Có nhiều lý do tại sao giao tiếp giữa các cá nhân có thể không được như ý muốn. Trong nhiều cuộc trao đổi, thông điệp [những gì được nói] có thể không được nhận chính xác theo cách mà người nói dự định. Do đó, điều quan trọng là người giao tiếp phải tìm kiếm phản hồi để kiểm tra xem thông điệp của họ có được hiểu rõ ràng hay không.
Các kỹ năng Lắng nghe , chứng tỏ và Phản ứng Chủ động có thể hữu ích nhưng người giao tiếp có kỹ năng cũng cần nhận thức được những rào cản đối với giao tiếp hiệu quả và cách tránh hoặc vượt qua những điều đó.
Có nhiều rào cản trong giao tiếp và những rào cản này có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào của quá trình giao tiếp. Các rào cản có thể dẫn đến việc thông điệp của bạn bị bóp méo và do đó bạn có nguy cơ lãng phí cả thời gian hoặc tiền bạc do gây nhầm lẫn và hiểu nhầm thông điệp.
Giao tiếp hiệu quả liên quan đến việc vượt qua những rào cản này và truyền tải một thông điệp rõ ràng chi tiết và ngắn gọn.
Các rào cản trong giao tiếp cá nhân
- Việc sử dụng biệt ngữ. Các thuật ngữ quá phức tạp, không quen thuộc và kỹ thuật.
- Những rào cản và cấm kỵ trong tình cảm. Một số người có thể cảm thấy khó thể hiện cảm xúc của họ và một số chủ đề có thể hoàn toàn ‘vượt quá giới hạn’ hoặc cấm kỵ. Các chủ đề cấm kỵ khó hiểu có thể bao gồm, nhưng không giới hạn như, chính trị, tôn giáo, khuyết tật [tinh thần và thể chất], tình dục và xã giao, phân biệt chủng tộc và bất kỳ quan điểm nào có thể được coi là không được ưa chuộng.
- Thiếu sự chú ý, quan tâm, sao nhãng hoặc không liên quan đến người nhận.
- Sự khác biệt về nhận thức và quan điểm.
- Các khuyết tật về thể chất như các vấn đề về thính giác hoặc khó nói.
- Rào cản vật lý đối với giao tiếp hành động. Không thể nhìn thấy các tín hiệu phi ngôn ngữ, cử chỉ, tư thế và ngôn ngữ cơ thể chung có thể làm cho giao tiếp kém hiệu quả. Các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản và các phương thức giao tiếp khác dựa vào công nghệ thường kém hiệu quả hơn so với giao tiếp mặt đối mặt.
- Sự khác biệt về ngôn ngữ và khó khăn khi hiểu những giọng không quen thuộc.
- Những kỳ vọng và định kiến có thể dẫn đến những giả định sai lầm hoặc. Mọi người thường nghe những gì họ mong đợi được nghe hơn là những gì thực sự được nói và đi đến những kết luận không chính xác.
- Văn hóa khác nhau. Các chuẩn mực tương tác xã hội rất khác nhau ở các nền văn hóa khác nhau, cũng như cách thể hiện cảm xúc. Ví dụ, khái niệm về không gian cá nhân khác nhau giữa các nền văn hóa và giữa các bối cảnh xã hội khác nhau.
Một người giao tiếp có kỹ năng phải nhận thức được những rào cản trong giao tiếp này và cố gắng giảm tác động của chúng bằng cách liên tục kiểm tra sự hiểu biết và bằng cách đưa ra phản hồi thích hợp.
Phân loại các rào cản trong giao tiếp
1. Rào cản trong ngôn ngữ
Khả năng ngôn ngữ và ngôn ngữ có thể đóng vai trò như một rào cản trong giao tiếp.
Tuy nhiên, ngay cả khi giao tiếp bằng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ được sử dụng trong thông điệp có thể hoạt động như một rào cản nếu [các] người nhận không hiểu đầy đủ. Ví dụ, một thông điệp bao gồm nhiều biệt ngữ chuyên môn và từ viết tắt sẽ không thể hiểu được bởi người nhận không quen với thuật ngữ được sử dụng.
Các từ ngữ và cách diễn đạt thông tục trong khu vực có thể bị hiểu sai hoặc thậm chí bị coi là xúc phạm.
2. Rào cản tâm lý
Trạng thái tâm lý của người giao tiếp sẽ ảnh hưởng đến cách thức gửi, nhận và cảm nhận thông điệp.
Ví dụ:
Nếu ai đó bị căng thẳng, họ có thể bị bận tâm bởi những lo lắng cá nhân và không tiếp thu thông điệp như thể họ đang trong trạng thái bình thường được.
Tức giận là một ví dụ khác về rào cản tâm lý trong giao tiếp. Khi tức giận, chúng ta rất dễ nói ra những điều mà sau này chúng ta có thể hối hận, và cũng có thể hiểu sai những gì người khác đang nói.
