Lỗi thiếu chứng từ đối trừ trong misa năm 2024
d.1. Kiểm tra tiền mặt Show Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt bị âm (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): Phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ. Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách: - Vào phân hệ "Quỹ" => chọn tab "Sổ chi tiết tiền mặt" => ấn "Chọn tham số". - Chọn tham số xem báo cáo (giống với tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách). - Tích chọn tài khoản tương ứng với tài khoản bị âm trên báo cáo. CHÚ Ý: Chọn lần lượt từng tài khoản để xem báo cáo. - Chọn "Loại tiền tương ứng" với loại tiền bị âm trên báo cáo. - Các bạn ấn "Đồng ý". - Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau: Bước 1: Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa. Bước 2: Kiểm tra cột Số tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm. Bước 3: Kiểm tra các chứng từ thu, chi trước thời điểm này để xác định nguyên nhân gây ra sai lệch. + Chi quá số thực tế; Thu nhỏ hơn số thực tế, Nhập sai tỷ giá trong trường hợp thu/chi bằng ngoại tệ => Chỉnh sửa lại số tiền thu, chi/tỷ giá trên chứng từ cho đúng thực tế. + Bỏ xót chứng từ thu tiền => Lập bổ sung chứng từ chi tiền. + Nhập trùng chứng từ chi tiền => Xóa bỏ chứng từ chi tiền bị trùng. d.2. Kiểm tra tiền gửi Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ tiền gửi ngân hàng bị âm (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): Phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản hạch toán, Tài khoản ngân hàng, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ. Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách: - Vào phân hệ "Ngân hàng" => chọn tab "Báo cáo phân tích" => ấn "Chọn tham số". - Chọn "Sổ tiền gửi ngân hàng". - Thiết lập tham số xem báo cáo. + Chọn tham số Chi nhánh, Kỳ báo cáo giống với tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách. + Chọn tham số Tài khoản, Tài khoản ngân hàng, Loại tiền giống với thông tin bị âm trên báo cáo. CHÚ Ý: Chọn lần lượt từng Tài khoản, Tài khoản ngân hàng để xem báo cáo. - Các bạn ấn "Đồng ý". - Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau: + Bước 1: Kiểm tra cột "Tồn" để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm. + Bước 2: So sánh Số tồn đầu kỳ và các chứng từ thu, chi tiền gửi trước thời điểm này với sao kê ngân hàng để tìm ra chênh lệch, sau đó chỉnh sửa lại cho đúng thực tế. d.3. Kiểm tra số dư trên sổ quỹ và sổ tiền mặt Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ không khớp với Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): Phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Loại tiền và Số tiền chênh lệch vào cuối kỳ. CHÚ Ý: Phần mềm chỉ hiển thị báo cáo này trong trường hợp Thủ quỹ có sử dụng phần mềm để ghi sổ quỹ (trên menu "Hệ thống" => "Tùy chọn" => "Ẩn/hiện nghiệp vụ" có tích chọn ô Thủ quỹ có tham gia hệ thống). Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách: - Vào phân hệ "Quỹ" => ấn "Kiểm kê". - Chọn mốc thời gian và Loại tiền muốn đối chiếu số liệu trên Sổ quỹ với Sổ kế toán tiền mặt. + Chọn Mốc thời gian theo tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách. + Chọn Loại tiền giống với loại tiền bị âm trên báo cáo. - Các bạn ấn "Đồng ý". - Sau đó ấn "Đối chiếu". Phần mềm hiển thị danh sách các chứng từ có chênh lệch giữa Sổ kế toán và Sổ quỹ. - Kiểm tra các chứng từ này để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể xảy ra các trường hợp sau: + Sai lệch số tiền giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng thực tế. + Sai lệch ngày chứng từ giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng thực tế. 3. Cách kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách Kho, mua hàng
