại ACC vì chúng tôi có đội ngũ luật sư giỏi chuyên viên có kinh nghiệm hỗ trợ quý khách;
• Khách hàng chỉ cần cung cấp một số thông tin cần thiết, còn lại việc viết công văn sẽ do ACC đảm nhiệm;
• Thời gian thực hiện đảm bảo nhanh chóng, không kéo dài gây mất thời gian lãng phí tiền bạc;
• Chi phí luôn hợp lý, không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã thông báo từ đầu.
• Bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối

4. Những câu hỏi thường gặp.

Khái niệm văn bản đến và văn bản đi?

Văn bản đến là toàn bộ những văn bản nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, do các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp. Văn bản đi là các văn bản do doanh nghiệp phát hành hoặc gửi ra ngoài phạm vi nội bộ cho các tổ chức khác.

Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi có vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp quy mô càng lớn, càng phát triển thì công tác văn thư càng cần đòi hỏi chuyên môn cao để có cách xử lý nhanh nhạy, sắp xếp, theo dõi và quản lý khoa học để thuận tiện cho việc tra cứu và phục vụ cho các quy trình liên quan kịp thời.

Lưu văn bản đi?

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi?

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

5. Phương thức liên lạc với ACC

Tư vấn qua điện thoại: Quý Khách hàng vui lòng gọi điện thoại đến hotline qua số điện thoại 1900.3330 để được tư vấn

Tư vấn qua văn bản: Quý Khách hàng vui lòng gửi email đính kèm theo các hồ sơ, tài liệu liên quan (nếu có) đến địa chỉ thư điện tử  nhận được tư vấn.

Tư vấn trực tiếp qua Zalo: Quý Khách hàng vui lòng gọi điện thoại đến số hotline: 084.696.7979 để được tư vấn.

Trên đây là toàn bộ nội dung về mẫu sổ theo dõi công văn đi của ACC.