Cách xử lý hồ sơ- chứng từ bị ướt không bị biến dạng
1 Th2 2018Trong quá trình lưu hồ sơ tại doanh nghiệp có thể sẽ gặp nhiều trường hợp không may xảy ra. Chẳng hạn như sau một cơn mưa làm hồ sơ tài liệu chúng ta bị ướt. Hoặc biên bản, hợp đồng hay hồ sơ cần đem ra ngoài và vô tình bị làm ướt. Trong tình huống thế này cho dù mất công đến thế nào chúng ta cũng phải làm khô, khôi phục lại trọn vẹn giấy tờ. Tuy nhiên có rất nhiều người không biết cách để khôi phục lại giấy tờ, dù cho tốn thời gian nhưng hiệu quả lại không được cao.
Hồ sơ, giấy tờ bị ướt
Các bạn hãy yên tâm nhé, trong bài viết này Lưu Hồ Sơ sẽ chia sẻ với các bạn cách để khôi phục lại hoàn toàn giấy tờ mà chúng ta lưu trữ hồ sơ.
Như các bạn cũng đã biết để làm khô và giữ nguyên được chữ in trên giấy sẽ tốn rất nhiều công sức đấy. Nhưng trong trường hợp này chúng ta phải khôi phục giấy tờ bằng mọi giá, vì đấy mà nhưng hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp.
>> Bài viết có thể bạn quan tâm:
- Cách xử lý hồ sơ- chứng từ bị ướt không bị biến dạng
- Chia sẻ mẫu hồ sơ dự thầu chuẩn cho công ty
- Những điều khi quản lý lưu trữ kho hồ sơ bạn cần chú ý
Các bước
Phương pháp 1
Phương pháp 1 của 3:Ép phẳng giấy
Phương pháp 1
-
1Dùng nước cất phun sương nhẹ lên giấy. Khi giấy bị vò nhàu, các sợi xơ của giấy bị hư hại và rách. Nước có thể làm mềm các sợi xơ và giúp chúng nằm phẳng lại, nhờ đó giảm bớt độ nhăn và các đường gấp.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn Bạn chỉ nên dùng nước cất, vì nước máy thông thường có chứa các khoáng chất có thể làm giòn hoặc cứng giấy.[2] X Nguồn tin đáng tin cậy US National Park Service Đi tới nguồn Dùng bình xịt phun nước nhẹ lên giấy ở khoảng cách ít nhất 30 cm, hoặc dùng khăn ẩm thấm nhẹ lên giấy.
- Cảnh báo: Nước có thể làm hư hại những chất liệu như màu nước, phấn, phấn màu, mực tan trong nước. Nếu có những chất liệu này trên giấy, bạn cần phun nước thật nhẹ lên mặt sau tờ giấy. Bạn cũng có thể ép khô để làm phẳng tờ giấy, nhưng cách này sẽ không loại bỏ được các nếp nhăn.
-
2Kẹp tờ giấy giữa các vật liệu thấm hút. Nếu tờ giấy ướt, bạn hãy kẹp giấy vào giữa hai lớp giấy thấm, vải nỉ hoặc các vật liệu thấm nước khác.[3] X Nguồn tin đáng tin cậy US National Park Service Đi tới nguồn
- Khăn giấy cũng có hiệu quả, nhưng hoa văn trên khăn giấy có thể in lên bề mặt tờ giấy.[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
3Ép giấy giữa các vật nặng. Đặt tờ giấy kẹp giữa vật liệu thấm hút lên một mặt phẳng cứng và phẳng. Dùng tay vuốt phẳng để đảm bảo không có nếp gấp hoặc nếp nhăn lớn nào. Dùng vật nặng, phẳng và có thể che phủ hoàn toàn tờ giấy chặn lên trên. Bạn có thể dùng một chồng sách to và nặng với mục đích này.
-
4Kiểm tra hàng ngày trong khi chờ giấy khô. Tờ giấy sẽ khô và gần như không có nếp nhăn, nhưng có thể phải mất một thời gian. Bạn nên kiểm tra hàng ngày và thay vật liệu thấm hút nếu sờ thấy ướt.
- Giấy hoàn toàn ướt có thể phải mất ba hoặc bốn ngày mới khô, nhưng giấy chỉ phun sương nhẹ có thể khô trong vòng chưa đến hai ngày.[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
Phương pháp 2
Phương pháp 2 của 3:Là phẳng tờ giấy
Phương pháp 2
-
1Hiểu rủi ro của phương pháp này. Khi bạn là tờ giấy bên dưới chiếc khăn hoặc mảnh vải, giấy sẽ tương đối phẳng, nhưng thường thì vẫn còn các nếp nhăn. Bạn có thể loại bỏ được nếp nhăn nếu dùng hơi nước hoặc thấm ướt tờ giấy như được mô tả ở gần cuối phần này, nhưng khả năng bị lem màu mực và rách giấy cũng tăng.
- Đối với giấy có giá trị hoặc không thay thế được, bạn cần thử trước lên một mẩu giấy, hoặc dùng phương pháp ép khác tuy lâu hơn nhưng an toàn hơn.