c.1 VTHH số lượng bằng 0 nhưng giá trị khác 0 hoặc Số lượng âm hoặc giá trị âm Trường hợp trong kỳ có vật tư hàng hóa (VTHH) có số lượng bằng 0 mà giá trị khác 0 hoặc có tồn số lượng âm hoặc có tồn giá trị âm (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): Phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Hàng hóa, Kho, Số lượng tồn và Giá trị tồn của VTHH có sai sót. Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế theo 1 trong 2 trường hợp sau: Trường hợp 1: Số lượng tồn kho bằng 0 nhưng giá trị tồn kho khác 0 - Với đơn vị áp dụng Phương pháp Bình quân cuối kỳ Nguyên nhân sai sót: Trong kỳ giá nhập kho biến động lớn nên giá xuất có sự chênh lệch lớn. Vì vậy, tại 1 thời điểm trong kỳ xảy ra tình trạng số lượng tồn kho hết, giá trị tồn kho âm hoặc dương nhưng cuối kỳ khi số lượng hết thì giá trị sẽ hết. Hướng dẫn xử lý: + Cách 1:
+ Cách 2:
- Với đơn vị áp dụng phương pháp Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước hoặc Đích danh Nguyên nhân sai sót: Do Kế toán sửa lại số dư đầu kỳ hoặc chèn các chứng từ nhập, xuất kho vào ngày trước của các chứng từ đã nhập trước đó nhưng chưa thực hiện tính lại giá xuất kho Hướng dẫn xử lý: + Vào menu "Nghiệp vụ" => chọn "Kho" => chọn "Tính giá xuất kho". CHÚ Ý: Nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra. Nếu tính xong rồi kiểm tra báo cáo thấy đúng mới tính hết cho các mã vào thời điểm sau (Nếu có thời gian rảnh có thể chọn tính giá với dữ liệu lớn). Tránh việc dữ liệu lớn thì khi tính lại cho tất cả các mã hàng tại thời điểm đó sẽ gây gián đoạn công việc. Trường hợp 2: Số lượng tồn âm hoặc Giá trị tồn âm Các nguyên nhân thường gặp dẫn đến sai sót: - Nguyên nhân 1 Mô tả: Dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn, nên nếu xuất quá số lượng tồn thì khi xuất kho chương trình sẽ không cảnh báo khi xuất âm kho. Vì vậy cuối kỳ trên báo cáo kho số lượng âm và giá trị âm. Hướng dẫn xử lý: + Bước 1: Vào "Hệ thống" => "Tùy chọn" => "Vật tư hàng hóa" => bỏ chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn". + Bước 2: Bảo trì cơ sở dữ liệu để chương trình kiểm tra chứng từ đang bị xuất âm và thông báo kết quả. Kế toán kiểm tra, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0. + Bước 3: Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một. - Nguyên nhân 2 Mô tả: Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương Hướng dẫn xử lý: Vào menu "Nghiệp vụ" => " Kho" => "Tính giá xuất kho". Thực hiện tính lại giá xuất kho và chọn là Tính theo kho để chương trình tính lại giá bình quân trên từng kho. - Nguyên nhân 3 Mô tả: Dữ liệu đa chi nhánh, có các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh sử dụng chung mã kho nên khi tính giá chương trình sẽ tính bình quân trên các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Vì vậy khi xem báo cáo kho của từng chi nhánh thì có chi nhánh này âm, chi nhánh kia dương. Hướng dẫn xử lý: Tạo mỗi chi nhánh 1 mã kho khác nhau. Khi hạch toán của chi nhánh nào thì vào đúng mã kho của chi nhánh đấy. Ví dụ: Chi nhánh Hà Nội đặt kho là 156_HAN, Chi nhánh Hồ Chí Minh là 156_HCM. CHÚ Ý: Để kiểm tra phương pháp tính giá xuất kho đơn vị đang áp dụng, vào menu "Tệp" => "Thông tin dữ liệu". c.2 Các chứng từ xuất kho có thể chưa được tính giá xuất kho dẫn đến giá trị xuất kho bị sai Trường hợp trong kỳ có vật tư hàng hóa (VTHH) có đơn giá xuất kho bằng 0 (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách), chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ xuất kho và VTHH có đơn giá xuất kho bằng 0 (thường đối với đơn vị áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ) .png) Trường hợp này Kế toán cần thực hiện tính lại giá xuất kho bằng cách: Vào menu "Nghiệp vụ" => "Kho" => "Tính giá xuất kho". Cách tính giá xuất kho như sau: - Tại phân hệ "Kho" => chọn chức năng "Tính giá xuất kho" bên thanh tác nghiệp. - Phương pháp bình quân cuối kỳ. + Đối với phương pháp bình quân cuối kỳ, cần lựa chọn tính giá theo kho hay không theo kho. Nếu tính giá theo kho thì giá của từng vật tư sẽ được tính bình quân trên từng kho, nếu tính giá không theo kho thì giá của từng vật tư sẽ được tính bình quân trên tất cả các kho. + Đối với dữ liệu đa chi nhánh, giá của từng vật tư sẽ được tính chung cho tất cả các chi nhánh phụ thuộc. - Phương pháp bình quân tức thời. + Đối với phương pháp bình quân tức thời, khi ghi sổ từng chứng từ xuất kho, chương trình luôn cập nhật giá xuất cho phiếu xuất đó. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, có thể phát sinh sửa hoặc chèn thêm chứng từ ở trước các phiếu xuất đã được tính giá, khi đó cần phải thực hiện tính giá xuất kho để tính lại giá cho các phiếu xuất phía sau. + Tùy chọn Tính theo kho hoặc Tính giá không theo kho sẽ được tích tự động theo thiết lập ở menu "Hệ thống" => "Tùy chọn" => "Vật tư hàng hóa". + Đối với dữ liệu đa chi nhánh, giá của từng vật tư sẽ được tính độc lập theo từng kho và từng chi nhánh. - Phương pháp nhập trước xuất trước. + Đối với phương pháp nhập trước xuất trước, khi ghi sổ từng chứng từ xuất kho, chương trình luôn cập nhật giá xuất cho phiếu xuất đó. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, có thể phát sinh sửa hoặc chèn thêm chứng từ ở trước các phiếu xuất đã được tính giá, khi đó cần phải thực hiện tính giá xuất kho để tính lại giá cho các phiếu xuất phía sau. + Đối với dữ liệu đa chi nhánh: giá của từng vật tư sẽ được tính độc lập theo từng kho và từng chi nhánh. - Phương pháp đích danh + Đối với phương pháp đích danh, khi ghi sổ từng chứng từ xuất kho, chương trình luôn cập nhật giá xuất cho phiếu xuất đó. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc có thể phát sinh lỗi nên cần thực hiện tính giá xuất kho để đảm bảo tính đúng đắn của giá xuất. CHÚ Ý: Với phương pháp tính giá bình quân tức thời, nhập trước xuất trước:
c.3 Chứng từ nhập, xuất kho nhưng hạch toán vào tài khoản khác tài khoản kho (152, 155…) dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái và sổ kho Trường hợp trong kỳ có chứng từ nhập/xuất kho nhưng không hạch toán vào tài khoản kho, phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ nhập/xuất kho, VTHH và tài khoản hạch toán có sai sót. CHÚ Ý:
Trường hợp này Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho chính xác bằng cách: - Các bạn ấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra. - Sửa lại tài khoản hạch toán trên chứng từ cho đúng thực tế: + Với chứng từ nhập kho, hạch toán lại Tài khoản Nợ vào tài khoản kho tương ứng (Ví dụ: Nợ TK 152, 156…) + Với chứng từ xuất kho, hạch toán lại Tài khoản Có vào tài khoản kho tương ứng (Ví dụ: Có TK 152, 156…) c.4 Chứng từ hạch toán vào TK kho nhưng trên các loại chứng từ khác nhập, xuất kho dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái và sổ kho Trường hợp trong kỳ có chứng từ hạch toán vào tài khoản kho nhưng lại hạch toán trên các chứng từ khác chứng từ nhập/xuất kho, dẫn đến chênh lệch giữa Sổ kế toán tài khoản Kho và Sổ kho. Khi đó, phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ và tài khoản hạch toán có sai sót. CHÚ Ý:
Trường hợp này Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho chính xác bằng cách: - Các bạn ấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra. - Chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế: + Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng. + Nếu hạch toán đúng tài khoản thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ nhập/xuất kho tương ứng. c.5 Chênh lệch chi phí mua trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí Trên báo cáo 3.5 Chênh lệch chi phí mua trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí, chương trình lấy lên danh sách Chứng từ mua hàng có chênh lệch với các Chứng từ chi phí mua hàng dùng để phân bổ cho các chứng từ mua hàng này. Phần mềm hiển thị số tiền chênh lệch tại cột "Chênh lệch". - Nguyên nhân chênh lệch thường gặp: + Sau khi thực hiện phân bổ chi phí mua hàng, Kế toán sửa lại thông tin tại cột "Chi phí mua hàng" trên tab "Hàng tiền", làm sai lệch với số tiền trên cột "Số phân bổ" lần này trên tab "Chi phí". + Khi lập chứng từ mua hàng, Kế toán tự nhập thông tin tại cột "Chi phí mua hàng" trên tab "Hàng tiền", mà không thực hiện chọn Chứng từ chi phí để phân bổ. - Hướng dẫn xử lý: + Xem tại cột "Chênh lệch" để biết các chứng từ có chênh lệch. + Tại phần Chứng từ mua hàng, ấn vào Số chứng từ để mở chứng từ mua hàng lên kiểm tra số tiền phân bổ tại cột "Số phân bổ lần này" trên tab "Chi phí".
