Cách sử dụng Numbers trên iPad

Ứng dụng Numbers, một công cụ năng suất của bộ iWork, được cập nhật với’bảng tổng hợp’trực quan mới để tóm tắt, sắp xếp lại và nhóm dữ liệu để phân tích một cách dễ dàng và nhanh chóng. Công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ mới cũng có thể được hiển thị bằng các biểu đồ sâu sắc, được chia sẻ với những người khác và được nhập vào hoặc xuất từ ​​Microsoft Excel.

Đây là tất cả các tính năng mới của ứng dụng Numbers trên iPhone, iPad và Mac

Đọc ghi chú phát hành đầy đủ:

Bảng tổng hợp cung cấp một cách mạnh mẽ và linh hoạt để xem và phân tích dữ liệu Tạo bảng tổng hợp được định dạng đẹp mắt chỉ trong một vài thao tác Nhanh chóng tóm tắt, nhóm và sắp xếp lại dữ liệu để khám phá các mẫu và xu hướng Hiển thị ngay dữ liệu theo tổng, trung bình hoặc đếm với các tùy chọn bổ sung để hiển thị tỷ lệ phần trăm và tổng giá trị đang chạy Thêm biểu đồ tổng hợp để xem dữ liệu của bạn theo các cách khác nhau Nhập và xuất bảng tính Excel với bảng tổng hợp Biểu đồ ra đa giúp bạn ou so sánh trực quan nhiều biến cùng một lúc để dễ dàng hiển thị các điểm tương đồng và khác biệt trong dữ liệu của bạn Bộ lọc nhanh được thiết kế lại cho phép bạn dễ dàng hiển thị hoặc ẩn các hàng khớp với một giá trị cụ thể Tùy chọn bộ lọc mới cho phép bạn tìm các mục nhập trùng lặp và giá trị duy nhất trong dữ liệu của mình Kéo và thả để sao chép văn bản, hình ảnh và các mục khác giữa các ứng dụng trên iPhone * Cộng tác linh hoạt cho phép người tham gia thêm những người khác vào bảng tính được chia sẻ ** Dịch nhanh cho phép bạn dịch văn bản đã chọn sang tối đa 11 ngôn ngữ và thêm bản dịch vào bảng tính của bạn bằng một lần nhấn ** Âm thanh graph giúp những người bị khiếm thị có thể truy cập biểu đồ bằng cách phát âm thanh thay đổi cao độ để thể hiện các giá trị khác nhau **

* Yêu cầu iOS 15 hoặc macOS Monterey

** Yêu cầu iOS 15 hoặc iPadOS 15

Tính năng dành riêng cho Mac

Bộ lọc nhanh nâng cao giúp bạn dễ dàng chọn các giá trị để hiển thị hoặc ẩn và các bộ lọc được cải tiến sẽ tìm các mục nhập trùng lặp và các giá trị duy nhất trong dữ liệu của bạn Tạo bảng tính mới từ biểu tượng ứng dụng trong Dock

Ứng dụng Numbers có trên App Store và Mac App Store miễn phí. Nó tương thích với iPhone, iPad, Apple Watch và Mac và yêu cầu iOS 14.0 trở lên và macOS 11.0 trở lên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số tính năng chỉ yêu cầu các kiểu máy iPhone, iPad và Mac tương ứng chạy iOS 15, iPadOS 15 và macOS Monterey.

Tính năng định dạng có điều kiện [conditional formatting] trong bảng tính giúp làm nổi bật các dữ liệu của người dùng. Tất cả những gì bạn cần làm là đặt các điều kiện xung quanh các giá trị trong một hoặc một nhóm ô. Khi các điều kiện được đáp ứng, bạn có thể làm đánh dấu ô, định dạng văn bản hoặc cả 2. Điều này để làm nổi bật dữ liệu.

Trong bài viết dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac.

Lưu ý: tính năng định dạng có điều kiện trong Numbers được gọi là Conditional Highlighting.

