Chu trình nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho

Chào trung tâm VinaTrain, Em đang làm bài tâp kế toán cuối kỳ có phần kế toán hàng tồn kho, nhưng học phần này em không hiểu và chưa biết cách triển khai nghiệp vụ này ra sao. Trung tâm có thể giải thích giúp em bản chất kế toán hàng tồn kho là gì và cần lưu ý gì trong nghiệp vụ này không ạ!

Lại Thị Thu Hà -Học viện Tài Chính

VinaTrain cám ơn bạn Thu Hà đã gửi câu hỏi về cho bộ phận tư vấn. Vấn đề xoay quanh khái niệm về hàng tồn kho và vị trí công việc kế toán hàng tồn kho có lẽ cũng là thắc mắc của nhiều bạn đọc hiện nay. Cùng tham khảo bài viết sau đây để tìm hiểu nhé!

I, Thế nào là hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ được công ty, doanh nghiệp sản xuất ra để bán hay những thành phẩm tạo nên sản phẩm. Hàng tồn kho là những mặt hàng được công ty, doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng

Doanh nghiệp sản xuất, thương mại nào cũng có hàng tồn kho là:Hàng hóa; thành phẩm; nguyên, vật liệu; công cụ; dụng cụ vì vậy nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho rất quan trọng.

Điều này cho thấy, hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh, sản xuất của một công ty, doanh nghiệp bởi nó chiếm tỷ trọng lớn, là mối liên kết giữa hoạt động sản xuất và bán sản phẩm. Việc quản lý tốt hàng tồn kho, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận.

Tài khoản hạch toán kế toán hàng tồn kho: có 2 phương pháp chính là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ VinaTrain sẽ tổng hợp cụ thể như sau:

sdfsdf sdfasdf sdfsdaf sdfasdfdsffNội Dung Phương Pháp Kê Khai Thường Xuyên Phương Pháp Kiểm Kê Định KỳĐặc điểm Ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho thường xuyên liên tục, bằng phần mềm quản lý kế toán của doanh nghiệp.

Phương pháp này cho phép báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn trong kho,phản ảnh chính xác số lượng hàng hóa trong tay.

Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp dựa vào kết quả kiểm kê thực tế sản phẩn để phản ánh giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán từ đó tổng hợp giá trị vật tư, hàng hóa đã xuất. Công thức tính Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ Chứng từ sử dụng Phiếu nhập kho xuất kho, biển bản kiểm kê vật tư hàng hóa định kỳ. Chứng từ cần có tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên nhưng nghiệp vụ này thì cuối kỳ kế toán mới nhập vào phần mềm, phân loại chứng từ theo từng loại ghi giá trị hạch toán. Phương pháp hạch toán Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

• TK 152- nguyên liệu, nguyên vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp.
• TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 113, 112, 111, 331…

Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên.

* Phương pháp kế toán nhập, xuất NVL

+ Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu

– Khi mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu về có chứng từ kèm theo:

• Nợ TK 152
• Nợ TK 133
• Có TK 111,112.331…

Nguyên vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: TH này chưa ghi sổ kế toán mà sẽ thực hiện vào cuối tháng khi nhận được hóa đơn sẽ ghi sổ như trên.

TH cuối tháng chưa nhận được chứng từ ghi sổ theo tỷ giá tạm tính.Đợi qua tháng sau khi nhận được chứng từ so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ.

– Nếu hóa đơn về nhưng chưa có hàng về sẽ không ghi sổ mà lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng.Khi hàng về thực hiện ghi sổ tương tự cả hàng và hóa đơn nếu chưa có hàng về thực hiện hạch toán:

• Nợ TK 151
• Nợ TK 133
• Có TK 111,112,331

Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi:

• Nợ TK 152
• Có TK 151

– Nếu mua hàng có triết khấu hạch toán

• Nợ TK 111,112,331
• Có TK 515

– Khi nhập hàng thấy thừa hoặc thiêu so với hóa đơn:

+ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Nhập cả hàng thừa với hóa đơn

• Nợ TK 152
• Nợ TK 133
• Có Tk 111, 112, 331
• Có TK 338(1)

Khi xử lý giá trị hàng thừa

• Nợ TK 338(1)
• Có Tk 642
• Có TK 711
• Có TK 331
• Có TK 152

+ nếu nhập hàng thiếu với hóa đơn

• Nợ TK 152
• Nợ TK 138(1)
• Nợ TK 133
• Có TK 331,111,112

Khi xử lý giá trị thiếu:

• Nợ TK 642
• Nợ TK 1388,334
• Nợ TK 415,821,411
• Có TK 1381. Đầu kỳ, kết chuyển giá trị vật tự tồn đầu kỳ
• Nợ TK 611
• Có TK 152
• Có TK 151

Trong kỳ, phản ánh giá trị vật tư tăng

• Nợ TK 611
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 331 …
• Có TK 411, 128, 222
• Có TK 711

Được chiết khấu thương mai giảm giá

• Nợ TK 111, 112, 331
• Có TK 133
• Có TK 611

Được hưởng chiết khấu thanh toán

• Nợ TK 111, 112, 331
• Có TK 515

Xác định được giá trị tồn cuối kỳ và kết chuyển

• Nợ TK 151, 152
• Có TK 611

Sau khi có đủ các hạch toán trên, tính ra được giá trị vật việt liệu dùng trong kỳ:

• Nợ TK 621, 627, 641, 642
• Nợ TK 128, 222
• Có TK 611 Đối tượng áp dụng Các doanh nghiệp sản xuất, xây lắp kinh doanh hàng hóa giá trị lớn giá trị cao nên áp dụng hình thức này Phù hợp với đơn vị sản xuất nhiều loại hàng hóa giá trị thấp nhiều chủng loại, quy cách đóng gói… hoặc phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên sản xuất 1 mặt hàng. Ưu điểm Chính xác, nắm bắt kịp thời số lượng hàng tồn kho

Giảm sự sai xót trong công việc

Không phải thường xuyên ghi chép, giảm bớt công việc và chi phí nhân sự.

II, Công việc của một kế toán hàng tồn kho

Tùy vào đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp mà công việc của một kế toán hàng tồn kho có những sự khác biệt nhưng nhìn chung, các công việc chính bao gồm:

• Kiểm tra các hóa đơn, chứng từ và đảm bảo tính hợp lệ của chúng trước khi thực hiện nhập – xuất kho.
• Hạch toán nhập – xuất kho, nhằm đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản chi phí.
• Đối chiếu các số liệu phát sinh hàng ngày với kế toán công nợ.
• Xác nhận các kết quả kiểm tra, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép vào sổ sách theo quy định.
• Kiểm tra và giám sát việc tuân thủ các quy định của công ty, cũng như việc ghi chép vào thẻ kho và sắp xếp hàng hóa, vật tư trong kho của thủ kho.
• Đối chiếu các số liệu nhập – xuất của thủ kho với kế toán.
• Trực tiếp tham gia kiểm kê, đếm số lượng hàng nhập – xuất kho cùng thủ kho.
• Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập – xuất tồn.
• Kiểm soát nhập – xuất tồn kho.
• Tham gia công tác kiểm kê định kỳ/đột xuất.
• Chịu trách nhiệm cho biên bản kiểm kê, đồng thời đề xuất hướng xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách ghi chép và thực tế .
• Nộp hồ sơ, chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định cho bộ phận quản lý.

III, Kế toán hàng tồn kho cần lưu ý điều gì?

Trong quá trình làm kế toán hàng tồn kho cần lưu ý một số điều như sau:

• Xác nhận hàng tồn kho khi kiểm tra đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, nhiều trường hợp mới làm không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho hay hợp đồng khi mua hàng hóa số lượng lớn hay hóa đơn những vẫn nhập kho.
• Kiểm tra và xác nhận đúng giá gốc của hàng tồn kho
• Thường xuyên đối chiếu các số liệu giữa thủ kho và kế toán, điều này giúp hạn chế được sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán. Nếu phát hiện chênh lệch thì phải đề xuất hướng xử lý kịp thời.
• Khi lập phiếu nhập – xuất kho cần lưu ý: Đánh số thứ tự phiếu nhập – xuất kho; có sự nhất quán giữa các chỉ tiêu đề ra; lập phiếu nhập – xuất kho kịp thời với đầy đủ tên, chữ ký của những người liên quan.
• Theo dõi chặt chẽ quá trình xuất vật tư cho sản xuất (số lượng và giá trị). Lưu ý viết phiếu nhập kho trước khi viết phiếu xuất kho. Nếu làm ngược lại có thể dẫn đến việc đơn giá và số lượng hàng tồn kho bị âm do luân chuyển chứng từ chậm.
• Mỗi lần xuất kho sẽ viết mỗi phiếu xuất kho riêng và theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên, vật liệu, hàng hóa,…
• Lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng/hàng quý, bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên, vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
• Phải kiểm tra cẩn thận khi lập biên bản kiểm kê vật tư nhập kho, tránh tình trạng mua hàng sai mẫu mã, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
• Hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên, vật liệu xuất thừa cũng cần hạch toán nhập lại kho.
• Ngoài việc viết phiếu xuất kho, cần ký hợp đồng khi xuất để giao hàng gửi bán.
• Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang phải phù hợp và nhất quán trong năm tài chính.
• Cần phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức phù hợp, nhất quán và lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
• Tại thời điểm cuối năm, cần kiểm kê hàng tồn kho và xử lý kịp thời nếu có phát sinh chênh lệch về vật tư và hàng hóa.

Tạm kết: Hiện nay vẫn còn nhiều người “hiểu lầm” về khái niệm hàng tồn kho rằng là những sản phẩm tồn đọng mà công ty, doanh nghiệp không bán được.

Thực tế, hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nên công việc kế toán hàng tồn kho cũng tồn tại nhiều thách thức. Vì vậy, VinaTrain xin tổng hợp một số thông tin về vị trí việc làm này cũng như kế toán hàng tồn kho cần lưu ý điều gì? Hy vọng cung cấp đến bạn đọc những thông tin hữu ích. Nội dung này được đưa vào giảng dạy trong khóa học kế toán tổng hợp tại VinaTrain bạn đọc quan tâm có thể tham khảo.

Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain cũng là đơn vị cung ứng dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, xuất nhập khẩu và nhân sự uy tín. Bạn đọc cần tư vẫn miễn phí vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 093.170.5774 / Mrs Nguyễn Mai