c.6 Chứng từ hạch toán nhầm TK công nợ/TK tiền/TK thuế là TK kho Trường hợp trong kỳ có chứng từ nhập kho/xuất kho hạch toán nhầm tài khoản đối ứng với tài khoản kho thành bút toán Nợ TK kho/Có TK kho. Khi đó, phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ và tài khoản hạch toán có sai sót. CHÚ Ý: - Kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách. - Tài khoản kho là các TK 15x (trừ TK 154) Trường hợp này Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho chính xác bằng cách: - Các bạn ấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra. - Chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế: + Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng:
+ Nếu là nghiệp vụ chuyển kho nhưng hạch toán nhầm loại chứng từ thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ chuyển kho. c.7 Chênh lệch nhập, xuất kho giữa sổ kho thủ kho và sổ kế toán CHÚ Ý: Nếu các bạn không sử dụng phân hệ Thủ kho trên phần mềm MISA SME thì có thể bỏ qua thông báo này mà không cảnh hướng đến báo cáo tài chính Trường hợp trong kỳ có chênh lệch về số lượng vật tư hàng hóa (VTHH) nhập/xuất kho giữa Sổ kho và Sổ kế toán (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ và số lượng nhập/xuất có chênh lệch. CHÚ Ý: Chương trình chỉ hiển thị báo cáo này trong trường hợp Thủ kho có sử dụng phần mềm để ghi sổ kho (trên menu "Hệ thống" => "Tùy chọn" => "Ẩn/hiện nghiệp vụ" có tích chọn ô Thủ kho có tham gia hệ thống). Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng theo một trong các trường hợp sau: - Chứng từ đã ghi lên sổ kế toán nhưng chưa được ghi vào sổ kho. + Giải pháp: Nhấn vào Số chứng từ để kiểm tra nội dung chi tiết của chứng từ, nếu là chứng từ hợp lệ nhưng quên chưa ghi vào sổ kho thì vào phân hệ Thủ kho để thực hiện ghi sổ chứng từ này vào sổ kho. Xem hướng dẫn ghi sổ kho tại đây. - Chứng từ đã ghi lên sổ kho nhưng bị bỏ ghi hoặc xóa trên sổ kế toán. + Giải pháp: Nhấn vào Số chứng từ để kiểm tra nội dung chi tiết của chứng từ:
- Số lượng nhập/xuất kho ghi trên sổ kế toán và sổ kho lệch nhau. + Giải pháp: Kiểm tra lại và chỉnh sửa lại Số lượng trên chứng từ cho đúng thực tế. c.8 Chứng từ chi phí mua hàng chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết Chứng từ chi phí mua hàng chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết chương trình lấy lên danh sách các chứng từ bao gồm: - Chứng từ mua dịch vụ: có tích chọn Là chi phí mua hàng, chưa được phân bổ hoặc đã phân bổ nhưng chưa hết (Cả phí hải quan và phí mua hàng) - Chứng từ mua hàng: Có chứa mặt hàng Mã hàng là CPMH, Chưa phân bổ hết giá trị của CPMH Kiểm tra lại các chứng từ chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết. Trong đó: - Nếu thuộc một trong các trường hợp sau thì chứng từ chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết vẫn được coi là hợp lý, như: + Chưa phân bổ do Hóa đơn chi phí mua hàng về trước hóa đơn mua hàng + Chưa phân bổ hết do Chứng từ chi phí phân bổ cho cùng lúc nhiều chứng từ mua hàng, trong đó có chứng từ mua hàng về trước, có chứng từ mua hàng về sau + … - Nếu chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết do bỏ sót thì thực hiện phân bổ. c.9 Chứng từ chi phí phân bổ cho các chứng từ mua hàng khác năm Báo cáo hiển thị các Chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng, có năm hạch toán khác với năm của chứng từ mua hàng được phân bổ Các bạn ấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi phí và chứng từ mua hàng lên kiểm tra. Nếu có sai sót, thực hiện phân bổ lại và chọn đúng Chứng từ mua hàng tương ứng với Chứng từ chi phí. 4. Cách kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách Công nợ- Vào menu "Trợ giúp" => "Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán" => "Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách". - Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Tại mục 4. Công nợ: + Nếu có nhu cầu theo dõi công nợ theo hóa đơn thì tích chọn "Có theo dõi công nợ theo hóa đơn", phần mềm sẽ kiểm tra và hiển thị thêm Danh sách chứng từ công nợ, thanh toán chưa đối trừ chứng từ . + Các bạn ấn "Kiểm tra ngay". .png) - Phần mềm hiển thị báo cáo kiểm tra các nội dung sau đây:
- Trường hợp có khách hàng/nhà cung cấp bị trùng mã số thuế (trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp), phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp và Mã số thuế bị trùng. .png) Nguyên nhân và giải pháp: a.1. Thông thường việc trùng mã số thuế là do cùng 1 khách hàng, nhà cung cấp nhưng khai báo thành nhiều mã khác nhau. Dẫn đến công nợ, số thu, số trả có thể hạch toán lẫn lộn vào các mã này dẫn đến sai lệch số liệu công nợ. \=> Trường hợp này Kế toán có thể gộp mã khách hàng, nhà cung cấp thành 1 mã duy nhất để đảm bảo công nợ phản ánh đúng bằng cách vào menu "Danh mục" => "Đối tượng" => "Khách hàng" hoặc "Nhà cung cấp", trên danh sách Khách hàng, nhà cung cấp chọn khách hàng\NCC cần gộp mã kích chuột phải chọn chức năng "Gộp". Hướng dẫn Gộp Khách Hàng: Cho phép gộp thông tin của nhiều khách hàng thành một khách hàng duy nhất. Cách thao tác: - Vào menu "Danh mục" => "Đối tượng" => "Khách hàng". - Chọn khách hàng trên danh sách, sau đó ấn chuột phải chọn chức năng "Gộp". - Ấn chức năng "Chọn khách hàng" trên giao diện gộp khách hàng. - Tích chọn khách hàng sẽ được gộp thành, sau đó ấn "Đồng ý". - Chọn xong khách hàng, ấn "Gộp". Hướng dẫn Gộp Nhà cung cấp: Cho phép gộp thông tin của nhiều nhà cung cấp thành một nhà cung cấp duy nhất. Cách thao tác: - Vào menu "Danh mục" => "Đối tượng" => "Nhà cung cấp". - Chọn nhà cung cấp trên danh sách, sau đó ấn chuột phải chọn chức năng "Gộp". - Nhấn chức năng "Chọn nhà cung cấp" trên giao diện gộp nhà cung cấp. - Tích chọn nhà cung cấp sẽ được gộp thành, sau đó ấn "Đồng ý". - Chọn xong nhà cung cấp, ấn "Gộp". a.2. Trường hợp do nhập sai mã số thuế 1 khách hàng, nhà cung cấp nào đó thì kế toán vào danh mục khách hàng, nhà cung cấp sửa lại mã số thuế đúng.
