Trần Linh Chi
Nov 25 2022
Tạo bảng và chỉnh sửa, định dạng bảng trong Word là một trong những thao tác mà bất kì người sử dụng Word nào cũng cần biết và sử dụng thành thạo. Tuy nhiên, dù sử dụng thành thạo tới đâu nhưng cũng không thể tránh được lỗi xảy ra ra trong quá trình làm việc với bảng trong Word. Một trong những lỗi thường gặp nhất khi làm việc với bảng trong Word chính là lỗi bảng trong Word bị tràn lề. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi tràn lề này và cách khắc phục nó nhanh, hiệu quả nhé!
Xem thêm: Cách tạo khung viền cho trang bìa và văn bản trong Microsoft Word
Nguyên nhân gây ra lỗi bảng trong Word bị tràn lề
Khi soạn thảo văn bản, chúng ta thường đặt lề cho văn bản, để văn bản nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp, đặc biệt khi in ấn, đóng quyển sẽ không bị chèn vào nội dung của văn bản. Lề trong văn bản của bạn đặt có thể sẽ khác với những văn bản khác vì cách đặt lề hoặc khổ giấy khác nhau, văn bản, bảng biểu bên trong cũng được định dạng khác nhau. Vì vậy, không thể tránh được tình trạng khi bạn sao chép bảng biểu của mình sang văn bản khác, hoặc từ văn bản, nguồn tham khảo khác vào văn bản của mình sẽ xảy ra tình trạng bị tràn lề. Lỗi này tưởng chừng như đơn giản, nhưng nếu không khắc phục được nó, dữ liệu của bảng trong Word sẽ không được hiển thị đầy đủ như mong muốn, bên cạnh đó còn làm mất cân đối văn bản và mất nội dung khi in ấn, đóng quyển.
Cách khắc phục lỗi bảng trong Word bị tràn lề
Có 2 phương pháp chính để có thể khắc phục lỗi bảng trong Word bị tràn lề. Đó là khắc phục lỗi với phương pháp thủ công và khắc phục lỗi với phương pháp tự động. Chúng ta sẽ cùng đi vào từng phương pháp làm nhé!
Xem thêm: Những lỗi gõ Tiếng Việt thường gặp trong Word và cách khắc phục
Cách khắc phục lỗi bảng trong Word bị tràn lề với phương pháp thủ công
Để chỉnh sửa lỗi bảng trong Word bị tràn lề theo phương pháp thủ công, bạn chỉ cần kéo thả các thanh điều chỉnh độ rộng của các cột trong bảng dữ liệu. Cách thực hiện như sau:
- Nhấp chuột chọn vào bảng trong Word cần điều chỉnh lại độ rộng [chiều ngang] các cột
- Lúc này, khi nhìn lên thanh thước kẻ, bạn sẽ thấy các điểm Move Table Column để điều chỉnh độ rộng của bảng trong Word trên thanh thước kẻ. [Nếu Word của bạn không hiện thị, bị ẩn mất thanh thước kẻ, hãy vào thẻ View, nhóm Show và nhấp chuột tick chọn vào ô Ruler để hiện thanh thước kẻ nhé]
- Bấm giữ vào từng nút Move Table Column và kéo sang bên trái để thu hẹp kích cỡ cột dữ liệu của bảng trong Word
- Nếu bảng trong Word bị tràn quá rộng ra ngoài lề, bạn có thể tìm nút Move Table Column trên thanh thước kẻ nằm bên ngoài lề nhé!
- Sau khi điều chỉnh xong theo ý muốn thì bảng trong Word đã không còn bị lỗi tràn viền nữa đó!
Cách khắc phục lỗi bảng trong Word bị tràn lề với phương pháp thủ công này tuy đơn giản, nhưng khá mất thời gian để chỉnh sửa từng cột một. Bên cạnh đó, các cột sẽ không còn giữ được kích thước theo tỉ lệ đúng với bảng trong Word ban đầu. Vì vậy, chúng ta có thể áp dụng một cách khắc phục lỗi bảng trong Word này đơn giản và hiệu quả hơn là sử dụng thẻ Layout
Xem thêm: Cách tạo AutoText giúp soạn thảo văn bản nhanh trong Word
Cách khắc phục lỗi bảng trong Word bị tràn lề với phương pháp tự động
Thay vì phải ngồi tự kéo các cột để điều chỉnh độ rộng cho bảng trong Word, bạn hoàn toàn có thể "nhờ" Word làm việc đó cho bạn luôn đó! Cách làm này vừa nhanh, vừa đảm bảo các cột được thu hẹp theo tỉ lệ đúng với bảng trong Word ban đầu. Cách thực hiện như sau:
- Nhấp chuột vào biểu tượng chữ thập bên trên cùng bên trái của bảng trong Word để chọn toàn bộ bảng
- Nhấp chọn thẻ Layout của mục chỉnh sửa bảng trong Word - Table Tools
- Để tự động điều chỉnh độ rộng cho các cột của bảng trong Word, chúng ta sẽ chú ý tới nhóm Cell Size trong thẻ Layout.
- Nếu bảng gốc các cột có độ rộng bằng nhau, hoặc bạn muốn điều chỉnh các cột của bảng trong Word có độ rộng bằng nhau, hãy nhập độ rộng mong muốn vào ô Width. Lưu ý: Đơn vị tính là cm
- Nếu bạn muốn giữ nguyên tỉ lệ độ rộng cho các cột của bảng trong Word và thu hẹp sao cho phù hợp với lề và khổ giấy, hãy nhấp chọn biểu tượng AutoFit. Trong mục AutoFit, có 3 mục để bạn lựa chọn thu hẹp bảng trong Word:
- AutoFit Contents: Thu hẹp bảng trong Word sao cho bảng có độ rộng vừa với phần văn bản
- AutoFit Window: Thu hẹp bảng trong Word sao cho bảng có độ rộng vừa với khổ giấy
- Fixed Column With
Tùy vào từng mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn cách thu hẹp bảng trong Word theo mong muốn nhé!
Tổng kết
Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản là chúng ta đã có thể dễ dàng khắc phục được tình trạng bảng trong Word bị tràn lề, khiến cho văn bản trở nên mất cân đối, mất thẩm mỹ, dữ liệu trong bảng không được hiển thị đầy đủ và mất dữ liệu khi in ấn. Mong rằng bạn đã hiểu được cách làm và áp dụng thành công vào văn bản của mình.
Chúc bạn học tốt!
Word cho phép bạn tạo bảng chỉ với vài bước đơn giản, không những vậy ta còn có thể tạo ra những bảng biểu khá phức tạp với các kỹ thuật như Gộp ô, tách ô. Ngoài ra nếu muốn bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng biểu một cách dễ dàng.
- Sắp xếp dữ liệu trong bảng Word
- Hướng dẫn xoay dọc bảng trong Word
Vậy tính toán trong bảng Word thì sao? Được luôn, Word trang bị cho bạn 18 hàm từ cơ bản nhất như Sum, Average, Max cho đến các hàm như Not, Or, Count…Mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng chi tiết trong bài viết này.
Hướng dẫn áp dụng cho bản Word 2007, 2010, 2013, 2016 trở lên. Bản Word 2003 chắc cũng tương tự như vậy, mình không rõ lắm.
Ta sẽ giúp Word hiểu bạn muốn tính toán vị trí nào chứ. Trong Word ta có 2 cách đơn giản giúp bạn làm điều này và mình sẽ trình bày luôn cho bạn cả 2, tùy trường hợp mà dùng.
Nghĩa là ta sẽ dùng các từ như Left, Right… để giúp bảng biểu xác định được ta muốn tính toán ở đâu.
Để dễ hiểu hơn bạn cứ nhìn hình minh họa phía dưới. Trước tiên bạn click chuột vào ô muốn tính toán kết quả, vậy thì.
Dãy số bên trái con trỏ chuột sẽ gọi là Left. Bên phải sẽ gọi là Right.
Ở phía trên con trỏ thì gọi là Above, ngược lại phía dưới thì gọi là Below.
Rồi đấy, cứ dùng những từ này khi muốn tính trong bảng dữ liệu.
Dùng tham chiếu
Nếu đã từng dùng Microsoft Excel sẽ nhận ra rằng, phía trên bảng tính sẽ có các chữ cái in hoa đánh chữ từ A đến Z để tham chiếu ô của cột. Ở bên trái của bảng thì đánh số từ 1, 2, 3… để tham chiếu ô của hàng.
Ví dụ muốn xác định ô ở cột 3 hàng thứ 2, sau khi chiếu thì vị trí của nó là C2.
Trong Word ta cũng có thể dùng cách này nhưng không được đánh chữ và số rõ ràng như trong Excel, buộc ta phải xác định thủ công một chút.
Nhìn hình minh họa phía dưới bạn hiểu ngay ý mình muốn nói.
Giờ muốn xác định hàng điểm thứ 2 trong bảng phía dưới ta sẽ có A2:D2. Tương tự hàng điểm Hóa ta sẽ có C2:C4.
Hướng dẫn tính toán trong bảng dữ liệu của Word
Dùng tham đối vị trí
Giờ mình muốn tính điểm trung bình của môn Toán, Lý, Hóa, Anh ở hàng 2 ta sẽ làm như sau:
Bước 1: Click chuột phải tại nơi muốn ra kết quả, ở đây mình sẽ click chuột vào ô ở cột điểm.
Tiếp đó đến tab Layout chọn Formula.
Bước 2: Tại dòng Formula, ta sẽ điền hàm cần tính toán. Muốn tính điểm trung bình môn học, trước tiên bạn điền dấu = tại Formula sau đó click chuột vào mũi tên dòng Paste function chọn AVERAGE.
Number Format: Định dạng số, trong nhiều trường hợp bạn có thể cần đến tính năng này để định dạng số được hiển thị.
Vì muốn tính trung bình hàng số bên trái nên ta sẽ điền từ left vào đó. Bấm Ok là xong.
Nhớ phải nhập dấu = nhé.
Kết quả như hình dưới, rất chính xác phải không. Làm tương tự với những ô kia nhé.
Dùng tham chiếu
Yêu cầu đặt ra là tính điểm trung bình tất cả các môn học trong bảng.
Bước 1: Click chuột vào ô muốn cho ra kết quả sau đó đến tab Layout chọn Formula.
Bước 2: Tại dòng Formula bạn điền dấu = rồi chọn hàm tính điểm trung bình là AVERAGE tại Paste function.
Trong dấu ngoặc ta sẽ điền tham chiếu là e2:e4. Bấm Ok.
Kết quả như hình dưới, chính xác 100%. Làm tương tự khi dùng các hàm khác.
Cách cập nhật kết quả trong bảng số liệu Word
Tính năng này khá hay. Nếu chẳng may ta buộc phải thay đổi các dữ liệu trong ô bảng, với chỉ vài ô thì không sao, đằng này rất nhiều vị trí phải thay đổi. Thay vì làm 2 bước để tính toán lại ta sẽ làm cách khác đơn giản hơn nhiều.
Đến ô muốn cập nhật kết quả, sau đó bôi đen số bên trong rồi click chuột phải chọn Update Field. Kết quả sẽ được cập nhật ngay lập tức cho bạn.
Cập nhật tất cả kết quả trong bảng thì sao? Bạn bôi đen hết bảng rồi bấm F9, tất cả kết quả sẽ được cập nhật ngay lập tức.
Chỉnh sửa lại công thức
Nếu bạn muốn chỉnh sửa lại công thức, bạn chỉ cần click chuột phải vào ô chứa công thức rồi chọn Edit Field > Formula > Chỉnh sửa công thức rồi bấm Ok.
Một vài hàm cơ bản hay dùng
SUM[]: Tính tổng.
PRODUCT[]: Tính nhân.
Dấu “/”: Tính chia, ví dụ A1/B1.
ABS[]: Tính giá trị tuyệt đối của giá trị bên trong dấu ngoặc.
AVERAGE[]: Tính trung bình.
MAX[]: Trả về giá trị lớn nhất.
MIN[]: Trả về giá trị nhỏ nhất.
Bạn có câu hỏi? Để lại bình luận ngay dưới bài viết nếu có thắc mắc.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tính toán trong bảng dữ liệu Word, nhìn chung không có gì khó khăn chỉ là mình viết hơi dài mà thôi. Một điều bạn cần lưu ý ở đây là trước các hàm phải có dấu = như trong Excel vậy, thiếu dấu này sẽ không ra kết quả được.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn Pro hơn khi tạo bảng trong Word. Còn khá nhiều thủ thuật thú vị khác, bạn tìm kiếm trong blog này nhé.
ʕ•́ᴥ•̀ʔっ Giúp gấu chia sẻ bài viết và đánh 5 sao, cảm ơn bạn rất nhiều!