Cách tính toán số lượng nhân sự của dự án năm 2024

Quản lý theo tương đương toàn thời gian (FTE) và Số lượng nhân sự (Headcount): Chính xác thì sự khác biệt giữa hai phương pháp quản lý nguồn lực này là gì và làm cách nào để Nhân sự có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả trong việc lập kế hoạch và báo cáo? Bài viết này cung cấp một cái nhìn rõ nét về hai phương pháp, lợi ích của từng phương pháp là gì, cũng như những hạn chế và các cân nhắc dành cho các chuyên gia nhân sự.

FTE vs. Headcount

FTE (Tương đương toàn thời gian) và Headcount (Số lượng nhân viên) là hai phương pháp được sử dụng để tính toán số thành viên trong một tổ chức. Sự khác biệt chính là FTE đề cập đến số giờ làm việc toàn thời gian, trong khi headcount là số lượng nhân viên trong một tổ chức.

Để tính ra FTE, bạn phải biết lượng công việc coi là toàn thời gian tại công ty của bạn. Ví dụ, nếu toàn thời gian là 35 giờ mỗi tuần và bạn có hai nhân viên bán thời gian làm việc 17,5 giờ mỗi tuần, thì tổng cộng sẽ là 1 FTE.

Lập kế hoạch về Headcount rất quan trọng đối với bộ phận Nhân sự vì nó giúp đảm bảo họ có đúng số lượng người có kỹ năng phù hợp để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức. FTE cũng quan trọng không kém vì nó giúp nhân sự chuẩn hóa số lượng nhân viên, đơn giản hóa bảng lương và dự báo chính xác ngân sách.

FTE và số lượng nhân viên là các phương pháp quản lý nguồn lực có những lợi ích và hạn chế riêng, sẽ được giải thích thêm trong bài viết.

Tương đương toàn thời gian (FTE)

Tương đương toàn thời gian (FTE) giúp các tổ chức tổng hợp số giờ làm việc bán thời gian để hoàn thành khối lượng công việc mà nhân viên toàn thời gian của công ty thực hiện. Ví dụ, bạn có thể tuyển ba nhân viên bán thời gian với tổng số giờ làm việc tương đương với số giờ làm việc của một nhân viên toàn thời gian.

Tại sao FTE lại quan trọng với Nhân sự

FTE là một số liệu quan trọng đối với Nhân sự vì nhiều lý do. Trong khi Headcount cho bạn biết số lượng nhân viên bạn có thì FTE cho biết có bao nhiêu nhân viên tương đương toàn thời gian được tuyển dụng mỗi năm. Điều này cho phép bộ phận nhân sự và Cán bộ quản lý hiểu rõ hơn về nơi mọi người được phân công công việc, dự báo ngân sách hoặc khả năng giảm thuế hay không.

FTE được sử dụng như thế nào

Bộ phận nhân sự sử dụng FTE để chuẩn hóa số giờ làm việc và tiền lương của nhân viên bán thời gian của họ.

Ví dụ, một nhân viên toàn thời gian làm việc 40 giờ mỗi tuần. Tất cả những nhân viên toàn thời gian này, mỗi người sẽ có FTE là 1,0. Một nhân viên bán thời gian làm việc 20 giờ mỗi tuần sẽ có FTE là 0,5. Một nhân viên bán thời gian làm việc 10 giờ mỗi tuần sẽ có FTE là 0,25.