Đối với đơn vị theo dõi công nợ theo hóa đơn, nếu còn tồn tại các chứng từ chưa được đối trừ thì có thể dẫn đến sai công nợ theo hóa đơn. Trường hợp trong kỳ còn có các chứng từ công nợ, thanh toán của cùng một đối tượng chưa được đối trừ với nhau, phần mềm sẽ hiển thị báo cáo thể hiện chi tiết danh sách các chứng từ này. Nguyên nhân thường gặp: b.1. Đơn vị thu tiền, chi trả tiền trước khi xuất hóa đơn, sau khi xuất hóa đơn không thực hiện đối trừ chứng từ thanh toán với chứng từ công nợ. b.2. Thực hiện thu/chi tiền bằng các chứng từ thu/chi thông thường mà không sử dụng chứng từ thu tiền khách hàng, trả tiền nhà cung cấp và sau đó không thực hiện đối trừ với chứng từ công nợ. Giải pháp: Vào phân hệ "Mua hàng" hoặc "Bán hàng" => chọn "Đối trừ chứng từ", và thực hiện đối trừ chứng từ theo từng đối tượng khách hàng/nhà cung cấp mà báo cáo liệt kê. Hướng dẫn đối trừ chứng từ công nợ của khách hàng. Cho phép đối trừ giữa chứng từ công nợ với chứng từ thanh toán của từng khách hàng, nhằm mục đích theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo từng chứng từ bán hàng của từng khách hàng cụ thể. Cách thao tác: - Tại phân hệ "Bán hàng" => chọn chức năng "Đối trừ chứng từ" bên thanh tác nghiệp (hoặc vào menu "Nghiệp vụ" => "Bán hàng" => "Đối trừ chứng từ"). - Lựa chọn khách hàng, tài khoản phải thu và loại tiền, sau đó ấn "Lấy dữ liệu" => hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ thoả mãn điều kiện đã chọn. - Các bạn ấn "Đóng" để kết thúc chức năng đối trừ chứng từ bán hàng cho khách hàng. CHÚ Ý: + Để sửa lại nội dung các chứng từ thanh toán và công nợ đã được chọn để đối trừ công nợ, cần phải thực hiện bỏ chức năng "Bỏ đối trừ" đối với khách hàng đã chọn đối trừ trước đó. + Khi thực hiện đối trừ công nợ với đồng tiền là ngoại tệ, nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá giữa chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ, sau khi kế toán ấn chọn "Đối trừ" => hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá. Hướng dẫn đối trừ chứng từ công nợ của nhà cung cấp. Cho phép đối trừ giữa chứng từ công nợ với chứng từ thanh toán của từng nhà cung cấp, nhằm mục đích theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo từng chứng từ mua hàng của từng nhà cung cấp cụ thể. Cách thao tác: - Tại phân hệ "Mua hàng" => chọn chức năng "Đối trừ chứng từ" bên thanh tác nghiệp (hoặc vào menu "Nghiệp vụ" => "Mua hàng" => "Đối trừ chứng từ"). - Lựa chọn nhà cung cấp, tài khoản phải trả và loại tiền, sau đó ấn "Lấy dữ liệu" => hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ thoả mãn điều kiện đã chọn. - Các bạn ấn "Đóng" để kết thúc chức năng đối trừ chứng từ mua hàng cho nhà cung cấp. CHÚ Ý: + Để sửa lại nội dung các chứng từ thanh toán và công nợ đã được chọn để đối trừ công nợ, kế toán cần phải thực hiện bỏ chức năng "Bỏ đối trừ" đối với nhà cung cấp đã chọn đối trừ trước đó. + Khi thực hiện đối trừ công nợ với đồng tiền là ngoại tệ, nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá giữa chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ, sau khi kế toán ấn chọn "Đối trừ" => hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá.
Trường hợp trong kỳ có các chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa, phần mềm sẽ hiển thị báo cáo thể hiện chi tiết danh sách các chứng từ này.