Mục Lục bài viết:
1. Các loại dữ liệu trong định dạng có điều kiện
2. Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers
2.1. Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho số
2.2. Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho văn bản
2.3. Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho ngày
2.4. Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho khoảng thời gian
2.5. Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho ô trống
3. Tạo tùy chỉnh định dạng đánh dấu riêng

1. Các loại dữ liệu trong định dạng có điều kiện

Trước khi thêm các quy tắc cho định dạng có điều kiện, dưới đây là danh sách các loại dữ liệu và điều kiện tương ứng mà bạn có thể sử dụng trong định dạng có điều kiện:

- Số: bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bảng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bảng, giữa và không giữa.

- Văn bản: là, không, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, chứa và không chứa.

- Ngày: hôm qua, hôm nay, ngày mai, trong này, trong lần tiếp theo, cuối cùng, chính xác, trước, sau, giữa, ngày, trước ngày, sau ngày và trong phạm vi.

- Khoảng thời gian: tương tự như tùy chọn số ở trên.

- Ô trống: trống hoặc không trống.

2. Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers2.1 Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho số

Số [number] là loại dữ liệu phổ biến nhất mà chúng ta sử dụng trong bảng tính. Trong hướng dẫn này Taimienphi.vn sẽ sử dụng bảng tính sản phẩm làm ví dụ để thiết lập các định dạng có điều kiện cho số. Các dữ liệu bao gồm các con số về giá cả, chi phí và hàng tồn kho, tuy nhiên chúng ta sẽ tập trung vào hàng tồn kho.

Giả sử để tìm kiếm nhanh chóng số hàng tồn kho của một sản phẩm cụ thể nào đó dưới 50 sản phẩm chẳng hạn, chúng ta sử dụng Numbers để làm nổi bật các ô này bằng màu đỏ. Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần click vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh sidebar nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm góc trên cùng thanh sidebar.

Bước 4: Click chọn Conditional Highlighting

Bước 5: Click chọn Add a Rule.

Bước 6: Chọn Numbers và chọn Less than.

Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh quy tắc của mình trên thanh sidebar để áp dụng cho định dạng. Nhập số [trong ví dụ này là 50] vào khung điều kiện của bạn, sau đó chọn định dạng từ menu [trong ví dụ này là Red fill]. Các giá trị, ô đủ điều kiện sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ. Click chọn Done để hoàn tất quá trình.

2.2 Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho văn bản

Ngoài số, văn bản cũng là loại dữ liệu được sử dụng rộng rãi trong bảng tính. Trong phần hướng dẫn này Taimienphi.vn sử dụng bảng điểm của học sinh làm ví dụ. Giả sử nếu muốn đánh dấu các học sinh đạt điểm F trong bài kiểm tra, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần click vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh sidebar nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm góc trên cùng thanh sidebar.

Bước 4: Click chọn Conditional Highlighting.

Bước 5: Click chọn Add a Rule.

Bước 6: Chọn Text sau đó chọn Is.

Tiếp theo tùy chỉnh quy tắc của bạn trong thanh sidebar. Nhập văn bản [trong ví dụ này là F] vào khung trong mục điều kiện [text is], sau đó chọn định dạng của bạn từ menu [trong ví dụ này là Yellow fill]. Các giá trị, ô đủ điều kiện sẽ được đánh dấu bằng màu vàng. Click chọn Done để hoàn tất quá trình.

2.3 Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho ngày

Ngày cũng là định dạng phổ biến trong các bảng tính, định dạng này được sử dụng chủ yếu trong các bảng tính cá nhân hay các bảng tính ngân sách, quản lý dự án.

Một trong những giải pháp lý tưởng nhất để sử dụng định dạng có điều kiện cho ngày trong Numbers là đánh dấu các ngày trả phí đã quá hạn. Trong ví dụ dưới đây Taimienphi.vn sẽ tạo quy tắc đánh dấu các ngày trả phí đã quá hạn bằng văn bản màu đỏ.

Để thiết lập định dạng có điều kiện cho ngày trong Numbers, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần click vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh sidebar nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm góc trên cùng thanh sidebar.

Bước 4: Click chọn Conditional Highlighting.

Bước 5: Click chọn Add a Rule.

Bước 6: Chọn Date sau đó chọn After the date.

Để thiết lập quy tắc này dễ dàng hơn, thay vì nhập giá trị vào khung trong mục điều kiện, chẳng hạn như số hay văn bản, chúng ta sẽ chọn các ô.

