Cách viết thư xin lỗi trong tiếng anh

Chúng ta sẽ không tránh khỏi mắc sai lầm và có lỗi với ai đó trong cuộc sống, nhưng lại thiếu tự tin nói lời xin lỗi trực tiếp. Việc viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh tới đối phương là một sự lựa chọn hay và hữu hiệu.

Bài viết này sẽ chia sẻ cùng bạn bí quyết để có thể gửi một lá thư xin lỗi hoàn chỉnh và hiệu quả nhất.

1. Cấu trúc viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh cơ bản

Một lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh sẽ có cấu trúc như sau:

• Địa chỉ và lời chào (Address and Salutation)
• Mở thư (Introduction)
• Thân thư (Body)
• Giải pháp khắc phục (Solution)
• Kết thư (The end of the letter)

Nếu bạn gây ra lỗi lầm với bạn bè, có thể xem lại cách viết thư tiếng Anh cho bạn (chèn link).

1.1 Địa chỉ và lời chào

Địa chỉ và lời chào là nội dung không thể thiếu trong phần mở đầu của tất cả các loại thư, trong đó có thư xin lỗi bằng tiếng Anh.

Địa chỉ của người nhận thư sẽ được viết ở góc trái đầu trang thư. Trong khi địa chỉ của người gửi sẽ được viết ở góc phải của đầu thư. Dưới phần địa chỉ là lời chào.

• Dear [name] – Dùng trong trường hợp người nhận là người thân quen, có thể là người thân, anh em, bạn bè,…
• Dear [Mr/Ms] + [Tên người nhận] – Dùng cho lối viết trang trọng và bạn đồng thời biết tên người nhận.

1.2 Mở thư

Trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, tại phần mở thư bạn sẽ viết câu xin lỗi chân thành của mình và nêu ra lý do mà bạn muốn xin lỗi hoặc lý do bạn viết thư này.

Bạn có thể mở đầu bằng cấu trúc:

I wanted to write you a letter to apologize for what i did ______

Tạm dịch

Tôi muốn viết tới bạn một lá thư để xin lỗi bạn vì những gì tôi đã làm

1.3 Thân thư

Phần thân thư sẽ bao gồm khá nhiều nội dung như:

• Trình bày sự việc
• Thể hiện bạn rất tiếc vì những gì đã xảy ra
• Trình bày quan điểm của bạn về sự việc
• Đưa ra những giải pháp để khắc phục lỗi lầm của bạn.

Trình bày sự việc

Tại phần này, bạn sẽ kể lại câu chuyện đã xảy ra thế nào? Bạn hãy cố gắng thật thành thật về các chi tiết trong câu chuyện. Bạn cần phải nhận thấy vấn đề và tỏ ra thật sự hối lỗi về mọi chuyện, chỉ như thế mới giúp người nhận tin vào sự thành khẩn của bạn.

Thể hiện sự nuối tiếc

Ở phần này, bạn sẽ nên thể hiện thật rõ ràng mình cảm thấy có lỗi thế nào trong những sự việc đã xảy ra trước đó.

Chẳng hạn:

This is really a terrible thing I did to you. You give me warm and beautiful attention as a friend. I hurt you in this way is an insult to all you have done for me and I really hate myself for it.

Tạm dịch

Đây thực sự là một điều khủng khiếp mà tôi đã làm với bạn. Bạn dành sự quan tâm ấm áp và đẹp đẽ cho tôi như một người bạn. Tôi làm tổn thương bạn theo cách này là một sự xúc phạm đối với tất cả những gì bạn đã làm cho tôi và tôi thực sự ghét bản thân mình vì điều đó.

Quan điểm của bạn

Phần này không bắt buộc vì tùy theo hoàn cảnh sự việc mà bạn sẽ viết thêm. Có thể bạn không cố ý gây ra lỗi lầm đó hoặc theo một cách khách quan thì không hoàn toàn là lỗi của bạn. Tuy nhiên, trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn, bạn nên vẫn giữ giọng văn khách quan và vẫn thể hiện sự xin lỗi chân thành khi viết.

Chẳng hạn:

I hope you understand that what happened was never my intention. While I can’t really tell how this feels to you, I can certainly understand that what I did was the worst thing I could have done to you.

Tạm dịch

Tôi hy vọng bạn hiểu rằng sự việc xảy ra không bao giờ là ý định của tôi. Mặc dù tôi không thể thực sự biết điều này cảm thấy thế nào với bạn, nhưng tôi chắc chắn có thể hiểu rằng những gì tôi đã làm là một điều tồi tệ nhất mà tôi có thể đã làm với bạn.