Nói chung, những người có lòng tự trọng thấp có thể kém quyết đoán hơn và do đó có thể không cảm thấy thoải mái khi giao tiếp – họ có thể cảm thấy ngại ngùng hoặc xấu hổ khi nói ra cảm giác thực sự của mình hoặc lựa chọn những tiểu văn tiêu cực ngoài ý muốn trong các thông điệp mà họ nghe được.
3. Rào cản sinh lý
Các rào cản sinh lý đối với giao tiếp có thể xuất phát từ trạng thái thể chất của người nhận.
Ví dụ, người nhận bị giảm thính lực có thể không nắm bắt được đầy đủ nội dung của một cuộc trò chuyện bằng giọng nói, đặc biệt nếu có tạp âm xung quanh đáng kể.
4. Rào cản vật lý
Một ví dụ về rào cản vật lý đối với giao tiếp là khoảng cách địa lý giữa [các] người gửi và người nhận.
Thông tin liên lạc thường dễ dàng hơn trong khoảng cách ngắn hơn vì có nhiều kênh liên lạc hơn và yêu cầu ít công nghệ hơn. Giao tiếp lý tưởng là mặt đối mặt.
Mặc dù công nghệ hiện đại thường giúp giảm tác động của các rào cản vật lý, nhưng cần hiểu rõ ưu nhược điểm của từng kênh truyền thông để có thể sử dụng kênh phù hợp nhằm vượt qua các rào cản vật lý.
5. Rào cản có hệ thống
Các rào cản mang tính hệ thống đối với truyền thông có thể tồn tại trong các cơ cấu và tổ chức có hệ thống thông tin và kênh truyền thông không hiệu quả hoặc không phù hợp, hoặc ở nơi thiếu hiểu biết về vai trò và trách nhiệm đối với truyền thông. Trong những tổ chức như vậy, mọi người có thể không rõ vai trò của họ trong quá trình giao tiếp và do đó không biết những gì được mong đợi ở họ.
6. Rào cản theo tính cách
Rào cản theo tính cách là những hành vi hoặc nhận thức ngăn cản mọi người giao tiếp hiệu quả.
Các rào cản cơ bản đối với giao tiếp có thể là do xung đột tính cách, quản lý kém, chống lại sự thay đổi hoặc thiếu động lực . Để trở thành người tiếp nhận thông điệp hiệu quả, bạn nên cố gắng vượt qua những rào cản cơ bản của chính mình để giúp đảm bảo giao tiếp hiệu quả hơn.
Có nhiều lý do khiến cho các cuộc nói chuyện thất bại. Trong số đó, không ít thông điệp [những gì được nói] dù nói trực tiếp, song vẫn không truyền tải chính xác theo ý của người nói đến người nghe. Do đó, điều quan trọng trong giao tiếp là người nói phải tìm cách kiểm tra người nghe có hiểu rõ ràng hay không, và đưa ra những phản hồi thích hợp.
Hãy tìm hiểu những rào cản trong giao tiếp để đạt được giao tiếp hiệu quả, theo EduGarden.edu.vn.
Có nhiều rào cản trong giao tiếp, diễn ra trên mọi đối tượng, mọi nơi, và có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình giao tiếp. Đó là giao tiếp trong lớp học giữa các thầy cô với học sinh, giữa các học sinh với nhau; giao tiếp trong gia đình giữa cha mẹ và con cái; giao tiếp trong công việc giữa sếp và nhân viên, giữa các nhân viên, trên bàn đàm phán công việc giữa các công ty, giữa các quốc gia,… Các rào cản có thể dẫn đến việc thông điệp muốn chuyển tải bị bóp méo [khách quan và chủ quan] và do đó một trong hai bên, hoặc cả hai bên có nguy cơ lãng phí thời gian, tình cảm và / hoặc tiền bạc, do gây nhầm lẫn và hiểu nhầm.
Giao tiếp hiệu quả liên quan đến việc vượt qua những rào cản này và truyền tải thông điệp rõ ràng và ngắn gọn.
Hãy xem xét những rào cản ảnh hưởng đến giao tiếp hiệu quả:
1. Việc sử dụng biệt ngữ: Các thuật ngữ quá phức tạp, không quen thuộc và / hoặc kỹ thuật, chuyên ngành hẹp, không quen thuộc với người nghe. Hãy diễn đạt theo hướng đơn giản hoá, giải nghĩa cho số đông có thể hiểu rõ nội dung nếu sắc mặt hoặc ánh mắt người nghe thể hiện sự phân vân,
Chẳng hạn trong nhà bếp, khi cơm nấu bị cháy thì hãy nói “cơm khê”, đừng nói theo đúng thuật ngữ của hoá học là “cơm bị cacbon hoá”, bởi sẽ chẳng ai hiểu được nhé.
