Thông tin bên trong và thông tin bên ngoài là gì

Nói một cách dễ hiểu, Hệ thống thông tin quản lý là ngành liên quan đến công nghệ thông tin, quá trình cập nhật, phân tích, đánh giá và trao đổi những thông tin chính xác với những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức – doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý là gì? Loại thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý thật ra là gì?

Hệ thống thông tin quản lý là sự gắn kết giữa ổ cứng, ổ mềm và mạng truyền thông. Trách nhiệm chính của hệ thống là thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và các dữ liệu. Để từ đây có thể đạt được hiệu quả đặt ra. 

Hệ thống thông tin là công cụ đóng vai trò rất quan trọng cho các doanh nghệp về quản lý và trao đổi thông tin dữ liệu với nhau. Hiện nay hệ thống thông tin là một ngành rất thu hút trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Xem thêm:

Các loại thông tin quản lý thường gặp

Thông tin quản lý thường là những thông tin đã được qua xử lý. Để từ đây sẵn sàng phục vụ cho công tác quản lý của tổ chức hay doanh nghiệp. Có một số loại thông tin quản lý trong một tổ chức như sau:

Thứ nhất là thông tin chiến lược:

Là thông tin chiến lược được dùng trong chính sách lâu dài của tổ chức, chủ yếu dùng để phục vụ cho các doanh nghiệp cấp cao khi dự đoán về tương lai. Loại thông tin này cần một sự khái quát chính xác và tổng hợp dữ liệu cao. Dữ liệu dùng để giải quyết loại thông tin này thường là những dữ liệu tổ chức từ bên ngoài. Loại thông tin này được dùng để cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.

Thứ hai là loại thông tin chiến thuật:

Là loại thông tin được sử dụng trong các chính sách ngắn hạn. Nó hầu như chủ yếu đáp ứng được với các nhà quản lý cấp phòng ban của tổ chức. Loại thông tin này trong khi nó cần có tính tổng hợp và đồng thời với nhau vẫn cần phải có mức độ chi tiết chính xác nhất định ở dạng thống kê. Đây là một loại thông tin được cung cấp thường xuyên để sử dụng.

Thứ ba là thông tin điều hành:

Hay còn gọi tên là thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp. Nó được sử dụng trong các công tác điều hành của tổ chức hàng ngày. Nó còn chủ yếu phục vụ cho người giám sát các hoạt động tác nghiệp của tổ chức được diễn ra. Loại thông tin này là loại thông tin cần chi tiết và rõ ràng, được rút kinh nghiệm từ quá trình xử lý các dữ liệu của tổ chức. Loại thông tin này cần được cung cấp định kỳ thường xuyên.

Hệ thống thông tin quản lý là gì? Loại thông tin quản lý

Cấu trúc của một hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế với mục đích để tạo nên một cấu trúc tốt gồm những hệ thống con. Đó là những hệ thống được ghi chép lại những thông tin nội bộ của tổ chức doanh nghiệp. Các hệ thống gồm hệ thống tình báo, hệ thống tìm hiểu và nghiên cứu cuối cùng là hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định sau cùng.

Hệ thống ghi chép thông tin nội bộ:

Đảm bảo cung cấp đầy đủ được những số liệu hiện thời. Hiện nay đã có nhiều tổ chức phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ hiện đại có sử dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Để từ đây có thể giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.

Hệ thống tình báo:

Là hệ thống cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin và dữ liệu hàng ngày và tình hình đang hoạt động về những diễn biến đang diễn ra của môi trường bên ngoài.

Hệ thống nghiên cứu thông tin:

Tìm hiểu và cập nhật những thông tin liên quan đến một số vấn đề cụ thể nào đó mà tổ chức đã đặt ra mục tiêu từ trước đó. Ưu điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là dùng phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, tạo dựng được mô hình, ước lượng tỷ lệ chi phí/ thông tin ấy mang lại lợi ích cao nhất và giá trị như thế nào.

Hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định:

Gồm những phương pháp dùng để liệt kê và các mô hình quyết định. Để từ đây giúp cho các nhà quản lý ban hành ra những quyết định chính xác nhất có thể.

Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Một tổ chức cũng có thể có nhiều các cấp bậc khác nhau, và mỗi cấp bậc đó lại có thể cần có riêng cho mình một hệ thống thông tin quản lý dành riêng cho mình. Một tổ chức điển hình có thể có các cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp doanh nghiệp. Vì vậy, trong một tổ chức có thể có các hệ thống thông tin quản lý cho các cấp này. Các cấp đó có thể có những bộ phận chung với nhau.