Khi nào sử dụng FTE

• FTE có thể giúp phân tích Headcount. Số lượng nhân viên có thể dễ dàng so sánh với kết quả đầu ra hoặc lợi nhuận tính bằng FTE. Điều này chỉ ra rõ ràng cần bao nhiêu nhân viên toàn thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, dự án hoặc khối lượng công việc và phân bổ nhân viên cho các phòng ban tương ứng. Dựa trên bản mô tả công việc, bộ phận nhân sự và quản lý có thể làm việc cùng nhau để quyết định vị trí nào nên làm toàn thời gian và vị trí nào nên làm bán thời gian. Các dự án sau đó được phân bổ dựa trên khối lượng công việc được yêu cầu và thời gian hoàn thành dự kiến.
• FTE rất hữu ích khi so sánh hiệu suất của nhân viên bán thời gian và toàn thời gian và lập ngân sách cho việc tuyển dụng, đào tạo và tỷ lệ nghỉ việc. Các cơ hội để cải thiện hiệu quả trong toàn tổ chức có thể được xác định chính xác khi thực hiện tuyển dụng theo mùa hoặc quyết định chung của nhân sự. Các nhà quản lý tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về các loại hình nhân viên mà họ cần thuê để đảm bảo ngân sách.
• FTE cũng giúp Nhân sự hiểu luật lao động nào có liên quan và cần tuân thủ. Thêm vào đó, nó giúp dễ dàng so sánh năng lực sản xuất của các tổ chức và phòng ban, điều không thể thực hiện được với chỉ số Headcount.

Tính FTE như thế nào

Dưới đây là cách tính FTE trong toàn bộ tổ chức:

FTE = (Tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên bán thời gian + tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên toàn thời gian) / Khoảng thời gian cố định

Khoảng thời gian để tính toán có thể là hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm.

Ví dụ về cách tính FTE

Công thức này có thể được sửa đổi để tính FTE của một nhân viên, như minh họa dưới đây.

Cách tính FTE của một nhân viên:

FTE = Tổng số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian / Tổng số giờ làm việc của nhân viên toàn thời gian

Công thức này thường được dựa trên số giờ làm việc một tuần.

Để tính FTE của bạn, bạn phải xác định khối lượng công việc được coi là toàn thời gian trong tổ chức.

Ví dụ về cách tính FTE của một nhân viên:

Headcount – Số lượng nhân viên

Headcount (Số lượng nhân viên) là gì?

Headcount là một số liệu tính toán số lượng nhân viên trong một tổ chức tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp bộ phận nhân sự tập trung nỗ lực tuyển dụng và thông báo các kế hoạch nguồn nhân lực để đảm tuyển dụng đúng người vào đúng vị trí để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

Điểm khác biệt chính giữa Headcount so với FTE là số lượng nhân viên cho bạn biết có bao nhiêu người hiện đang làm việc trong tổ chức của bạn. Trong khi đó, FTE cho biết khối lượng công việc cần bao nhiêu giờ làm việc toàn thời gian.

Ví dụ, báo cáo số lượng nhân viên có thể cho bạn biết rằng bạn có 200 nhân viên trong tổ chức của mình ngày hôm nay. Tuy nhiên, 35 trong số đó là nhân viên bán thời gian. Điều này có nghĩa là bạn không có đủ 200 nhân viên toàn thời gian làm việc đủ số giờ.

Giả sử 35 nhân viên đó đều làm việc 20 giờ mỗi tuần, trong khi 165 người còn lại làm việc 40 giờ mỗi tuần (được coi là toàn thời gian tại tổ chức của bạn). 35 nhân viên bán thời gian chỉ làm khối lượng công việc của 17,5 nhân viên toàn thời gian. FTE của tổ chức bạn sẽ là 182,5.

Tính toán headcount như thế nào

Headcount có thể được tính rất đơn giản bằng cách xác định số người trong một bộ phận cụ thể hay trong một khoảng thời gian nhất định (hàng tháng, hàng quý, hàng năm).

Để tính số lượng nhân viên, tất cả những gì bạn phải làm là cộng tổng tất cả số nhân viên của mình bao gồm lao động toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ và tạm thời. Phần mềm quản lý nhân sự hoặc báo cáo bảng lương có thể cung cấp cho bạn các số liệu này một cách nhanh chóng.

Hạn chế của chỉ số Headcount

Mặc dù lập kế hoạch Headcount có thể giúp bộ phận nhân sự, các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng và mở rộng quy mô lực lượng lao động của tổ chức, nhưng nó vẫn có một số hạn chế.