Thông thường khi đã lập chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ thì sẽ không thể bỏ ghi hay xóa được chứng từ công nợ này. Tuy nhiên vẫn có những thao tác không chính thống làm cho các chứng từ công nợ này bị bỏ ghi hay xóa. Ví dụ: Kế toán lập chứng từ Bán hàng, sau đó lập chứng từ thu tiền khách hàng cho chứng từ bán hàng này. Tiếp theo Kế toán sửa lại các chứng từ nhập, xuất kho hàng hóa phát sinh trước ngày hạch toán chứng từ bán hàng này làm cho hàng hóa xuất bán trên chứng từ bị âm. Khi đó, nếu Kế toán lại thực hiện bảo trì dữ liệu thì chứng từ này sẽ bị bỏ ghi và có thể xóa được.
c.1 Ấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên, tại mục tham chiếu, ấn vào số chứng từ để mở chứng từ công nợ lên kiểm tra chi tiết. c.2 Nếu chứng từ công nợ chỉ bị Bỏ ghi: Kiểm tra và chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế, sau đó Ghi sổ lại. c.3 Nếu chứng từ công nợ đã bị Xóa: - Lập lại chứng từ công nợ theo đúng thực tế. - Xóa chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ đã bị xóa. - Lập chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá mới chọn đến chứng từ công nợ mới lập.
Trường hợp trong kỳ có các chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa, phần mềm sẽ hiển thị báo cáo thể hiện chi tiết danh sách các chứng từ này.
Thông thường khi đã lập chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ thì sẽ không thể bỏ ghi hay xóa được chứng từ công nợ này. Tuy nhiên có thể có những thao tác không chính thống gây ra lỗi phần mềm làm cho các chứng từ công nợ này bị bỏ ghi hay xóa.
d.1 Nếu chứng từ công nợ chỉ bị Bỏ ghi: Kiểm tra và chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế, sau đó Ghi sổ lại. d.2 Nếu chứng từ công nợ đã bị Xóa: - Lập lại chứng từ công nợ theo đúng thực tế. - Xóa chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ đã bị xóa. - Lập chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá mới chọn đến chứng từ công nợ mới lập.
Trong kỳ, báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn bị lệch so với sổ chi tiết công nợ phải thu - Nguyên nhân và giải pháp: + Sai lệch là do số dư đầu kỳ công nợ khách hàng nhập chi tiết theo hóa đơn không khớp với số tổng dư Nợ của khách hàng bên ngoài. Mô tả Nguyên nhân và giải pháp
\=> Báo cáo Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn bị lệch thiếu phần hóa đơn phải thu đầu kỳ so với báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu.
- Khi xem báo cáo Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn, tại mục "Thống kê" theo chọn “Lấy hóa đơn trong kỳ và hóa đơn còn phải thu đầu kỳ”
Cách kiểm tra: - Vào "Nghiệp vụ" => "Nhập số dư ban đầu", tab "Công nợ khách hàng" => chọn đến khách hàng đang kiểm tra. - Các bạn ấn vào phần Nhập chi tiết công nợ để kiểm tra số liệu ở tab 2.Chi tiết theo hóa đơn với công nợ tổng có khớp không
- Kiểm tra số dư đầu kỳ, nếu số liệu công nợ tổng hợp so với công nợ chi tiết theo hóa đơn lệch nhau thì cần sửa lại cho khớp.
- Để kiểm tra và xử lý các chứng từ công nợ, thanh toán chưa được đối trừ vào "Tiện ích" => "Kiểm tra, đối chiếu chứng từ sổ sách" => 4. Công nợ
- Vào "Báo cáo" => "Bán hàng" => "Sổ chi tiết công nợ phải thu", lọc cột "Loại chứng từ" là “Hàng bán bị trả lại – giảm trừ công nợ” - Kiểm tra lại chứng từ trả lại hàng bán đó có trả lại cho các chứng từ bán hàng thu tiền ngay không. Nếu có nhưng không trả lại tiền mà dùng để đối trừ công nợ sau thì: + Xóa chứng từ trả lại hàng bán + Lập lại chứng từ trả lại hàng bán: Chọn Giảm trừ công nợ, tự nhập tay các thông tin trên chứng từ hàng bán bị trả lại (không chọn từ chứng từ bán hàng), để đối trừ với các chứng từ bán hàng chưa thu tiền sau này. 5. Cách kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách Tài sản cố địnhHướng dẫn