Các nguồn của thông tin quản lý

Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hay từ những thông tin bên ngoài của tổ chức. Thông tin trong tại tổ chức thường được lấy từ các bài báo cáo, tài liệu của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác của tổ chức, đối thủ cạnh tranh của mình, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp,…

Hệ thống thông tin quản lý là gì? Loại thông tin quản lý

Vai trò công nghệ thông tin

Có thể một hệ thống thông tin quản lý không nhất định phải sử dụng công nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin đang ngày càng phổ biến rộng rãi và góp phần tạo nên một năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một tiến bộ, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường ưa chuộng sử dụng công nghệ thông tin.

Đó là những gì về hệ thống thông tin quản lý cho những ai chưa hiểu gì về hệ thống thông tin quản lý là gì. Hy vọng qua bài viết bạn đã nắm được khái niệm cơ bản cũng như vài trò và các loại thông tin hệ thống quản lý.

Học Viện GURU

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Hãy cập nhật thêm các bài viết từ GURU để biết thêm những thông tin mới nhất về Marketing. Và các Tips chạy quảng cáo hiệu quả.

1. Những tiêu chuẩn đánh giá:

Mục tiêu của cả việc tìm kiếm thông tin bên trong và tìm kiếm thông tin bên ngoài là nhằm xác định những tiêu chuẩn đánh giá thích hợp. Những tiêu chuẩn đánh giá chính là những điều mà khách hàng mong muốn ở một sản phẩm. 

Ví dụ: Giả sử bạn quyết định mua một chiếc tivi mới. Bạn sẽ không mua ngay mà trước tiên bạn sẽ xác định những là mình cần gì ở một chiếc tivi: kích cỡ, nhãn hiệu... Sau đó, bạn sẽ cố nhớ lại những thông tin mà bạn đã từng biết về một chiếc tivi: đây là quá trình tìm kiếm thông tin bên trong. Nếu bạn chỉ có ít kinh nghiệm về sản phẩm này, bạn sẽ phải tìm kiếm thêm thông tin ở bên ngoài. Bạn có thể làm điều này bằng cách hỏi bạn bè, đọc sách báo, tạp chí, nói chuyện với người bán hàng, kiểm tra các nhãn hiệu tivi khác  nhau trên Internet hoặc ghé qua các cửa hàng điện máy để kiểm định các nhãn hiệu...

2. Các giải pháp thích hợp:

Bạn sẽ tìm kiếm các giải pháp thích hợp sau khi có được những thông tin cần thiết. Trong trường hợp này là các nhãn hiệu hoặc các cửa hàng.

- Nhóm được biết đến: bao gồm tất cả những nhãn hiệu khách hàng biết đến trên thị trường.

- Nhóm được ưa chuộng: bao gồm những nhãn hiệu được khách hàng thích và hay chọn khi mua sắm.

- Nhóm không được quan tâm: là những nhãn hiệu mà khách hàng không thích.

- Nhóm ít được quan tâm: là những nhãn hiệu mà khách hàng biết nhưng họ thờ ơ, không quan tâm nhiều. 

* Lưu ý: Các nhà tiếp thị phải tập trung vào việc làm cho khách hàng

phải nhớ đến nhãn hiệu khi có nhu cầu và xem xét lựa chọn nhãn hiệu đó khi mua sắm. 

Ví dụ: Khách hàng khi mua một chiếc tivi họ sẽ biết đến và lựa chọn những nhãn hiệu theo cách thức như sau:

Nhóm được biết đến: Sony, Samsung, Sharp, Panasonic,JVC,LG, TCL.

Nhóm ưa chuộng: Sony và Samsung.

Nhóm không quan tâm: chỉ có Panasonic.

Nhóm ít được quan tâm: JVC, LG và TCL.

3. Các đặc điểm của giải pháp:

Để lựa chọn giữa các nhãn hiệu trong nhóm ưa chuộng, khách hàng sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá liên quan để so sánh chúng. Điều này đòi hỏi khách hàng phải thu thập các thông tin [bên trong và bên ngoài] liên quan cho từng nhãn hiệu theo các tiêu chuẩn đánh giá.

Ví dụ: Tiếp theo VD trên, khách hàng có thể thu thập các thông tin về giá cả, kích thước màn hình, bảo hành, bộ nhớ chương trình của từng nhãn hiệu [trong nhóm ưa chuộng] mà người ấy quan tâm.

Trong nhiều trường hợp, quá trình quyết định mua sắm của khách hàng bị tác động mạnh bởi tình cảm và cảm xúc.

4. Các nguồn thông tin được tìm kiếm:

Có 5 nguồn thông tin chính:

- Trí nhớ của khách hàng: qua những lần tìm kiếm thông tin trước đây, những kinh nghiệm cá nhân và vài sự hiểu biết có liên quan.

- Các nguồn thông tin cá nhân: chẳng hạn như thông tin từ bạn bè và gia đình. Đây là nguồn thông tin quan trọng đối với những khách hàng khi họ tìm kiếm một dịch vụ chuyên nghiệp.