2. Một số rào cản được coi là cấm kỵ cho giao tiếp hiệu quả liên quan các chủ đề gắn với tình cảm, sở thích, sự hiểu biết hoặc quan điểm cá nhân, như là chính trị, tôn giáo, khuyết tật [cả tinh thần và thể chất], tình dục, rồi nhẹ thì phân biệt vùng miền, nặng thì phân biệt chủng tộc,…
Việc thiếu sự chú ý, quan tâm, sao nhãng hoặc đưa ra chủ đề không liên quan đến người nhận thông tin cũng bị “bắt lỗi” cơ bản trong giao tiếp.
Cũng cần hiểu rằng con người không ai giống ai, nên chắc chắn có sự khác biệt về nhận thức và quan điểm. Hãy tôn trọng sự khác biệt và tập trung vào việc tìm ra tiếng nói chung – đó mới là việc khó nhé!
3. Các khuyết tật về thể chất như các vấn đề về thính giác hoặc khó khăn khi nói. Trong các trường hợp này, vượt qua rào cản bằng cách thay thế phương tiện giao tiếp hoặc bổ sung thêm vài phương tiện nữa. Như là đừng chỉ dùng cách nghe và nói, mà hãy viết, hãy vẽ, hãy ra kí hiệu, dùng ngôn ngữ cơ thể, rồi hỏi các câu ngắn,… để người nghe đôi khi chỉ gật và lắc mà vẫn có đủ thông tin cần thiết!
4. Rào cản vật lý đối với giao tiếp không lời: Không thể nhìn thấy các tín hiệu phi ngôn ngữ, cử chỉ, tư thế và ngôn ngữ cơ thể chung có thể làm cho giao tiếp kém hiệu quả. Các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản và các phương thức giao tiếp khác dựa vào công nghệ thường kém hiệu quả hơn so với giao tiếp mặt đối mặt. Thế nhưng nếu không thể gặp nhau, như là ở hai phía Bán cầu, hay thời covid-19 thì phải làm sao? Ít nhất là bật camera để nhìn nhau, và hãy liên tục tương tác để biết chắc hai phía hiểu nhau.
5. Sự khác biệt về ngôn ngữ và khó khăn trong việc hiểu những giọng không quen thuộc. “Phương ngữ” là tiếng nói ở mỗi vùng miền trong một quốc gia còn khó nghe, nữa là quốc gia này với quốc gia khác, ngôn ngữ này với ngôn ngữ khác. Vậy nên hãy luôn trau dồi thứ ngôn ngữ toàn cầu đang sử dụng để thực sự tìm thấy “tiếng nói chung” theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng: Tiếng Anh.
6. Những kỳ vọng hoặc định kiến thường dẫn đến những giả định sai lầm hoặc rập khuôn. Mọi người thường nghe những gì mình mong được nghe hơn là những gì thực sự được nói và đi đến những kết luận không chính xác. Có thể hiểu rào cản này dễ hơn qua ví dụ sau: Ở Việt Nam do tính chất ngôn ngữ mà câu chuyện thường có ẩn ý, việc một số người hiểu sai và cảm thấy bị xúc phạm không hề thiếu, do đó, cần mang một tâm lý thoải mái và tập trung vào mục đích ban đầu của cuộc đối thoại thay vì suy xét người đối diện.
7. Văn hóa khác nhau: Các chuẩn mực tương tác xã hội cũng như cách thể hiện cảm xúc sẽ rất khác nhau ở các nền văn hóa khác nhau. Ví dụ, khái niệm về “không gian cá nhân” là rất khác nhau giữa các bối cảnh xã hội và giữa các nền văn hóa: Đứng cách nhau bao xa để nói chuyện giữa những người lạ, người thân trong gia đình, bạn bè cùng lớp, đồng nghiệp cùng công sở,… sẽ là an toàn, chuẩn mực?
Một ví dụ hành vi đơn giản như người Việt ta gọi nhau thì vẫy tay với bàn tay úp xuống, còn gọi chó cưng thì “chậc chậc êu êu” với bàn tay ngoắc ngoắc và ngửa lòng bàn tay lên. Nhưng ở các nước phương Tây thì hãy làm ngược lại nhé, kẻo mà có chuyện “5 anh em đi tìm má”!
Một người giao tiếp có kỹ năng phải nhận thức được những rào cản này và cố gắng giảm tác động tiêu cực bằng cách liên tục kiểm tra sự hiểu thông tin của đối phương và đưa ra phản hồi thích hợp.
Thế mới biết câu chuyện kỹ năng thật không đơn giản! Hãy trau dồi kỹ năng của mình mọi lúc mọi nơi, theo dõi Learn with EduGarden và tham gia các khoá học kỹ năng bằng tiếng Anh cho thanh thiếu niên 10 – 18 tuổi từ Edugarden.edu.vn nhé.
Nguồn: skillyouneed