d.1 Chênh lệch số dư giữa danh sách TSCĐ với số dư ban đầu TK nguyên giá, hao mòn lũy kế dẫn đến sai lệch giữa sổ tài sản và sổ cái Hướng dẫn Trường hợp trong kỳ Số dư ban đầu của các TK nguyên giá, hao mòn lũy kế trên Sổ cái có chênh lệch với Tổng nguyên giá, tổng hao mòn lũy kế của các TSCĐ đầu kỳ trên Sổ tài sản thì: Phần mềm sẽ hiển thị báo cáo thể hiện chi tiết các tài khoản có chênh lệch. Trường hợp này Kế toán cần kiểm tra Số dư trên sổ tài sản và Số dư trên sổ cái của từng tài khoản được liệt kê: - Kiểm tra Số dư trên sổ tài sản \=> Nếu Số dư trên sổ tài sản có sai sót thì cần chỉnh sửa, bổ sung như sau: + Nếu khai báo thiếu TSCĐ đầu kỳ, cần khai báo bổ sung. + Nếu TSCĐ đầu kỳ bị khai báo sai hoặc trùng thì cần chỉnh sửa lại hoặc xóa bỏ TSCĐ đầu kỳ (nếu khai báo trùng). - Kiểm tra Số dư trên sổ cái của từng tài khoản được liệt kê. \=> Nếu Số dư trên sổ cái có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. d.2. Chứng từ hạch toán mua tài sản cố định nhưng quên chưa ghi tăng trên sổ TSCĐ hoặc do chưa chọn nguồn hình thành của TSCĐ, có thể dẫn đến lệch giữa sổ tài sản và sổ cái Trường hợp trong kỳ có chứng từ hạch toán mua Tài sản cố định (TSCĐ) nhưng quên chưa ghi tăng vào sổ TSCĐ hoặc chưa chọn nguồn hình thành của TSCĐ (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): Phần mềm sẽ hiển thị báo cáo thể hiện thông tin các chứng từ hạch toán mua TSCĐ có sai sót. Trường hợp này Kế toán thực hiện như sau: - Ấn vào số chứng từ để mở chứng từ hạch toán mua TSCĐ lên kiểm tra: + Nếu không đúng nghiệp vụ mua TSCĐ thì chỉnh sửa lại tài khoản hạch toán cho đúng thực tế. (Không hạch toán vào bên Nợ TK211x; 212x; 213x). + Nếu đúng là nghiệp vụ mua TSCĐ thì thực hiện tiếp bước bên dưới. - Vào phân hệ "Tài sản cố định" => chọn tab "Ghi tăng" => kiểm tra xem đã lập chứng từ ghi tăng TSCĐ mua ở trên hay chưa? + Nếu chưa, lập chứng từ ghi tăng TSCĐ theo hướng dẫn tại đây.
Lưu ý: + Trường hợp muốn lấy thông tin TSCĐ đã khai báo từ sổ này sang sổ khác, Kế toán có thể sử dụng chức năng Lấy TSCĐ từ hệ thống quản trị (hoặc ngược lại). Đồng thời không được đặt mã tài sản trùng nhau giữa các chi nhánh và hệ thống sổ. + Với các tài sản cũ đã hết khấu hao nhưng vẫn được sử dụng hoặc chưa khấu hao hết nhưng bị mất… nếu đơn vị vẫn muốn theo dõi trên sổ tài sản, thì khi ghi tăng sẽ chọn Tình trạng ghi tăng là Cũ, đồng thời tích chọn vào thông tin Không tính khấu hao. + Có thể đính kèm các tài liệu như Biên bản giao nhận tài sản, Hồ sơ kỹ thuật,…vào thông tin TSCĐ được ghi tăng để tiện tra cứu khi cần.
Lưu ý: + Với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý.
+ Nếu đã lập chứng từ ghi tăng TSCĐ: Mở chứng từ ghi tăng lên, chọn tab "Nguồn gốc hình thành" => sau đó chọn chứng từ mua TSCĐ ở bước 1 vào danh sách chứng từ hình thành nên nguyên giá TSCĐ. CHÚ Ý: Xem hướng dẫn về trường hợp Tổng số tiền của các chứng từ trên nguồn gốc hình thành không bằng nguyên giá của TSCĐ tại đây. Khi Ghi tăng TSCĐ, nếu nguyên giá TSCĐ không bằng tổng số tiền của các chứng từ nguồn gốc hình thành thì chương trình sẽ xuất hiện thông báo như sau: Theo hướng dẫn tại thông tư 45/2013/TT-BTC về việc xác định nguyên giá TSCĐ: “Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng”. Theo quy định tại điều 3 thông tư này thì một trong các tiêu chuẩn để được coi là TSCĐ đó là: “Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên” . Để giúp Kế toán kiểm soát chặt chẽ việc xác định nguyên giá TSCĐ, đảm bảo nguyên giá TSCĐ được xác định đúng và đủ, tuân thủ các quy định về chế độ quản lý, sử dụng TSCĐ. Phần mềm bổ sung tab "Nguồn gốc hình thành" để tập hợp tất cả các chứng từ hình thành nên nguyên giá TSCĐ. \=> Cách khắc phục: - Trường hợp 1: Do chưa chọn đầy đủ chứng từ hình thành nên TSCĐ. + Tại tab 4. Nguồn gốc hình thành => ấn "Chọn chứng từ"… + Chọn "Loại chứng từ" => "Khoảng thời gian" và ấn "Lấy dữ liệu". + Tích chọn đầy đủ các chứng từ hình thành nên TSCĐ (VD: chứng từ mua TSCĐ, phiếu chi vận chuyển, phí lắp đặt vận hành chạy thử TSCĐ…), sau đó ấn "Đồng ý". - Trường hợp 2: Do chọn nhầm chứng từ hình thành TSCĐ. + Các bạn ấn chuột phải vào chứng từ bị sai => ấn "Loại bỏ". d.3. TSCĐ đã ghi tăng vào sổ TSCĐ nhưng quên chưa hạch toán hoặc do chưa chọn nguồn gốc