-
2Đặt tờ giấy dưới một chiếc khăn hoặc mảnh vải. Vuốt tờ giấy càng phẳng càng tốt để tránh bị nhăn thêm. Trải một chiếc khăn tay, áo gối hoặc một loại vải chịu nhiệt khác để bảo vệ giấy khỏi nguồn nhiệt trực tiếp từ bàn là.
-
3Đặt bàn là ở nhiệt độ thấp. Bạn nên bắt đầu từ mức nhiệt thấp nhất để hạn chế rủi ro làm hư hại giấy. Nhiệt quá nóng có thể làm giấy khô kiệt, trở nên giòn và vàng.
-
4Ép bàn là lên khăn. Khi bàn là đã nóng, bạn hãy ép lên khăn và là như là quần áo.
-
5Điều chỉnh bàn là nếu cần thiết. Sau khi là được một phút, bạn hãy nhấc bàn là lên và kiểm tra tờ giấy. Nếu thấy chưa phẳng, bạn có thể tăng độ nóng lên một mức nữa và thử là lại. Nếu sờ vào thấy giấy đã ấm, bạn hãy để bàn là ở mức nhiệt thấp và thấm nhẹ nước hoặc xịt một chút nước cất vào giấy trước khi là lại. Cách này sẽ giúp làm phẳng các nếp nhăn nhưng lại tăng rủi ro rách giấy.
- Không dùng nước cho các bề mặt giấy có màu nước, phấn hoặc các chất liệu tan trong nước khác.
Phương pháp 3
Phương pháp 3 của 3:Tìm hiểu về cách xử lý bảo tồn chuyên nghiệp
Phương pháp 3
-
1Đem giấy tờ quan trọng đến nhờ chuyên gia xử lý. Các chuyên viên lưu trữ văn thư và chuyên viên khôi phục – bảo tồn là những người có chuyên môn về việc bảo tồn các vật tạo tác, bao gồm cả giấy. Họ có thể làm phẳng và bảo tồn rất tốt mọi chất liệu giấy, kể cả giấy có màu nước, giấy cũ hoặc dễ rách và các vật khác có thể khó làm phẳng an toàn tại nhà.
- Lên mạng tìm các dịch vụ lưu trữ văn thư trong vùng bạn ở hoặc nhờ thủ thư tìm giúp.
-
2Tìm hiểu về kỹ thuật làm ẩm. Như đã được nhắc đến trong các phương pháp khác, cách làm ướt giấy hoặc "làm ẩm" giấy có thể giúp làm phẳng các nếp nhăn do các sợi xơ bị rách hoặc bị xê dịch. Các chuyên viên bảo tồn thường dùng các công cụ đặc biệt và cực kỳ cẩn trọng để tăng độ ẩm của giấy lên mức cao. Nếu đủ can đảm và có vài mẩu giấy để thử trước, bạn có thể bắt chước một số phương pháp này tại nhà trước khi ép giấy. Một trong những phương pháp dễ nhất là phương pháp "làm ẩm kiểu Horton". Đặt tờ giấy cuộn tròn trong cốc nhựa hở. Đặt cốc nhựa trong thùng nhựa, rót nước vào đáy thùng và đậy nắp thùng.[6] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Cách này có thể khiến mốc phát triển và tình trạng này rất khó xử lý tại nhà. Một số chuyên gia sử dụng các hóa chất chống mốc như thymol hoặc ortho-phenyl phenol, nhưng các hóa chất này gây nguy hại cho giấy và người sử dụng nếu không được dùng đúng cách.[7] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
3Học cách xử lý giấy khi làm khô. Phương pháp ép phẳng giấy thường có hiệu quả. Bạn có thể sử dụng kẹp và kèm theo vật nặng nếu cần thêm lực ép. Một phương pháp khác có thể sử dụng riêng lẻ hoặc kèm với lực ép là phương pháp dùng keo dán. Khi được dán vào một mặt phẳng khác bằng một loại keo dán đặc biệt có thể bóc ra dễ dàng sau khi khô, tờ giấy sẽ được giữ cố định thay vì quăn lại hoặc giãn ra khi một phần giấy mất nước và co lại.[8] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
- Ngay cả các chuyên gia cũng khó kiểm soát được sự thay đổi kích thước của giấy sau khi được làm ướt. Các tờ giấy riêng lẻ hầu như không thay đổi, nhưng bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt hoặc không đều nếu đó là một chồng giấy, sách bọc hoặc tờ giấy lớn gồm nhiều tờ giấy nhỏ được dán dính vào nhau.[9] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
-
4Cất trữ giấy tờ trong phong bì bảo quản chuyên dụng. Đây là một phương tiện của chuyên viên bảo tồn có bán rộng rãi. Bạn có thể mua phong bì bảo quản chất lượng tốt để lưu trữ an toàn các hồ sơ quan trọng, lịch sử gia đình và các giấy tờ khác trong vài chục năm, thậm chí hàng thế kỷ, chống ẩm ướt và tia cực tím.