1. Lập kế hoạch Headcount có thể không xác định được các kỹ năng được ưu tiên, điều này có thể dẫn đến việc thuê thừa nhân viên không phù hợp với công ty và không giúp công ty đạt được mục tiêu, và có thể gây ảnh hưởng không tốt đến ngân sách.
2. Thật khó để dự báo chính xác những thay đổi về nhu cầu của doanh nghiệp khi chỉ nhìn vào số lượng nhân viên, điều này có thể dẫn đến thừa hoặc thiếu nhân sự.
3. Headcount thường được sử dụng theo nhiều cách khác nhau trong toàn doanh nghiệp. Nhân sự có xu hướng sử dụng Headcount như một công cụ chiến lược, trong khi các nhà quản lý chú ý nhiều hơn đến những gì đang xảy ra xung quanh họ hàng ngày.

Điều quan trọng cần lưu ý với chỉ số Headcount là nó chỉ là một số liệu và khi tách riêng ra thì không hình dung được một bức tranh rõ ràng, chính xác về những gì đang diễn ra trong một doanh nghiệp. Đây là lý do tại sao Nhân sự phải kết hợp Headcount với các chỉ số khác, chẳng hạn như FTE và sử dụng phân tích Headcount để có được dữ liệu tốt hơn. Một chỉ số chỉ ra được sự khác biệt giữa hai hoặc nhiều con số, và khi phân tích sẽ chỉ cho chúng ta thấy được thực trạng và các tác động của thực trạng đó.

Bạn có thể cần kết hợp với nhiều hệ thống để theo dõi các chỉ số phức tạp hơn. Chọn các KPI có liên quan được kết nối với các mục tiêu kinh doanh và đặt điểm số mục tiêu cho từng KPI. Xác định các lĩnh vực chính mà phân tích sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề và đáp ứng các mục tiêu làm tăng giá trị cho tổ chức từ góc độ kinh doanh. Sau khi phân tích, kết quả từ dữ liệu nhân sự của bạn có thể được triển khai để tạo ra giá trị cho tổ chức của bạn.

Lợi ích của phân tích Headcount

Báo cáo Headcount là một tập hợp dữ liệu thường chứa thông tin về tuổi của nhân viên, chức danh công việc, tiền lương, giới tính, dân tộc, tuổi nghỉ hưu, v.v. Nhân viên cũng nên được gắn thẻ là nhân viên toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ hoặc tạm thời. Điều này cho phép bộ phận Nhân sự phân loại nhân viên, phân tích, thu thập thông tin chi tiết có giá trị để lập kế hoạch và dự báo kinh doanh, đồng thời nâng cao hiệu quả của tổ chức.

Headcount khi đứng một mình thì chỉ là một con số. Tuy nhiên, khi bạn kết hợp với một số chỉ số khác, bạn có thể tính toán các chỉ số quan trọng, như FTE, tỷ lệ nghỉ việc và tỷ lệ giữ chân. Những số liệu này giúp bộ phận Nhân sự hiểu được sự phát triển của lực lượng nhân sự và các bước cần thiết để đạt được năng suất và hiệu suất tối ưu. Báo cáo Headcount cũng có thể giúp bạn xác định TCOW (tổng chi phí cho lực lượng lao động) và doanh thu trên mỗi nhân viên, cho phép bạn cân nhắc tác động tài chính của số lượng nhân viên đối với doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào bộ phận Nhân sự xác định chỉ số nào sẽ giúp tận dụng lợi ích của số liệu về số lượng nhân viên. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ xem xét các chỉ số về Headcount hoặc các chỉ số khác một cách riêng lẻ thay vì xác định ý nghĩa của những chỉ số này từ góc độ kinh doanh. Việc liên kết hiệu suất với kết quả kinh doanh trong báo cáo Headcount sẽ mang lại giá trị thực cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và giúp bạn đạt được các mục tiêu của tổ chức.

FTE và Headcount là hai phương pháp quản lý nguồn lực khác nhau mà bộ phận Nhân sự có thể kết hợp với các số liệu quan trọng khác để phân tích, báo cáo và lập kế hoạch một cách hiệu quả. Cả hai cách tiếp cận đều có những lợi ích và hạn chế. Khi được phân tích với các số liệu khác gắn liền với KPI, các chuyên gia nhân sự có thể hiểu rõ hơn về toàn bộ lực lượng lao động và có sự cộng tác với các nhà quản lý cũng như lãnh đạo doanh nghiệp để lập kế hoạch cho tương lai.