hình thành, có thể dẫn đến lệch giữa sổ tài sản và sổ cái Trường hợp trong kỳ có Tài sản cố định (TSCĐ) đã ghi tăng vào sổ TSCĐ nhưng quên chưa hạch toán hoặc do chưa chọn nguồn gốc hình thành (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách), phần mềm sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện chứng từ ghi tăng TSCĐ có sai sót. Trường hợp này Kế toán thực hiện như sau: - Các bạn ấn vào "Số chứng từ" để mở chứng từ ghi tăng TSCĐ lên. - Chọn tab "Nguồn gốc hình thành" => ấn "Chọn chứng từ" để chọn các chứng từ hạch toán tăng TSCĐ tương ứng. CHÚ Ý: Tập hợp đủ chứng từ hình thành nên nguyên giá TSCĐ, tổng Số tiền tại tab "Nguồn gốc hình thành = Nguyên giá" tại tab "TT khấu hao". - Trường hợp không tìm thấy chứng từ để chọn vào nguồn gốc hình thành thì có thể do 1 trong các nguyên nhân: Hạch toán nhầm tài khoản khác TK nguyên giá TSCĐ (211, 212, 213, 217); hạch toán sai kỳ; chứng từ hạch toán đã bị bỏ ghi hoặc chưa lập chứng từ hạch toán. Trường hợp này cần thực hiện tiếp các bước sau. - Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm chứng từ. Gợi ý cách tìm kiếm: + Nếu nghi ngờ chứng từ Hạch toán nhầm tài khoản khác TK nguyên giá TSCĐ (211, 212, 213, 217) hoặc Bị bỏ ghi => Tìm kiếm theo Ngày hạch toán và Số tiền trước thuế (Dựa vào bộ chứng từ gốc để biết được ngày hạch toán tăng TSCĐ và số tiền ghi tăng), chọn tìm kiếm Tất cả chứng từ. Nếu tìm thấy chứng từ hạch toán thì sửa lại TK nợ vào TK nguyên giá TSCĐ. + Nếu nghi ngờ chứng từ bị Hạch toán sai kỳ => Tìm kiếm theo Số tiền trước thuế. Nếu tìm thấy chứng từ hạch toán thì sửa lại ngày hạch toán cho đúng. - Nếu chưa lập chứng từ hạch toán thì lập bổ sung, sau đó mở chứng từ ghi tăng TSCĐ lên để chọn chứng từ hạch toán mới lập vào tab "Nguồn gốc hình thành". CHÚ Ý: Xem hướng dẫn Cách tìm kiếm chứng từ dưới đây: Cho phép tìm kiếm chứng từ theo nhiều tiêu chí, phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, kiểm soát số liệu, đồng thời có thể xuất khẩu các chứng từ tìm kiếm được ra file .xml để nhập khẩu vào dữ liệu kế toán khác làm việc. Các bước thực hiện như sau: - Ấn "Tìm chứng từ" (hoặc vào menu "Tiện ích" => "Tìm chứng từ"). - Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ. + Có thể tìm kiếm theo nhiều điều kiện cùng lúc bằng cách thiết lập điều kiện sau đó ấn "Thêm". Lưu ý: Trường hợp muốn thay đổi lại điều kiện lọc đã thiết lập thực hiện như sau: + Tại mục "Các điều kiện đã chọn" => chọn điều kiện lọc muốn thay đổi. + Tại mục "Chọn điều kiện tìm kiếm" => thiết lập lại điều kiện tìm kiếm. + Và ấn "Cập nhật". - Ấn "Tìm kiếm" => phần mềm sẽ hiển thị danh sách kết quả tìm kiếm. - Có thể lựa chọn cách hiển thị kết quả tìm kiếm nhóm theo chứng từ hay không bằng cách tích chọn/bỏ tích chọn ô "Nhóm theo chứng từ". CHÚ Ý: Có thể xuất khẩu kết quả tìm kiếm ra file excel bằng cách ấn "Xuất khẩu Excel" hoặc xuất khẩu toàn bộ chứng từ tìm kiếm được ra file .xml để nhập khẩu vào dữ liệu khác làm việc bằng cách ấn "Xuất khẩu". Chứng từ đối trừ là gì?Cho phép đối trừ giữa chứng từ công nợ với chứng từ thanh toán của từng khách hàng, nhằm mục đích theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo từng chứng từ bán hàng của từng khách hàng cụ thể. Đối trừ công nợ trên MISA để làm gì?Đối trừ công nợ là việc đối tác của công ty bạn vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Do đó thay vì công ty thanh toán tiền qua ngân hàng để thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp. Thì bạn chỉ cần thực hiện bút toán đối trừ công nợ. Số hiệu NVK là gì?· NVK là ký hiệu chung cho các nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp Bộ khác. Chứng từ nghiệp vụ khác là gì?- Chứng từ nghiệp vụ khác: Là các chứng từ nhằm phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ trích lương phải trả cho nhân viên các bộ phận. Bao gồm các khoản trích sau: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm tai nạn, tiền thuế môn bài phải nộp, tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng quý. |