Giải pháp khắc phục

Việc bạn đưa ra được giải pháp khắc phục là rất tốt, là những cách để sửa lỗi hoặc giảm bớt những tổn hại, tổn thương mà bạn gây ra. Đưa ra các giải pháp thiết thực mà bạn có thể thực hiện, sẽ giúp người nhận thư cảm thấy bạn đang chịu trách nhiệm cho lỗi của mình.

Chẳng hạn:

I think I will buy you a new phone after breaking your phone. What do you think about this?

Tạm dịch

Tôi nghĩ tôi sẽ mua cho bạn một chiếc điện thoại mới sau khi làm hỏng điện thoại của bạn. Bạn nghĩ sao về điều này?

Bạn cũng có thể tìm hiểu cách viết thư đưa ra lời khuyên bằng tiếng Anh.

1.4 Kết thư

Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh cũng cần có kết thư như các tựa thư khác. Trong phần này, bạn sẽ viết một lời hứa về việc bạn sẽ sửa lỗi là vô cùng cần thiết. Sau đó, bạn sẽ ký tên và cung cấp thông tin để người nhận liên lạc (nếu cần thiết).

Chẳng hạn:

I promise to be more careful in the next data.

Best wish,

Nhung.

Tạm dịch

Tôi hứa sẽ cẩn thận hơn trong các dữ liệu tiếp theo.

Thân ái,

Nhung.

Tham khảo thêm: Cách để có một bức thư bằng tiếng Anh hay và chuẩn xác nhất.

2. Tham khảo một số bài mẫu về viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Mời bạn tham khảo một số tình huống cần viết thư xin lỗi dưới đây.

2.1 Tình huống làm mất dữ liệu công ty

Dear Mr. Jim,

I am writing to apologize to you for the loss of important company data.

The thing is, while I’m working, I delete the data file. Unfortunately it is not recoverable.

I will try to find a way to fix this problem. And promise not to let the same thing happen again.

Thank you,

Hung.

Tạm dịch

Chào ông Jim,

Tôi viết thư này để gửi lời xin lỗi tới ông về việc làm mất dữ liệu quan trọng của công ty.

Sự việc là trong lúc tôi làm việc, tôi thao tác xóa tệp dữ liệu. Thật không may mắn là nó không thể phục hồi được.

Tôi sẽ cố gắng tìm cách để khắc phục sự cố này. Và hứa sẽ không để sự việc tương tự xảy ra.

Cảm ơn ông,

Hung.

2.2 Tình huống trễ lịch hẹn

Dear Mr. Jim,

I’d like to apologize for missing our appointment on Monday. On my part, not informing you on time is very careless and unprofessional. I want you to know that I was in an emergency situation.

I know how busy you are, and missing an appointment will require you to reschedule. I fully respect your time and want to assure you it won’t happen again. I regret that I was unable to notify you ahead of time due to health reasons. I am very sorry if I have caused you any trouble.

Please let me know if there is anything else I can do to help you and look forward to seeing you afterwards. If you need to come see me after my health is stable, please let me know the exact time you want.

Thank you for your patience. If you have any concerns, please feel free to contact me.

Best regards,

Nancy.

Tạm dịch

Kính gửi Ông Jim,

Tôi muốn xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc hẹn của chúng ta vào thứ Hai. Về phía tôi, việc không thông báo cho bạn đúng giờ là rất thiếu cẩn thận và không chuyên nghiệp. Tôi muốn bạn biết rằng tôi đã gặp tai nạn trong một tình huống khẩn cấp.

Tôi biết bạn bận rộn như thế nào, và việc bỏ lỡ một cuộc hẹn sẽ đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch lại. Tôi hoàn toàn tôn trọng thời gian của bạn và muốn đảm bảo với bạn điều đó sẽ không xảy ra nữa. Tôi rất tiếc vì tôi không thể thông báo cho bạn trước thời hạn vì lý do sức khỏe. Tôi rất xin lỗi nếu tôi đã gây ra cho bạn bất kỳ rắc rối nào.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể làm bất cứ điều gì khác để giúp bạn và mong được gặp bạn sau đó. Nếu bạn cần đến gặp tôi sau khi sức khỏe tôi ổn định, vui lòng cho tôi biết chính xác thời gian bạn muốn.

Cảm ơn vì sự kiên nhẫn của bạn. Nếu bạn có bất kỳ mối quan tâm, xin vui lòng liên hệ với tôi.

Trân trọng,

Nancy.

3. Lời kết

Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh thật đơn giản phải không các bạn? Mong rằng các bạn không phải gặp nhiều rắc rối trong cuộc sống trong tình huống này.

Bên cạnh đó, cách viết thư chấp nhận lời mời và viết thư trả lời bằng tiếng Anh cũng là nội dung mà bạn nên học để hoàn thiện bộ kỹ năng này.