Click chọn nút bên trong khung mà bạn sẽ nhập giá trị điều kiện, sau đó chọn các ô có chứa ngày. Tiếp theo click chọn dấu tích màu xanh. Lúc này tất cả các ngày trả phí quá hạn sẽ được đánh dấu màu đỏ. Click chọn Done để hoàn tất.

2.4 Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho khoảng thời gian

Các khoảng thời gian không phải loại định dạng phổ biến trong bảng tính, tuy nhiên nếu đang quản lý dự án hoặc theo dõi các tác vụ cụ thể, định dạng khoảng thời gian có thể hữu ích với bạn.

Trong ví dụ đưới đây Taimienphi.vn sẽ sử dụng bảng quản lý dự án đơn giản để theo dõi các khoảng thời gian dành cho các nhiệm vụ mỗi tuần. Giả sử để đánh dấu và theo dõi những ngày mà chúng ta đã dành ra 1 hoặc nhiều hơn 1 giờ để thực hiện một tác vụ cụ thể bằng màu xanh lá cây, chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần click vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh sidebar nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm góc trên cùng thanh sidebar.

Bước 4: Click chọn Conditional Highlighting.

Bước 5: Click chọn Add a Rule.

Bước 6: Chọn Durations sau đó chọn Greater than or equal to.

Bước tiếp theo bây giờ là tùy chỉnh quy tắc. Nhập khoảng thời gian [trong ví dụ này là 2h] vào khung trong mục điều kiện [greater than or equal to] và chọn định dạng từ menu [Green Fill]. Click chọn Done để hoàn tất.

2.5 Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho ô trống

Giả sử nếu muốn thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện cho ô trống trong các bảng tính ở trên, chẳng hạn bảng điểm, bảng số lượng hàng tồn kho, ... được đánh dấu bằng màu xanh da trời, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô trong bảng tính của bạn. Để chọn một nhóm ô, chỉ cần click vào ô đầu tiên sau đó kéo qua các ô còn lại để chọn toàn bộ cột hoặc hàng.

Bước 2: Click chọn nút Format ở góc trên cùng bên phải để mở thanh sidebar nếu thanh này đóng.

Bước 3: Chọn Cell nằm góc trên cùng thanh sidebar.

Bước 4: Click chọn Conditional Highlighting.

Bước 5: Click chọn Add a Rule.

Bước 6: Chọn Blank sau đó chọn Is blank.

Tiếp theo chỉ cần chọn loại định dạng từ menu vì không có giá trị nào để thêm trong mục điều kiện, sau đó click chọn Done để hoàn tất.

3. Tạo tùy chỉnh định dạng đánh dấu riêng

Mặc dù các tùy chọn định dạng cơ bản như in đậm văn bản hoặc đổ màu cho các ô là đủ để đánh dấu bảng tính của bạn, tuy nhiên nếu muốn, bạn cũng có thể tạo tùy chỉnh định dạng đánh dấu riêng.

Để tạo định dạng đánh dấu riêng, đầu tiên thiết lập các quy tắc định dạng có điều kiện của bạn bằng cách thực hiện theo các bước hướng dẫn ở trên. Đến bước chọn định dạng từ menu, bạn cuộn xuống dưới khung, tìm và click chọn Custom Style.

Tiếp theo bạn có thể định dạng văn bản bằng cách in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc gạch ngang. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng màu cho văn bản ngoài màu cho các ô.

Bài viết trên đây Taimienphi.vn vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers trên Mac. Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích mới. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào cần giải đáp, bạn đọc có thể để lại ý kiến của mình trong phần bình luận bên dưới bài viết nhé. Các bạn tham khảo thêm bài viết hướng dẫn chuyển tệp tin NUMBERS trên Mac sang Excel tại đây.

Numbers là ứng dụng bảng tính miễn phí của Apple được kế dành riêng cho các thiết bị của hãng. Trong bài viết dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers.

Excel - Định dạng ô dữ liệu theo điều kiện trong bảng tính Excel Cách định dạng ô có điều kiện trong Google Sheets Cách tạo bảng tính Excel trên Mac Word - Cách định dạng Heading trong Word 2010 Excel - Hàm AVERAGEIF, Hàm tính trung bình cộng có điều kiện Cách định dạng, format ổ cứng trên macOS