Lời giải cho bài toán thu hồi công nợ doanh nghiệp luôn làm đau đầu các nhà kinh doanh, nhất là trong bối cảnh hiện nay. Việc thu hồi công nợ để đạt được hiệu quả đòi hỏi những kiến thức pháp lý, kinh nghiệm và những kỹ năng xử lý nợ mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng. Với những thành quả đã đạt được và những gì đang có, Luật Hùng Thắng tự tin đem đến cho khách hàn những giải pháp nhanh nhất, hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất trong vấn đề thu hồi công nợ của doanh nghiệp.
1. Công nợ là gì?
Công nợ được hiểu là các khoản nợ phát sinh của doanh nghiệp dùng để mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh…trong một kỳ thanh toán được chuyển sang kỳ sau thì được hiểu là công nợ của doanh nghiệp.
Đối với các khoản công nợ của doanh nghiệp được phân thành công nợ phải trả và công nợ phải thu .
Công nợ phải trả: là các khoản phải trả cho các nhà cung cấp, đơn vị đối tác mà doanh nghiệp chưa thanh toán
Công nợ phải thu: Là các khoản phải thu của doanh nghiệp bao gồm tiền bán sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, đối tác mà chưa thu được, các khoản cho vay, đầu tư …
2. Quy trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp
Bước 1: Xác minh hồ sơ, yêu cầu thu hồi nợ
+ Xác minh tính pháp lý hồ sơ và yêu cầu thu hồi nợ: xem xét, đánh giá hồ sơ, yêu cầu của doanh nghiệp, đối chiếu hồ sơ, chứng từ và các tài liệu liên quan đến yêu cầu thu hồi nợ của doanh nghiệp
+ Xác minh sơ bộ về đối tượng, khả năng thanh toán nợ của bên có nghĩa vụ
Bước 2: Đàm phán, thương lượng thu hồi nợ
Quá trình gặp gỡ làm việc, thương lượng, đàm phán với bên có nghĩa vụ thanh toán công nợ, nếu bên đối tác có thiện chí về việc trả nợ thì việc lựa chọn giải pháp đàm phán thanh toán nợ thông qua thương lượng sẽ được chúng tôi tư vấn cụ thể cho khách hàng.
Bước 3: Thực hiện khởi kiện thu hồi nợ
Trường hợp thương lượng không thành thì Luật Hùng Thắng sẽ cùng doanh nghiệp tiến hành những thủ tục pháp lý để thực hiện thu đòi công nợ như:
+ Soạn thảo đơn khởi kiện, Hồ sơ khởi kiện và thực hiện khởi kiện tại TAND cấp có thẩm quyền hoặc tại Trung tâm trọng tài thương mại
+ Đại diện cho khách hàng hoặc cử Luật sư tham gia bảo vệ cho khách hàng
+ Tư vấn, soạn thảo hồ sơ yêu cầu thi hành án
Trên đây là quy trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp với dịch vụ Luật sư thu hồi nợ của chúng tôi sẽ đáp ứng yêu cầu thu hồi nợ của doanh nghiệp một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất, với chi phí hợp lý nhất. Hãy liên hệ với Công ty Luật Hùng Thắng để giải quyết vấn đề của bạn.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY LUẬT HÙNG THẮNG
Địa chỉ: 10-A9, Tập thể Bộ Công an, Tứ Liên, Tây Hồ, Hà Nội.
VP Hà Nội: Số 202 Mai Anh Tuấn, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội.
VP Hà Tĩnh: Số 286 Nguyễn Du, TP Tĩnh, Hà Tĩnh.
Hotline: 19000185 // Email:
Phát sinh các khoản công nợ phải thu là tất yếu trong quá trình hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào, nếu quản lý không tốt có thể nhanh chóng đẩy doanh nghiệp đến cạn kiệt nguồn tài trợ. Vậy đâu là cách quản lý công nợ phải thu một cách hiệu quả?
Bài viết này sẽ tập trung đi sâu vào phân tích nguyên nhân dẫn đến tồn đọng các khoản phải thu của khách hàng và đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp khắc phục trình trạng trên.
- 1. Quản lý công nợ là gì?
- 2. Phân loại công nợ
- 3. Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả:
- 3.1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
- 3.2. Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên
- 3.3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
- 3.4. Gọi điện thoại nhắc nợ
- 3.5. Duy trì nhật ký thu nợ
- 3.6. Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn tốt:
- 3.7. Duy trì tốt các mối quan hệ
- 3.8. Sử dụng Phần mềm bán hàng có chức năng Quản lý công nợ
- Công ty cổ phần NewCA
Là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.
2. Phân loại công nợ
Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau:
– Các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải
thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán nhưng chưa thanh toán.
– Các khoản phải thu, phải trả khác:
– Các khoản phải thu khác: thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.
– Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân… Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.
3. Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả:
3.1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả là lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở… Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…
Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.
3.2. Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên
Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.
Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập như là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…
3.3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.
Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email [bản scan] cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoá đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng. Làm như vậy để tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.
Mẹo nhỏ cho các doanh nghiệp, khi gửi hóa đơn đến khách hàng thì nên đi kèm cùng những câu nhắc nhở hay những câu lệnh mang tính cấp bách để khách hàng thấy được sự quan trọng của việc trả tiền đúng hạn. Ví dụ: thay vì nói “Quý khách hàng có thể thực hiện chi trả trong vòng 30 ngày” thì nên nói là “hạn chót để Quý khách hàng thực hiện chi trả là ngày 30/10”.
3.4. Gọi điện thoại nhắc nợ
Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái. Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng, khó chịu cho phía khách hàng.
Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn. Kinh nghiệm cho thấy, gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.
3.5. Duy trì nhật ký thu nợ
Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày… cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.
3.6. Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn tốt:
Đối với kế toán công nợ, cần phải có nghiệp vụ tốt như luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Phản ánh kịp thời, rõ ràng về từng đối tượng khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán. Theo dõi thường xuyên và có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết, tránh để xảy ra tình trạng bị chiếm dụng vốn hay nợ quá lâu. Cuối tháng nên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.
Đồng thời, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này.
3.7. Duy trì tốt các mối quan hệ
Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết. Bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu. Các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.
3.8. Sử dụng Phần mềm bán hàng có chức năng Quản lý công nợ
– Có công cụ theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp.
– Phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi các đối tác quá hạn, các khoản nợ đến kỳ phải thu.
– Dựa trên các báo cáo từ
phần mềm để xây dựng hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng công nợ.
– Lập ra các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ,…
NewCA chúc các bạn có thể áp dụng thành công 8 bí quyết trên vào quá trình quản lý công nợ phải thu khách hàng, đảm bảo tình hình tài chính doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
- Lưu ý 10 sai sót thường gặp khi lập bảng cân đối kế toán
- Hướng dẫn trích lập dự phòng phải thu khó đòi và cách hạch toán
- 21 công việc kế toán cần làm cuối năm 2021 và đầu năm 2022
- [Cập nhật mới nhất] Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán [P2]
- Các quy định về khai thuế từ 2022 theo thông tư 80/2021/TT-BTC
————————
Công ty cổ phần NewCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: //newca.vn/
- Email: