Khi làm sổ sách và báo cáo khó ai có thể tránh được sai sót tuyệt đối. Vậy khi đã chót sai sót các bạn đừng quá lo lắng vì trên quy định cho phép được sửa chữa chỉ có điều sửa như thế nào cho đúng cũng có khá nhiều kế toán còn đang lúng túng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn.
1. Kỹ thuật sửa sổ kế toán ghi bằng tay
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp cải chính
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ kỹ của kế toán trưởng ở bên cạnh.
- Phương pháp ghi số âm
Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, khi dung phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng [hoặc người phụ trách kế toán] ký xác nhận.
+ Trường hợp ghi số tiền lớn hơn:
Ví dụ: DN mua hang hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ
Kế toán ghi sai:
Nợ TK 1561: 99.000đ
Có TK 1111: 99.000đ
Bút toán sửa sai:
Nợ TK 1561: [3.000đ]
Có TK 1111: [3.000đ]
+ Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hai lần:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi:
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1111: 96.000đ
Sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa:
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1111: 96.000đ
Kế toán sửa sai bằng cách xóa đi một bút toán:
Nợ TK 1561: [96.000đ]
Có TK 1111: [96.000đ]
+ Trường hợp định khoản sai:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1121: 96.000
Kế toán sửa như sau:
Nợ TK 1561: [96.000đ]
Có 1121: [96.000đ]
Và ghi lại bút toán đúng:
Nợ TK 1561: 96.000
Có TK 1111: 96.000đ
- Phương pháp ghi bổ sung
Ghi bổ sung bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi sai:
Nợ TK 1561: 69.000đ
Có TK 1111: 69.000đ
Bút toán ghi bổ sung:
Nợ TK 1561: 27.000đ
Có TK 1111: 27.000đ
2. Kỹ thuật sửa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính
Trường hợp phát hiện sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung nêu trên.
3. Lưu ý khi sửa chữa sổ kế toán
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó;
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán đơn vị phải sửa chữa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối [dòng cuối] của sổ kế toán năm trước có sai sót [ nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền] để tiện đối chiếu, kiểm tra;
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trọng yếu trong các năm trước thì kế toán hải điều chỉnh hồi tố số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Ví dụ: Năm 2012, kế toán Công ty A phát hiện lô hang hóa đã bán và ghi nhận doanh thu năm 2011 nhưng chưa hạch toán xuất kho để bán trong năm đó với giá trị hàng hóa ghi sổ là 250.000.000đ. Biết thuế suất thuế TNDN là 25% và số dư trên sổ kế toán chưa điều chỉnh sai sót của một số tài khoản tạị thời điểm 31/12/2011 như sau:
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán trước điều chỉnh 31/12/2011
- TK 156 4.400.000.000
- TK 333 290.000.000
- TK 421 420.000.000
Sai sót này dẫn đến tại thời điểm 31/12/2011 số dư các tài khoản phải được điều chỉnh giảm như sau:
+ Số dư Nợ TK 156 giảm: 250.000.000đ [do đã xuất hang nhưng đơn vị chưa hạch toán giảm hang hóa tồn kho 250.000.000]
+ Số dư Có TK 333 giảm: 62.500.000đ [250.000.000 x25%]
+ Số dư Có TK 421 giảm: 187.500.000đ [250.000.000 -62.500.000]
Sau khi điều chỉnh sai sót số dư trên sổ kế toán các tài khoản lien quan tại thời điểm 31/12/2011 như sau:
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán sau điều chỉnh 31/12/2011
- TK 156 4.150.000.000 [4.150.000.000 = 4.400.000.000 – 250.000.000]
- TK 333 227.500.000 [227.500.000 = 290.000.000 – 62.500.000]
- TK 421 232.500.000 [232.500.000 = 420.000.000 – 187.500.000]
13/07/2020 07:35
Khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán thì phải thực hiện ngay việc sửa chữa sổ. Bài viết sau đây, Kế toán Đức Minh mách bạn 3 phương pháp chữa sổ thường dùng nhất nhé!
1.Các loại sổ kế toán
Nhận biết được từng loại sổ kế toán giúp cho người làm công tác kế toán nắm vững được cách ghi chép và tác dụng từng loại sổ kế toán. Căn cứ theo nội dung ghi chép, sổ kế toán được phân thành ba loại là sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết.
Những loại sổ thuộc loại sổ kế toán tổng hợp thường có các sổ kế toán như:
+ Sổ Cái.
+ Sổ Nhật ký chung.
+ Số đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Một số nhật ký chứng từ…
Sổ kế toán chi tiết là loại sổ kế toán mở cho từng đối tượng kế toán chi tiết. Thuộc loại sổ kế toán chi tiết thường của các số kế toán như:
+ Sổ chi tiết tài sản: sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết hàng hóa, …
+ Sổ chi tiết thanh toán: sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, với người bán,…
+ Sổ chi tiết chi phí: sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,…
+ Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
+ Sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết có các số kế toán như một số sổ Cái tài khoản, một số Nhật ký chứng từ,…
2.Các phương pháp chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán thì phải thực hiện ngay việc chữa sổ theo đúng quy tắc, phương pháp sửa sổ. Nguyên tắc chữa sổ kế toán là không được làm mất đi số đã ghi sai.
Tùy theo từng trường hợp sai sót trên sổ, kế toán sử dụng phương pháp chữa sổ phù hợp. Thông thường có 3 phương pháp sửa sổ kế toán là:
+ Phương pháp cải chính.
+ Phương pháp ghi bổ sung.
+ Phương pháp ghi số âm.
a.Phương pháp cải chính
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp: sai sót trong diễn giải hoặc số liệu ghi sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng, không sai quan hệ đối ứng tài khoản. Tức là việc ghi sai này được phát hiện trước khi cộng sổ kế toán.
Theo phương pháp này, kế toán chữa số bằng cách: dùng mực đỏ gạch ngang chỗ đã ghi sai, sau đó ghi lại số đúng bằng mực thường lên phía trên. Sau đó người chữa sổ và kế toán trưởng ký xác nhận.
Phương pháp này chỉ nên áp dụng trong kế toán thủ công.
b.Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp ghi bổ sung thường áp dụng trong các trường hợp:
Ghi sót nghiệp vụ phát hiện trước khi hoặc sau khi cộng sổ kế toán.
Số tiền đã ghi nhỏ hơn số tiền thực tế phải ghi, không sai quan hệ đối ứng tài khoản, phát hiện sau khi cộng sổ.
Cách sửa sổ:
Nếu ghi sót nghiệp vụ: thì ghi bổ sung nghiệp vụ đã bị bỏ sót vào dòng tiếp theo của trang sổ trong trường hợp phát hiện trước khi cộng sổ. Hoặc ghi vào dòng tiếp theo của dòng cộng trong trường hợp phát hiện sau khi cộng sổ, sau đó cộng lại sổ.
Nếu ghi thiếu số tiền thì ghi bổ sung số tiền đã ghi thiếu [chênh lệch giữa số phải ghi với số đã ghi] vào dòng tiếp theo của dòng cộng, theo quan hệ đối ứng tài khoản đúng. Sau đó cộng và khóa lại sổ kế toán.
c.Phương pháp ghi số âm
Phương pháp ghi số âm thường được áp dụng trong các trường hợp như:
Số đã ghi sai lớn hơn số đúng phải ghi nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và phát hiện được sau khi cộng sổ.
Ghi trùng số tiền nhiều lần.
Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Cách chữa sổ theo phương pháp ghi số âm:
Trường hợp số đã ghi sai lớn hơn số đúng phải ghi
Trường hợp này chữa bằng cách là ghi số tiền đã ghi thừa ở dòng tiếp theo của dòng cộng. Số đã ghi thừa là chênh lệch giữa số đã ghi với số phải ghi. Ghi bằng mực đỏ hoặc bằng mực thường với số tiền để trong khung chữ nhật hoặc dấu ngoặc đơn để triệt tiêu số đã ghi thừa. Sau đó khóa lại sổ kế toán.
Trường hợp ghi trùng số tiền nhiều lần
Trường hợp này chữa bằng cách ghi lại nghiệp vụ đã ghi trùng ở dòng tiếp theo của trang sổ hoặc sau dòng cộng. Ghi bằng mực đỏ hoặc bằng mực thường, có đóng khung chữ nhật hoặc dấu ngoặc đơn để triệt tiêu số đã ghi trùng.
Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản
Trường hợp này chữa bằng cách ghi lại nghiệp vụ theo quan hệ đối ứng tài khoản đã ghi sai ở dòng tiếp theo của trang sổ hoặc sau dòng cộng. Ghi bằng mực đó hoặc bằng mực thường, có đóng khung chữ nhật hoặc dấu ngoặc đơn để triệt tiêu quan hệ đối ứng đã ghi sai. Sau đó dùng mực thường ghi lại nghiệp vụ theo quan hệ đối ứng tài khoản đúng.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:
>>> Kế toán – Những sai sót và mức phạt - Kế toán Đức Minh.
>>> Kế toán hay gặp những sai sót gì khi lập bảng cân đối kế toán
Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!
-Ms Le-
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.
Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:
Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h
Bảng giá khóa họcTỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH
Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ Sở 2: Phòng 610 - Chung cư CT4A2 Ngã tư Nguyễn Hữu Thọ, Nguyễn Xiển - Linh Đàm - Hoàng Mai - Hà Nội. - 0342.254.883
Cơ Sở 3: Tầng 2, Nhà số 2, Ngõ 4 - Đường Nguyễn Khuyến - Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội - 0339.421.606