Ví dụ: Khách hàng thường hay tìm kiếm thông tin về dịch vụ y khoa và dịch vụ pháp lý qua bạn bè và người thân.

- Các nguồn thông tin độc lập: chẳng hạn như các nhóm những người tiêu dùng và các cơ quan chính phủ. 

Ví dụ: Một nguồn thông tin độc lập chẳng hạn như Hội bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng của Thành phố Hồ Chí Minh.

- Nguồn thông tin marketing: chẳng hạn như từ những người bán hàng và từ quảng cáo.

- Nguồn thông tin thử nghiệm: chẳng hạn như thông tin qua các cuộc kiểm định hoặc thử nghiệm sản phẩm được công bố.

5. Các nhân tố tác động đến việc tìm kiếm thông tin bên ngoài:

Hầu hết khách hàng đều tìm kiếm thông tin bên ngoài ngay trước khi mua hàng và mặt hàng càng quan trọng thì mức độ tìm kiếm thông tin càng cao.

Ví dụ: Một nghiên cứu hành vi mua sắm ở Úc đối với mặt hàng điện gia dụng cho thấy khi mua sắm, khách hàng điện thoại hoặc viếng thăm trung bình khoảng 2.6 cửa hàng trước khi mua hàng và khoảng 45% điện thoại hoặc viếng thăm 3 hoặc nhiều hơn 3 cửa hàng.

Hầu hết việc mua sắm của khách hàng là kết quả của việc ra quyết định có giới hạn hay theo thói quen, do đó họ thường không tìm kiếm hoặc tìm kiếm rất ít các thông tin bên ngoài trước khi mua sắm. Điều này là rất đúng cho các loại hàng hóa thiết yếu có giá cả tương đối thấp, chẳng hạn các loại thức uống nhẹ, đồ hộp và bột giặt...

Đối với các sản phẩm dịch vụ quan trọng như tư vấn pháp lý, nhà và xe hơi... khách hàng sẽ cần phải có một lượng đáng kể thông tin trực tiếp từ bên ngoài trước khi mua sắm.

Internet tạo cho khách hàng khả năng tiếp cận nhiều thông tin khác nhau trước khi quyết định lựa chọn mua hàng.

Có 4 nhân tố cơ bản tác động đến việc tìm kiếm thông tin bên ngoài:

- Đặc điểm thị trường: Các đặc điểm thị trường bao gồm số lượng các giải pháp, các giới hạn giá cả, hệ thống phân phối và khả năng sẵn có của thông tin.

• Số lượng các giải pháp [các sản phẩm, các cửa hàng, các nhãn hiệu] sẵn có càng lớn để giải quyết một nhu cầu nào đó thì dường như càng có nhiều sự tìm kiếm thông tin bên ngoài hơn.

• Số lượng, vị trí và khoảng cách giữa các cửa hàng ở thị trường sẽ ảnh hưởng đến số lượng các cửa hàng mà khách hàng sẽ ghé qua trước khi mua hàng, khoảng cách gần nhau của các cửa hàng sẽ làm gia tăng việc tìm kiếm bên ngoài.

•  Một số nguồn thông tin mà nhiều khách hàng sử dụng là các bảng quảng cáo, nhãn hàng dán trên sản phẩm, thông tin từ nhân viên bán hàng và những người khác có kinh nghiệm với sản phẩm.

- Đặc điểm sản phẩm: Mức giá sản phẩm càng cao thì khách hàng càng tăng cường việc tìm kiếm thông tin bên ngoài.

Đặc điểm của khách hàng: Khi khách hàng có những đặc điểm khác nhau chẳng hạn như sự hiểu biết, kinh nghiệm, tuổi tác, nhận thức về rủi ro... thì việc tìm kiếm thông tin bên ngòai cũng có sự khác biệt.

Ví dụ: Các loại quần áo thời trang cao cấp thường đi kèm với rủi ro cao, do đó khách hang phải tìm kiếm thông tin nhiều hơn trước khi mua sắm.

- Đặc điểm tình huống: Sự khác biệt về tình huống có thể có một tác động quan trọng đến hành vi tìm kiếm thông tin. Bối cảnh thời gian sẽ là yếu tố tình huống quan trọng nhất tác động đến hành vi tìm kiếm thông tin của khách hàng.

Ví dụ: Khi khách hàng ở trong 1 cửa hàng đông đúc thì sẽ giảm thiểu việc tìm kiếm thông tin. Hoặc người mua sắm đang ở trong tình trạng không được khoẻ thì cũng sẽ giảm việc tìm kiếm thông tin. 

Nguồn: Quantri.vn [Biên tập và hệ thống hóa]

Video liên quan

Chủ Đề